談加強(qiáng)社保檔案管理工作

王 玥 劉 玫

（1.齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市住房公積金管理中心 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著我國改革的深入和社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)保障事業(yè)已經(jīng)成為構(gòu)筑社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)之一，得到了社會(huì)的普遍認(rèn)可和贊同。同時(shí)，要使社會(huì)保障體系得到全面的發(fā)展，必須加強(qiáng)包括社保檔案管理在內(nèi)的眾多基礎(chǔ)工作的建設(shè)力度。

一、管理現(xiàn)狀分析

我國社會(huì)保障體系主要由“社會(huì)救濟(jì)”、“社會(huì)保險(xiǎn)”、“社會(huì)福利”和“社會(huì)優(yōu)撫”四部分組成。其中社會(huì)保險(xiǎn)是社會(huì)保障制度的核心，它包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)等各項(xiàng)內(nèi)容。

社保檔案即社會(huì)保障檔案，是指社會(huì)保障工作部門在開展社會(huì)保障實(shí)踐工作活動(dòng)中，圍繞社會(huì)保障工作的實(shí)際過程直接形成的、對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像及電子文件的歷史記錄。目前，我國社保檔案管理已經(jīng)取得了一定成績。檔案部門與勞動(dòng)社會(huì)保障部門密切合作、積極探索和開展社保檔案工作，形成了以養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、最低生活保障等門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理體系。隨著社保檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的步伐不斷加快。目前不少部門和經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的社保檔案管理與業(yè)務(wù)工作已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，陳舊的管理模式逐步被信息化所取代，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行繳費(fèi)的征收、保費(fèi)的支付和免費(fèi)查詢，通過網(wǎng)絡(luò)輕松完成曾經(jīng)冗雜的事務(wù)。但是，也還存在不少問題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）職工社保檔案分散在不同的管理部門中

我國現(xiàn)行社會(huì)保障管理體制無論從組織管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，還是從立法規(guī)定上來講，都是分散型的，分散到政府中的許多部門。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金：商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。諸如此類現(xiàn)象如不及時(shí)制止.就會(huì)給國家財(cái)產(chǎn)帶來很大損失，甚至影響到國家的安定和社會(huì)發(fā)展。

（二）行業(yè)主管部門社保檔案意識(shí)淡薄，沒有引起足夠的重視

我國一些地區(qū)，尤其在農(nóng)村社會(huì)保障的首要任務(wù)現(xiàn)在還是健全社會(huì)保障項(xiàng)目，擴(kuò)大覆蓋面，至于社保檔案還無暇顧及。此外，由于社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。另外由于社保檔案意識(shí)淡薄，一些社會(huì)保障經(jīng)辦單位只注意抓社會(huì)保障業(yè)務(wù)，忽視社保檔案資料的管理。這些都使社保檔案工作處于無序狀態(tài)，社保檔案作用無法得到充分發(fā)揮。還有些社會(huì)保障部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有專兼職檔案人員，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社保檔案的質(zhì)量。而作為行業(yè)主管部門的檔案行政管理部門，由于多年來形成的習(xí)慣，只將“紅頭”文件視為檔案，對這些產(chǎn)生于“業(yè)務(wù)”部門的“涉?！睓n案，還沒有引起足夠的重視。在管理上多由形成社保檔案的業(yè)務(wù)部門自行保管，無論從這些檔案管理的方式、方法，還是從制度上均不符合專業(yè)化管理的要求。

（三）社保檔案管理工作還沒有達(dá)到檔案信息資源共享

目前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟，資料保存手段多樣，信息貯存量大，網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性、傳輸速度和查閱速度都有了很大的進(jìn)步。計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和發(fā)展為社保檔案信息共享提供了有效的技術(shù)保障和實(shí)現(xiàn)手段。由于社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。許多地方和部門各自為政的局面嚴(yán)重影響著社保檔案聯(lián)網(wǎng)工作的進(jìn)行。各個(gè)區(qū)域不同部門之間的信息化水平不一、各個(gè)部門之間缺乏統(tǒng)一有效的數(shù)據(jù)人口、沒有統(tǒng)一的資源數(shù)據(jù)庫、信息溝通渠道不暢、整個(gè)系統(tǒng)的開放性、擴(kuò)展性、兼容性不盡如人意等問題仍較嚴(yán)重。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。

二、我國社保檔案管理應(yīng)采取的對策

（一）建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系

進(jìn)一步完善社保檔案管理體系，對社保檔案實(shí)行集中管理，加強(qiáng)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育的合一的管理機(jī)制，以避免部門間的交叉重復(fù)，實(shí)現(xiàn)社保檔案信息資源的共享，并為社保檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）對全國社保檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理

一是要在國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變政出多門、決策分散、管理混亂的局面。二是在全國各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、數(shù)據(jù)處理中心和服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新。

（三）建立終生一致的、全國統(tǒng)一的社會(huì)保障號(hào)碼

實(shí)行對每個(gè)公民發(fā)放社會(huì)保障號(hào)碼的制度，公民個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證號(hào)碼、勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來，由國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，交勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號(hào)碼上就可以反映出公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況，時(shí)便于投保者本人的查詢。

（四）加大社保檔案知識(shí)的宣傳

社保檔案是社會(huì)保障事業(yè)中的一個(gè)重要組成部分，社保檔案的作用常被社會(huì)大眾忽視。隨著社保體系的逐步完善，社保檔案顯得越來越重要，它是記錄社保工作的重要載體，對社會(huì)保障事業(yè)現(xiàn)階段或未來發(fā)展具有很大的指導(dǎo)作用和借鑒意義，它的收集、整理、保存和開發(fā)利用是一項(xiàng)具有重要意義的工作。因此，社保檔案工作要發(fā)展，首先要讓社會(huì)大眾從思想上認(rèn)識(shí)到社保檔案的重要性，使社保檔案為社會(huì)大眾了解和認(rèn)識(shí)。

（五）建立社保檔案管理法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)

我國在社會(huì)保險(xiǎn)領(lǐng)域已經(jīng)頒布了大量的行政法規(guī)、規(guī)章和相關(guān)文件，但一直沒有一部統(tǒng)一的基礎(chǔ)性立法?；痉傻娜蔽唬鞣N規(guī)定層級(jí)無序、規(guī)范分散，導(dǎo)致我國社會(huì)保險(xiǎn)制度難以定型，缺乏權(quán)威性、穩(wěn)定性，全國各地的制度也不統(tǒng)一。為此，應(yīng)盡快出臺(tái)一部統(tǒng)一完整的社保檔案管理法律法規(guī)，為社保檔案的管理提供基本的法律依據(jù)。

（六）加強(qiáng)社會(huì)保障檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案行政管理部門和社會(huì)保障工作職能部門之間要加強(qiáng)合作，共同肩負(fù)起組織社保檔案工作人員參加培訓(xùn)的任務(wù)，必須高度重視專業(yè)社保檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，為社保檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才保障。要建立健全用人機(jī)制，可以通過多種渠道.加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使其達(dá)到應(yīng)有的資質(zhì)，提高他們愛崗敬業(yè)、鉆研業(yè)務(wù)的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，適應(yīng)不斷發(fā)展的社保檔案工作的需要。