對高校人事檔案管理工作的思考*

杜玉蘭

(常州大學人事處,江蘇常州213164)

對高校人事檔案管理工作的思考*

杜玉蘭

(常州大學人事處,江蘇常州213164)

高校人事檔案管理是學校組織人事工作的重要組成部分,是高校人力資源開發(fā)利用的支撐,但有時人們對高校人事檔案管理工作的這種重要性認識不足,致使目前人事檔案管理工作存在以下問題：檔案材料不能完整及時歸檔;檔案管理人員總體業(yè)務素質不高;人事檔案管理工作需要的硬件投入欠缺等。要從加強規(guī)章制度,建立和規(guī)范工作程序,增加硬件投入,加快檔案信息數字化建設,加強檔案管理人員業(yè)務素質培訓等方面,進一步完善高校人事檔案管理工作。

高校;人事檔案管理;現狀;對策

高等學校是各類人才的密集聚集之地,承擔著人才培養(yǎng)、知識創(chuàng)新和服務社會的重要使命。高校組織人事工作要更好地開發(fā)利用高校人才資源,必須重視和利用人事檔案。干部人事檔案管理是高校人力資源管理和開發(fā)利用的基礎性工作。干部人事檔案材料是反映相關人員情況的基本憑證,是干部工作、人才工作的重要信息,是高等學校管理人才、發(fā)現人才、選用人才的重要依據,在人力資源開發(fā)、人才預測及政策決策等方面起著十分重要的作用。[1]目前,人事檔案管理工作中存在著許多需要改進的地方。本文就目前高校人事檔案管理的現狀和存在的若干問題進行分析探討,尋求對策。

一、高校干部人事檔案管理的現狀和存在的若干問題

1.對檔案及檔案管理工作的重要性認識不足

按照中共中央組織部修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求,干部人事檔案材料收集工作必須遵循全面、及時、規(guī)范的原則,重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料,并根據經濟社會發(fā)展和組織人事工作要求,不斷充實完善檔案內容。由于有時人們對檔案及檔案管理工作的重要性認識不足,相關部門和人員不知道哪些材料應該歸檔,造成檔案材料收集不完整、不及時。

2.檔案材料缺失,無法彌補

筆者在整理檔案材料的工作實踐中,發(fā)現不少已無法彌補的缺失材料。首先,高校應屆畢業(yè)生直接轉交來的檔案中就有很多材料缺失,學士學位授予材料缺失率高達90%以上,新進校工作的碩士和博士畢業(yè)生的檔案中經常缺少考生報名登記表、錄取登記表和專家推薦書。其次,高校是人才流動頻繁之地,檔案轉進轉出也隨之頻繁發(fā)生,按《干部人事檔案工作條例》規(guī)定,轉出檔案必須完整齊全、裝訂立卷,不得扣留材料或分批轉出,但實際操作中經常會有一些近期材料不能及時轉交,當接受單位催要時,原工作單位或畢業(yè)院校已找不到相關材料,甚至相關材料已被銷毀,由此造成無法挽回的損失。其三,通過調動渠道轉來的檔案中,工資材料缺乏連續(xù)性,考核材料不全,初次參加工作時間記載不明確等等問題,也增加了用人單位對錄用人員初次參加工作時間的認定和工齡計算的困難,這些材料由于形成時間已經久遠,很少能找回原件,即使催要也已經無法補齊,為了檔案的真實性和可靠性,不能重新補充而只能繼續(xù)缺失。

3.原始材料不規(guī)范,整理標準不統(tǒng)一,經重復整理過的檔案破壞嚴重

中組部和國家檔案局在上世紀90年代就下發(fā)了《干部檔案工作條例》及《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,規(guī)定了具體的檔案材料收集、鑒別、整理及歸檔辦法,以及檔案的保護、管理、利用和轉遞等一系列要求。2009年7月,中組部又下發(fā)了修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,要求抓緊完善工作制度,規(guī)范材料收集歸檔范圍,嚴肅工作紀律,以確保人事檔案的真實可靠。但是,由于各單位檔案管理人員對政策、法規(guī)的重視、理解、執(zhí)行程度參差不齊及管理人員的頻繁更換,導致各自對檔案材料的收集整理沒有標準化,不同地區(qū)不同單位之間的流動人員的檔案整理標準不統(tǒng)一,特別是造成經過多次重復整理過的檔案問題最多。[2]從筆者整理檔案工作中發(fā)現,原始材料存在內容不歸范、字跡不清、缺公章、少簽字等等問題。在縫切方面,檔案材料強調原始性,正是由于它的不可再生性,為安全起見,本應在對材料進行縫紉、剪裁、打洞、蓋章、銷毀之前慎之又慎,而事實上,經多次重復整理過的材料往往縫切不規(guī)范、大小不一,輕意下刀切壞的和隨意打洞的材料不少,嚴重損壞原材料的完整,造成損失不可估量,大大降低了檔案的綜合利用價值。

4.新建檔案問題多

由于競爭和發(fā)展的需要,許多單位不同程度地存在部分“新建檔案”。這類檔案主要根據個人填寫的干部履歷表及個人簡歷和他們提供的學歷、學位、任職資格證書等個人保管的有限原件制成復印件建檔,而各個時期的各類考核鑒定及工資等個人檔案必備材料嚴重欠缺。這些“新建檔案”人員的大部分歷史經歷記錄為空白,削弱了高校人事檔案的憑證、依據功能,使用人單位無法全面考察引進人員歷史,既影響干部個人發(fā)展,也對全面考察了解和提拔錄用干部造成一定的負面影響。

5.檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定,素質不過硬,不能完全適應信息化管理

干部人事檔案收集整理工作是一項非常細致的技術性較強的工作,要求對歸檔材料做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”,整理后的每卷檔案達到“完整、真實、條理、精煉、實用”。這一工作特點顯得繁瑣、枯燥,沒有奉獻精神是難以堅持下去的,不少人不愿從事這項工作,這就造成檔案管理人員隊伍的不穩(wěn)定。檔案管理中還存在著工作人員年齡普遍偏大、學歷層次偏低、知識結構老化、缺乏專業(yè)知識和技能的情況,難以接受現階段科學管理檔案的方法和模式。特別是他們對現代信息技術涉足較淺,計算機操作能力低,對微縮技術、聲像技術、自動化技術、通信技術在檔案管理中的應用更是難以適應,不能完全適應檔案管理信息化的要求。

6.硬件投入不夠,制約檔案管理數字化進程

現代信息技術的應用是科學管理檔案的重要支撐,它快速、準確、全面的優(yōu)勢是提高人事檔案管理工作效率和質量的保障。人事檔案管理是一個動態(tài)的管理,對材料的不斷收集、整理、鑒別、分類、剪裁、入檔,每裝一份材料都需把檔案重新拆裝一次,再加上頻繁的檔案查閱,對原始檔案材料的無意磨損不可避免?，F階段,部分高校在嘗試或實現對干部人事檔案原材料進行掃描,放入原件管理系統(tǒng),通過不同的系統(tǒng)對檔案材料進行錄入和查閱,這需要不少的資金投入,有些學校在軟件和硬件設施的投入上有些為難,制約了檔案管理的數字化進程。

二、改進人事檔案管理工作的措施分析

1.加強宣傳工作,提高人們對檔案重要性的認識

每一份檔案都是一個人歷史經歷的濃縮,出生時間、工作時間、各種考核、鑒定、學歷、學位、職稱、資格等各種證明材料都與個人工資、提職、任免、退休密切相關。[3]所以要加大檔案工作宣傳力度,讓人們認識檔案材料對個人的重要性,及時送交應歸檔的材料。另一方面,可以嘗試,除了檔案中涉及機密和不宜公開的內容外,部分內容根據個人需要可向本人部分公開,以提高這一工作在人們心中的認知度。

2.加強規(guī)章制度建設,嚴格規(guī)范工作程序

要認真制定并落實中組部和國家檔案館要求的七項制度,規(guī)范七種簿冊的登記,工作中制定實施細則并嚴格按規(guī)章制度辦事,真正落實制度化管理。特別是管理人員必須積極主動有計劃地收集材料,以補充檔案內容,并適時地和檔案材料形成部門聯系,從用紙到格式,提出具體要求,做到批量收上來的材料盡可能的規(guī)范,為原始材料的規(guī)范提供基礎保障。材料的收集采取定期與不定期相結合,做到全面及時地收集和補充。如年度考核材料、工資普調、表彰獎勵、職稱評定等材料按計劃定期收集,但不定期的零散材料就得靠管檔人員平時注意留心各方面情況,及時掌握信息,隨時收集,甚至催要材料,認真鑒別后歸檔,隨時準備為組織人事部門對檔案的查閱利用提供更客觀、全面、真實的依據。

3.增加硬件投入,加快檔案信息數字化建設

檔案管理工作的數字化建設是時代對我們的要求,是新形勢下干部人事檔案工作的需要,要推進干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學化建設,必須將傳統(tǒng)的管理模式與現代科學技術相結合?，F階段,檔案基本已實現紙質檔案與電子檔案的雙效管理,紙質檔案是人事檔案的基石,電子檔案是紙質檔案的縮影和補充。而電子檔案又分為基本的直接以數字模式產生的數字信息檔案和通過對紙質檔案進行數字掃描后再加工、處理而成的原件數字檔案兩種。第二種數字檔案就是一個個人檔案的全文數據庫,全面而真實地體現紙質檔案的本來面目。但是由于各省各地的信息化管理層次參差不齊,現在還大都停留在最基本的管理層次上,信息化管理的深度開發(fā)潛力很大。如果硬件投資到位,徹底實現現代信息技術在檔案管理中的應用,則可以把管檔人員從較落后的繁雜工作中部分解脫出來,既保護了紙質檔案,又方便檔案查閱,更大程度地提高檔案的管理水平和使用效率。

4.嚴格檔案管理人員的選拔,加強業(yè)務素質和計算機應用能力培訓

加強各地所有檔案管理人員的選拔和培訓是做好檔案管理工作最基本的保障。組織人事部門應嚴格按照崗位職責和組織人事干部必備條件挑選政治和業(yè)務素質都過硬的干部人事檔案管理人員,慎重考察,好中選優(yōu),加強教育和培養(yǎng)。首先是業(yè)務素質要過硬,上崗之前,必須先明確檔案管理的諸多要求,理解掌握相關政策、法規(guī)和條例及細則。其次要有較強的計算機操作能力,同時要加強對他們計算機應用能力的培訓,以適應新形勢下檔案管理數字化的要求。其三推行持證上崗制度,推動高校干部人事檔案管理工作邁上新臺階。

綜上所述,只要領導重視,硬件投入有保障,創(chuàng)造協(xié)調合作的軟環(huán)境,規(guī)范制度,細化規(guī)則并切實貫徹,提升管理人員素養(yǎng),實現人事檔案材料整理的“全面、及時、規(guī)范”,就一定能更好地利用人事檔案資源,為事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮人事檔案工作應有的作用。

[1]田忠智.淺談高校人事檔案工作中的問題與對策[J].蘭臺世界,2009(6)：45-46.

[2]羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].科技情報開發(fā)與經濟,2009(35)：143-146.

[3]楊碧倩.高校人事檔案管理工作中的若干問題及改進措施[J].揚州教育學院學報,2009(3)：89-91.

On University Personnel File Management

DU Yu-lan
(Personnel Department,Changzhou University,Changzhou 213164,China)

University personnel file management is an important part of the personnel work,and it is also the support of human resources development and utilization in University.How ever,many people do not fully understand the importanceof personnel filemanagement,which leads to the follow ing problem s：the archival m aterial can not be complete and tim ely,some filemanagers are poor of professional quality,and lack of the necessary investment in hardw are.Som emeasures should be taken,such as strengthening the rules and regulations,establishing and standardizing the work process,increasing the investment in hardw are to speed up the construction of digital information archives,strengthening the professional training of filemanagers to further imp rove themanagement of university personnel files.

university;personnel filemanagement;current situation;solutions

李 艷)

G275 文獻標碼：A

1672-9048(2010)03-0104-03

2010-05-30

杜玉蘭 (1963—),女,重慶忠縣人,館員,主要從事文獻與檔案管理研究。