對(duì)加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

李 爽 朱 靜

(1.黑龍江商業(yè)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157011；2.牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157011）

一、高職院校檔案信息化的內(nèi)容

檔案信息化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。高職院校檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容包括：檔案目錄的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立影像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。目前，大多數(shù)高職院校檔案館（室）保存的檔案形態(tài)主要是以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的手工管理和以點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達(dá)到社會(huì)化程度，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。檔案原件數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.高職院校檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。高職院校檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是高職院校現(xiàn)有館（室）藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館（室）藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化：二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2.高職院校檔案信息化建設(shè)的前提是檔案的數(shù)字化。檔案的數(shù)字化能改善檔案的利用方式。一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享，不再受“孤本”的限制；數(shù)字影像文件可以通過學(xué)校計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為現(xiàn)實(shí)，擴(kuò)大了學(xué)校檔案的利用空間，讓學(xué)校更多的教職員工來了解檔案，利用檔案。

3.高職院校檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館（室）走向數(shù)字檔案館（室）的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館（室）無疑是21世紀(jì)各類檔案館（室）的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前數(shù)字檔案館（室）的具體組成結(jié)構(gòu)、管理模式還處于探索中，可其館（室）藏的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館（室）藏”的重要組成部分。

4.高職院校檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。（1）代替原件使用，保護(hù)檔案原件；（2）數(shù)字化副本異地保存，這樣可以避免自然災(zāi)害或因保管條件差發(fā)生潮濕、霉變、蟲蛀等因素對(duì)檔案的威脅，即使檔案原件被損壞，只要有電子軟件存在，在很大程度上也可以起到替代原件的作用，不至于遭到毀滅性的破壞；（3）恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

三、加強(qiáng)高職院校檔案信息化工作的有效措施

1.提高認(rèn)識(shí)，科學(xué)規(guī)劃。首先，必須在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義，它是國(guó)家檔案的一個(gè)重要組成部分。在當(dāng)今信息公開程度越來越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，學(xué)校檔案和學(xué)校檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地展現(xiàn)出來。因此，我們要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定千方百計(jì)將呆滯在學(xué)校檔案庫(kù)房中的檔案信息變成現(xiàn)實(shí)有用信息。其次，要作好科學(xué)規(guī)劃。要將學(xué)校大量的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館（室）藏檔案情況的調(diào)查，包括檔案的類型，如文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，載體形態(tài)與狀態(tài)、館（室）藏檔案數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館（室）藏檔案情況，制定學(xué)校檔案數(shù)字化的規(guī)劃，包括硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。學(xué)校檔案數(shù)字化要經(jīng)過一個(gè)較長(zhǎng)的過程，硬件購(gòu)置要根據(jù)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)狀況逐步解決，應(yīng)從實(shí)際和長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，保證所購(gòu)買的掃描儀等硬件設(shè)施的配套性，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。學(xué)校檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則，對(duì)館（室）藏重點(diǎn)檔案和利用率高的檔案先行數(shù)字化，盡快滿足學(xué)校教學(xué)的需求。

2.強(qiáng)化學(xué)校檔案基礎(chǔ)工作，為檔案數(shù)字化作好準(zhǔn)備。首先，學(xué)校檔案數(shù)字化必須有所選擇，針對(duì)館（室）藏的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化那是不可能的、也是不必要的。在實(shí)際工作中，我們要根據(jù)學(xué)校教學(xué)的具體情況確定哪些館（室）藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化，哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。也就是將學(xué)校珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。其次，要做好學(xué)校檔案數(shù)字化時(shí)掃描儀掃描參數(shù)的選擇。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應(yīng)的掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間就要增加，否則掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。第三，做好學(xué)校檔案數(shù)字化的全程控制。在學(xué)校檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查重點(diǎn)要檢查數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、準(zhǔn)確，排列正確、有序，對(duì)影響掃描質(zhì)量的檔案原件要預(yù)先進(jìn)行修復(fù)、整理；數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，無錯(cuò)掃、漏掃，對(duì)文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描；數(shù)據(jù)連接檢查。通過機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行連接，形成一一對(duì)應(yīng)。

3.開展學(xué)校檔案數(shù)字化問題的研究，及時(shí)解決學(xué)校檔案數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問題。學(xué)校檔案數(shù)字化是學(xué)校檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問題。比如，檔案數(shù)字化信息的壓縮及儲(chǔ)存的關(guān)鍵技術(shù)問題；檔案數(shù)字化信息安全、保密技術(shù)問題；檔案數(shù)字化信息的訪問形式與安全控制問題。針對(duì)這些新情況、新問題，應(yīng)在抓學(xué)校檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織有關(guān)人員開展檔案數(shù)字化問題的分析和研究，及時(shí)解決工作中的一些技術(shù)性問題，同時(shí)，有關(guān)人員要統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，確保企業(yè)檔案數(shù)字化工作的順利開展。

4.加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)。檔案數(shù)字化涉及到計(jì)算機(jī)軟件、硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，決不是只懂得某方面知識(shí)就能勝任的，所以應(yīng)加強(qiáng)這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。由于學(xué)校檔案人員身兼多職，要想脫產(chǎn)學(xué)習(xí)不大可能。所以就必須根據(jù)學(xué)校和個(gè)人實(shí)際情況，采取不同的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)方式，一是加強(qiáng)在職人員的教育培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座、專題研討形式等提高信息化管理知識(shí)，培養(yǎng)一批檔案信息化管理型人才，充分發(fā)揮檔案信息化管理型人員的紐帶輻射作用。二是加強(qiáng)檔案人員的上崗培訓(xùn)，通過崗位培訓(xùn)，技能訓(xùn)練，使他們了解和掌握現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，熟練操作、靈活使用檔案管理軟件。

高職院校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，需要檔案工作人員和相關(guān)部門共同努力。在檔案信息化建設(shè)過程中要始終堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，用創(chuàng)新精神指導(dǎo)實(shí)際工作。充分發(fā)揮檔案信息資源在學(xué)校教育事業(yè)中的作用，為促進(jìn)高職院校又好又快發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。