檔案管理軟件應(yīng)兼顧通用性與專用性

介文紅

（開封大學(xué) 河南 開封 475004）

檔案信息化在很大程度上就是實(shí)現(xiàn)檔案館（室）工作信息化，而其中最重要的物質(zhì)條件就購置檔案管理軟件。檔案館（室）獲得檔案管理軟件的方式通常有兩種，一是由自己的I T人員或I T公司按照檔案館（室）的要求定制開發(fā)，另一種是在市場(chǎng)上直接購買I T公司開發(fā)好的商業(yè)化軟件，兩種方式在通用性與專用性方面各有所長(zhǎng)，卻始終是一對(duì)難以調(diào)和的“矛盾”。

一、檔案管理軟件定制開發(fā)與商品化軟件的“長(zhǎng)短”

無論是那一種檔案管理軟件從開發(fā)者的角度來看只有兩類:一類是針對(duì)某一具體檔案館（室）需求定制開發(fā)的軟件系統(tǒng)，另一類是針對(duì)一類檔案館（室）共性需求開發(fā)的通用商品化軟件產(chǎn)品。

定制開發(fā)這種方式的優(yōu)點(diǎn)是能夠最大程度地從某一檔案館（室）的實(shí)際業(yè)務(wù)管理需要出發(fā)，開發(fā)出適合該檔案館（室）個(gè)性特點(diǎn)的管理軟件系統(tǒng)。由于沒有商業(yè)推廣的可能，其缺點(diǎn)非常明顯：

（1）開發(fā)費(fèi)用高昂。由于沒有商業(yè)推廣，不存在分?jǐn)偟目赡?，開發(fā)費(fèi)用自然高出商品化軟件許多。

（2）開發(fā)周期長(zhǎng)。由于單個(gè)軟件開發(fā)的總體效益不高，因此開發(fā)者不可能同時(shí)投入大量人力，從而使開發(fā)周期變的很長(zhǎng)。

（3）可靠性與穩(wěn)定性較差。由于軟件不可能經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的運(yùn)行才投入使用，存在可靠性與穩(wěn)定性方面的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）維護(hù)困難。為了防范可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，從理論上講開發(fā)者或使用者此檔案館（室）應(yīng)該配備一個(gè)技術(shù)過硬的團(tuán)隊(duì)隨時(shí)維護(hù)軟件，而這對(duì)兩者來講都意味著增加開發(fā)與管理成本，誰都不樂意擔(dān)當(dāng)。

（5）升級(jí)困難。由于I T企業(yè)人員流動(dòng)性比較高，加上這類定制開發(fā)完成后，后期開發(fā)與維護(hù)因資金問題往往不會(huì)立即跟進(jìn)。有時(shí)一拖就是數(shù)年，加上如果有軟件編碼不規(guī)范、技術(shù)文檔管理混亂等現(xiàn)象存在，當(dāng)軟件需要再改造的時(shí)候，后來的技術(shù)人員很可能讀不懂原始代碼，又無從可查，造成管理系統(tǒng)升級(jí)困難。

商品化軟件的優(yōu)點(diǎn)是在開發(fā)過程中融合了多個(gè)的檔案館（室）管理流程與經(jīng)驗(yàn)，并且隨著市場(chǎng)的應(yīng)用成熟度提升與積累，軟件可以不斷優(yōu)化、升級(jí)、換代。但是卻無法解決每一個(gè)檔案館（室）的個(gè)性化業(yè)務(wù)需求。由于每個(gè)檔案館（室）的工作流程模式、管理模式都不可能完全相同，正如每個(gè)檔案館（室）的業(yè)務(wù)流程都不盡完全相同一樣。因此，不同層次、不同地區(qū)、不同行業(yè)的檔案館（室）對(duì)管理軟件的應(yīng)用需求是不同的。這種需求的不同既可以體現(xiàn)在不同的行業(yè)上，也體現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)部，如大中小不同規(guī)模的同行業(yè)檔案館（室）對(duì)管理軟件的需求就會(huì)存在很大差異。更值得關(guān)注的是，檔案館（室）隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，其業(yè)務(wù)與服務(wù)內(nèi)容也在不斷變化，這就使得檔案館（室）的管理軟件要具備隨需應(yīng)變的能力，而一經(jīng)定型的商品化軟件在這方面的反應(yīng)就顯得比較慢。

二、檔案管理軟件定制開發(fā)與商品化軟件互有“長(zhǎng)短”的成因

造成檔案管理軟件定制開發(fā)與商品化軟件互有“長(zhǎng)短”的原因是什么？能否從根源上解決這對(duì)“矛盾”？對(duì)于這個(gè)問題，尹清軼、吳雁平先生在《數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究熱遭遇實(shí)踐冷遇的思考》一文中的一段話是點(diǎn)到了要害?！皼]有規(guī)矩，不成方圓。數(shù)字檔案館建設(shè)必須有標(biāo)準(zhǔn)，必須讓大家在工作中有所遵循。這些標(biāo)準(zhǔn)大至可以分為兩類：一類是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。一類是操作標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要參照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定。操作標(biāo)準(zhǔn)則應(yīng)該通過實(shí)踐，在試點(diǎn)檔案館的具體工作中進(jìn)行總結(jié)摸索。這里有一點(diǎn)必須引起我們的重視，這就是那種等的思想：認(rèn)為技術(shù)發(fā)展速度太快，制定標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)險(xiǎn)大，責(zé)任重，不如等國(guó)家拿出標(biāo)準(zhǔn)來時(shí)再做。這種觀點(diǎn)在基層，特別是技術(shù)力量相對(duì)薄弱的地方，十分普遍。這就要求理論界與檔案行政管理高層盡可能快地制定出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使基礎(chǔ)檔案工作者在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)中有所遵循?！盵1]雖然，文章作者指出的問題是針對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的，但這在檔案管理軟件開發(fā)中同樣也是適用的。如果不能解決全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并認(rèn)真執(zhí)行的話，檔案管理軟件就難以從根本上解決通用性與專用性兼顧的“矛盾”。

顯然，在目前情況下，在檔案及檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)還沒有制定完備及落實(shí)不到位的情況下，不管是定制軟件還是商品化軟件，都一時(shí)無法有效解決通用性與專用性兼顧的問題。因此，這一問題一直都是業(yè)內(nèi)不斷探索的問題。大家都試圖尋找一條有效解決通用性與專用性相兼顧的介于定制軟件和商品化軟件之間的模式。北京時(shí)空超越科技有限公司李平平先生經(jīng)過十余年的探索，提出了一套四級(jí)開發(fā)模式。這種模式可以兼顧軟件成熟穩(wěn)定與滿足用戶個(gè)性化需求的雙重需要。個(gè)人認(rèn)為這種方式也試用于檔案管理系統(tǒng)及數(shù)字檔案館系統(tǒng)的開發(fā)，在這里介紹給大家。

三、兼顧通用性與專用性的“四級(jí)開發(fā)模式”

為個(gè)方便大家理解，我們將“四級(jí)開發(fā)模式”轉(zhuǎn)化為與檔案管理軟件開發(fā)相關(guān)的表述方式。四級(jí)開發(fā)模式是指在軟件基礎(chǔ)平臺(tái)公共化的基礎(chǔ)上滿足檔案館（室）個(gè)性化需要，適應(yīng)檔案館（室）功能擴(kuò)展需求的一種方案。具體如下:

第一級(jí)，基礎(chǔ)技術(shù)平臺(tái)開發(fā)?！败浖_發(fā)商技術(shù)研發(fā)部門完成管理軟件的底層技術(shù)架構(gòu)，涉及開發(fā)語言、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等?！盵2]在這一級(jí)，就要在開發(fā)團(tuán)隊(duì)中植入“用較少開發(fā)資源適應(yīng)最多客戶”的思想，既要搭建一個(gè)公共性的平臺(tái)，也要設(shè)計(jì)開發(fā)一系列的平臺(tái)工具，使開發(fā)簡(jiǎn)單化、普遍化。簡(jiǎn)單化就要求平臺(tái)工具易學(xué)易用，普遍化則要求不僅軟件公司的技術(shù)人員用得好，還要使軟件用戶的工作人員會(huì)用、用得好。

第二級(jí)，地區(qū)或行業(yè)級(jí)解決方案研發(fā)。軟件開發(fā)商集合行業(yè)專家、信息化專家針對(duì)不同地區(qū)、不同行業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，應(yīng)用基礎(chǔ)技術(shù)平臺(tái)提供的工具形成地區(qū)或行業(yè)級(jí)通用解決方案，這是管理軟件的基本模型。[3]在這一級(jí)，會(huì)設(shè)計(jì)出很多可復(fù)用的功能模塊，最后根據(jù)不同用戶的需要，整合模塊就可實(shí)現(xiàn)基本需求。這里的“模塊”有大有小，也就是說，功能模塊既可以是單一功能，也可是一組功能的集合，具體視功能的關(guān)聯(lián)性而定。例如，檔案管理軟件中組成業(yè)務(wù)流程的最細(xì)小功能有很多種，我們把它叫做服務(wù)模塊，通過這些服務(wù)模塊的不同組合就可以實(shí)現(xiàn)流程的個(gè)性化，例如收集管理由收集決策、收集計(jì)劃等功能組成，這些可以看成是粗的功能模塊，然后收集計(jì)劃又有更多的細(xì)小功能，這些就是最底層的細(xì)模塊。這些模塊在軟件中的具體體現(xiàn)可以是業(yè)務(wù)報(bào)表、應(yīng)用表單、各類方案等，但不管如何展現(xiàn)，這些模塊都應(yīng)該是數(shù)據(jù)化的。數(shù)據(jù)化的概念就是這些服務(wù)模塊存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，而非編程語言開發(fā)。各個(gè)服務(wù)模塊都是獨(dú)立的，這樣有利于新增功能擴(kuò)展。在應(yīng)用部署時(shí)，可以將不同的服務(wù)模塊整合，提高程序的伸縮性和擴(kuò)展性。

第三級(jí)，服務(wù)商項(xiàng)目化?！搬槍?duì)檔案館（室）個(gè)性化管理需要，結(jié)合檔案館（室）未來發(fā)展規(guī)劃，項(xiàng)目的實(shí)施團(tuán)隊(duì)在地區(qū)與行業(yè)級(jí)解決方案基礎(chǔ)上，應(yīng)用基礎(chǔ)技術(shù)平臺(tái)提供的規(guī)范工具實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目需求。”[4]在這一環(huán)節(jié)，一般是由軟件開發(fā)商的實(shí)施團(tuán)隊(duì)與檔案館（室）的信息化部門共同完成。這一點(diǎn)很重要，首先只有檔案館（室）的員工才能更深刻理解檔案館（室）的管理需求，其次也只有檔案館（室）的員工能將業(yè)務(wù)性的語言轉(zhuǎn)化成技術(shù)性的語言傳遞給軟件實(shí)施方，幫助實(shí)施方理解檔案館（室）的管理特點(diǎn)、存在哪些管理瓶頸。在實(shí)施方深刻理解的基礎(chǔ)上項(xiàng)目化會(huì)更成功，也才能真正通過軟件工具實(shí)現(xiàn)提升整個(gè)檔案館（室）的管理水平的目標(biāo)。同時(shí)，共同參與的過程也是知識(shí)轉(zhuǎn)移的過程。

第四級(jí)，用戶個(gè)性化。服務(wù)商項(xiàng)目化后，檔案管理軟件就可在檔案館（室）內(nèi)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，檔案館（室）是動(dòng)態(tài)發(fā)展的。這時(shí)需要管理軟件也能迅速地“動(dòng)”起來，以滿足檔案館（室）管理過程中“變化”的需求，比如流程的修改、功能的修改等。這些“變化”可通過參數(shù)設(shè)置實(shí)現(xiàn)，比如為滿足不同用戶需求而設(shè)計(jì)的開關(guān)，類似業(yè)務(wù)流程中是否走某流程的選擇;也可以在不改變程序的基礎(chǔ)上通過修改打印格式、報(bào)表格式、資料屬性、權(quán)限設(shè)置等進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置;還可以借助基礎(chǔ)技術(shù)平臺(tái)提供的開發(fā)工具對(duì)軟件程序進(jìn)行修改?！爸灰陂_發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，軟件開發(fā)人員、實(shí)施技術(shù)人員甚至客戶本身的技術(shù)力量都可以整合進(jìn)來，而且能夠在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)行有創(chuàng)新性的工作。”[5]

“四級(jí)開發(fā)模式中，第一級(jí)和第二級(jí)需要在軟件開發(fā)商內(nèi)部完成，面向客戶輸出的是具有行業(yè)特性的基本產(chǎn)品模型；第三級(jí)的項(xiàng)目化成果是向客戶輸出的可運(yùn)行的軟件系統(tǒng)；第四級(jí)是軟件系統(tǒng)的靈活性、適應(yīng)性、開放性、重用性的集中體現(xiàn)階段。”[6]

值得提醒的是，四級(jí)開發(fā)模式的成功應(yīng)用既是軟件開發(fā)商不斷積累行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的過程和行業(yè)解決方案優(yōu)化的過程，也是用戶建設(shè)適合檔案館（室）個(gè)性化需求的信息化建設(shè)過程。因此，需要用戶與開發(fā)商雙方的共同參與、共同努力，才能真正實(shí)現(xiàn)管理軟件的價(jià)值。

[1]尹清軼，吳雁平.數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究熱遭遇實(shí)踐冷遇的思考[J].檔案管理，2009，（6）.

[2][3][4][5][6]李平平.管理軟件如何兼顧通用與個(gè)性[N].計(jì)算機(jī)世界報(bào)，2009年11月16日第44期.