高職院校檔案信息化建設(shè)之淺見

周敬堂

(鹽城衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室 江蘇 鹽城 224005)

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，信息現(xiàn)代化管理的要求越來越高。黨和國家高度重視信息化工作，提出了“大力推進信息化，加快建設(shè)現(xiàn)代化”的戰(zhàn)略方針。做好檔案信息資源開發(fā)利用工作是國家信息化發(fā)展的客觀要求，是新形勢下檔案部門貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的重要戰(zhàn)略舉措。因而，高校檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢。筆者從事學(xué)校檔案工作多年現(xiàn)就高職院校檔案信息化建設(shè)談一點看法。

1 學(xué)校檔案信息化是社會發(fā)展必然趨勢

高校檔案信息化建設(shè)是全國高校檔案建設(shè)共同的工作，對全國高校檔案今后的發(fā)展起積極的推動作用，也對高校的各項工作產(chǎn)生積極的影響。因此，應(yīng)當把高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，與學(xué)校的圖書信息管理、校園網(wǎng)絡(luò)同步建設(shè)，切實做好相關(guān)工作，適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，爭取把檔案信息化建設(shè)與國家和地區(qū)檔案信息化同步。高校檔案信息化將會為高校師生查閱相關(guān)信息提供最全、最新、最方便的手段。伴隨著網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案部門將要逐步改變現(xiàn)狀加強檔案數(shù)字化建設(shè)，要以加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案資源建設(shè)為重點，解決好電子文件的保存、保真、保密以及利用等問題，使電子載體的檔案信息資源得到有效開發(fā)。未來的數(shù)字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

從目前全國各類院校的檔案信息化管理來看，差距較大，重點大學(xué)、普通高校當中信息化管理程度也參差不齊。全國的重點大學(xué)檔案信息化建設(shè)已搞得紅紅火火，國內(nèi)一些著名的高校由于有先進的軟、硬件技術(shù)與設(shè)備作支撐,檔案數(shù)字化,網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)走到了前列,信息化程度較高，館藏信息資源日趨豐富。而多數(shù)地方高校，高職院校的檔案信息化水平則相對較低，檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)多數(shù)處于起步階段，尤其是一些中小型檔案館（室）尚處在以單機為主體,無網(wǎng)絡(luò)支持內(nèi)封閉狀態(tài)，因而致使檔案信息資源共享大打折扣。檔案在高校的教學(xué)、科研中的重要作用雖然也逐步顯現(xiàn)，但信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的管理標準，制度規(guī)范體系建設(shè)嚴重滯后。

造成上述現(xiàn)狀的主要原因是：一些普通高校領(lǐng)導(dǎo)在新形勢下對檔案信息化建設(shè)的重要性缺乏應(yīng)有的認識和足夠的重視，對檔案管理信息化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)決策機構(gòu)，也沒有將檔案信息化建設(shè)列入議事日程。高職院校以及一些職業(yè)學(xué)校更是嚴重的滯后，大多還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段,傳統(tǒng)的檔案管理模式與時代發(fā)展不相容合，無論是檔案的保管條件，還是支撐檔案管理的軟件和硬件設(shè)備、還是規(guī)章制度、管理體制、工作方式等都不適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。不少高職院校檔案資源未得到充分的開發(fā)利用，檔案利用率極低。特別在高校經(jīng)費普遍不足的情況下，沒有給予檔案部門必要的資金、物質(zhì)和人才的支持，網(wǎng)絡(luò)化程度不高；機構(gòu)設(shè)置、人員編制沒有到位，沒有形成相應(yīng)的信息化隊伍，檔案信息化建設(shè)成了紙上談兵；其次，不少高職院校尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍。再次，高校各部門的兼職檔案員接收檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，直接制約著檔案信息化建設(shè)進程，嚴重降低其在社會需求中的作用。因此,高職院校的檔案信息化建設(shè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

3 高校檔案信息化建設(shè)的途徑

3.1 更新觀念，充分認識檔案信息化的重要性

作為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)應(yīng)站在學(xué)校改革與發(fā)展的高度，從更深層次上認真思考信息化給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)和機遇，要不斷解放思想，更新觀念，積極尋求檔案工作與學(xué)校中心工作的結(jié)合點與生長點，在較高層面上來籌劃本校檔案信息化建設(shè)方略。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式是建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形式，跟上現(xiàn)代化的步伐。所以檔案工作者也必須更新長期以來形成的管理理念和方式。

以往人們注重的檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統(tǒng)計，而現(xiàn)在檔案數(shù)字化信息才是檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο?，只有紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字檔案以后，檔案才具有新的活力，才便于作深層次加工、貯存，才能實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)上傳輸。這是整個檔案管理業(yè)務(wù)體系的基礎(chǔ)的一環(huán)，這一環(huán)節(jié)上檔案信息從紙質(zhì)版本變?yōu)殡娮影姹?，為人們所利用，這是一項全新的工作，它要求人們熟悉檔案業(yè)務(wù)，又要懂得計算機技術(shù)，要求人們更新觀念，改變傳統(tǒng)的管理方式，從整體上實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

3.2 加強檔案專業(yè)隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化的關(guān)鍵

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，要配置相應(yīng)的檔案管理部門、人員。而檔案工作者是檔案管理的主體，是否具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，必須加強檔案部門的人才儲備，積極引進既精通檔案管理專業(yè)又精通計算機的復(fù)合型人才。這樣才能實現(xiàn)檔案信息資源共享的最大化。我們面臨的是科技革命日新月異的時代，隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領(lǐng)域進展，實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲海量化、信息搜索精準化、查檔操作最簡化、安全服務(wù)無間斷化，沒有這方面相關(guān)領(lǐng)域人才是不行的。另一方面，要對現(xiàn)有檔案工作者進行針對性的培訓(xùn)，如加強計算機、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識和技術(shù)的培訓(xùn)。積極開展檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過組織培訓(xùn)、舉辦講座、上門輔導(dǎo)等方式，傳授檔案管理方面的專業(yè)知識，普及專業(yè)技術(shù)，從而少走、不走“彎路”。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視對檔案館（室）定崗定編，增加新手，補充新鮮血液，不斷提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員也要不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴守黨和國家、高校的機密，適應(yīng)新形勢，樹立超前的管理意識，發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系，不斷提高自身綜合素質(zhì)。

3.3 構(gòu)建高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫促進信息資源的開發(fā)和利用

檔案信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，主要任務(wù)是要按照檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求，對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫；在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，還要同時做好自身館（室）藏檔案的機讀目錄建設(shè)與管理，對正在形成的電子文件進行及時歸檔，將每年產(chǎn)生的歸檔文件目錄以機讀目錄的方式存檔，并做到收集齊全完整、真實有效，要注重機讀文件數(shù)據(jù)的安全。

建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，是檔案信息資源開發(fā)利用的重點，也是實施電子信息檔案科學(xué)管理的必要條件。學(xué)校檔案館（室）要加強文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，采集文件級目錄數(shù)據(jù)，收錄學(xué)校館(室)藏各類檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，然后形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫，進而建立各種專門檔案目錄的數(shù)據(jù)庫。檔案的數(shù)字化工作要求高，數(shù)量大。這就要求從事數(shù)據(jù)錄入采集的同志認真做好這項工作，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進行挖掘整合，最后在此基礎(chǔ)上形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群。同時應(yīng)根據(jù)各高校的特色與實際情況，著重推出一批具有示范性的特色數(shù)據(jù)庫，使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升。做好檔案信息資源開發(fā)利用工作是高校檔案部門落實好、完成好這些任務(wù)和要求的核心內(nèi)容，是推進我國信息化工作的重要組成部分。

可以說，檔案信息化是近幾年我國檔案事業(yè)發(fā)展的一個重大拐點和耀眼亮點。以信息化建設(shè)為突破口，深層次、高質(zhì)量、高效率地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)小康社會、和諧社會建設(shè)，是做好檔案服務(wù)工作的有效手段和有效方式，它必將成為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展一個新的增長點。高等院校要充分發(fā)揮自己的知識技能應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動檔案信息資源開發(fā)利用工作，促進檔案事業(yè)實現(xiàn)新的更大的發(fā)展。