施工企業(yè)物資采購平臺的研究

左小英 李 玲 黃如福 梁 博

(1.遼寧工程技術大學工商管理學院,葫蘆島 123000;2.中國建筑科學研究院軟件所,北京 100013)

1 引言

施工企業(yè)物資采購有多種方式,涉及多方參與,整個物資采購活動比較復雜,信息誤差、差旅費導致物資成本增加。如何使用信息技術降低施工企業(yè)的物資采購成本,規(guī)范采購流程,國內(nèi)外很多研究機構和商業(yè)機構進行了研究和實踐。

在發(fā)達國家,已經(jīng)建立電子商務平臺進行建筑材料的采購。訂單以及合同的訂立全部在網(wǎng)上進行。美國,B2B的建筑網(wǎng)站在整個 B2B行業(yè)中排在第三,有 84家上規(guī)模的網(wǎng)站[1]。這些網(wǎng)站的運營者有大型建材商、大型建筑商和第三方。特納公司和貝克特爾集團等美國最大的建筑承包公司,通過電子商務網(wǎng)站購買材料和進行投標。日本在 1989年成立建設產(chǎn)業(yè)信息化推進中心,會員單位超過 100家,包括了主要的承包商和材料供應商[2]。

我國的施工企業(yè)目前還沒有建立企業(yè)級的物資采購平臺。雖然大部分特級資質施工企業(yè)建立了門戶網(wǎng)站和企業(yè)項目綜合管理系統(tǒng),但門戶網(wǎng)站僅僅是展示企業(yè)業(yè)績、企業(yè)形象的窗口,沒有處理企業(yè)實際業(yè)務。同時企業(yè)綜合項目管理系統(tǒng)的應用范圍在企業(yè)內(nèi)部,某些需要多方參與的業(yè)務只能進行數(shù)據(jù)的記錄。

國家和地方性政府建立一些招投標網(wǎng)站,如中國建設招標網(wǎng)、中國建材網(wǎng)等,但是這些都僅是提供一個發(fā)布招投標信息的平臺。

目前國內(nèi)進行施工企業(yè)信息化開發(fā)的商業(yè)機構,對施工企業(yè)物資采購的研究取得了一定的成果。如某知名公司建立了第三方的物資采購平臺,會員可以進行物資信息發(fā)布,招投標信息發(fā)布,其發(fā)展方向是建立全國性的施工企業(yè)材料采購平臺,實現(xiàn)訂單、合同、支付等網(wǎng)上處理功能。

綜上,國內(nèi)對建筑物資采購平臺的建設一般獨立于施工企業(yè),沒有與施工企業(yè)已經(jīng)具備的信息化建設基礎結合,建立施工企業(yè)自己的物資采購平臺。

2 施工企業(yè)物資采購平臺的建設

施工企業(yè)利用信息技術進行物資采購主要有三種方式:

第一種:在第三方招投標網(wǎng)進行招標。這種方式見效快,只需要繳納一定的費用就可以到專門網(wǎng)站發(fā)布信息,不需要維護。但功能窄,業(yè)務處理能力弱,如不能進行詢、報價文件的編制、傳遞,在線訂立合同等。

第二種:建立企業(yè)專門的電子商務網(wǎng)站。網(wǎng)站具有訂單操作、合同訂立、在線支付等功能。國內(nèi)某安裝公司正在開發(fā)這樣的網(wǎng)站,具有供應商管理、價格管理(包括招標、詢價)、采購管理(申購、訂單、收發(fā)貨)功能。這樣的網(wǎng)站對安全性要求高,而且需要企業(yè)內(nèi)部規(guī)范工作流程,確定組織結構職責。

第三種:建立企業(yè)級集成的采購平臺。平臺具有采購信息管理、供應商管理、招投標管理、合同管理、權限管理、交流平臺等功能。著名電子商務專家梁春曉先生曾把電子商務與 ERP的關系形容為:“一個硬幣的兩個側面,是一體二面的關系。”[3]目前特級資質的施工企業(yè)一般都具有門戶網(wǎng)站、企業(yè)級綜合項目管理系統(tǒng)。企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)是基于 Internet的 ERP系統(tǒng),包括招投標管理、合同管理、物資管理、成本管理等功能。通過在企業(yè)門戶網(wǎng)站建立采購平臺進行外部信息的處理,通過綜合項目管理系統(tǒng)進行企業(yè)內(nèi)部信息處理,通過接口、權限分配等,實現(xiàn)采購平臺和綜合項目管理系統(tǒng)的集成。下圖為集成式采購平臺功能圖:

圖1 采購平臺功能圖

3 采購平臺功能的實現(xiàn)

采購平臺具有供應商管理、采購信息管理、投標報價管理、合同管理四個主要功能模塊,目的是吸引更多的供應商參與投標報價,用信息技術實現(xiàn)虛擬采購,優(yōu)化采購流程,減少采購成本。

3.1 采購信息管理

采購信息管理是采購詢價開始的第一步工作,首先在采購平臺外訂立采購計劃形成詢價單,詳細描述下面內(nèi)容:

? 物資名稱、型號規(guī)格、單位、數(shù)量、質量要求

? 收貨地址,交貨時間,支付方式

? 評標標準、流程

采購小組負責人審核采購計劃,通過審核的采購計劃在平臺公開發(fā)布。工作流程如下:

圖2 采購信息發(fā)布流程

3.2 供應商管理

公布采購信息后會有供應商參與投標報價,采購平臺首先要對參加報價的供應商進行管理,保證供應商報價的可信度和物資質量。投標的供應商分兩類進行管理:合格供應商和非合格供應商。合格供應商只需要通過供應商名單審核員的一輪審核,非合格供應商需要通過兩輪審核。供應商管理流程圖如下:

圖3 報價供應商管理流程

非合格供應商首先要在線注冊填寫資料,進行第一輪的資格審查。在線注冊時需要填寫以下主要資料:

? 供應商類型,如生產(chǎn)商、流通商、代理商。

?所屬單位(哪個單位的供應商),如集團供應商、分公司供應商。作用是每個分公司管理本單位的供應商,集團采購中心能管理所有供應商。

?供應商信息,如工商注冊地,國稅號,營業(yè)

執(zhí)照號,法人,聯(lián)系方式等。

通過資格審查的供應商進入供應商名單列表,和合格供應商一起參與第二輪資格審查。通過后就可進行報價。當需要進行多次詢價時,供應商會有多個報價信息。

3.3 招標報價管理

招標報價是采購平臺的核心功能,由于涉及保密性,平臺需要嚴格的權限管理和數(shù)據(jù)加密技術。

首先供應商在報價截止時間前以自己的賬號登錄,進入供應商操作界面,選擇詢價單進行價格填寫形成報價單。為了保證詢價的公平、公正,設立多名審核員,分別授予不同的賬號和密碼,在報價時間截止后需要所有審核員都登陸系統(tǒng)才能開標。評審的標準按照詢價文件公布的標準,一般采用最低評標價法,在滿足詢價文件各項重要參數(shù)和基本要求前提下,按照質量、服務相等且有效報價合理最低者確定成交人。選定供應商后發(fā)布中標通知書,供應商在采購平臺都能看到,在規(guī)定時間雙方簽訂合同。

供應商登陸后可以查看賬戶信息,從賬戶信息可以看到所處投標階段,如是否通過審核,報價是否被接收,是否中標,以及合同簽訂情況和合同執(zhí)行履約情況。

圖4 招投標流程

圖5 合同管理流程

3.4 合同管理

合同管理包括合同簽約、執(zhí)行履約管理兩方面內(nèi)容。合同簽約的主要工作是合同文本的訂立。采購合同員根據(jù)詢價文件、報價文件在線編制合同,采購負責人審核后發(fā)布轉入相應供應商賬戶內(nèi),供應商審閱同意即可進行簽約,采購平臺提供兩種簽約方式,可以在線電子簽約,也可以下載后簽約再上傳至平臺,采購負責人以賬號登陸進行簽字蓋章,雙方簽字蓋章后的合同進入采購合同列表,雙方都可以查看。

合同簽約流程如下:

合同執(zhí)行管理的重點是到貨管理和支付管理。主要有四個步驟,流程如下:

圖6 合同執(zhí)行管理

采購員在采購平臺編制訂購單,包括物資名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨地點,收貨人信息;供應商登陸平臺后看到訂購單,進行處理信息記錄,如訂單打印、揀貨、發(fā)貨等;配送信息按照合同規(guī)定負責貨運的一方填寫,包括運輸單位名稱、配送員聯(lián)系方式、貨物在途信息等;付款信息由施工企業(yè)物資采購負責人填寫,到貨時驗收成員根據(jù)訂購單、購貨發(fā)票、采購合同等相互核對檢查物資品種、規(guī)格、型號、質量等級、數(shù)量等[5],對驗收結果進行登記,按照合同的規(guī)定進行付款,記錄付款信息,本步驟形成驗收單以及付款記錄。

4 與施工企業(yè)綜合管理系統(tǒng)的集成

4.1 集成的必要性

施工企業(yè)采購涉及多方參與,施工生產(chǎn)、采購、財務部門、外部的供應商,甲供材時還有業(yè)主,以及物資款支付涉及到的銀行部門,如圖7所示:

圖7 施工企業(yè)物資采購參與方

在圖7中,企業(yè) ERP進行企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞。項目部采購一般有限制條件,只能在限制的額度或物資種類中采購。大部分物資采購需要上報分公司。項目部物資部形成采購需求,然后上報分公司物資采購分中心,分中心根據(jù)庫存情況綜合計劃,訂立采購計劃,然后通過面談、電話、傳真等聯(lián)系供應商,進行招投標采購。某些物資超過一定額度需要分公司向集團總部傳遞采購計劃,集團進行采購。物料需求、采購計劃的制定以及在項目部、分公司、集團傳遞,都可以通過企業(yè)內(nèi)部的 ERP實現(xiàn),但是涉及到與供應商交流的業(yè)務,如采購需求信息發(fā)布和詢價,供應商的報價等就不能通過企業(yè)內(nèi)部的 ERP實現(xiàn)。采購平臺與企業(yè)內(nèi)部 ERP集成后,內(nèi)外數(shù)據(jù)流得到延伸和銜接,整個物資采購過程完整實現(xiàn)。

4.2 采購平臺施工企業(yè)綜合管理系統(tǒng)的集成

采購平臺在界面上與企業(yè)門戶網(wǎng)站集成,在數(shù)據(jù)上與企業(yè) ERP(綜合項目管理系統(tǒng))集成,企業(yè)ERP作為數(shù)據(jù)處理后臺,兩者共用數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)數(shù)據(jù)流的延伸。如圖8所示:

項目部、分公司和集團總部的采購小組在采購平臺發(fā)布采購信息,上傳詢價單;供應商看到需求信息在線報價;采購小組根據(jù)評審原則確定供應商,在線向供應商發(fā)布成交通知書;雙方在線簽訂合同,合同轉入綜合管理系統(tǒng)的合同管理模塊,進行后續(xù)的企業(yè)管理;根據(jù)合同和到貨情況財務部門進行支付,支付信息供應商可以在采購平臺查看。

圖8 采購平臺與 ERP的集成

4.3 數(shù)據(jù) /功能交互

采購平臺與企業(yè) ERP要實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換,通過在施工企業(yè)綜合系統(tǒng)中生成采購計劃,采購平臺從數(shù)據(jù)庫中直接調(diào)取進行發(fā)布、招投標;供應商通過采購平臺獲取采購信息,進行報價、投標等,中標通知在采購平臺發(fā)布,雙方在采購平臺訂立合同,支付手續(xù),合同履行執(zhí)行控制在綜合管理系統(tǒng)中完成。這樣,采購平臺和綜合管理信息系統(tǒng)進行內(nèi)外信息處理,真正實現(xiàn)多方參與;同時很好地利用企業(yè)已有的軟硬件基礎,擺脫信息化建設各系統(tǒng)分離、投資大的現(xiàn)象。以下表格是兩個系統(tǒng)間需要交互的主要數(shù)據(jù):

表1 采購平臺與綜合管理信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互

5 關鍵技術

1)數(shù)據(jù)/文件交互[6]

XML技術。XML可以簡單快捷地在任何應用程序中讀寫數(shù)據(jù),是目前數(shù)據(jù)交換的唯一公共語言。目前施工企業(yè)的綜合管理信息系統(tǒng)大部分采用 B/S結構,信息系統(tǒng)和采購平臺的數(shù)據(jù)、文件交互通過 XML技術實現(xiàn)。

2)安全技術

采購平臺的報價和簽約具有很高的保密性要求,需要使用加密技術。加密技術把重要的數(shù)據(jù)變?yōu)閬y碼(加密)傳送,到達目的地后再用相同或不同的手段還愿(解密)。加密技術包括兩個元素:算法和密鑰。算法將普通的文本(或者可以理解的信息)與數(shù)字(密鑰)結合,產(chǎn)生不可理解的密文。密鑰是用來對數(shù)據(jù)進行編碼和解碼的一種算法。在安全保密中,可通過適當?shù)拿荑€加密技術和管理機制來保證網(wǎng)絡的信息通訊安全。密鑰加密技術的密碼體制分為對稱密鑰體制和非對稱密鑰體制兩種。

2)數(shù)據(jù)共享

應用程序接口:采用.NET平臺,面向對象組件式開發(fā),將平臺合理劃分,良好的接口設計可以降低系統(tǒng)各部分的相互依賴,提高組件內(nèi)部的內(nèi)聚性,降低組件間的耦合程度,提高系統(tǒng)的維護性和擴展性,以及與企業(yè) ERP系統(tǒng),如綜合管理信息系統(tǒng)的集成性。

6 總結

本文總結了施工企業(yè)物資采購信息化的國內(nèi)外現(xiàn)狀,在此基礎上提出利用施工企業(yè)已有信息化水平建設物資采購平臺,并對平臺的功能,以及與ERP功能集成和集成技術方面進行了分析。隨著施工企業(yè)對信息技術的逐漸了解,企業(yè)的需求將越來越明確,系統(tǒng)功能分工以及系統(tǒng)間的集成將成為一種趨勢。

[1]任吉魁.李晨洋.國內(nèi)外建筑行業(yè)電子商務應用現(xiàn)狀比較.建筑.2003,10.

[2]張朝暉,勞幗齡.國內(nèi)外建筑業(yè)信息化現(xiàn)狀比較分析[J].信息經(jīng)濟與國民經(jīng)濟增長方式的轉變,2006.

[3]郭宇明.中國石化:電子商務與 ERP聯(lián)姻正顯示效能[J].電子商務掃描.

[4]陳瓊.淺談企業(yè)詢價采購[J].商場現(xiàn)代化,2008.

[5]俞峰.船舶物資采購網(wǎng)絡采購平臺的開發(fā)及應用[J].06'MIS/S ＆A學術交流會,2006.

[6]Strategic Actions for Realising the Vision of ICT in Construction.www.strat-con.org.2010.