加強(qiáng)高校干部人事檔案管理的思考

王秀文 孟慶霞

(黑龍江林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157000)

一、人事檔案

1、什么是高校人事檔案

所謂高校人事檔案是指高校在人事檔案活動(dòng)中形成的，記述和反映教職工個(gè)經(jīng)歷、德、能、勤、績(jī)、工作表現(xiàn)，以教育職工個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其它各種材料形成的歷史記錄。

2、人事檔案的特點(diǎn)

(1)現(xiàn)實(shí)性

人事檔案在現(xiàn)實(shí)生活中具有現(xiàn)實(shí)效力和作用，力求反映教職工的現(xiàn)實(shí)面貌，是人事檔案的重要特點(diǎn)。

(2)真實(shí)性

它是人事檔案能否正確發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴(lài)以存在的前提。

(3)動(dòng)態(tài)性

人事檔案必須根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展和各個(gè)歷史階段對(duì)每個(gè)人實(shí)際表現(xiàn)的記載不斷補(bǔ)充內(nèi)容，并隨人員的流動(dòng)而流動(dòng)，始終處于“動(dòng)態(tài)”之中。

(4)保密性

人事檔案只能由組織上掌握與保存，它屬于國(guó)家機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存他人的人事檔案材料。

3、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

由于歷史原因和傳統(tǒng)習(xí)慣，人事檔案工作只看重以往個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)實(shí)內(nèi)容的補(bǔ)充更新，目前，高校人事檔案工作的政策依然是20世紀(jì)九十年代制定的《干部檔案工作條例》，2002年進(jìn)行了一次干部人事檔案改革，將干部檔案由原來(lái)的八大項(xiàng)改為十大項(xiàng)。將原有的項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化，對(duì)四類(lèi)學(xué)歷和九類(lèi)工資進(jìn)行了細(xì)化。在管理方面，有的高校成立了檔案館，人事檔案與文書(shū)檔案、科技檔案統(tǒng)一在檔案館管理，是檔案館下設(shè)的一個(gè)分項(xiàng)；有的高校是在人事部門(mén)管理，為了利用方便，人事部門(mén)隨時(shí)撐握人員情況；有的高校是副科級(jí)以上人員人事檔案要在組織部門(mén)管理。一般干部和工人檔案在綜合檔案室管理；還有的高校干部檔案在組織部門(mén)管理，工人檔案在綜合檔案室管理。一般本科院校都成立了檔案館，人事檔案納入了統(tǒng)一管理，專(zhuān)科院校沒(méi)有檔案館，人事檔案管理五花八門(mén)。

早在1991年，董德臻同志就認(rèn)為:“人事檔案應(yīng)納入高校檔案綜合管理”。陳蓉輝同志則指出，“如果把文書(shū)檔案和科技檔案綜合管理作為高校檔案管理改革的第一次飛躍，那么，把人事檔案和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案納入綜合管理的范疇，就實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理改革的第二次飛躍?！钡S后有人提出了不同看法。一方面，他們肯定了在建立檔案館的高校，人事檔案由人事部門(mén)移交檔案館；實(shí)現(xiàn)了高校檔案全部由檔案部門(mén)綜合管理的格局；另一方面，他們對(duì)在高校規(guī)模不大，只成立了綜合檔案室的高校，人事檔案移交檔案室的管理做法提出了質(zhì)疑。

4、高校人事檔案工作的重要性

干部人事檔案是客觀記載干部個(gè)人經(jīng)歷和德、能、勤、績(jī)、廉的文字材料，是選拔使用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案工作，是組織人事部門(mén)工作中的一個(gè)重要組成部分，做好干部人事檔案管理，是做好干部工作的基礎(chǔ)和前提，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)全面了解干部、準(zhǔn)確選用干部具有十分重要的作用。加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮干部人事檔案在實(shí)際工作的作用，是干部管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也是衡量一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門(mén)、一個(gè)單位干部工作水平的標(biāo)志之一。

二、高校人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

1、制度基本健全、但管理意識(shí)不強(qiáng)

高校人事檔案管理部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作重要性有一定認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案管理制度建設(shè)，但在工作中重視不夠，對(duì)必要的收集、歸檔、借閱、安全保管、提高利用等規(guī)章制度監(jiān)管力度不夠，隨時(shí)代變遷改革不夠，一套制度應(yīng)用終身現(xiàn)象，缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性的規(guī)章制度。人事檔案采取封閉式管理，只注重保密，忽視利用，使高校人事部門(mén)對(duì)檔案管理意識(shí)比較薄弱，在某些高校對(duì)人事檔案的管理工作，從領(lǐng)導(dǎo)到教工仍然存在認(rèn)識(shí)不足、重視不夠、支持不夠的問(wèn)題，停留在“一般工作”狀態(tài)，不能很好的把這項(xiàng)工作列入議事日程。在人、財(cái)、物的投入上也明顯不足。

2、高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用不充分

人事檔案信息的提供是高校人力資源管理的重要途徑。人事檔案除了政審、調(diào)資、晉升等工作中提供服務(wù)之外，還要積極主動(dòng)地提供各種有關(guān)信息資料，為人才選拔、培養(yǎng)、開(kāi)發(fā)、預(yù)測(cè)提供有效服務(wù)，促進(jìn)高校人力資源的合理流動(dòng)。由于缺乏開(kāi)發(fā)利用意識(shí),存在局域及本位思想,以至于凡歸了檔的材料即成為秘密,客觀限制了人事單干資源充分利用與開(kāi)發(fā),因此利用率極低，使得財(cái)力、人力和物力的投入與產(chǎn)出不成比例，不適合發(fā)展規(guī)律的要求，人事?lián)醢傅墓芾響?yīng)逐步改變目前審批手續(xù),嚴(yán)重收藏輕利用的狀況。樹(shù)立開(kāi)發(fā)和利用檔案信息觀念.充分挖掘人事檔案的潛在能力,在執(zhí)行《檔案法》確保安全(嚴(yán)格保密規(guī)定要求)的情況下,可以為教師或社會(huì)提供利用,最大化地提高其利用率。

3、高校人事檔案的安全保密問(wèn)題

人事檔案的保密性決定了人事檔案的安全問(wèn)題，現(xiàn)在是信息時(shí)代，人事檔案在上網(wǎng)利用等方面就要嚴(yán)格注意。人事檔案在利用過(guò)程中泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，保密工作作為一項(xiàng)重要的人事制度，必須根據(jù)時(shí)際情況準(zhǔn)確把握。在高校人事檔案管理中，如果人事檔案信息可以上網(wǎng)，就必須對(duì)用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行控制。為了避免人事檔案的丟失、改動(dòng)必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格簽批手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便、提供準(zhǔn)確，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素。

三、高校人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

1、更新觀念

干部人事檔案工作必須適應(yīng)干部人事制度的深入改革和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的需要。檔案內(nèi)容應(yīng)由過(guò)去單純注重干部的政治歷史轉(zhuǎn)到注重干部的德、能、勤、績(jī)、廉、信息的全面情況，服務(wù)方式和內(nèi)容由單純滿(mǎn)足你查我找以檔案原件提供時(shí)間的單一服務(wù)方式轉(zhuǎn)到深入研究和研發(fā)檔案信息資源，為組織人事部門(mén)準(zhǔn)確地進(jìn)行以及促進(jìn)人才合理流動(dòng)最大限度發(fā)揮人才效益提供服務(wù)。

2、走現(xiàn)代化信息化之路

以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，還用于干部人事檔案管理的全過(guò)程。切實(shí)改變過(guò)去傳統(tǒng)的手工操作為主的繁重瑣碎的管理方式把管理人員從手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高工作效率。中組部與各省、市、自治區(qū)的組織人事部門(mén)研發(fā)的檔案軟件為現(xiàn)代化工作的切入點(diǎn)。如中組部批準(zhǔn)和監(jiān)制，由中共深圳市委組織部人事中心開(kāi)發(fā)的《全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)》江蘇省的《干部人事管理信息系統(tǒng)》，這些軟件系統(tǒng)的主要功能是，既建立起人員信息庫(kù)提供檔案信息的優(yōu)質(zhì)服務(wù)又解決干部認(rèn)識(shí)檔案工作的自動(dòng)化和現(xiàn)代化管理。

干部人事檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)，是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性、政治性強(qiáng)的工作。只要廣大的干部人事檔案工作者解放思想，更新觀念與時(shí)俱進(jìn)開(kāi)拓創(chuàng)新，干部人事檔案工作一定能夠適應(yīng)干部人事制度改革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。棉隊(duì)現(xiàn)代化改革的新形勢(shì)高度重視高校人事檔案工作。充分理解高校檔案工作的重要性，從管理現(xiàn)狀出發(fā)，更新檔案管理觀念走現(xiàn)代化信息化之路。從只著重個(gè)人歷史信息記錄轉(zhuǎn)向重開(kāi)發(fā)利用加強(qiáng)信息化建設(shè)。嚴(yán)把安全關(guān)，把人事干部檔案工作做到實(shí)處，為提高人事檔案的利用，開(kāi)發(fā)充分發(fā)揮高校人才的利用，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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【1】郭賽玉高校人事檔案管理的若干思想寧德師專(zhuān)報(bào)2008.1

【2】李長(zhǎng)江 高校人事檔案管理中心問(wèn)題及對(duì)策 晉中學(xué)院學(xué)報(bào)2007.8

【3】魏微加強(qiáng)高校干部人事檔案管理工作的思考大眾文藝

【4】徐英高校人事檔案管理探析青海社會(huì)科學(xué)2006.11

【5】鄧紹興干部人事檔案工作改革路在何方檔案與建設(shè)2005.7