信息化加速建筑企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)

王清波 張洪艷

(1.煙建集團(tuán)有限公司,煙臺(tái) 264000;2.煙臺(tái)市交通局,煙臺(tái) 264001)

在哥本哈根的全球氣候峰會(huì)之后,我國(guó)開(kāi)始大力提倡發(fā)展低碳經(jīng)濟(jì),實(shí)現(xiàn)節(jié)能降耗。作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)之一,建筑業(yè)對(duì)國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值(GDP)的貢獻(xiàn)很大。但長(zhǎng)期以來(lái),由于項(xiàng)目管理過(guò)程復(fù)雜,管理流程和生產(chǎn)工藝不規(guī)范,協(xié)調(diào)溝通不暢,管理手段落后,國(guó)內(nèi)建筑業(yè)始終存在“高投入”、“高消耗”、“低利潤(rùn)”的現(xiàn)象。當(dāng)前,面對(duì)全球金融危機(jī)的余震,眾多企業(yè)面臨著市場(chǎng)蕭條、客戶減少、籌資困難的窘境,作為傳統(tǒng)勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)的建筑業(yè)來(lái)說(shuō)尤其雪上加霜。如何度過(guò)經(jīng)濟(jì)寒冬,向管理要效益,實(shí)現(xiàn)建筑業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí),成為當(dāng)前大部分企業(yè)普遍關(guān)心的問(wèn)題。

針對(duì)國(guó)內(nèi)建筑業(yè)管理粗放,信息化利用水平低下的現(xiàn)象,建設(shè)部發(fā)布了《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定實(shí)施意見(jiàn)》,對(duì)特級(jí)資質(zhì)建筑企業(yè)的信息化達(dá)標(biāo)提出了明確的要求。如何提升企業(yè)信息化管理水平,降低管理成本,提高企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力,具備和國(guó)外大型建筑企業(yè)同臺(tái)競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)力,成為擺在眾多建筑企業(yè)決策者面前的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

煙建集團(tuán)有限公司始建于 1952年,是一家傳統(tǒng)的國(guó)營(yíng)企業(yè)。公司具有房屋建筑工程施工總承包特級(jí)及其它 20多項(xiàng)專業(yè)承包資質(zhì)。2000年公司由國(guó)有企業(yè)改制為國(guó)有資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu),2004年整體改制為內(nèi)部員工持股的有限責(zé)任公司。實(shí)現(xiàn)了管理層和勞務(wù)層的兩層分離,企業(yè)員工由原來(lái)的 10000多人減少到 1900多人。為建立適應(yīng)現(xiàn)代化公司體制的管理新模式,打造具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的企業(yè)集團(tuán),煙建集團(tuán)把信息化建設(shè)提高到企業(yè)戰(zhàn)略的層面來(lái)實(shí)施,大力推動(dòng)信息技術(shù)帶動(dòng)管理創(chuàng)新。制定并實(shí)施了《煙建集團(tuán) 2001～2005信息化建設(shè)五年規(guī)劃》和《煙建集團(tuán) 2006～2010信息化建設(shè)五年規(guī)劃》。通過(guò) 10多年信息化建設(shè)的不斷探索和深入實(shí)施,對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)、管理制度和管理流程進(jìn)行了全面梳理、優(yōu)化和再造。企業(yè)運(yùn)營(yíng)模式、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、項(xiàng)目管理體系等逐步向以顧客為導(dǎo)向的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化轉(zhuǎn)移。建立了具有較高集成度的各種專業(yè)信息化業(yè)務(wù)子系統(tǒng),打造了“靈動(dòng)”、“敏捷”的企業(yè)級(jí)信息化管理平臺(tái),全面提高了全體項(xiàng)目管理人員的信息化素質(zhì),提高了工作效率,大幅降低了管理成本,提高了經(jīng)濟(jì)效益。公司先后三次受到國(guó)務(wù)院嘉獎(jiǎng),榮獲六項(xiàng)“魯班獎(jiǎng)”、五項(xiàng)“國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)”,以及 30多項(xiàng)國(guó)家“優(yōu)質(zhì)樣板工程”和“泰山杯獎(jiǎng)”。國(guó)內(nèi)外施工領(lǐng)域不斷延伸,市場(chǎng)份額不斷擴(kuò)大,產(chǎn)值由改制前不足 10億元達(dá)到50多億元。企業(yè)信息化戰(zhàn)略的實(shí)施,加速了企業(yè)由“勞動(dòng)密集型”向“管理密集型”轉(zhuǎn)移,實(shí)現(xiàn)了由“粗放型管理”向“精細(xì)化管理”的轉(zhuǎn)變,創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的貫徹實(shí)施,必須要有執(zhí)行力來(lái)保障。美國(guó)暢銷書(shū)作家保羅?托馬斯在他的全球暢銷書(shū)《執(zhí)行力》一書(shū)中提出:人員、戰(zhàn)略和運(yùn)營(yíng),是企業(yè)執(zhí)行力的核心流程。高素質(zhì)的人員是要確保把事做正確,目標(biāo)清晰的戰(zhàn)略是要確保做正確的事,規(guī)范精細(xì)的運(yùn)營(yíng)是要確保正確地做事。處理好三者的關(guān)系是企業(yè)執(zhí)行力建設(shè)的根本所在。

1 人員:企業(yè)信息化建設(shè)的先決條件

近幾年來(lái),越來(lái)越多的企業(yè)把信息化建設(shè)工作提高到企業(yè)的戰(zhàn)略層面來(lái)抓,很多企業(yè)更是不惜重金上馬各種 ERP系統(tǒng),希望能對(duì)企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平有一個(gè)整體的提升。但事與愿違的是,國(guó)內(nèi)企業(yè)實(shí)施 ERP的成功率不足 30%。導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因有很多方面,其中有一個(gè)重要的原因就是忽視了管理人員的信息化素質(zhì)。

建筑行業(yè)的信息化建設(shè),需要大力整合項(xiàng)目管理全過(guò)程的人流、物流、資金流、工作流和信息流,其業(yè)務(wù)復(fù)雜程度不亞于 ERP系統(tǒng),必需加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目管理人員的信息化全員培訓(xùn)。建筑企業(yè)由于從業(yè)人員的信息化素質(zhì)較低,特別是項(xiàng)目部的材料員、保管員、安全員、施工員等項(xiàng)目管理崗位,普遍存在年齡大,文化低,甚至有人從來(lái)沒(méi)摸過(guò)電腦的現(xiàn)象,但這些人恰恰是項(xiàng)目管理重要數(shù)據(jù)源頭的提供者。這些問(wèn)題得不到很好的解決,勢(shì)必會(huì)影響項(xiàng)目精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)。所以在制定信息化培訓(xùn)計(jì)劃時(shí),必需根據(jù)各級(jí)項(xiàng)目管理人員的信息化基本素質(zhì)測(cè)評(píng),確定信息化培訓(xùn)的重點(diǎn)對(duì)象,并出臺(tái)行之有效的培訓(xùn)考核辦法,提高項(xiàng)目管理人員的信息化素質(zhì)。

1.1 信息化培訓(xùn)設(shè)施建設(shè)

為建立適應(yīng)現(xiàn)代化公司體制的管理新模式,打造具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的大企業(yè)集團(tuán),結(jié)合“十一五”戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo),煙建集團(tuán)制定了信息化建設(shè)的總體目標(biāo):大力推動(dòng)信息技術(shù)帶動(dòng)管理創(chuàng)新,全面整合人流、物流、資金流和信息流等各種資源,加強(qiáng)信息化全員培訓(xùn),全面提高辦公效率和人力資源信息化素質(zhì),大幅度降低管理成本,提高現(xiàn)代化管理水平,實(shí)現(xiàn)“辦公自動(dòng)化、管理網(wǎng)絡(luò)化、決策智能化和商務(wù)電子化”。

在制訂了信息化的總體目標(biāo)后,煙建集團(tuán)把信息化全員培訓(xùn)作為首要工作來(lái)抓。先后投資 1000多萬(wàn)元建立了電化教室、多媒體會(huì)議室、學(xué)習(xí)廳、報(bào)告廳和遠(yuǎn)程視頻會(huì)議培訓(xùn)系統(tǒng)。建立并完善了集團(tuán)公司— —基層公司— —項(xiàng)目部三級(jí)信息網(wǎng)絡(luò)傳輸體系。針對(duì)各級(jí)管理人員信息化素質(zhì)較低的局面,制訂并下發(fā)了《關(guān)于普及信息技術(shù) 10項(xiàng)基本技能的通知》,定期對(duì)各級(jí)管理人員進(jìn)行信息化強(qiáng)化培訓(xùn)和考核。

1.2 建立全員信息化培訓(xùn)平臺(tái)

為提高全員培訓(xùn)的效果,提供全天候的培訓(xùn)便利,降低培訓(xùn)成本,煙建集團(tuán)在《2006～2010年信息化發(fā)展規(guī)劃》實(shí)施過(guò)程中,又建立了網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)系統(tǒng)—— —“煙建網(wǎng)上學(xué)?！薄?/p>

煙建集團(tuán)網(wǎng)上學(xué)校是“煙建信息管理平臺(tái)”中的一個(gè)功能模塊,采用 B/S架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì),集團(tuán)總部各部門(mén)可以將題庫(kù)公布在網(wǎng)站上,基層公司和項(xiàng)目部的管理人員可以隨時(shí)上網(wǎng)瀏覽題庫(kù)進(jìn)行自學(xué)。網(wǎng)上學(xué)?？梢詮牟煌块T(mén)的題庫(kù)中抽取不同難度和不同分值的試題形成模擬試卷,生成試卷后在網(wǎng)站上公布,各級(jí)管理人員可以自主支配學(xué)習(xí)時(shí)間在網(wǎng)上進(jìn)行模擬考試以檢驗(yàn)自學(xué)的效果,模擬考試時(shí)顯示答題時(shí)間倒計(jì)時(shí),答完題后可以點(diǎn)擊交卷立即顯示分?jǐn)?shù)?？忌梢栽诤笈_(tái)查閱自己的答卷和分?jǐn)?shù)。系統(tǒng)會(huì)對(duì)考試成績(jī)進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)。見(jiàn)圖1。

圖1 煙建集團(tuán)網(wǎng)上學(xué)校網(wǎng)上考試界面

網(wǎng)上學(xué)校是煙建集團(tuán)有限公司創(chuàng)建“學(xué)習(xí)新組織”和“信息化管理示范企業(yè)”的重要成果,它對(duì)企業(yè)的人力資源的培訓(xùn)和開(kāi)發(fā)起到了重要作用,不但提高了辦公、培訓(xùn)、考試效率,提升了企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平,還降低了管理成本,節(jié)省了大規(guī)模散發(fā)學(xué)習(xí)材料,印刷試卷等物料費(fèi)用,也節(jié)省了裝訂、分發(fā)、閱卷時(shí)間等人力成本,為創(chuàng)建資源節(jié)約型社會(huì)做出了企業(yè)的貢獻(xiàn)。

1.3 堅(jiān)持不懈地進(jìn)行信息化全員培訓(xùn)

煙建集團(tuán)針對(duì)項(xiàng)目管理部分崗位人員信息化素質(zhì)低的現(xiàn)象,從人力資源的高度出發(fā),進(jìn)行了人員的更新,招聘了一些大?；蛑袑Ｉ?充實(shí)到材料員、保管員、安全員、施工員等崗位,通過(guò)各種培訓(xùn)和考核,使他們的信息化素質(zhì)達(dá)到規(guī)定的要求,有力的保障了項(xiàng)目管理信息化的實(shí)施。

煙建集團(tuán)每年充分利用各種信息化培訓(xùn)場(chǎng)所,對(duì)各單位、部門(mén)和崗位的管理人員進(jìn)行強(qiáng)化企業(yè)全員信息化培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括:信息化基本技能培訓(xùn),協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA);項(xiàng)目管理系統(tǒng)(PM);集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)(NC);人力資源管理系統(tǒng)(HRM);檔案管理系統(tǒng)(PDE);知識(shí)管理系統(tǒng)(KM);遠(yuǎn)程監(jiān)控和視頻會(huì)議系統(tǒng)(E-Meeting);網(wǎng)上學(xué)校(E-Class)等專業(yè)信息化培訓(xùn)。每年對(duì)有關(guān)崗位的管理人員進(jìn)行信息化達(dá)標(biāo)考核。每年信息化培訓(xùn)和考核達(dá)到 3000多人次,極大地提高了各級(jí)管理人員的信息化素質(zhì)。為企業(yè)信息化戰(zhàn)略的順利實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 戰(zhàn)略:一把手要親身參與信息化建設(shè)規(guī)劃

信息化是一把手工程,這一點(diǎn)得到了大多數(shù)企業(yè)的認(rèn)同。企業(yè)的信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程,不是一蹴而就的。在信息化建設(shè)的初級(jí)階段,由于大部分的資金要投入到電腦軟硬件采購(gòu)及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施搭建上面,信息化的效益不明顯。對(duì)此,企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)一定要具備全局的戰(zhàn)略清醒意識(shí)和堅(jiān)定的信念,否則信息化建設(shè)會(huì)出現(xiàn)“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的尷尬現(xiàn)象。

讓企業(yè)一把手親身參與信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,不但可以使最高決策者明確企業(yè)的信息化最終目標(biāo),并且對(duì)各個(gè)階段的預(yù)期目標(biāo)都能有一個(gè)全面的了解。這樣在信息化建設(shè)的過(guò)程中,所有參與者能夠統(tǒng)一思想,加深認(rèn)識(shí),互相協(xié)調(diào)和配合,排除各種阻力去完成各個(gè)分階段的目標(biāo),保障信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的順利實(shí)施。

煙建集團(tuán)結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的要求,先后制定了《2001-2005年信息化發(fā)展規(guī)劃》和《2006-2010年信息化發(fā)展規(guī)劃》2個(gè)信息化 5年規(guī)劃。規(guī)劃由信息管理部負(fù)責(zé)起草,報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司最高領(lǐng)導(dǎo)層審核通過(guò),一把手親自過(guò)目。規(guī)劃中主要包含了每年度的工作計(jì)劃、投資計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃。第一個(gè)信息化 5年計(jì)劃主要完成了組織機(jī)構(gòu)和人員建設(shè)、信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)及信息化全員培訓(xùn),在此期間,自主開(kāi)發(fā)完成了基于因特網(wǎng)的辦公系統(tǒng)— —“煙建信息港”。第二個(gè)信息化 5年計(jì)劃目標(biāo)是要建設(shè)一個(gè)高度整合人流、物流、資金流、工作流、信息流的企業(yè)信息化集成管理系統(tǒng)— —“煙建信息管理平臺(tái)”,目前已經(jīng)基本建設(shè)完成。企業(yè)一把手參與信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃有力地保障了資金落實(shí)到位、制度保障到位和人員培訓(xùn)到位。

建筑企業(yè)的信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)該目標(biāo)清晰,任務(wù)明確;做好分階段的信息化投資預(yù)算并保障資金到位;梳理好各項(xiàng)管理流程(特別是項(xiàng)目管理流程),修訂與各項(xiàng)管理活動(dòng)配套的管理制度;確定信息化培訓(xùn)重點(diǎn)對(duì)象,并制定培訓(xùn)計(jì)劃和考核辦法;分解目標(biāo)并落實(shí)責(zé)任等等。

3 運(yùn)營(yíng):確保企業(yè)信息化建設(shè)的穩(wěn)步實(shí)施

《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》把過(guò)去項(xiàng)目管理傳統(tǒng)的“四控制、四管理、一協(xié)調(diào)”重新梳理為 12大管理:合同管理、采購(gòu)管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全管理、環(huán)境管理、成本管理、資源管理、信息管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、溝通管理和收尾管理。一個(gè)功能全面、成熟穩(wěn)定的項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)內(nèi)部必然存在著許許多多的項(xiàng)目管理流程:如合同審批流程、材料采購(gòu)流程、進(jìn)度計(jì)劃流程、成本控制流程等等。這些流程的設(shè)計(jì)是否規(guī)范、科學(xué)、明確、合理,直接會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)實(shí)施的成敗。每個(gè)建筑企業(yè)都有自己的項(xiàng)目管理規(guī)章制度和管理辦法,流程的設(shè)計(jì)要和各級(jí)項(xiàng)目管理人員的實(shí)際需求結(jié)合起來(lái),并盡可能地減少中間環(huán)節(jié),優(yōu)化流程設(shè)計(jì),使各項(xiàng)項(xiàng)目管理流程具備較強(qiáng)的可操作性。

煙建集團(tuán)通過(guò)各信息化業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的全面深入實(shí)施,取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益?？偨Y(jié)為以下幾點(diǎn):建立協(xié)同辦公流程,促進(jìn)管理扁平化,降低管理成本;加強(qiáng)材料管理流程,實(shí)施物流信息化,實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光采購(gòu)”;夯實(shí)項(xiàng)目管理流程,追求項(xiàng)目利潤(rùn)最大化。

3.1 建立協(xié)同辦公流程,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理扁平化,降低管理成本

煙建集團(tuán)在實(shí)施《2006～2010信息化建設(shè)五年規(guī)劃》的過(guò)程中,與中國(guó)建筑科學(xué)研究院 PKPM軟件研究所合作,全面整合人流、物流、資金流和信息流,建立了企業(yè)級(jí)的 ERP系統(tǒng)— —“煙建信息管理平臺(tái)”。具體內(nèi)容包括:協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA);項(xiàng)目管理系統(tǒng)(PM);人力資源管理系統(tǒng)(HRM);知識(shí)管理系統(tǒng)(KM);網(wǎng)上學(xué)校(E-Class)等專業(yè)信息化系統(tǒng)。達(dá)到高效協(xié)同、資源共享、流程規(guī)范、降低管理成本、提高經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)。

其中的協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA)重點(diǎn)解決傳統(tǒng)管理模式下存在的以下問(wèn)題:

1)集團(tuán)化的管理可控制性,集團(tuán)對(duì)于分公司、子公司以及直管項(xiàng)目的運(yùn)轉(zhuǎn)情況不能及時(shí)的獲悉;

2)建筑施工企業(yè)點(diǎn)多面廣,企業(yè)管理受距離的限制,無(wú)法隨時(shí)了解企業(yè)動(dòng)態(tài);

3)項(xiàng)目管理沒(méi)有建立完善的信息溝通體系和控制辦法;

4)管理工作中公文和會(huì)議繁多、請(qǐng)示匯報(bào)程序復(fù)雜;

5)辦公成本費(fèi)用較高,但工作效率不明顯;

6)內(nèi)部員工之間的信息交流不方便,領(lǐng)導(dǎo)決策難以集思廣益;

協(xié)同辦公是“煙建信息管理平臺(tái)”的一個(gè)子集,是模擬傳統(tǒng)辦公管理流程,使各級(jí)管理人員可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文簽發(fā)、批示、圈閱、遠(yuǎn)程辦公等。

建立協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA)后,組織架構(gòu)由傳統(tǒng)的“金字塔”型向“扁平型”轉(zhuǎn)變,壓縮了臃腫龐大的管理機(jī)構(gòu),縮短了管理層和業(yè)務(wù)層之間的集團(tuán)公司的信息傳輸渠道,加上遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、培訓(xùn)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn),大大縮減了管理費(fèi)用開(kāi)支,每年為公司節(jié)省管理費(fèi)用 100多萬(wàn)元。

圖2 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能

3.2 加強(qiáng)材料管理流程,實(shí)施物流信息化,降低采購(gòu)成本

眾所周知,建筑業(yè)的材料費(fèi)占工程成本費(fèi)用的60～70%,公司每年的材料采購(gòu)額數(shù)億元,如果能通過(guò)采購(gòu)的信息化每年降低采購(gòu)成本 10%,就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)千萬(wàn)元的利潤(rùn)增長(zhǎng),效益非?？陀^。在未實(shí)施物流管理信息化之前,公司的采購(gòu)行為不集中,呈現(xiàn)集團(tuán)公司、分(子)公司、項(xiàng)目部多頭采購(gòu)的現(xiàn)象,公司的工程任務(wù)雖多,但利潤(rùn)很低,出現(xiàn)了“富了和尚窮了廟”的現(xiàn)象,造成公司利潤(rùn)的巨大流失。集團(tuán)公司決策層看到信息化的巨大效益空間,下定決心堵住這種采購(gòu)的“黑洞”,通過(guò)實(shí)施物流管理信息化,實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光采購(gòu)”。

實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光采購(gòu)”的關(guān)鍵在于建立一個(gè)暢通的材料采購(gòu)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),使采購(gòu)人員及時(shí)掌握某種材料的最低價(jià)格與供貨商。采購(gòu)信息的公開(kāi)有利于采購(gòu)人員的互相監(jiān)督,減少不規(guī)范的采購(gòu)行為。物流管理信息化具體措施如下:

3.2.1 建立物資編碼數(shù)據(jù)庫(kù)

成本控制是項(xiàng)目管理的重點(diǎn),材料采購(gòu)、出入庫(kù)、領(lǐng)用和消耗是成本控制的重要環(huán)節(jié)。要做好材料管理,必須具備一套科學(xué)、規(guī)范、完整的材料信息編碼系統(tǒng),各類材料的統(tǒng)計(jì)和匯總才能有統(tǒng)一的依據(jù)。材料信息編碼系統(tǒng)不但要符合國(guó)家、省、市的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,還要滿足企業(yè)自身的擴(kuò)充需要,及時(shí)的增補(bǔ)新材料,保持本企業(yè)材料編碼的一致性。在這方面,公司參考國(guó)家及省市的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),組織人力物力,下了很大力氣,在《2001-2005年信息化發(fā)展規(guī)劃》實(shí)施過(guò)程中完成了50000多種建筑材料的編碼入庫(kù)工作。在《2006-2010年信息化發(fā)展規(guī)劃》實(shí)施過(guò)程中,又大幅度擴(kuò)大了建材編碼體系,按照國(guó)家、省、市的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,自編建材編碼 13萬(wàn)多種。

3.2.2 建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目部在采購(gòu)時(shí)選擇的材料供應(yīng)商,必須經(jīng)過(guò)集團(tuán)公司的資質(zhì)審核,經(jīng)審查合格才能入選,有效地保證了材料的質(zhì)量,避免了假冒偽劣建筑材料的流入。通過(guò)建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù),采購(gòu)人員可以方便地查詢?cè)摴?yīng)商提供的最新材料價(jià)格。

3.2.3 采購(gòu)信息的共享

集團(tuán)公司的項(xiàng)目部在錄入采購(gòu)信息后,信息系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)分析,并按照材料的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行由高到低排序。項(xiàng)目部可自由瀏覽,使采購(gòu)人員互相了解各種材料的最新采購(gòu)價(jià)格,便于互相監(jiān)督。

3.2.4 財(cái)務(wù)、審計(jì)部門(mén)的有效監(jiān)督

為保證采購(gòu)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效,必須加大財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)的監(jiān)督力度,管理部門(mén)可以根據(jù)采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)保留對(duì)采購(gòu)人員責(zé)任的追溯權(quán)。

通過(guò)實(shí)施物流管理信息化,集團(tuán)公司對(duì)大宗的建筑材料實(shí)行統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu),并把采購(gòu)價(jià)格在集團(tuán)內(nèi)部公開(kāi),以指導(dǎo)分公司、項(xiàng)目部的小批量的建材采購(gòu)。建立主要建材價(jià)格動(dòng)態(tài)信息庫(kù)并定期發(fā)布,對(duì)建材供應(yīng)商的商譽(yù)進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià),對(duì)存在產(chǎn)品以次充好,涉嫌消費(fèi)欺詐的建材供應(yīng)商列入企業(yè)“黑名單”,并在集團(tuán)內(nèi)部公示,分公司、項(xiàng)目部嚴(yán)厲禁止與建材供應(yīng)商中的“黑名單”企業(yè)合作。建立健全了建材價(jià)格動(dòng)態(tài)信息庫(kù),對(duì)建材超價(jià)采購(gòu)采取了預(yù)警機(jī)制,并形成了對(duì)采購(gòu)人的責(zé)任追溯。通過(guò)實(shí)施物流管理信息化與“陽(yáng)光采購(gòu)”,明顯提高了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,每年節(jié)省材料采購(gòu)成本 1000多萬(wàn)元。

3.3 夯實(shí)項(xiàng)目管理流程,追求項(xiàng)目利潤(rùn)最大化

施工企業(yè)的管理重點(diǎn)在于項(xiàng)目管理,因此項(xiàng)目管理系統(tǒng)是整個(gè)信息化建設(shè)的核心,也是最難實(shí)施和邏輯性最復(fù)雜的系統(tǒng)。煙建項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)(PM)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí),重點(diǎn)參照《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》、質(zhì)量管理指南及 ISO9000、ISO14000、ISO18000系列規(guī)范、建設(shè)部《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定實(shí)施意見(jiàn)》等并結(jié)合本企業(yè)的特點(diǎn)和管理實(shí)際進(jìn)行開(kāi)發(fā)。系統(tǒng)以建筑項(xiàng)目整個(gè)生命周期為基礎(chǔ),以業(yè)務(wù)為核心,進(jìn)度為主線,合同為約束,成本控制為目標(biāo)的設(shè)計(jì)思想,同時(shí)針對(duì)項(xiàng)目管理的每一過(guò)程遵循計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理(PDCA)的管理思路,涵蓋了從投標(biāo)分析、合同管理、進(jìn)度管理、成本控制等的施工管理的全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)根據(jù)施工企業(yè)的管理特點(diǎn),充分體現(xiàn)扁平化的管理特征,兩層規(guī)劃整體實(shí)施,實(shí)現(xiàn)企業(yè)層和項(xiàng)目層業(yè)務(wù)處理的無(wú)縫結(jié)合。

公司級(jí):側(cè)重于公司相關(guān)業(yè)務(wù)的處理以及對(duì)所屬項(xiàng)目的管理監(jiān)控、審批審核、指令下達(dá)、作業(yè)指導(dǎo)和工作協(xié)調(diào)等。

項(xiàng)目級(jí):側(cè)重的是項(xiàng)目的具體業(yè)務(wù)。是對(duì)各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的深入化、細(xì)致化的管理,完成項(xiàng)目整體從面到點(diǎn)的管理與控制。

按照規(guī)劃,項(xiàng)目管理部分按照業(yè)務(wù)需求劃分為項(xiàng)目信息、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、投標(biāo)分析、合同管理、進(jìn)度管理、成本控制、物資管理、機(jī)械設(shè)備、供方名錄、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)管理、環(huán)境管理、體系審核、計(jì)量管理、遠(yuǎn)程監(jiān)控和調(diào)度等內(nèi)容。

煙建項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)(PM)主要實(shí)現(xiàn)了以下功能:

(1)采用以進(jìn)度為主線、合同為約束、成本控制為目標(biāo)的管理模式。重點(diǎn)目標(biāo)為通過(guò)信息化的手段來(lái)加強(qiáng)和規(guī)范管理,提高對(duì)項(xiàng)目的管理和監(jiān)控力度。

(2)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施狀況實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)控,做到事中控制、動(dòng)態(tài)監(jiān)控;

(3)對(duì)公司管理數(shù)據(jù)和項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)匯總分析,提供決策支持;同時(shí)在經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)中可以擴(kuò)展對(duì)分公司的監(jiān)管和投資監(jiān)控等管理內(nèi)容。

(4)通過(guò)企業(yè)管理數(shù)據(jù)的沉淀和積累,形成企業(yè)定額和企業(yè)知識(shí)庫(kù)。

(5)通過(guò)專業(yè)化施工管理軟件的應(yīng)用,提高項(xiàng)目部的勞動(dòng)生產(chǎn)率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率,使項(xiàng)目管理更加規(guī)范、科學(xué)和高效。

(6)通過(guò)廣泛收集經(jīng)營(yíng)決策方面的信息,建立資源庫(kù)(客戶資源庫(kù)、市場(chǎng)信息庫(kù)、合同數(shù)據(jù)庫(kù)等),建立知識(shí)庫(kù),實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)信息綜合分析與管理,實(shí)現(xiàn)客戶資源管理,強(qiáng)化營(yíng)銷運(yùn)行機(jī)制管理,實(shí)現(xiàn)營(yíng)銷計(jì)劃和營(yíng)銷合同有效管理,強(qiáng)化營(yíng)銷策略的研究,市場(chǎng)信息和歷史信息的綜合分析,逐步實(shí)現(xiàn)輔助決策。主要包括客戶資源庫(kù)、市場(chǎng)信息庫(kù)、預(yù)算系統(tǒng)、投標(biāo)系統(tǒng)、合同數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)等。

通過(guò)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的實(shí)施,煙建集團(tuán)基本建立了目標(biāo)清晰的項(xiàng)目管理體系,實(shí)現(xiàn)了對(duì)各種機(jī)械、材料、人工等各種資源的高效合理使用和調(diào)配;加快了材料周轉(zhuǎn),有效降低了庫(kù)存;加快了施工進(jìn)度,縮短了項(xiàng)目周期,創(chuàng)造出一大批“魯班獎(jiǎng)”、“泰山杯”等精品工程,每年為企業(yè)創(chuàng)造項(xiàng)目利潤(rùn)數(shù)千萬(wàn)元。

眾多建筑企業(yè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明,大力推進(jìn)業(yè)企業(yè)信息化建設(shè),不但可以提高建筑業(yè)從業(yè)人員的信息化素質(zhì),還可以在業(yè)務(wù)的實(shí)施過(guò)程中,不斷使各項(xiàng)管理流程日益標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化,降低管理成本、提高管理效率,鍛造企業(yè)的快速反應(yīng)機(jī)制,提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。通過(guò)信息技術(shù)推動(dòng)管理創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新,促使企業(yè)逐步由“勞動(dòng)密集型”向“管理密集型”、“資金密集型”轉(zhuǎn)變;由“粗放型管理”向“集約化管理”、“精細(xì)化管理”轉(zhuǎn)變。深入扎實(shí)地推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè),不但符合行業(yè)的發(fā)展要求,符合科學(xué)發(fā)展觀的社會(huì)理念,還可以使企業(yè)不斷做大做強(qiáng),提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力,實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

[1]建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定實(shí)施意見(jiàn).建市[2007]241號(hào)

[2]《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》GB/T50326-2006

[3]保羅?托馬斯[美國(guó)].《執(zhí)行力》