淺談高校檔案工作

郭晶濤

（哈爾濱金融高等?？茖W校成教學院 黑龍江 哈爾濱 150030）

淺談高校檔案工作

郭晶濤

（哈爾濱金融高等?？茖W校成教學院 黑龍江 哈爾濱 150030）

檔案工作是高校工作的重要環(huán)節(jié)。本文從檔案的宣傳、開發(fā)利用、改善基礎(chǔ)設(shè)施、加強隊伍建設(shè)諸方面論述了加強和改進高校檔案工作的意義。

高校 檔案 問題 措施

高校檔案工作是學校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，也是衡量高校教育質(zhì)量及管理的一個重要標志?！陡叩葘W校檔案管理辦法》規(guī)定“各高校必須加強對檔案工作的領(lǐng)導，把檔案工作納人學校的整體發(fā)展規(guī)劃之中”，這就將高校檔案工作從法律法規(guī)上納入了國家、社會和學校管理范圍。隨著社會主義市場經(jīng)濟日臻完善和高校改革不斷深化，對高校檔案工作也提出了更新更高的要求。因此，加強和改進高校檔案工作，對學校的改革和發(fā)展具有重要意義。

一、強化宣傳，提高檔案意識

學校檔案是教學科研管理工作的歷史記錄，但個別領(lǐng)導和師生員工對規(guī)范檔案工作的法律法規(guī)和對檔案工作重要性、專業(yè)性的理解還有欠缺，認為檔案工作輕而易舉，無需投入多少人力、物力，也無需多大學問，缺乏足夠的重視，因此，應(yīng)當加大宣傳力度，提高學校全員的檔案意識。一是檔案管理工作者要善于宣傳。長期以來高校檔案工作者習慣于埋頭苦干，默默無聞，很少有機會與其他部門的同志交流，影響和制約了檔案工作的發(fā)展與檔案作用的發(fā)揮。因此，高校檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，主動向領(lǐng)導、教職員工宣傳檔案工作的重要性，用工作業(yè)績贏得大家的理解和支持;二是通過多種方式向領(lǐng)導宣傳檔案工作，增強領(lǐng)導重視檔案管理工作的意識。如:讓領(lǐng)導批閱有關(guān)加強檔案工作的文件，向領(lǐng)導匯報檔案工作計劃、外出參觀學習的經(jīng)驗和體會，請領(lǐng)導參加重要的檔案工作會議及有關(guān)的檔案活動等，讓領(lǐng)導充分了解檔案工作的地位和作用，加強對檔案工作的領(lǐng)導;三是向廣大師生宣傳有關(guān)檔案的法律法規(guī)、檔案知識，使檔案工作深入到師生員工之中。另外，檔案工作者要利用各種機會，通過多種渠道和方法，積極開展宣傳活動，如:利用圖片、宣傳手冊、板報櫥窗來宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、本校的檔案制度;在歸檔和借閱檔案的過程中，對查閱檔案的人員說明檔案工作的重要職能、檔案基本知識和實用程序方法等，現(xiàn)場進行宣傳。還可利用專家學者使用檔案取得的顯著成就、充分利用檔案增強學校管理工作科學性等具體事例進行宣傳，使廣大師生認識到檔案的使用價值，提高檔案意識，積極支持檔案工作。

二、加強檔案信息資源的開發(fā)和利用

開發(fā)和利用檔案信息資源，充分實現(xiàn)檔案信息資源化，使之更好地服務(wù)于教學科研管理，是做好高校檔案工作的指導思想，也是檔案室（館）的基本職能之一。目前，許多高校檔案室（館）已對外開放，但從總體看，檔案利用率低的現(xiàn)象比較普遍，檔案信息資源的開發(fā)仍然存在著重管輕用、開發(fā)手段落后、編研力量薄弱等問題。

怎樣開發(fā)高校檔案信息資源，筆者認為應(yīng)從以下幾個方面做起:

首先，要做好檔案收集工作，豐富館藏。要開發(fā)信息，首先要存儲信息，增加信息的存儲量，檔案工作亦是如此。

只有不斷豐富館藏檔案資料，才能充分開發(fā)利用。為此，必須做好檔案資料的收集工作。收集時應(yīng)根據(jù)高校檔案載體多樣化、形式多樣化的特點，不僅收集以紙質(zhì)文字為載體的檔案信息，還要注意收集以膠片、磁帶、光盤等載體的檔案信息。除及時收集日常的文書檔案外，還要收集科研、教學、管理過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、報告、成果等，同時還要不失時機地抓緊對知名專家、學者、教授個人檔案信息的征集和校史檔案的挖掘，以保證檔案收集的系統(tǒng)性、完整性、全面性，為檔案信息資源的開發(fā)提供有力保障。

其次，要準確分類，科學整理。只有分門別類加以系統(tǒng)化的整理，才能解決檔案查找和利用困難的問題。分類要保持客觀性、科學性、邏輯性、一致性;整理要保持歷史連續(xù)性，充分體現(xiàn)它的價值，也便于開發(fā)利用。

再次，要更新觀念，增強開發(fā)服務(wù)意識。當前高校檔案信息資源開發(fā)利用方法單一，這與當前改革開放的形勢是很不適應(yīng)的。要改變這種工作方式，必須解放思想，更新觀念，以服務(wù)為先導，做好檔案的編研工作，提供系統(tǒng)的、科技含量高的檔案信息。根據(jù)學校的工作重點，圍繞教學等中心工作，檔案工作者要了解利用者的需求，樹立超前意識，及時全面地把館藏信息通過二、三次加工，或以編研成果、研究論文的形式，為各級領(lǐng)導和有關(guān)部門研究、了解情況，實現(xiàn)科學決策服務(wù)。

三、增加投入，努力改善檔案管理工作條件

增加資金投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施，是做好高校檔案工作的基礎(chǔ)。一是把檔案用房納入學校的基本建設(shè)規(guī)劃，做到辦公室、閱文室、庫房、整理室四分開;二是為使檔案庫房的溫、濕度等標準符合檔案的存放要求，庫房應(yīng)配備必要的防范設(shè)施;三是爭取學校各級領(lǐng)導的支持，購置一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，改善工作條件，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量;四是開展有償服務(wù)，走“以檔養(yǎng)檔”的路子。目前，高校辦學經(jīng)費比較緊張，高校檔案室（館）又是教學科研部門的從屬機構(gòu)，每年劃撥到檔案室（館）的經(jīng)費遠遠不能滿足檔案工作的需要。在這種情況下，高校檔案工作者要適應(yīng)改革開放和社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的形勢，適時開放檔案資源，開展有償服務(wù)。當然，在開展有償服務(wù)的過程中，要明確有償服務(wù)的標準、范圍，堅持保密原則，堅持內(nèi)外有別的原則和堅持檔案為教學、科研、管理、后勤服務(wù)的原則。合理收取的費用，可用以更新設(shè)備，改善工作條件。

四、提高素質(zhì)，加強檔案隊伍建設(shè)

隨著科學進步和知識經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷改革發(fā)展，這對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。提高檔案人員的素質(zhì)，加強檔案工作隊伍建設(shè)，是做好高校檔案工作的關(guān)鍵。

一是要狠抓在崗人員的學習培訓，提高在職人員的政

治思想素質(zhì)和知識素質(zhì)。檔案管理人員要認真學習，在政治上與黨中央保持高度一致，在行動上要服從學校工作的大局，樹立服務(wù)意識，愛崗敬業(yè)，無私奉獻，要有高度的責任感，踏踏實實地做好檔案工作。面對信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作者應(yīng)不斷學習專業(yè)知識和相關(guān)的科學知識，既要精通專業(yè)的基本理論和基本技能，又要掌握文書學、高等教育學、高等行政管理學、情報信息學、計算機學科的基本知識和操作技能，利用多種培訓等形式學習檔案管理業(yè)務(wù)知識，以發(fā)現(xiàn)、研究和解決檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況和新問題;二是引進人才，充實檔案管理隊伍。積極引進高層次人才是提高高校檔案管理水平的重要保證。知識經(jīng)濟社會的競爭主要是人才的競爭，檔案工作現(xiàn)代化不僅是設(shè)備技術(shù)的現(xiàn)代化，更主要的是與時俱進的思想觀念和高素質(zhì)的管理水平，這是檔案工作現(xiàn)代化的深層次目標。只有制定優(yōu)惠政策，廣開渠道，積極引進檔案專業(yè)人才，充實檔案工作隊伍，才能保證目標的實現(xiàn);三是穩(wěn)定檔案隊伍。要為檔案人員知識更新創(chuàng)造條件，可提供機會加強他們與同行之間的互相交流，取長補短;在職稱評定等問題上與相關(guān)專業(yè)系列一視同仁;要盡力改善檔案工作的環(huán)境，幫助他們解決工作、生活中遇到的實際困難，使長期工作在檔案戰(zhàn)線上的同志物質(zhì)上得到提高，精神上得到溫暖，心理上達到平衡。

總之，高校改革發(fā)展離不開檔案工作。各部門只有把檔案的管理和利用同教學、科研、黨政管理工作結(jié)合起來，采取有力措施，才能促進檔案工作的發(fā)展，使檔案工作更好地為高校改革和建設(shè)服務(wù)。

[1]陳晉珠.關(guān)于做好高校檔案工作的思考[J].山西大學師范學院學報（哲學社會科學版），1998，（3）.

[2]董娟.加強和改進高校檔案工作的思考[J].岱宗學刊，2002，（4）.

[3]郭素芳.如何加強高校檔案工作[J].山西大同大學學報（社會科學版），2008，（4）.

郭晶濤（1969—），女，黑龍江哈爾濱人，哈爾濱金融高等?？茖W校成教學院助理館員，主要從事檔案管理研究。