試論文書檔案如何逐步實現(xiàn)計算機(jī)有效管理

李媛媛

（杜爾伯特蒙古族自治縣民政局救助管理站 黑龍江 大慶 166200）

試論文書檔案如何逐步實現(xiàn)計算機(jī)有效管理

李媛媛

（杜爾伯特蒙古族自治縣民政局救助管理站 黑龍江 大慶 166200）

較之于傳統(tǒng)的文書檔案管理方式,計算機(jī)管理具有多方面的優(yōu)勢：可減輕管理的勞動強(qiáng)度;有利于文檔的補(bǔ)漏增缺;有利于保持文件的原始面貌;使文檔資料的利用簡便、準(zhǔn)確;有利于文檔資料的保密;有利于提高文檔管理工作質(zhì)量。當(dāng)前要從多方面推進(jìn)文書檔案計算機(jī)管理:更新思想觀念,適應(yīng)社會的發(fā)展;加大文書檔案計算機(jī)管理的投入;加強(qiáng)文書檔案管理隊伍建設(shè),提高計算機(jī)管理水平;加快文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

文書檔案計算機(jī)管理分析

1.文書檔案現(xiàn)狀與存在問題

檔案工作是一項基礎(chǔ)性的工作，不可能超越現(xiàn)實技術(shù)和經(jīng)濟(jì)水平進(jìn)行發(fā)展，計算機(jī)應(yīng)用和辦公自動化中的檔案管理也不可能一步到位。況且檔案工作的價值、效益不能在短時間內(nèi)立即顯現(xiàn)出來，傳統(tǒng)觀念阻力較大，所以被重視的程度遠(yuǎn)不如其他工作，投入的資金也很有限，這就需要我們設(shè)法把有限的資金和人力用在最有效的地方，以最少的投入取得最大的回報，避免重復(fù)輸入增加的工作量，按“節(jié)約型社會”的新精神來辦事?，F(xiàn)在很多單位檔案管理工作還停留在初始的低級階段，以為擺上幾臺計算機(jī)，錄入檔案目錄就是現(xiàn)代化管理，檔案管理缺乏深層次的提高。更主要的是，由于各個單位檔案管理軟件千差萬別，水平參差不齊。軟件的來源，有的是自己編制的，有的是行業(yè)推廣使用的，有的是購買而來的，出現(xiàn)了檔案管理軟件“各自為政”的狀態(tài)，計算機(jī)管理檔案的優(yōu)越性遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮出來。軟件水平低、通用性差，實用范圍小，已成為制約檔案現(xiàn)代化的主要障礙。雖然，檔案現(xiàn)代化管理已成為檔案工作者的共識，但如何進(jìn)行有效管理仍然是擺在我們面前的主要課題。

2.做好基礎(chǔ)性工作，加快文檔一體化管理的步伐

文檔一體化最大限度保證了電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性。電子文件一經(jīng)生成，就按照文檔一體化方式進(jìn)行管理，積累、鑒定、整理、歸檔。在尚沒有統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的通用軟件前，必須做好以下三項基礎(chǔ)工作，以加快文檔一體化進(jìn)程。

2.1 根據(jù)實際情況逐步應(yīng)用計算機(jī)中適用的程序來管理

隨著計算機(jī)的普及，人們對計算機(jī)應(yīng)用能力得到提高，尤其是近幾年各種應(yīng)試考試和工作中廣泛使用，計算機(jī)已成為不可缺少的一種工具?，F(xiàn)在計算機(jī)普遍裝有Excel軟件，可以在ExceI中制作表格，開展文書檔案機(jī)讀目錄是一件很容易的事。導(dǎo)入、導(dǎo)出數(shù)據(jù)變得便捷并且在Excel中制作的表格，待將來使用標(biāo)準(zhǔn)軟件完全可以進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。這樣我們先做機(jī)讀目錄的準(zhǔn)備既有現(xiàn)實使用價值，又為今后升級發(fā)展提供有效的平臺，不會造成重復(fù)輸入的浪費，又符合了《規(guī)則》要求。

2.2 收集保存現(xiàn)已形成的電子文件和文檔

目前各級國家機(jī)關(guān)和事業(yè)企業(yè)單位的公文基本上用計算機(jī)打印并有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化格式要求，文稿經(jīng)打字后很多都存儲在計算機(jī)硬盤和磁盤、光盤等介質(zhì)上。正式文件印制好后，人們往往不注意收集打好的電子文稿，有的分散在擬稿人手中；有打印室的單位經(jīng)常存放在打字員的計算機(jī)中，保存積累到—定數(shù)量時就被刪除，這樣造成了人力的極大浪費。從發(fā)展的角度看，計算機(jī)全文檢索勢在必行，為期不遠(yuǎn)，以后需要再來重新錄入或掃描的話工作量是何等之大，可想而知。所以，筆者認(rèn)為，在現(xiàn)有條件下采用最簡單的方法即將打印過的文件，按發(fā)文字號排序，按年度、機(jī)構(gòu)（或問題）打好公文包，文件夾，刻錄在光盤上并備份保存。這樣既保證了電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，又為計算機(jī)全文檢索打下基礎(chǔ)，同時節(jié)省日后錄入的巨大工作量。這樣做的結(jié)果，現(xiàn)在日常工作中就能利用計算機(jī)查找檔案，滿足其基本要求，從而減少紙質(zhì)檔案的磨損損耗，延長紙質(zhì)檔案的壽命。

2.3 文件和檔案密不可分，文檔一體化是檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的基礎(chǔ)

進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理，就必須從基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)開始，從文件的形成階段著手。對文件運(yùn)轉(zhuǎn)的各個階段，包括文件的起草，簽發(fā)等各個環(huán)節(jié)實行自動化管理。文件辦理完畢后經(jīng)過主題標(biāo)引等前期準(zhǔn)備工作，通過自動組卷功能來完成立卷歸檔工作，避免以往立卷歸檔時重新錄入的重復(fù)勞動。實現(xiàn)文檔一體化管理，可以大大提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)速度，從而提高行政管理效率。檔案和文件既然本質(zhì)上具有同一性的特點，那么檔案工作就不應(yīng)該與文書工作相分離，而應(yīng)當(dāng)是文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中不可少的不同表現(xiàn)形式。隨著辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用和深入發(fā)展，無紙辦公已成為可能，人們通過先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)對文件、檔案的全部信息進(jìn)一步統(tǒng)一管理，其轉(zhuǎn)換形式是多樣的。如利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，從文件信息的生成到檔案情息的轉(zhuǎn)化，以及檔案信息的提供利用等實行一體化管理，能獲得明顯的效益。但目前文檔管理的計算機(jī)軟件的五花八門，從標(biāo)準(zhǔn)化的角度出發(fā)，還需研制一套質(zhì)量好、標(biāo)準(zhǔn)高、通用性強(qiáng)的軟件，才能使檔案的計算機(jī)管理工作登上一個新臺階。

從文件運(yùn)動周期的角度看，文件與檔案的關(guān)系決定了它們具備實行一體化管理的條件。 一方面，現(xiàn)行文件與檔案是一個具有內(nèi)在聯(lián)系的整體。它們的物質(zhì)形態(tài)、內(nèi)容主題以及社會本質(zhì)都是相同的，均是附在有形物質(zhì)上的信息，其區(qū)別僅在于是現(xiàn)行文件還是歷史文件。其實，從現(xiàn)行文件到歷史文件，是一個完整的運(yùn)動過程。文件與檔案只有運(yùn)動階段的區(qū)別而無本質(zhì)的不同，對處于不同階段的文件實行一體化管理，是順理成章的事情。在體制上，文書處理部門與檔案部門只是分別管理處于不同運(yùn)動階段的文件，分屬于不同的職能部門，這是不爭的事實。同時，在文件的制作階段和現(xiàn)行使用階段，文件處于不停的運(yùn)動中，適宜于分散保存，以便于隨時查用和迅速運(yùn)轉(zhuǎn)，這項任務(wù)主要由文書處理部門承擔(dān)。當(dāng)文件處于“休眠”狀態(tài)，宜集中保存，這樣既有利于信息載體的完整、安全與科學(xué)管理，又有利于向社會系統(tǒng)地提供利用，這就有了檔案館（室）的工作。因此兩者都是為了存貯信息，傳輸信息?？梢?，把文書和檔案工作納入一個大系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一管理，有利于文檔信息系統(tǒng)整體化優(yōu)勢的發(fā)揮，有利于檔案現(xiàn)代化管理的快速發(fā)展。

3.逐步實現(xiàn)檔案的計算機(jī)全文錄入和檢索，對電子文檔進(jìn)行有效管理

3.1 在已形成本單位電子文件的同時，可以把外來文件用掃描儀完善電子文件內(nèi)容。如本單位形成的請示，經(jīng)上級或主管部門答復(fù)后的批復(fù)，可通過掃描將批復(fù)放在請示的電子文件內(nèi)，這樣一個完整的以事由為主的電子文檔就建立了。

3.2 把已建立的電子文件，按年度——機(jī)構(gòu)刻錄成光盤。利用者可以在計算機(jī)查找功能框中輸入1—2個標(biāo)題詞就能找到檔案內(nèi)容，減少檔案原件的調(diào)用次數(shù)，從而延長紙質(zhì)檔案的壽命。檢索時用“標(biāo)題詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊，我們認(rèn)為可以采取以“標(biāo)題詞”替代“主題詞”的做法。電子目錄已把題名或文件主題錄入了計算機(jī)，完全可以利用計算機(jī)中查找的功能進(jìn)行處理。例如：題名為《局機(jī)關(guān)目標(biāo)管理責(zé)任制暫行辦法的通知》中，標(biāo)題詞就有“機(jī)關(guān)”、“目標(biāo)”、“管理責(zé)任制”、“辦法”、“通知”等大量詞可以進(jìn)行檢索。這種做法不僅解決丁手工標(biāo)引速度侵、計算機(jī)自動標(biāo)引主題詞不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。

3.3 隨著軟件的不斷修改完善，統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的通用軟件出臺后和辦公自動化的運(yùn)用，再導(dǎo)入已建立的機(jī)讀目錄和電子文檔比較容易，可以實現(xiàn)信息的一次輸入，多次利用，這樣不會造成工作的重復(fù)進(jìn)行和人力的極大浪費。在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中通過實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，從而使計算機(jī)對文書檔案進(jìn)行有效的管理。

[1]丁巨元,陳海峰.王東華文書檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)的研制[J[.2001（6）.