企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作要不斷創(chuàng)新與時(shí)俱進(jìn)

王素香 范曉萍

（賓縣檔案局 黑龍江 賓縣 150400）

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，知識(shí)和信息正在成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的關(guān)鍵因素。作為企業(yè)科研生產(chǎn)、技術(shù)管理能力和水平綜合表現(xiàn)的企業(yè)檔案，是企業(yè)知識(shí)資源的重要組成部分，也是社會(huì)信息資源的重要組成部分。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理由實(shí)體管理向信息管理、知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。在這一新的歷史時(shí)期，我們應(yīng)積極調(diào)整思維定勢(shì)和價(jià)值取向，運(yùn)用新管理理念、借助于現(xiàn)代化手段，努力探索和創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)利用模式，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的升華，達(dá)到充分為企業(yè)的發(fā)展，為社會(huì)進(jìn)步服務(wù)的目的。

一、工作理念要與時(shí)俱進(jìn)

企業(yè)檔案管理的一些傳統(tǒng)理念和管理模式，對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但有些已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新。例如，多年來在檔案管理上過于強(qiáng)調(diào)其管理功能，而忽視或輕視了管理的最終目的——利用。近年來一方面加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源利用的呼聲越來越高，另一方面投入也越來越大，工作做了很多，但尚未取得突破性的進(jìn)展，其關(guān)鍵因素主要還在于觀念問題。在檔案管理上的“收上來、整理好、等人用”的傳統(tǒng)模式一直在制約我們的思維。這種思維定勢(shì)嚴(yán)重阻礙和限制了檔案信息資源開發(fā)利用上的創(chuàng)新和突破，為此，必須進(jìn)行檔案管理理念的更新和調(diào)整。

一是擴(kuò)大收集范圍，優(yōu)化室藏。開發(fā)檔案信息資源，首先要有資源可開發(fā)，這就要求收藏的檔案信息在數(shù)量上是豐富的，在內(nèi)容上是完整的。在檔案收集方面的創(chuàng)新就在于要打破傳統(tǒng)的收集理念，優(yōu)化和調(diào)整檔案收集范圍，尤其要將一些新內(nèi)容的檔案材料如企業(yè)資產(chǎn)管理、知識(shí)管理、企業(yè)文化建設(shè)、新聞報(bào)道、廣告宣傳、公益事業(yè)等活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案材料及時(shí)收集歸檔。其次要優(yōu)化檔案室藏，檔案室應(yīng)定期進(jìn)行檔案的鑒定銷毀工作，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案，真正做到以最少的檔案容納最多的信息含量。

二是管理上淡化過程，注重適用性減少投入。對(duì)于歸檔后的檔案材料的管理，除一些重要檔案、珍貴檔案和特殊檔案應(yīng)根據(jù)其重要程度、載體特性等做好重點(diǎn)整理、保管和保護(hù)外，對(duì)于大量一般內(nèi)容和性質(zhì)的檔案材料，不宜再投入大量的人力和物力進(jìn)行通常意義上的整理。從發(fā)展的角度來看，在保持檔案自然形成規(guī)律的同時(shí)，應(yīng)簡化檔案整理環(huán)節(jié)，將主要人力和物力集中于檔案材料的前期收集、中期鑒定和后期開發(fā)利用上。

三是利用上加快開放，體現(xiàn)檔案的最終目的。為維護(hù)國家和企業(yè)的根本利益，做好檔案信息資源的安全防范和管理控制是必須的，也是必要的，但也不能因此捆住我們利用的手腳。一些本該解密的檔案不按時(shí)解密，應(yīng)該開放的檔案不按期開放，使檔案得不到及時(shí)開發(fā)和利用，人為地阻礙和限制了檔案信息作用的發(fā)揮和效益的實(shí)現(xiàn)。在當(dāng)前形勢(shì)下，應(yīng)秉承檔案開放的范圍應(yīng)最大化，檔案的保密范圍應(yīng)最小化的方針，堅(jiān)持“以公開為原則，以不公開為特例”的理念處理好檔案保密、利用和開放的關(guān)系。對(duì)涉及國家安全、利益的密級(jí)檔案以及企業(yè)商業(yè)秘密的檔案的利用一定要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，并做好高度防范；對(duì)于一般性質(zhì)的檔案材料，尤其具備公共信息內(nèi)容的檔案，要加快開放進(jìn)度，為利用者在合理范圍內(nèi)最大限度地利用檔案創(chuàng)造一種寬松的利用環(huán)境、氛圍和條件。

對(duì)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用，應(yīng)根據(jù)對(duì)企業(yè)的影響作用和重要程度，實(shí)施分級(jí)管理和利用的原則：對(duì)于企業(yè)核心技術(shù)信息，如專利、專有技術(shù)、商業(yè)秘密等實(shí)行專人收集，核心管理，嚴(yán)控使用；對(duì)于一般技術(shù)信息實(shí)行常規(guī)管理，有償服務(wù)；對(duì)于企業(yè)軟實(shí)力信息，如企業(yè)文化、企業(yè)精神等實(shí)行廣泛收集、系統(tǒng)管理，大力宣傳，無償利用。

二、服務(wù)機(jī)制要與時(shí)俱進(jìn)

機(jī)制創(chuàng)新在于整個(gè)行業(yè)信息資源和整個(gè)企業(yè)的信息資源通過一種有效運(yùn)行機(jī)制，破除各自為政和條塊分割局面，達(dá)到提升檔案信息服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成共享的目的。

一是整合行業(yè)信息資源。對(duì)于縣級(jí)企業(yè)來講，作為其主管部門的中小企業(yè)局（現(xiàn)科技與信息產(chǎn)業(yè)局已并入），就應(yīng)當(dāng)建立工業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源中心。首先以某一產(chǎn)品的研制開發(fā)、某一事件的發(fā)展作為突破點(diǎn)，組織系統(tǒng)內(nèi)各相關(guān)企業(yè)單位，按著統(tǒng)一模式和要求，提供相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)，建設(shè)成為一套完整、系統(tǒng)的信息庫，在不斷完善和改進(jìn)的情況下，逐步向其他產(chǎn)品和專題推廣和擴(kuò)大，逐步建立起工業(yè)系統(tǒng)的信息資源庫。資源庫的檔案信息數(shù)據(jù)內(nèi)容要新，技術(shù)含量要高，借鑒價(jià)值要大。保證這些信息在不違背有關(guān)規(guī)定的情況下，能夠向整個(gè)工業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的所有單位提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的資源共享。

二是整合企業(yè)內(nèi)部信息資源?，F(xiàn)代企業(yè)不但要有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)實(shí)力，同時(shí)還應(yīng)具有較強(qiáng)的軟實(shí)力。對(duì)于企業(yè)的軟實(shí)力，個(gè)人認(rèn)為主要應(yīng)包括：企業(yè)的形象、資信、品牌、精神內(nèi)涵、文化素養(yǎng)等因素。企業(yè)的軟實(shí)力在一定程度上是決定一個(gè)企業(yè)能夠“做多大、走多遠(yuǎn)”的關(guān)鍵因素之一。這說明檔案信息資源在企業(yè)軟實(shí)力的彰顯和推廣方面將大有可為，因此，應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)的相關(guān)信息進(jìn)行整合，尤其將分布在企業(yè)內(nèi)不同職能部門中的檔案、情報(bào)、史志、宣傳、展覽、展示等功能進(jìn)行重新組合和優(yōu)化，在充分發(fā)揮檔案信息資源存史資政作用、依據(jù)憑證作用、宣傳教育作用、為民服務(wù)作用的同時(shí)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的文化資源作用。

三、服務(wù)方式要與時(shí)俱進(jìn)

圍繞社會(huì)發(fā)展和企業(yè)變革，找準(zhǔn)檔案利用工作的切入點(diǎn)和結(jié)合點(diǎn)，挖掘蘊(yùn)涵豐富的檔案信息資源，不斷增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性、自覺性，把握好服務(wù)的時(shí)機(jī)性。服務(wù)方式的創(chuàng)新就在于服務(wù)方式的多樣性，滿足于不同利用者的不同需要。

一是通過網(wǎng)絡(luò)建立自助服務(wù)系統(tǒng)。依據(jù)于數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，建立起一個(gè)具有較強(qiáng)服務(wù)功能和實(shí)用性的網(wǎng)站，開展檔案自助服務(wù)。利用者可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，通過網(wǎng)絡(luò)查閱自己需要的檔案信息。檔案部門把開放的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供無障礙的不間斷的服務(wù)。自助服務(wù)可以節(jié)省大量人力資源，減少相關(guān)的紙介質(zhì)，使檔案信息利用者獲得更高的服務(wù)水平。

二是設(shè)立網(wǎng)上檔案信息論壇。論壇可以為利用者提供開放性的分類專題討論服務(wù)，進(jìn)行市場(chǎng)檔案需求信息調(diào)查、信息反饋、在線服務(wù)、技術(shù)支持等活動(dòng)，它能有效地增加對(duì)需求的了解程度，也加強(qiáng)了對(duì)利用者的服務(wù)效率和親和力。

三是建立智能檢索系統(tǒng)。為快速有效地向利用者提供系統(tǒng)、完整的所需檔案信息，在大量傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案并存的條件下，應(yīng)該利用已有的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、超文本技術(shù)和多媒體技術(shù)建立起一個(gè)形式統(tǒng)一、內(nèi)容穩(wěn)定、功能齊全的檢索系統(tǒng)，為利用者提供便捷的信息查詢、檢索方式，實(shí)現(xiàn)多條件檢索、全文檢索、多媒體檢索等，從而實(shí)現(xiàn)信息檢索的智能化，提高服務(wù)效率和服務(wù)效果。

四是設(shè)立特種檔案室（柜）。為了真正有效地發(fā)揮檔案信息資源在企業(yè)中的作用，我們應(yīng)該對(duì)在企業(yè)發(fā)展中具有重要作用的檔案和利用頻率較高的一些檔案進(jìn)行重點(diǎn)和特殊管理。這些檔案主要是指企業(yè)所擁有的珍品檔案、重要檔案以及具有特殊意義和作用的檔案。根據(jù)自己單位的實(shí)際情況，將這些珍貴的、重要的檔案以及經(jīng)常使用的檔案材料進(jìn)行重新整理組合，組建起實(shí)體的或虛擬的特種檔案室（柜）。特種檔案室對(duì)這些檔案的管理和使用應(yīng)突破傳統(tǒng)概念，基本達(dá)到收藏的檔案要少而精、管理要科學(xué)實(shí)用、保護(hù)要及時(shí)有效、利用要便捷有益。從而真正實(shí)現(xiàn)對(duì)這些檔案信息資源的精品管理、長效管理、智能管理、有效保護(hù)和重點(diǎn)開發(fā)利用的目的。

五是建立檔案展廳或展室。每個(gè)企業(yè)都收藏有一些非常珍貴、稀有的檔案珍品，例如國家、省、市領(lǐng)導(dǎo)人視察企業(yè)的照片、圖片、錄音、錄像、指示、批示、題詞等；企業(yè)獲得的國內(nèi)外重大榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯和獎(jiǎng)牌；企業(yè)重要決定、重大事件的處理等材料都是企業(yè)檔案中的珍品。這些檔案珍品以及大量珍貴的歷史信息，對(duì)于宣傳和弘揚(yáng)企業(yè)文化，推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都具有不可估量的作用。在檔案開發(fā)利用中，利用資源優(yōu)勢(shì)，積極開發(fā)和挖掘檔案中的珍品和各類信息，通過舉辦各種展覽向企業(yè)、社會(huì)提供多方位的服務(wù)。

首先檔案部門利用室藏資源優(yōu)勢(shì)舉辦檔案珍品展，通過展覽展示企業(yè)優(yōu)秀歷史和文化。讓企業(yè)員工和來廠視察參觀的領(lǐng)導(dǎo)、賓客親身感受和領(lǐng)略檔案文獻(xiàn)的生動(dòng)性和直觀性；其次根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，配合企業(yè)中心工作舉辦展覽，充分體現(xiàn)檔案服務(wù)的時(shí)效性；第三是配合政府和社會(huì)重大紀(jì)念活動(dòng)，緊盯社會(huì)熱點(diǎn)舉辦展覽。尤其要發(fā)揮檔案信息在青年職工以及青少年愛國主義教育中的作用。

六是設(shè)立開放檔案室。在企業(yè)技術(shù)發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)中，一些檔案信息發(fā)揮了巨大的作用。但是，多年來，企業(yè)檔案室所收藏的檔案材料往往只面向相關(guān)工作人員，而不面向全體職工，其結(jié)果是檔案部門表面上給員工的印象是一個(gè)神秘的，與普通員工無關(guān)的管理機(jī)構(gòu)，而實(shí)質(zhì)上部分割斷了檔案信息的利用和企業(yè)文化的傳播。企業(yè)檔案信息資源中的文化資源對(duì)企業(yè)員工的影響和作用是巨大的，有必要對(duì)檔案資源中所蘊(yùn)含的對(duì)提高企業(yè)軟實(shí)力具有決定作用的文化資源進(jìn)行開放和推廣。一方面在企業(yè)內(nèi)對(duì)企業(yè)員工開放相關(guān)的檔案材料，另一方面對(duì)企業(yè)形象具有正面影響力的檔案材料應(yīng)通過各種途徑對(duì)外開放。適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行檔案開放，既有利于企業(yè)檔案工作的發(fā)展，更有利于企業(yè)形象的樹立和宣傳。

四、服務(wù)領(lǐng)域要與時(shí)俱進(jìn)

服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新就在于在保持原有服務(wù)領(lǐng)域的基礎(chǔ)上，拓展新的服務(wù)領(lǐng)域和范圍，更加廣泛深入地挖掘蘊(yùn)含在檔案信息中的對(duì)企業(yè)和社會(huì)有價(jià)值的信息資源，服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會(huì)。

一是為社會(huì)服務(wù)打開一扇窗。企業(yè)在自己發(fā)展壯大的同時(shí)，也深深地影響和帶動(dòng)了當(dāng)?shù)氐恼?、?jīng)濟(jì)、技術(shù)和人文的發(fā)展，它往往就是當(dāng)?shù)氐囊徊堪l(fā)展史。所以在不違背保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等相關(guān)法律法規(guī)的情況下，把一些檔案信息對(duì)社會(huì)公開或開放，為社會(huì)提供可能的服務(wù)。這是展示和宣傳企業(yè)的一個(gè)機(jī)會(huì)，它的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是不言而喻的。在檔案信息資源開發(fā)利用方面，我們應(yīng)有一種開闊的視野。事實(shí)證明，在對(duì)別人開放的同時(shí)也是在宣傳和展示自己，封閉別人的同時(shí)也封閉了自己。

二是為普通員工服務(wù)打開一扇門?？陀^地講，多年來，檔案提供利用服務(wù)對(duì)企業(yè)普通員工的大門是關(guān)閉的，大多數(shù)員工對(duì)檔案室到底保存了些什么，管了些什么，一直心存神秘。他們對(duì)企業(yè)發(fā)展變化過程及歷史的認(rèn)識(shí)大多是通過一代代人的言傳來了解和理解，沒有多少人能夠有機(jī)會(huì)近距離地真實(shí)體驗(yàn)和感受歷史留下的滄桑和厚重。在檔案里凝集了企業(yè)的歷史和光輝，它會(huì)成為企業(yè)廣大員工的一部非常好的教材，我們要打開這扇門，無條件地向廣大普通員工展示企業(yè)的歷史、精神和傳統(tǒng)文化。

三是融入企業(yè)文化建設(shè)領(lǐng)域。檔案不僅是企業(yè)的信息資源，同時(shí)也是企業(yè)的文化資源。當(dāng)前的企業(yè)文化建設(shè)是通過挖掘和利用企業(yè)的文化實(shí)力來增強(qiáng)企業(yè)軟實(shí)力的過程。因此，充分發(fā)揮和運(yùn)用檔案信息資源中的文化資源因素，是增強(qiáng)企業(yè)軟實(shí)力的手段之一。企業(yè)文化是企業(yè)有形資產(chǎn)的無形表現(xiàn)和無形資產(chǎn)的有形表現(xiàn)的總和，具體地說：有形資產(chǎn)通過專有知識(shí)、品牌、證書、廣告等形式表現(xiàn)出來，而無形資產(chǎn)則通過人的大腦思維定勢(shì)、特有的精神面貌、先進(jìn)模范人物、新聞報(bào)道、各種成果等表現(xiàn)出來。企業(yè)文化資源管理創(chuàng)新在于正確理解企業(yè)文化的有形與無形的關(guān)系，把握好無形表現(xiàn)和有形表現(xiàn)。

總之，企業(yè)檔案事業(yè)要發(fā)展，就必須從實(shí)際出發(fā)，走創(chuàng)新之路，與時(shí)俱進(jìn)。只有這樣才能使檔案事業(yè)充滿生機(jī)和活力，才能使檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。創(chuàng)新是永無止境的，也只有不斷地尋找與時(shí)代發(fā)展的結(jié)合點(diǎn)，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作才能真正實(shí)現(xiàn)突破，適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需要。