關(guān)于我國現(xiàn)代公文規(guī)范化問題的探討(下)

李 昌 遠(yuǎn)

（作者系中共河北省委辦公廳原副秘書長）

三、為全面實(shí)現(xiàn)公文規(guī)范化而努力奮斗

公文規(guī)范化是一個(gè)歷史的、發(fā)展的概念，而發(fā)展的動(dòng)力是改革，通過改革形成不同歷史時(shí)期的公文規(guī)范化的體系和標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，我國現(xiàn)行的公文體系及標(biāo)準(zhǔn)集中反映在中共中央和國家機(jī)關(guān)頒布的公文法規(guī)、規(guī)章和其他相關(guān)規(guī)定之中。所以，我們講公文規(guī)范化不是要去創(chuàng)造一個(gè)什么規(guī)范，而是要為全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行的法定公文規(guī)范化的要求而努力奮斗。

公文規(guī)范化是一個(gè)既舊又新的話題。從河北省的情況看，公文規(guī)范化的問題早就提出來了。1985年1月，中共中央辦公廳在全國秘書長、辦公廳主任座談會(huì)上要求在辦公廳的管理工作中，“要形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序和工作方法”。據(jù)此，1986年7月中共河北省委辦公廳召開的公文工作座談會(huì)上，強(qiáng)調(diào)公文工作也要實(shí)現(xiàn)“三化”，即規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。當(dāng)時(shí)，主要是從公文的組織管理工作來講規(guī)范化問題的，要求公文工作的各個(gè)程序和環(huán)節(jié)有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求，都能按一定的軌道運(yùn)行，并且要通過建立健全以崗位責(zé)任制為中心的科學(xué)的各項(xiàng)規(guī)章制度來加以保證。會(huì)后，經(jīng)中共河北省委批準(zhǔn)，省委辦公廳于同年的8月5日發(fā)出了《關(guān)于印發(fā)<全省公文工作座談會(huì)紀(jì)要>的通知》，指出：“目前，公文工作的基本情況是，新舊制度、方法交替，優(yōu)劣并存，有的單位還處于盲目散亂的狀態(tài)?！睘榱私鉀Q好這個(gè)問題，要求必須把實(shí)現(xiàn)公文工作的“三化”提到日程上來，使公文工作由經(jīng)驗(yàn)式的管理走向科學(xué)管理。省委辦公廳為了推進(jìn)公文工作的“三化”進(jìn)程，隨即組織力量，制定了《河北省黨委機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》(1986年12月印發(fā))；并搜集整理了建國以來黨中央、國務(wù)院及中共河北省委、省政府有關(guān)公文工作的文件，編印了《公文工作文件選編》(1987年7月河北人民出版社出版)。這個(gè)《辦法》和這本書下發(fā)后，對于促進(jìn)公文工作的“三化”起到了積極作用。1989年4月中共中央辦公廳制定的《中國共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例(試行)》下發(fā)后，省委辦公廳采取上下結(jié)合的方法，對河北省的《暫行辦法》進(jìn)行了修改，形成了《河北省黨委機(jī)關(guān)公文處理辦法》（1990年5月印發(fā)）。1996年5月中央辦公廳下達(dá)了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》后，省委辦公廳又對《公文處理辦法》進(jìn)行了修改，形成《河北省黨委機(jī)關(guān)公文處理細(xì)則》（1997年1月印發(fā)）。除了抓以上公文基本規(guī)章的制定和修訂外，省委辦公廳還制發(fā)了公文處理方面的單項(xiàng)規(guī)章二十余件，舉辦過多次培訓(xùn)班和公文展覽，開過多次經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，來解決公文規(guī)范化的問題。與此同時(shí)，河北省人民政府辦公廳也為行政機(jī)關(guān)的公文規(guī)范化做了許多相同或類似的工作。所有這些，無疑對河北省的公文規(guī)范化起了重要的推動(dòng)作用?？偟膩砜矗壳昂颖笔「骷?jí)黨政機(jī)關(guān)專門從事公文審核的工作機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T普遍充實(shí)了；公文工作系統(tǒng)的管理和規(guī)范運(yùn)作普遍加強(qiáng)了；從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策的自覺性普遍提高了。但是，毋庸諱言，當(dāng)前各級(jí)機(jī)關(guān)的公文不規(guī)范的問題并未完全解決。據(jù)省委、省政府“兩辦”搞核文把關(guān)的同志反映，現(xiàn)在頭痛的問題仍是公文不規(guī)范，諸如文種使用不當(dāng)、格式錯(cuò)亂、處理程序違規(guī)，甚至像請示與報(bào)告不分、文件“倒流”等二三十年的老問題仍時(shí)常碰見。由此看出，如今重提公文規(guī)范化的問題，是有現(xiàn)實(shí)針對性的，賦予了舊話題以新內(nèi)容。

我們跳出河北，將視線轉(zhuǎn)到其他地方，可看到解決公文規(guī)范化問題也是個(gè)新課題。2007年8月我出席在新疆大學(xué)召開的“第九屆現(xiàn)代應(yīng)用文國際研討會(huì)”，從溫州大學(xué)人文學(xué)院魏成春老師關(guān)于《公文質(zhì)量存在問題及對策》的發(fā)言中了解到：該院2005年7月至12日，在國務(wù)院《辦法》實(shí)施五周年、國家標(biāo)準(zhǔn)《公文格式》實(shí)施七周年之際，對溫州市人民政府及其所屬11個(gè)縣（市、區(qū)）人民政府2004年的公文質(zhì)量進(jìn)行抽樣調(diào)查分析，其結(jié)果：溫州市市政府的65份公文，問題最嚴(yán)重的是公文格式，合格率為0；其次是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，合格率為86%；接下來是錯(cuò)別字，合格率為92%；文種使用，合格率94%；公文結(jié)構(gòu)，合格率95%。市屬11個(gè)縣（市、區(qū)）的52份公文，問題最嚴(yán)重的也是公文格式，合格率為0；其次是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，合格率50%；再次是語法，合格率88%；文種使用，合格率90%；錯(cuò)別字，合格率92%；公文結(jié)構(gòu)，合格率98%。

我們再將視線轉(zhuǎn)向媒體和出版界。較長時(shí)期以來，我注意觀察以中央和地方報(bào)紙為載體所陸續(xù)登載的不少公文，其中使用文種和格式正確的居少數(shù)，不合格的占多數(shù)。特別是亂用“公告”的現(xiàn)象隨時(shí)可見，什么“招聘公告”、“招生公告”、“問卷調(diào)查公告”、“校慶公告”、“選干公告”、“遷址公告”、“施工公告”、“開業(yè)公告”、“拍賣公告”以至“一品饞嘴鴨公告”等等，不一而足。公告是向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)和法定事項(xiàng)時(shí)才使用，其法定作者一般是高層機(jī)關(guān)，而以上那些限于中下層單位需要向社會(huì)有關(guān)方面宣布知照事項(xiàng)，可選用通告或選用非法定文種啟事、簡章、廣告等即可。這些年，我也注意翻閱出版的有關(guān)公文寫作的書籍，感到質(zhì)量好的甚少，有明顯缺陷，甚至學(xué)風(fēng)不正、抄來抄去者多。一些書都標(biāo)明是“最新”的、“必備”的、“大全”的，是貫徹現(xiàn)行公文法規(guī)的，但并非如此，主要表現(xiàn)在：一是內(nèi)容陳舊。如批示、指令等作為法定文種早已取消了，但仍繼續(xù)列入，有的甚至將指令延伸為現(xiàn)行法定文種命令的一種功能；二是文種不全。只講國家行政機(jī)關(guān)文種，未講黨的機(jī)關(guān)文種，有的錯(cuò)誤地將中辦《條例》規(guī)定的公報(bào)、指示、決議列入非主要的“其他公文”之列；三是例文誤導(dǎo)。將一些過時(shí)的或者有明顯錯(cuò)誤的公文例文當(dāng)成“范文”去介紹推廣；四是講公文寫作主要限于講公文正文的草擬。一般對公文格式的其他要素和公文處理問題沒有講。如果對整個(gè)公文體系不弄清楚，是會(huì)影響公文草擬的，比如有的書認(rèn)為既然公文正文要講行文主旨，但又“通過標(biāo)題事由將意圖主旨突出在先，……造成信息浪費(fèi)，不符合語言使用的經(jīng)濟(jì)原則”。這是由于不了解“標(biāo)題”在整個(gè)公文格式中的地位及其對公文處理的作用，才產(chǎn)生如此錯(cuò)誤的看法；五是違規(guī)講解。比如：在闡釋國務(wù)院《辦法》的文種使用范圍時(shí)，本來是“決定”擔(dān)負(fù)“撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”的功能，將其強(qiáng)加給“命令”文種，名曰“撤銷令”；本來是“通知”具有的“任免人員”的功能，將其轉(zhuǎn)移給“命令”，名曰“任免令”；“命令”現(xiàn)在只有“嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員”的功能，卻照舊制去講它可用于“懲戒有關(guān)人員”，名曰“懲戒令”；將“通知”的功能由下行文泛化為“可用于平行文”；“函”由平行文泛化為上、中、下行均可用；還有，求批“函”與“請示”混用，復(fù)“函”與“批復(fù)”混用，“通知”被錯(cuò)用來批轉(zhuǎn)下級(jí)“請示”，硬將法定文種“報(bào)告”與非法定文種的“會(huì)議報(bào)告”、“述職報(bào)告”混為一談，等等。這些，使我想起有識(shí)者言，寫書出書是一種學(xué)術(shù)活動(dòng)，而真正的學(xué)術(shù)乃“天下之公器”?，F(xiàn)在出版那么多有關(guān)公文寫作的書籍，應(yīng)當(dāng)是在公文領(lǐng)域提供正己正人正社會(huì)的尺度或標(biāo)準(zhǔn)。但是，如今的不少公文寫作書并沒有達(dá)到這一學(xué)術(shù)目的，特別是對初入或未入“公文門”的寫作人員還是一種誤導(dǎo)！

歸納上述，當(dāng)前重提公文規(guī)范化的問題很有必要、很有現(xiàn)實(shí)意義，而且這個(gè)問題不僅僅是某些單位某些人的問題，而是全社會(huì)的問題，因?yàn)樯鐣?huì)離不開管理，也就離不開公文。古人講，公文乃“經(jīng)國之大業(yè)”、“經(jīng)國之樞機(jī)”，他們站在治理國家的高度來認(rèn)識(shí)公文的重要性，是很有見地的。我們也應(yīng)站在治國的高度，把全面推進(jìn)公文規(guī)范化作為一個(gè)社會(huì)系統(tǒng)工程來對待。為此，筆者提出以下建議：

第一，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要重視公文規(guī)范化工作，把實(shí)現(xiàn)本機(jī)關(guān)公文規(guī)范化視為領(lǐng)導(dǎo)工作的一項(xiàng)重要職責(zé)。公文規(guī)范化的主體既然是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)中樞，因此不要認(rèn)為它只是秘書部門的事，用不著去管。多年來的經(jīng)驗(yàn)表明，要解決好機(jī)關(guān)的公文“倒流”、聯(lián)合行文過多和文山高筑等“老大難”問題，起決定作用的是領(lǐng)導(dǎo)。新中國成立初期，為了糾正經(jīng)常出現(xiàn)在電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等公文中的文字缺點(diǎn)，中共中央曾要求“地方縣委、縣政府以上負(fù)責(zé)干部，至少有一人學(xué)會(huì)文法，以便負(fù)責(zé)修正文電字句”?，F(xiàn)在，隨著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子的知識(shí)化和專業(yè)化程度提高，懂文法、會(huì)寫作的領(lǐng)導(dǎo)干部越來越多，這是好現(xiàn)象。但是，我覺得會(huì)公文撰制特別是懂公文格式和處理的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人還不多，因此，在公文工作中往往出現(xiàn)隨意性，甚至置秘書部門的正確意見于不顧。所以，應(yīng)提倡領(lǐng)導(dǎo)干部也要懂得公文撰制和處理的規(guī)則與程序，并帶頭執(zhí)行，這樣才能領(lǐng)導(dǎo)好公文規(guī)范化工作。

第二，各機(jī)關(guān)秘書部門和秘書人員要在推進(jìn)公文規(guī)范化工作中切實(shí)發(fā)揮好參謀助手、樞紐協(xié)調(diào)和主力軍的作用。要進(jìn)一步把公文處理工作納入“三化”的軌道。其中，規(guī)范化是目標(biāo)，科學(xué)化是基礎(chǔ)，制度化是保證。要建立健全以崗位責(zé)任制為中心的公文處理工作制度，使公文規(guī)范化的要求真正落實(shí)到公文處理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)工作崗位上去，以明確職責(zé)、相互合作，保證公文工作及時(shí)準(zhǔn)確地運(yùn)轉(zhuǎn)，提高質(zhì)量和效率。特別是要輔助領(lǐng)導(dǎo)做好核文把關(guān)工作，做到急而不疏（處理急件不出現(xiàn)疏忽以至漏核）、多而不慌（來文多時(shí)要冷靜地一件件處理）、亂而不煩（對待散亂的文稿不煩躁）、長而必細(xì)（審核長文時(shí)更要細(xì)心）、惑而必問（不清楚要問）、盡責(zé)不越權(quán)（重要改動(dòng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批）。說到底，提高公文規(guī)范化水平，重要的在于提高秘書工作隊(duì)伍的素質(zhì)。要通過加強(qiáng)崗位學(xué)習(xí)培訓(xùn)、以老帶新、以會(huì)帶訓(xùn)、公文展覽等多種形式，營造學(xué)習(xí)研究公文規(guī)范化的濃厚氛圍。對新上崗的同志，要進(jìn)行以研讀公文法規(guī)為主要內(nèi)容的崗前培訓(xùn)，不能“昏昏然”地走上崗位。同時(shí)，上級(jí)秘書工作部門要從公文處理的理論和實(shí)踐方面加強(qiáng)對下級(jí)秘書部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，秘書工作部門之間也要加強(qiáng)橫向聯(lián)系和交流。一些黨政機(jī)關(guān)的秘書部門建立公文“年會(huì)”或“兩年會(huì)”制度，借以交流經(jīng)驗(yàn)，切磋問題，不斷提高工作水平，這一經(jīng)驗(yàn)是值得推廣的。

第三，實(shí)際工作者與教學(xué)研究工作者攜手合作，取長補(bǔ)短，進(jìn)一步開拓和發(fā)展公文學(xué)。我這里根據(jù)公文規(guī)范化的要求，提出公文學(xué)這個(gè)概念，是想說明我們不僅要注意公文自身寫作的研究，也要注意公文處理工作的研究，并且將兩者合為一體?！鞍傩械聻槭住?，搞學(xué)術(shù)研究也要把職業(yè)道德放在首位，把“先做人，后做學(xué)問”作為治學(xué)信條，防止把“市場規(guī)則”引入學(xué)術(shù)領(lǐng)域的腐敗之風(fēng)滋生和蔓延。學(xué)術(shù)研究貴在勤奮、日積月累，“厚積”才能“薄發(fā)”，浮躁不安、“坐不住、鉆不進(jìn)”，以至抄襲作假乃是做學(xué)問之大敵。學(xué)術(shù)研究既要繼承又要?jiǎng)?chuàng)新，只有創(chuàng)新才能超越。但是，公文學(xué)的研究和實(shí)踐，不能只講創(chuàng)新思維，還要講規(guī)約性思維。所謂規(guī)約性思維，就是要按照某種規(guī)定和程式去思考問題。有人認(rèn)為“文無定法”，視公文體式為“八股”。這種思想是同推進(jìn)公文規(guī)范化不相容的。講公文規(guī)范化，就要講“法”，離開黨和國家對公文撰制和處理規(guī)范的要求，就寫不出好公文，就會(huì)在處理中引起混亂。所以，無論是公文研究還是公文撰制，都離不開現(xiàn)行的公文法規(guī)的指導(dǎo)，這是公文特有的不同于文藝創(chuàng)作的撰制特點(diǎn)。

第四，社會(huì)各方面特別是新聞媒體、出版、教育部門都應(yīng)當(dāng)一起來關(guān)注和推進(jìn)公文規(guī)范化的進(jìn)程。眼下，社會(huì)上一些人把公文撰制看成是雕蟲小技，不值得作為一門學(xué)問去研究和掌握，這是公文撰制知識(shí)未能普及，報(bào)刊上和社會(huì)上到處出現(xiàn)亂用文種、格式錯(cuò)亂等現(xiàn)象的重要原因。為此，宣傳輿論、出版、教育等單位應(yīng)依托自己的陣地，廣泛宣傳公文寫作和推進(jìn)公文規(guī)范化的重要性和要求，并引導(dǎo)人們聯(lián)系自己所從事的工作，學(xué)會(huì)寫好公文；各級(jí)報(bào)刊、出版的相關(guān)編輯也應(yīng)熟知公文規(guī)范化，承擔(dān)起社會(huì)責(zé)任，嚴(yán)格把關(guān)，不允許報(bào)刊和出版物出現(xiàn)有關(guān)公文方面的粗制濫造的作品和書籍。鑒于目前的公文書籍、教材很多，但尚未見到一本權(quán)威性的法定通用公文教科書，因此建議國家教育部門組織或授權(quán)，組織有公文實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和研究素養(yǎng)的專家學(xué)者編寫一部高等院校統(tǒng)一使用的公文教材，使之為培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)需要的合格公文撰制人才發(fā)揮應(yīng)有的作用。

綜上所述，為全面實(shí)現(xiàn)公文規(guī)范化而奮斗，決不是一朝一夕的事，也不是少數(shù)單位、少數(shù)人的事，它需要全社會(huì)各類機(jī)關(guān)組織和相關(guān)部門，為之進(jìn)行堅(jiān)持不懈的努力。我們相信，只要目標(biāo)明確，聯(lián)手奮進(jìn)，不斷發(fā)現(xiàn)問題、認(rèn)真解決問題，全面實(shí)現(xiàn)公文規(guī)范化是大有希望的。