高校學報檔案的信息化管理

章 鄴

(鹽城師范學院學報編輯部,江蘇鹽城 224002)

高校學報檔案的信息化管理

章 鄴

(鹽城師范學院學報編輯部,江蘇鹽城 224002)

隨著計算機技術和信息技術的大量使用,高校學報檔案管理工作的效能得到了極大提升,對高校教師從事教育科研、進行學術交流和課程資源的開發(fā)提供了極大便利。但由于網(wǎng)絡環(huán)境下,信息安全面臨著新的挑戰(zhàn),也使高校的檔案管理面臨著許多新的問題。本文從健全檔案管理規(guī)章制度、加快檔案信息化步伐、加強檔案管理人員的自身建設等方面討論了如何搞好高校學報檔案的信息化管理工作。

學報;檔案;信息化管理

學報檔案是高校檔案的重要組成部分,其管理水平的高低反映了一所學校檔案建設質量的高下。加強高校學報檔案的信息化管理,可以充分發(fā)揮學報檔案管理的效能,有力地推動高校的教育教學水平的提升。目前我國高校檔案管理已經(jīng)進入信息化時代,給高校學報檔案的管理工作帶來了新的機遇,同時也帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn)。如何切實提高高校學報檔案的信息化管理水平,成為擺在廣大學報檔案管理者面前的一個新的課題。

(一)信息化條件下高校學報檔案管理工作的新問題

由于計算機技術的大量使用,高校學報檔案管理工作面臨著一些新的問題。首先是檔案管理人員的專業(yè)水平有待進一步提升,特別是管理人員的計算機技術水平亟待加強。其次是學報檔案管理的制度有待進一步健全,特別是要探討建立網(wǎng)絡環(huán)境下學報檔案管理工作的長效機制。再次是網(wǎng)絡環(huán)境下學報檔案的開發(fā)和利用水平有待進一步提高,特別是提高其服務與高校教育教學科研、教師專業(yè)化發(fā)展、學校品牌打造和學校文化建設的效能。

(二)加強學習,切實提高對學報檔案信息化管理的認識

學報檔案是一所高校重要的教育教學資源,是高校科研成果的原始記錄,具有極其重要的保存價值。學報檔案中的科技資源可為我國的經(jīng)濟建設、科學研究和文化教育事業(yè)提供豐富的素材,提高社會效益。它也能切實保證高效教學、科研工作的順利開展,為學校教育教學質量的提升提供第一手原始資料,有助于學校打造自身教育品牌,提高高校教師的專業(yè)素養(yǎng)。同時它也能促進高效學報自身的建設,提高學報的示范性和學術影響力。學報檔案的信息化管理是提高新形勢下高校檔案管理效能的必由之路。因此,我們必須提高對高效學報檔案信息化管理重要性的認識。

(三)加強組織領導,建立學報檔案信息化管理的長效機制

高校學報檔案的信息化管理工作是一項十分復雜的工作。它既要有硬件設備,也要有軟件的支撐,既涉及到資金投入,又涉及到人員培訓,它即涉及到高校教育教學,又涉及到高校的科研和學術交流,因此,我們應該采取切實措施,加強學報檔案的信息化管理。

1.加大學報檔案管理的資金投入。學報檔案有紙質檔案、電子檔案以及其他各種類型的檔案資料,它們的保存和建設需要一定的資金支撐。在高校,學報檔案的信息化管理工作往往資金投入不足,這既有學校資金緊張的實際困難,也有學校管理層面認識不足的因素。2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出“高校檔案工作由高等學校校長領導”,并賦予其四項主要職責。這些規(guī)定的出臺有助于高校領導更新觀念,增強檔案管理意識,了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把其作為學校管理工作的重要事情來抓。學校領導應把檔案管理工作列入學校工作的重要議事日程,將其納入高校的計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時,布置、檢查、總結、驗收檔案管理工作。

2.健全完善的檔案管理工作制度。建立科學規(guī)范的管理制度,是學報檔案工作實現(xiàn)信息化管理的可靠保證。沒有完善的系統(tǒng)的管理制度,就會導致學報檔案管理工作的無序和混亂。要順利開展檔案管理工作,必須建立一套行之有效的管理制度,以制度管人,憑規(guī)矩辦事。首先,高校學報檔案管理機構要嚴格執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī),擬訂和落實本校學報檔案管理工作的規(guī)章制度,如歸檔有范圍,立卷有標準,借閱有規(guī)定,保密有條例,庫房管理有措施,開發(fā)利用有目標等,這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。其次,要強化對高校學報檔案管理工作的有效監(jiān)控,建立分管領導、職能處室和相關人員的三級監(jiān)控機制,并做好明確分工,進一步細化責任,加大落實的力度。再次,強化對學報檔案管理人員的崗位培訓、業(yè)務指導和檢查,不斷提高提高學報檔案的管理水平。

(四)加快學報檔案的信息化管理,切實提高管理水平

學校的教育教學和科研事業(yè)在不斷地發(fā)展,高校的學報管理工作也要不斷進步,以適應新的網(wǎng)絡環(huán)境下學報檔案管理工作的需要?！陡叩葘W校檔案管理辦法》明確提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案管理載體中的重要地位。高校學報檔案信息化建設是以學報檔案資源建設為核心,以紙質檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點,以計算機網(wǎng)絡建設為基礎,以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標,確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項重要的檔案建設。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好,充分發(fā)揮學報檔案管理的效能,是學報檔案管理者應盡的職責。

1.做好學報電子檔案的歸檔工作。學報涉及的范圍很廣,內容非常豐富。它與以往以紙質為載體的文件歸檔有所不同。為做好學報電子文件的歸檔工作,檔案工作者必須對電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件和數(shù)據(jù)結構及歸檔、維護等做出明確的規(guī)定,以使電子文件能有效地進行歸檔。各部門或處室在每年文書歸檔的同時進行與紙質檔案相對應的電子文件的歸檔,并按照檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)中要求的電子文件格式、大小,通過校園局域網(wǎng)將電子文件全文傳輸?shù)礁咝W報檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng),專職檔案員再進行編目上架以及開發(fā)利用工作。

2.做好電子檔案的安全防護工作。紙質檔案的安全防護工作,一般按規(guī)定借閱,杜絕丟失,切實做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等工作。但電子檔案的載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產(chǎn)生和發(fā)展、病毒入侵等都會影響電子檔案的安全。一旦發(fā)生破壞性特強的病毒侵入,則會產(chǎn)生難以修復的后果,應切實做好電子檔案的安全防護工作。一是要加強學報管理人員的專職培訓,增強檔案管理人員的事業(yè)心和責任感,切實提高他們的信息技術水平。二是抓好電子信息存儲載體,特別是磁性載體的安全防護。定期拷貝,對長久保存的電子信息應該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應放在盒中直立存放,做到防塵、防變形,避免陽光直接照射,遠離強磁場、熱源,并與有害氣體隔離。對于經(jīng)常產(chǎn)生新數(shù)據(jù)的電子檔案系統(tǒng),可選用性能較穩(wěn)定、費用較低的磁帶介質作為數(shù)據(jù)載體。三是做好數(shù)據(jù)備份工作,采用軟件備份與人工保護相結合,保證信息安全。四是保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運行安全,實行內部網(wǎng)與一切外網(wǎng)的物理隔離,設置登錄限制和使用文件權限的限制。五是預防病毒,防止網(wǎng)絡系統(tǒng)遭受侵害。在計算機系統(tǒng)安裝高可靠性的防火墻,經(jīng)常更新殺毒軟件,預防病毒入侵,不斷提高病毒防護能力,以確保學報電子檔案的安全保存。

[1]安春娥.試論高校學報檔案的管理、開發(fā)與利用[J].山西廣播電視大學學報,2009(2):92-93.

[2]崔今淑.高校學報檔案資料的建立和開發(fā)利用[J].延邊大學學報,2001(4):112-113.

(責任編輯張佑法)

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2010-11-08

章鄴(1980—),男,助理館員,研究方向:檔案管理。