試論企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀中存在的誤區(qū)及對(duì)策

陳洪遠(yuǎn) 李海雁

摘要:《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)各門類會(huì)計(jì)檔案的保管期限及過期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定。但因?yàn)檫^期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作政策性、業(yè)務(wù)性、責(zé)任性很強(qiáng),自油田建立以來從未組織過鑒定銷毀工作。目前,保管在各單位的過期會(huì)計(jì)檔案數(shù)量很大,為保管這批檔案擠占了庫房容量,浪費(fèi)了人力物力。本文在分析存在誤區(qū)的基礎(chǔ)上,對(duì)癥下藥,提出了一些有建設(shè)性的措施,比如轉(zhuǎn)變觀念,堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的辯證統(tǒng)一;制定更為細(xì)致、量化的檔案鑒定制度,增加可操作性;創(chuàng)新檔案鑒定銷毀機(jī)制,提高管理效益等。

關(guān)鍵詞: 企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案 鑒定銷毀

河南油田成立于1972年,經(jīng)過三十多年的發(fā)展,成為國(guó)家特大型企業(yè)。目前館藏檔案達(dá)30.8萬卷、10.7萬件,永久檔案14.7萬卷、2.9萬件。其中到期檔案以案卷為單位的占30%,以件保存的占15%。雖然成立了檔案鑒定銷毀委員會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)小組,開展過幾次檔案鑒定銷毀活動(dòng),但主要是針對(duì)到期的短期普發(fā)性文書檔案和一些到期及無法再利用的科技檔案,比如1980年以前測(cè)井原圖及模擬帶已經(jīng)轉(zhuǎn)換出數(shù)字帶,測(cè)井儀器已經(jīng)更新,原帶讀帶機(jī)無法讀取使用,所以銷毀不影響生產(chǎn);還有1973-1991年的單井綜合記錄(藍(lán)圖)利用率低,并保存有底圖,到期銷毀不影響生產(chǎn)利用,隨著技術(shù)發(fā)展以打印的形式,不再曬圖;還有是油田產(chǎn)能建設(shè)1993年以前的有兩套,其中一套不齊全的鑒定銷毀了,總計(jì)各類檔案鑒定銷毀不超過1萬卷(件)左右。那么還存在大量到期沒有利用價(jià)值的檔案為什么沒有鑒定銷毀呢?這部分主要是會(huì)計(jì)檔案。雖然國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年聯(lián)合頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,對(duì)各門類會(huì)計(jì)檔案的保管期限及過期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定,但因?yàn)檫^期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作政策性、業(yè)務(wù)性、程序性、責(zé)任性很強(qiáng),自油田建立以來對(duì)過期會(huì)計(jì)檔案只做鑒定從未銷毀。目前,保管在各單位的過期會(huì)計(jì)檔案數(shù)量很大,為保管這批檔案擠占了庫房容量,浪費(fèi)了人力物力,很有必要進(jìn)行調(diào)研,分析其原因,采取一些有建設(shè)性的措施,加以解決。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀滯后原因分析

1.檔案鑒定銷毀工作責(zé)任性強(qiáng),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有所顧忌

在《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》中對(duì)未到期的會(huì)計(jì)檔案或到期但仍有憑證、參考價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案銷毀要追究法律責(zé)任,有時(shí)對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案重新鑒定時(shí)不能做到百分之百的準(zhǔn)確,萬一以后要做憑證使用呢,所以一般一律從長(zhǎng),另外《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中并沒有對(duì)不開展過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀活動(dòng)的行為追究責(zé)任,出于避害趨利的心理,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一般選擇不支持也不在過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀審批表上簽字。

2.國(guó)有企業(yè)缺乏效益觀念, 不計(jì)成本

保管檔案需要很多方面的費(fèi)用支出,如保存空間、裝具、人力等,包括庫房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用和參考費(fèi)用,大約以每份檔案保管費(fèi)用在100至200元/年之間計(jì)算,目前油田到期檔案以案件為單位的占30%,以件保存的占15%,其中過期的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量在7-8萬卷之間,則每年需支付700-1400萬元的費(fèi)用。對(duì)于年產(chǎn)值過百億元的國(guó)有企業(yè)來說不算什么,如放在私人企業(yè)或股份制企業(yè),肯定不行,這是國(guó)有企業(yè)缺乏效益觀念所致。但隨著油田的發(fā)展,會(huì)計(jì)檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng),檔案庫容趨于飽和,面臨檔案數(shù)量的無限增長(zhǎng)與有限的保存能力之間的矛盾,這個(gè)矛盾的最終解決將是檔案管理的效益問題。鑒定檔案時(shí),必須考慮檔案的利用價(jià)值與保存成本之間的比例。因此,在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn),要考慮一下每份檔案是否值得保存,值得保存多久。

3.檔案管理部門出于自身利益,工作積極性不高

按照勞動(dòng)人事部、國(guó)家檔案局1985年頒布的《地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)(試行)》的規(guī)定,檔案館人員編制是按照館藏檔案(包括具有檔案價(jià)值的資料)數(shù)量計(jì)算的,即以館藏檔案一萬卷確定編制基數(shù):地、縣(區(qū))及縣級(jí)市檔案館五人,館藏不足一萬卷,編制適當(dāng)減少,但不少于三人;地區(qū)級(jí)城市檔案館七人;省、自治區(qū)、直轄市及其他大城市檔案館十人。如果館藏超過一萬卷不足三十萬的,其超過部分每五千卷增配一人;超過三十萬卷的,其超過部分每七千卷增配一人。那么國(guó)有企業(yè)檔案部門出于自身利益考慮就不會(huì)積極、主動(dòng)開展對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)試行20余年,存在如何使檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)更趨于科學(xué)化和合理化問題。一是目前檔案現(xiàn)代化管理水平提高;二是此標(biāo)準(zhǔn)不符合“精減、效率”的原則;三是標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置幅度應(yīng)該調(diào)整,社會(huì)發(fā)展迅速,每年形成的檔案數(shù)量倍增,如果還按每七千卷增配一人,已經(jīng)與實(shí)際不適應(yīng),也會(huì)造成編制部門不能對(duì)檔案館人員合理配置。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀中的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀念,堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的辯證統(tǒng)一

首先,轉(zhuǎn)變企業(yè)和檔案管理部門的觀念。檔案保管和提供利用這個(gè)過程本身就是為了追求某種效益,所存檔案若不能滿足社會(huì)的需求或者保存檔案的付出與滿足的需求相比得不償失,那么保管檔案就變成了無效勞動(dòng)。特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天,在檔案部門財(cái)力有限、庫房緊張的狀況下,更需轉(zhuǎn)變只重視社會(huì)效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念和做法,在對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作中重視保管費(fèi)用等因素,積極開展鑒定銷毀活動(dòng),這對(duì)優(yōu)化館藏,提高效益具有重要意義。

2.制定更為細(xì)致、量化的檔案鑒定制度,增加可操作性

加強(qiáng)檔案鑒定理論的研究,使其更有利于指導(dǎo)實(shí)踐。檔案部門應(yīng)注重研究一些操作性強(qiáng)的工作規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn),并在制訂會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀細(xì)則時(shí)考慮到保管費(fèi)用因素,如可修改現(xiàn)有保管期限表,將保管期限的劃分進(jìn)一步細(xì)分為1個(gè)月、3個(gè)月、6個(gè)月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等,在確定該文件究竟該保存多久時(shí),應(yīng)將費(fèi)用因素考慮進(jìn)去,這樣在鑒定的具體工作標(biāo)準(zhǔn)中減少了人為因素的干擾,使其更具有科學(xué)性,更能體現(xiàn)效益原則。

3.創(chuàng)新檔案鑒定銷毀機(jī)制,提高管理效益

(1)把檔案鑒定工作納入企業(yè)內(nèi)控制度

要把會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作落實(shí)到位,有必要納入企業(yè)內(nèi)控制度,每年按內(nèi)控流程定期開展對(duì)過期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。鑒定銷毀工作不是可干可不干的事情,而是必須要干的工作,在流程中明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù),通過程序的合理性、科學(xué)性,盡可能地減少人為因素對(duì)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

(2)建立檔案專業(yè)鑒定銷毀中介機(jī)構(gòu)

企業(yè)內(nèi)部自己審核自己的會(huì)計(jì)檔案是否應(yīng)該銷毀也存在其風(fēng)險(xiǎn)性,如同現(xiàn)在審查醫(yī)療事故,醫(yī)療系統(tǒng)自己查自己,存在可信度和公正度問題一樣,國(guó)內(nèi)外目前趨向的做法是交給第三方暨中介機(jī)構(gòu)來評(píng)價(jià)比較合理。作者認(rèn)為在會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀方面也可以創(chuàng)新機(jī)制,建立中介機(jī)構(gòu)專門來做這件事,一可以解除企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不必要的心理負(fù)擔(dān),二可以較科學(xué)地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,三可以帶來新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn),當(dāng)然這需要國(guó)家制定出臺(tái)相關(guān)政策允許。

(3)在各級(jí)政府檔案管理機(jī)構(gòu)中成立檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)

應(yīng)在各級(jí)政府檔案機(jī)構(gòu)中成立檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu),定期對(duì)企業(yè)過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行指導(dǎo)。由檔案行政管理機(jī)關(guān)、檔案館的鑒定專家以及富有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成的檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu),因是政府行政部門更具權(quán)威性和法律依據(jù),也符合政府職能轉(zhuǎn)向?yàn)槠髽I(yè)服務(wù)的大方向。因其專職負(fù)責(zé)檔案鑒定、存留與銷毀問題的研究及經(jīng)常性的檔案鑒定銷毀工作,可以保證企業(yè)過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀始終處于被選擇的狀態(tài)中,從而提高管理效益。

參考文獻(xiàn):

1.黃小斯.會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀中出現(xiàn)的問題及處理.湖南檔案,2002(10).

作者單位:河南油田檔案館