加強檔案基礎管理建設推動高校民生檔案工作

梁秀瑜

（湛江師范學院 綜合檔案室 廣東 湛江 524048）

加強檔案基礎管理建設推動高校民生檔案工作

梁秀瑜

（湛江師范學院 綜合檔案室 廣東 湛江 524048）

在探索民生檔案管理工作中，通過加強整體檔案基礎管理建設，完善民生檔案管理制度、加快民生檔案信息網絡全文檢索、創(chuàng)建校園現(xiàn)行文件閱覽中心、提供高效快捷服務，來推動高校民生檔案工作開展，是做好民生檔案管理最有效方式。

檔案管理 高校 民生檔案

高校是教與學活動場所，主要任務是以國家建設發(fā)展的需要，保質、保量快速地為社會培養(yǎng)、輸送優(yōu)質的實用性人才，其形成的檔案多為教學管理、依法治校、師資建設等辦學材料。高校民生檔案融于整個辦學管理之中，如教師工資、福利、培訓、職稱、醫(yī)療、計劃生育，學生就業(yè)、學生學籍等。“民生檔案不是一個具體的檔案門類，而是一個集合概念”[1]。在探索民生檔案管理工作中，以加強整體檔案基礎管理建設，推動高校民生檔案工作的開展，是做好民生檔案管理最有效方式。

1.調整思路轉變觀念，樹立服務民生意識

國家檔案局在2008年初印發(fā)的《關于加強民生檔案工作的意見》中，強調檔案界要做好民生檔案工作，把民生檔案工作作為新時期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標。要求各級檔案部門積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式及有效途徑開展民生檔案工作。在民生檔案管理探索中，高校檔案工作者應積極參與，調整思路轉變觀念，樹立服務民生意識，是做好民生檔案工作的前提。人的活動規(guī)律，是先有思想觀念意識，后有行為動作，意識指導言行。正確意識理念，能帶動主體行為規(guī)范，當主觀思想根植服務于民意識，就能產生與個體情操相一致的行為效應。如能自覺地改變過去以教學機關服務為主的重物輕人、重事輕人、重單位輕人物、重典型人物輕普通人的傳統(tǒng)檔案管理觀念，重新審視、認識所有與普通百姓、與民生有關的各種專業(yè)檔案價值，主動地為實現(xiàn)“全民學有所教、勞有所得、病有所醫(yī)、老有所養(yǎng)、住有所居”的目標，認真做好民生檔案工作，準確、及時地為民眾提供檔案信息利用服務。

2.完善民生檔案管理制度，促進民生檔案工作開展

高校民生檔案來源于校內不同的部門，遷涉面較廣、種類較多、內容豐富，涉及教師、職工、學生等。以往在管理工作中無論是在檔案的整理還是檔案的利用上，都是以辦學與教學管理為重點，因此在開展民生檔案工作，根據(jù)實際情況適當修訂檔案管理規(guī)章制度：一是要把民生檔案納入檔案部門基礎業(yè)務管理建設范疇，納入相關人員崗位職責，納入檔案管理工作業(yè)務指導；二是確立民生檔案在檔案目標管理認定、檔案年檢、考核等活動中的指標，扎實推進民生檔案管理的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設；三是在館藏（室）基礎業(yè)務工作管理體系上，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)籌部署，并適當調整、傾斜突出民生檔案在檔案資源建設中的地位，對進館（室）的民生檔案優(yōu)先分類、優(yōu)先整合、優(yōu)先數(shù)字化、優(yōu)先安排對外開放利用，并形成制度；三是制定相關的民生檔案個人信息保護條例，明確私人信息的可利用類別、范圍、方式和途徑等相關細節(jié)。信息管理人員必須嚴格控制，不允許超越職權發(fā)布、利用、復制各類的個人信息，如學生成績、錄取名冊、處分材料、身份證號等，一般情況下利用者只能查閱本人形成的檔案信息，確因工作的需要，利用他人的信息，或超越個人信息保護條例范圍，必須要辦理相關的審批手續(xù)。

3.加快民生檔案信息網絡全文檢索，打造便師生民眾服務平臺

數(shù)字化檔案管理是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的一個必然階段，通過開展檔案升級、達標及目標管理認定的評定、評審、復查工作后，檔案領域無論是在人力、物力、設備、檔案實體及管理上，檔案管理整體建設都得到提升。高校檔案已基本全面實現(xiàn)了數(shù)字化目錄管理，許多高校在單機版檔案管理軟件的基礎上，更換了網絡檔案管理軟件，并實現(xiàn)了校內局域網檔案目錄查詢、檢索服務。隨著形勢的發(fā)展，關注民生、改善民生呼喚著早日開設民生檔案信息網絡全文檢索管理。但目前只有少數(shù)條件好的高校能夠實現(xiàn)網絡全文檢索，大部分高校都是停留在檔案信息網絡目錄檢索上，其主要原因是數(shù)字化基礎設備滯后。一方面是資金投入不足，搞數(shù)字化信息建設，發(fā)達的國家是在完成工業(yè)化、技術人才充足、資金實力雄厚的前提下完成的，如美國政府每年投入120億美元，而我國尚處于工業(yè)化中期階段，國家經濟實力不夠雄厚，政府對檔案事業(yè)建設的撥款極其有限。高校的情況也一樣，目前大部分高校都是負債經營，本身資金緊缺，加上檔案領域處于從屬的角色，檔案管理多數(shù)只是停留在一臺計算機、一個管理軟件的設備上；另一方面數(shù)字化自身儀器設備價格昂貴，如要進行資料全文掃描處理，一臺好的高速掃描儀，就要幾十萬元，加上維護費和使用費亦不少于初建；二是人力資源嚴重不足。檔案室一般只有兩至三人，館也就四至七人的編制。因此以做好民生檔案工作為契機，向學校爭取一定的資金投入，盡快建設檔案信息網絡全文檢索的便民平臺。

4.創(chuàng)建校園現(xiàn)行文件閱覽中心，推進師生民眾校務知情權

建立校園現(xiàn)行文件閱覽室，一方面讓師生員工及時了解上級的政策和學校的發(fā)展狀況，了解與自己切身利益相關的利民、惠民政策，最大限度地滿足了師生對“紅頭文件”的現(xiàn)實需求。另一方面讓師生員工參與校行政管理與監(jiān)督，為建校、辦學獻謀、獻策，增加從政的透明度，使領導與師生加深相互間信任關系。有條件的地方政府早已開設了現(xiàn)行文件閱覽中心，在高校檔案室（館）設立現(xiàn)行文件閱覽室還在探索之中，“高校檔案室作為永久保管檔案的專門機構和提供利用檔案信息基地，具有良好的檔案信息管理技術和規(guī)范的管理措施。檔案管理的各項制度、措施適用于現(xiàn)行文件的管理……同時，擁有完備的檔案管理措施和對外開放的服務體系，對于現(xiàn)行文件的接收、管理和提供利用，可參照檔案管理的規(guī)章制度執(zhí)行”[2]。另外信息發(fā)展要求現(xiàn)代辦公的系統(tǒng)文書與檔案工作緊密銜接，并實現(xiàn)“文檔一體化”，對文件實行前端控制?？梢娫诟咝n案館（室）建立現(xiàn)行文件閱覽中心是可行的。

5.提供快捷、高效服務，推動民生檔案利用

（1）利用形式多樣化。為百姓、為民生服務是檔案工作的宗旨和目標。由于民生檔案自身特點以及其面向來自不同層次，不同職業(yè)、不同學歷、不同區(qū)域，知識文化、修養(yǎng)參差不齊的特殊群體，對民生檔案的整理和提供利用的質量要求比較高，因此在提供利用上要多方面考慮，盡量以多樣化的利用方式，如開放服務、咨詢服務、網絡服務等。

（2）編研題材民眾化。檔案編研是實現(xiàn)檔案信息資源服務的重要手段也是檔案管理的中心工作。要擺脫重教學機關，輕師生民眾的舊觀念。在編研選題上要注意大眾性，平民性，多些選擇有關惠民、利民資料，避免偏、尖、深的題材；二是內容通俗化，但也不失時代性、創(chuàng)新性。盡量短小精悍，短而達意；三是語言群眾化，要用樸實、貼切、透徹、易懂的群眾語言敘述，注意準確鮮明、生動活潑、精煉簡潔，做到“文約而事豐”，用最少的文字表達最豐富的內容，切忌生、偏字，使敘述易識、易讀、易題解。

（3）成果推介網絡化。在搞好紙質編研成果推介的基礎上，充分利用信息多媒體技術，多角度、多功能地建立編研成果推介平臺，通過網絡技術利用光盤、數(shù)字影像、視頻編制成各種豐富、多樣成果載體，依托信息網絡方便、快捷、高效率地將與民生利益相關的民生檔案信息編研成果第一時間與師生員工、民眾見面。據(jù)有關資料統(tǒng)計，目前“我國的網民已達3.83億，居世界之首位，并年底有望突破4億”[3]。由此可見，網絡推介檔案編研成果有很大的發(fā)展空間。

[1]倪麗娟.民生檔案及管理辨析[J].檔案學研究,2009,（4）.

[2]徐秀英.試論在高校檔案室設立現(xiàn)行文件閱覽室[J].甘肅高師學報,2004,（4）.

[3]岳音.南方宏論“論網絡民主”[N].南方日報,2009-11-24日封二評論.

梁秀瑜（1957-）,女，廣東高州人，副研究館員，從事檔案管理學研究。