企業(yè)人事檔案管理存在的問題及創(chuàng)新

高玉霞

（大慶市人民醫(yī)院 大慶 163000）

企業(yè)人事檔案管理存在的問題及創(chuàng)新

高玉霞

（大慶市人民醫(yī)院 大慶 163000）

企業(yè)人事檔案管理工作直接影響到企業(yè)的效率和效益，隨著我國經濟體制改革和人事制度改革的不斷深入，企業(yè)人事工作出現(xiàn)了不少新情況，新問題，新挑戰(zhàn)，文章結合企業(yè)人事檔案管理的工作實踐，論述了企業(yè)人事檔案管理工作的重點及管理方法，并對如何進行更進一步的改革進行了探討分析。

企業(yè) 人事檔案 管理

企業(yè)人事檔案是對企業(yè)員工個人經歷、活動、表現(xiàn)等的記載，準確、齊全、完整的人事檔案能夠歷史、全面地記錄一個人的經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)和業(yè)績等信息。隨著我國經濟體制改革和人事制度改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案管理工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題、新挑戰(zhàn)。因此，現(xiàn)有企業(yè)人事檔案管理已經不能適應新形勢發(fā)展的需求，企業(yè)人事檔案管理工作必須盡快促進，形成新的管理模式，適應當今社會發(fā)展需求。

一、目前人事檔案管理模式

檔案管理模式主要有封閉式和開放式兩種。當前，黨政機關、企事業(yè)單位在崗的國家公務員、教師、科研人員等人事檔案，大多采用封閉式管理模式，該模式的特點是有利于本單位人事檔案的收集和管理，便于本單位領導及時利用人事檔案，有利于人事檔案的保密。社會化開放模式是社會主義市場經濟和信息技術不斷進步的產物，它具有以下特點：人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性，人事檔案的來源與內容具有廣泛性和復雜性，利用者對人事檔案的需求具有多樣性，人事檔案管理方式和服務方式具有開放性。以上兩種管理模式在市場經濟的運作中各有利弊，雖然服務的主體不同，但服務的準則與目的相同，開放式的人事檔案管理是對傳統(tǒng)人事檔案管理的重要補充，一定時期內，兩種模式將并存發(fā)展。

二、以科學發(fā)展觀為指導，改進人事檔案工作管理

（一）理順檔案管理體制?，F(xiàn)行的企業(yè)人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，但由于在新的發(fā)展時期，人員流動日益加速，人員的隸屬關系不斷變化，企業(yè)人事檔案工作出現(xiàn)了一些新情況，新問題，一是關系較亂，主要表現(xiàn)在企業(yè)部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，管理的主體不清。二是人檔脫節(jié)，在人員流動中，少數職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、死檔和無檔現(xiàn)象時有發(fā)生。三是管理盲區(qū)。在現(xiàn)行企業(yè)人事制度下，人員流動頻繁，部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，私自截留檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，成為新的管理盲區(qū)，要解決這些問題，就必須理順管理體制。

（二）完善企業(yè)人事檔案管理制度。對現(xiàn)行的企業(yè)人事檔案查借閱制度，材料收集制度，鑒別歸檔制度，檢查核對制度，保管保密制度等進行完善，同時，針對人事體制改革，人員流動等新情況，新問題，制定一些新的制度，完善檔案管理內容。

（三）提高檔案管理人員素質。在當前的企業(yè)人事檔案工作中，專業(yè)人員少，雜牌人員多，專職人員少，兼職人員多，造成管理意識薄弱，工作方式簡單，這種局面遠遠不能適應現(xiàn)代檔案管理的要求，因此，在人事檔案工作領域里，一方面要加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓學習，同時適時引進和培養(yǎng)一批具有開拓創(chuàng)新意識，政治思想素質好，法制觀念強，專業(yè)基礎知識扎實，計算機技術和外語水平高，信息處理能力強的高學歷，多層次的復合型人才，為人事檔案工作現(xiàn)代化準備前提條件。

三、人事檔案管理工作存在的問題

（一）人們檔案意識淡薄。在市場經濟的推動下，人們逐漸淡化了對人事檔案重要性的認識，一些人認為人事檔案不那么重要了，可有可無，特別是受一些外資企業(yè)及公司用人不要人事檔案的影響，有些人存在著無人事檔案也能找到自己滿意工作的想法，有的人認為，現(xiàn)在選用人才重在現(xiàn)實表現(xiàn)，不注重人才的經歷和歷史業(yè)績，人事檔案也就沒有多大作用，還有的人認為人事檔案工作是人事檔案管理人員的事情，與已無關，這些情況表明，人們對人事檔案工作的重要性認識不足，對人事檔案不夠重視。

（二）領導及主管檔案部門意識淡薄。有些單位沒有專用庫房，將人事檔案放在其他倉庫中，沒有設立專門的檔案室，檔案櫥柜，袋裝箱藏，甚至隨意放置，有的單位即使建立了人事檔案，也是粗放管理，造成集中統(tǒng)一管理無法落實的主要原因是普遍存在經費不足，設備簡陋，管理制度不健全等現(xiàn)象。

（三）人事檔案管理機制滯后。目前的人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度，計劃色彩濃厚，缺少應的有生機與活力，機制的滯后已不能適應工作發(fā)展的需要。一方面人事材料收集制度過分“行政”W經，材料收集是人事檔案工作的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著改革的不斷深入，這項工作的難度越來越大，另一方面，目前人事檔案管理工作中材料收集范圍和如何對進檔材料進行鑒別等各項制度與現(xiàn)代化企業(yè)對職工考察任用時需提供材料提出新要求不相適應。

（四）人事檔案管理方法滯后。目前有的企業(yè)人事檔案管理方法，僅局限于“看堆式”管理，重管理，輕服務，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，現(xiàn)代化管理水平不高，職工人事檔案管理方法滯后于現(xiàn)代人力資源制度改革的進程，職工考慮聘用對職工個人經歷和個人基本情況主要依據是職工檔案所記載的，這就要求職工檔案在管理上要適應工作的要求，不能處于被動應付狀態(tài)，檔案方法的繁瑣很大程度上是由于檔案工作本身的繁瑣所造成的，這就要求必須改進。

（五）人事檔案內部缺乏統(tǒng)一性。人事檔案內容比較廣泛，需要填寫的表冊很多，有時產生一表與另一表內容不相符現(xiàn)象，有時甚至連重要的出生日期，參加工作時間，入黨團時間等內容都填寫不一致，再比如“職務”一欄，有時填寫行政職務，有時填寫黨務職務，使得一些黨務干部在評定政工系列職稱時，難以計算專業(yè)年限，造成這種情況的原因，一方面是填寫人沒有認真對待，個別人處于私利和需要，在填寫檔案材料時，不嚴肅認真，填寫的檔案材料內容前后不一致，造成檔案內容不詳實。

（六）人事檔案內容缺乏時效性和連續(xù)性。打開職工人事檔案，有的人事檔案常常出現(xiàn)早期內容有，而近期卻沒有，只能在單獨存儲柜中零散地翻到，這就說明檔案跟蹤太慢，時效必不強，該裝袋的不裝袋，該整理的不整理，特別是一些重要檔案資料，因搜集和傳遞手續(xù)不完備，而不能及時裝入人事檔案。如有的干部受到表彰和獎勵，文件發(fā)到職工人一事檔案管理部門后，由于檔案管理人員疏忽沒有及時把材料進行歸檔，致使一些優(yōu)秀人才異地調轉時，查不到工作業(yè)績的檔案記載，對人才的成長和發(fā)揮自己的聰明才智及其不利，還存在人事檔案中工資升級表，職工職務任免表銜接不上，出現(xiàn)工資斷檔，職務晉升斷檔等現(xiàn)象，給個人調轉帶來麻煩。

（七）人事檔案內容偏重政治性。由于歷史原因，過去相當長的一段時間內，人事檔案內容突出反映的是職工的政治表現(xiàn)，家庭歷史及社會關系等方面的內容，在人事檔案中基本是職工履歷、家庭和社會關系、本人政治面貌、入黨入團志愿書、個人組織鑒定、獎勵情況、專業(yè)技術職務和學歷、工資變動表等內容，所有這些資料，卻是能夠粗線行地反映職工成長的歷程。但反映更多的是職工政治歷史、家庭出身、政治態(tài)度等，而體現(xiàn)職工個性，如業(yè)務專長、學識水平、工作能力、興趣愛好等方面內容就不多見，造成職工檔案“千人一面”，缺乏立體感。這種檔案忽視個人能力、業(yè)績、成就方面的情況，同時對于能夠反映職工道德品質和才能業(yè)績等方面的材料不完整、不全面，這樣片面的檔案內容不僅不能為考察，了解和選擇實用人才提供真實可靠依據，而且也使人事檔案失去真正的價值。

四、改進人事檔案管理工作的措施

針對人事檔案管理工作中存在的問題，使人事檔案更好地發(fā)揮其應有的作用，應注重從以下幾個方面開展工作。

（一）加強宣傳，營造氛圍，增強人事檔案意識。針對目前人事檔案意識普遍不強這一現(xiàn)狀，要加強人事檔案意識宣傳，通過各種形式宣傳《檔案法》，特別是要通過具體實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案背后是重要的人事管理關系，使全社會真正認識到人事檔案的重要性，認識到人事檔案的價值和作用，營造出有利于檔案事業(yè)發(fā)展的社會氛圍，有力促進人事檔案資源的開發(fā)利用。

（二）擴大人事檔案收集范圍，充實人事檔案內容?，F(xiàn)有人事檔案收集的材料呈現(xiàn)相對靜態(tài)，側重于個人的歷史記錄，不利于反映個人的發(fā)展現(xiàn)狀，個性特點，無法滿足用人單位的實際需要，因此應擴大人事檔案收集范圍，政治歷史材料要歸檔，現(xiàn)實工作成績材料更要歸檔，要加強有關個人職業(yè)能力，職業(yè)道德和專業(yè)水平等各方面表現(xiàn)的材料的重點收集，既要收集個人成績，優(yōu)點等方面的材料，也要收集個人缺點，失誤乃至違法亂紀方面的材料，既要收集上級領導對某個人的違法亂紀方面的材料，也要收集專家的評價和群眾的反映，切實為用人單位提供參考，另外隨著人事制度改革的深入推進，人員流動日趨活躍，還應將個人誠信情況納入人事檔案收集范圍，增強個人的誠信意識，促進社會誠信體系的建設，為用人單位全面了解個人提供有力的依據。

（三）進一步加強人事檔案管理信息化建設。人事檔案管理信息化的特點主要是快速，準確，全面，極大提高了人事檔案管理工作的效率和質量，目前，各部門，各單位辦公自動化已基本普及，這為實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化提供了物質保證，我們可以利用先進的計算機技術和科學的檢索系統(tǒng)，進行人事檔案動態(tài)管理，采用將人事檔案資料輸入電腦的方法，使檔案數據化，信息化，同時，實現(xiàn)檔案的借閱，查閱，歸檔，統(tǒng)計等工作的微機操作，在此基礎上，建立權威性的人事檔案數據庫系統(tǒng)，全面記錄和反映干部的情況，便于動態(tài)管理，確保人事檔案信息的實效性、真實性和準確性，防止弄虛作假。

（四）創(chuàng)新服務方式，變被動服務為主動服務。人事檔案要充分發(fā)揮作用，在社會上尋求自己的一席之地，必須不斷創(chuàng)新服務方式。在服務對象上，不僅為用人單位服務，也為各行各業(yè)、為個人提供服務。在服務手段上，變人工操作為計算機現(xiàn)代化管理。在服務觀念上，從重保密、重保管，輕開發(fā)、輕效益轉變?yōu)榧哟髾n案信息資源服務于社會的宣傳力度，讓社會廣泛利用，充分發(fā)揮經濟效益和社會效益。

（五）提高人事檔案管理人員的整體素質。在人事檔案管理過程中，人始終是最重要的，必須加強人事檔案人員隊伍的思想建設和業(yè)務建設，要挑選作風正派，責任心強，有奉獻精神的人員從事人事檔案管理工作，人事檔案工作紛繁復雜，要做大量艱苦細致的工作，好我工作是不為人知的，這就要求人事檔案工作管理人員要淡泊名利，忠于職守，踏實肯干，有責任心和吃苦耐勞的精神，同時，人事檔案管理人員要有較高的政治素質，有嚴格的組織紀律性和良好的職業(yè)道德，而且還要根據需要熟練的掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進的科學技術，要通過在職學習，短期培訓等多種渠道有目的地對人事檔案人員進行業(yè)務培訓，以加強檔案管理基礎教育，拓寬檔案管理人員的知識領域，提高自身整體素質和工作能力，為人事檔案管理打下扎實的基礎。

結束語

提高人事檔案管理的水平，受諸多因素的影響，是一項艱巨，復雜的系統(tǒng)工程，新時期的人事檔案管理人員，必須與時俱進，認真學習科學發(fā)展觀，不斷解放思想，刻苦鉆研業(yè)務適應，掌握先進的科學技術，采用現(xiàn)代化管理理念，手段和方式，大膽嘗試，不迷信任何權威和模式，做好檔案信息的開發(fā)利用，以適應人事檔案管理現(xiàn)代的發(fā)展需要，更好地為經濟建設服務。

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