信息時(shí)代的人力資源管理①

聊城大學(xué) 于東陽(yáng) 馮靜

1 信息化人力資源管理的內(nèi)涵

伴隨著人力資源管理科學(xué)理論和信息技術(shù)的發(fā)展，人力資源管理工作正逐步從傳統(tǒng)工作方式向信息化管理方式轉(zhuǎn)變。特別是進(jìn)入21世紀(jì)以后，隨著全球信息化的發(fā)展和“以人為本”等管理理念的全面引入，信息化人力資源管理的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了質(zhì)的飛躍，人力資源管理跨越到了技術(shù)與管理全面融合的新階段，它擺脫了單純利用信息系統(tǒng)(IS)實(shí)現(xiàn)人力資源管理的范疇，僅僅利用人力資源信息系統(tǒng)(HRIS)也已經(jīng)不能完全滿足信息化人力資源管理的要求，因此，全新概念的信息化人力資源管理應(yīng)運(yùn)而生了。

信息化人力資源管理是指將IT技術(shù)運(yùn)用于人力資源管理，以先進(jìn)的軟件和高速、大容量的硬件為基礎(chǔ)，通過(guò)集中式的信息庫(kù)自動(dòng)處理信息，員工參與服務(wù)，外聯(lián)及服務(wù)共享，使人力資源管理流程電子化，達(dá)到提高效率、降低成本、改進(jìn)員工服務(wù)模式的過(guò)程，其全稱為electronic human resource management，企業(yè)和社會(huì)將之簡(jiǎn)稱為e－HR。

2 信息化人力資源管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 降低管理成本

信息化人力資源了管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)人力資源管理相關(guān)職能的，可以大大減少相關(guān)費(fèi)用。比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)招聘企業(yè)節(jié)省了大量的參加傳統(tǒng)招聘會(huì)和發(fā)布廣告的費(fèi)用，求職者也可以足不出戶通過(guò)視頻會(huì)議系統(tǒng)，完成整個(gè)面試過(guò)程。網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)也給企業(yè)，尤其是跨國(guó)企業(yè)節(jié)約了大量的培訓(xùn)費(fèi)用，IBM公司估計(jì)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)戰(zhàn)略的實(shí)施已為該公司節(jié)省了大約4億美元的培訓(xùn)費(fèi)，春蘭在實(shí)施網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)系統(tǒng)短短一年時(shí)間內(nèi)，便節(jié)約各類費(fèi)用3000萬(wàn)元。而電子化溝通，一方面實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，節(jié)約相關(guān)費(fèi)用，更重要的是通過(guò)電子化溝通提高工作效率，間接地降低了人員管理成本。

2.2 提高管理效率

第一，企業(yè)決策者可以通過(guò)信息化人力資源管理及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得有關(guān)人力資源管理的信息，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的效率。

第二，部門經(jīng)理和高層管理者可以通過(guò)信息化人力資源管理對(duì)企業(yè)的人才儲(chǔ)備狀況、人才需求情況有更清楚的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而有利于提高自身的管理水平。

第三，實(shí)施信息化人力資源管理可以使員工便捷地獲得并且維護(hù)有關(guān)自己的考勤、薪酬、培訓(xùn)記錄等信息，還可以實(shí)現(xiàn)在線差旅管理、在線差旅/日常費(fèi)用報(bào)銷等，實(shí)現(xiàn)自助式的人力資源信息服務(wù)。

2.3 推進(jìn)管理變革

2.3.1 推進(jìn)管理理念的變革

信息時(shí)代的人力資源管理已日益突顯其在企業(yè)價(jià)值鏈中的重要作用，這種作用就在于能為“顧客”，既包括企業(yè)外部顧客，也包括企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門提供附加價(jià)值。這種內(nèi)部服務(wù)的提供不僅可以實(shí)現(xiàn)部門的定制服務(wù)，而且可以突顯人力資源管理的價(jià)值、鞏固人力資源部門的地位，人力資源部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念，從“權(quán)利中心”轉(zhuǎn)向“服務(wù)中心”人力資源管理著應(yīng)具備一套全新的思維方式，去考慮“顧客”需要什么樣的人力資源服務(wù)并怎樣提供這些服務(wù)。

2.3.2 推進(jìn)管理方式的變革

信息化人力資源管理的實(shí)施使人力資源管理人員實(shí)現(xiàn)工作時(shí)間分配和工作方式的巨大轉(zhuǎn)變，使其戰(zhàn)略性、策略性的工作占用時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于基礎(chǔ)性的行政性事務(wù)工作時(shí)間，將人力資源工作內(nèi)容提升到戰(zhàn)略性和開拓性工作的高度，即：站在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度，主動(dòng)分析、診斷人力資源現(xiàn)狀，為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)制定具體的人力資源行動(dòng)計(jì)劃；并重點(diǎn)思考如何創(chuàng)建良好的企業(yè)文化、個(gè)性化的員工職業(yè)生涯規(guī)劃、符合企業(yè)實(shí)際情況的薪酬體系與激勵(lì)制度，特別關(guān)注對(duì)企業(yè)人力資源的深入開發(fā)，為企業(yè)提供增值服務(wù)，為直接創(chuàng)造價(jià)值的部門提供達(dá)到目標(biāo)的條件。人力資源管理工作的效率大大提高，人力資源工作的質(zhì)量得到了有力的先進(jìn)技術(shù)保障。

2.3.3 推進(jìn)管理角色的轉(zhuǎn)變

信息化人力資源管理使人力資源管理者真正從繁瑣的行政事務(wù)中分離出來(lái)，因此有充足的時(shí)間和精力扮演好企業(yè)的戰(zhàn)略伙伴這一角色。同時(shí)，信息化人力資源管理可以使人力資源管理部門從簡(jiǎn)單的提供人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識(shí)和解決方案，可以隨時(shí)隨地向管理層提供決策支持。這兩方面使人力資源管理部門名副其實(shí)地進(jìn)入“戰(zhàn)略伙伴”這一管理角色。這是信息化人力資源管理給企業(yè)帶來(lái)的最積極影響。

3 信息化人力資源管理的實(shí)施程序

信息化人力資源管理的實(shí)施可以分為總體規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、解決方案的選擇、成立項(xiàng)目小組、正式運(yùn)行六個(gè)階段。

(1)總體規(guī)劃。有效地進(jìn)行e-HR的總體規(guī)劃可以增進(jìn)系統(tǒng)和用戶的關(guān)系，做到信息資源的合理分配和利用，節(jié)省系統(tǒng)的投資；可以促進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用的深化，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤(rùn)；幫助企業(yè)回顧過(guò)去的工作，從而發(fā)現(xiàn)可以改進(jìn)的地方?？傮w規(guī)劃階段的主要工作包括：對(duì)當(dāng)前應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行初步調(diào)查、系統(tǒng)開發(fā)條件分析、分析與確定用戶需求和系統(tǒng)目標(biāo)、擬訂預(yù)算等。

(2)系統(tǒng)分析。系統(tǒng)分析是在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，對(duì)新系統(tǒng)的各種方案和設(shè)想進(jìn)行分析、研究、比較和判斷的過(guò)程，目的是獲得有關(guān)合理的新系統(tǒng)的邏輯模型。系統(tǒng)分析包括了詳細(xì)調(diào)查和提出新系統(tǒng)的邏輯模型等步驟。

(3)系統(tǒng)設(shè)計(jì)。這一階段的主要任務(wù)是依據(jù)系統(tǒng)的邏輯模型設(shè)計(jì)出滿足用戶要求的高質(zhì)量系統(tǒng)，包括了總體設(shè)計(jì)和子系統(tǒng)設(shè)計(jì)兩個(gè)步驟。總體設(shè)計(jì)即模塊設(shè)計(jì)，其任務(wù)是確定整個(gè)e-HR的模塊結(jié)構(gòu)，也就是如何將一個(gè)系統(tǒng)劃分為多個(gè)模塊。子系統(tǒng)設(shè)計(jì)這一階段完成的主要工作是設(shè)計(jì)各模塊業(yè)務(wù)流程圖以及分析各模塊的功能需求。

(4)方案選擇。e-HR解決方案的選擇，首先應(yīng)考慮是自行開發(fā)還是選擇供應(yīng)商，或二者相結(jié)合。由于本企業(yè)和各種供應(yīng)商在e-HR系統(tǒng)方面各有所長(zhǎng)，因此確定供應(yīng)商后需在本企業(yè)和供應(yīng)商之間按揚(yáng)長(zhǎng)避短的原則進(jìn)行模塊分配。

選擇正確的e-HR供應(yīng)商和合作伙伴，是e-HR項(xiàng)目能否成功的重要保障。要尋找到合適的e-HR解決方案，就需要企業(yè)制定正確的選型策略、遵循規(guī)范的選型流程以及設(shè)計(jì)完善的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。這不僅能避免各種選型陷阱，有效規(guī)避投資風(fēng)險(xiǎn)，還能縮短選型周期，降低選型成本。

(5)成立項(xiàng)目小組。為保障項(xiàng)目的順利實(shí)施，企業(yè)有必要成立專門的項(xiàng)目小組，小組成員一般應(yīng)包括人力資源職能部門、辦公室、項(xiàng)目主管、供應(yīng)商、企業(yè)IT部門。

(6)正式運(yùn)行。在正式運(yùn)行階段要確定發(fā)展的優(yōu)先秩序，如果所有的模塊的建設(shè)同時(shí)全面鋪開，各方的資源難以一步到位不說(shuō)，還會(huì)出現(xiàn)力量分散、有效性降低的問(wèn)題。因此企業(yè)在實(shí)施e-HR時(shí)有必要在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，對(duì)各個(gè)模塊的優(yōu)先秩序進(jìn)行分析，明確各個(gè)模塊發(fā)展的具體日程，有步驟地推進(jìn)整個(gè)進(jìn)程。

4 信息化人力資源管理的實(shí)施效果

首先，通過(guò)實(shí)施信息化人力資源管理，從根本上扭轉(zhuǎn)了原來(lái)相對(duì)獨(dú)立的各系統(tǒng)之間信息無(wú)法共享的局面，所有的信息由專人進(jìn)行維護(hù)，而系統(tǒng)相應(yīng)的子模塊的信息只能在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)被調(diào)用，從而保證了信息及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地運(yùn)行。其次，通過(guò)實(shí)施信息化人力資源管理，其中除了薪資管理外，還包括組織結(jié)構(gòu)管理、職位管理、招聘管理、績(jī)效管理、培訓(xùn)管理等整體人力資源管理體系，都從集團(tuán)總公司到分公司得到徹底的貫徹實(shí)施。復(fù)雜的跨級(jí)別的職能操作，不僅變得簡(jiǎn)便快捷，而且通過(guò)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，使管理者對(duì)各方面的情況了如指掌。最后，通過(guò)實(shí)施信息化人力資源管理，實(shí)現(xiàn)了人性化管理。通過(guò)自助服務(wù)，高層管理者可以在網(wǎng)上查看企業(yè)人力資源的配置、人力資源成本的分析、重要員工的狀況、員工績(jī)效等等；直線經(jīng)理可以在網(wǎng)上管理自己部門的員工，如在授權(quán)范圍內(nèi)修改屬下員工的考勤記錄、審批休假申請(qǐng)、進(jìn)行績(jī)效管理等等；普通員工可以在網(wǎng)上查看本月薪資明細(xì)、累計(jì)福利、內(nèi)部股票價(jià)值、內(nèi)部招聘信息、各種人事政策、個(gè)人考勤休假情況、注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程等等。

實(shí)施信息化人力資源管理的企業(yè)并不是完全摒棄原有的人力資源管理模式，而是對(duì)原有的人力資源管理模式的一種揚(yáng)棄，既秉承管理的持續(xù)性，把原有好的管理模式和方法延續(xù)到新的運(yùn)行環(huán)境中，從而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

[1]韓燕.基于信息化人力資源管理的組織競(jìng)爭(zhēng)力提升[J].科學(xué)管理研究,2009,(4).

[2]鄔錦雯.人力資源管理信息化[M].北京:清華大學(xué)出版社,2006.