卷煙企業(yè)科技投入管理模式研究

姜福東，陳和平，蘇慧文，管仕栓

（1.中國海洋大學，青島 266002；2.山東中煙工業(yè)公司，濟南 250013）

1 卷煙企業(yè)科技投入管理的復雜性

煙草行業(yè)作為國家利稅大戶，資金實力強大，其項目管理帶有一定的粗放性。這種粗放的項目管理不僅造成一定的成本浪費，而且越來越不適應項目管理發(fā)展的趨勢，不利于調(diào)動企業(yè)科研工作者的積極性。

科技投入管理是指在項目的具體實施過程中，為了保證項目完成所花費的實際費用不超過其預算費用而展開的項目的經(jīng)費估算、經(jīng)費預算編制、經(jīng)費過程控制、結(jié)項后經(jīng)費評價等方面的管理活動[2]。由此可見，項目經(jīng)費管理不僅是財務管理一個部門的事情，而需要綜合行政管理、財務管理、技術創(chuàng)新管理等各部門的知識和力量。

科技投入管理是企業(yè)項目管理當中非常重要的一環(huán)，在項目管理知識體系（Project Management Body of Knowledge，PMBOK）中，與科技投入管理相關度較高的有項目管理環(huán)境、項目成本管理及項目采購管理模塊等[3]。

對企業(yè)內(nèi)部而言，科技投入管理涉及到財務部門、審計部門、技術研發(fā)主管部門、技術應用部門（如生產(chǎn)制造部門）等；從外部而言，由于部分項目來源于國家科技、經(jīng)濟貿(mào)易、信息產(chǎn)業(yè)等主管部門，從申報、材料組織、自籌經(jīng)費匹配、技術研究、中期檢查、項目產(chǎn)品或技術推廣及產(chǎn)業(yè)化、項目監(jiān)理及驗收等諸多環(huán)節(jié)都受到有關管理辦法的約束，科技投入管理需要充分考慮到這些管理辦法及規(guī)章，并與本單位的有關規(guī)章有機結(jié)合起來。

2 科技投入管理的傳統(tǒng)模式分析

我國對科研項目經(jīng)費的管理一直以來都按全額預算管理，實行統(tǒng)收統(tǒng)支、實報實銷。科研課題不管成功與否，能否在生產(chǎn)中應用，支出一律報銷。對研究出的成果，不作經(jīng)濟評價，技術成果轉(zhuǎn)讓都是無償?shù)?。科研單位對其?jīng)費及其運作過程的管理仍停留在記賬、算賬和報賬等原始會計憑證處理階段，因而也就談不上嚴格意義的科技投入管理[2]。

我國傳統(tǒng)的科技投入管理存在的問題主要有以下幾方面[4]：

（1）科研項目經(jīng)費預算的準確性不高；（2）會計核算信息失真；（3）經(jīng)費管理過于寬松；（4）項目沒有嚴格按照項目合同進行成本核算。

如何科學合理地使用好科研項目經(jīng)費，強化管理，提高經(jīng)費保障能力，進一步調(diào)動科研積極性，促進企業(yè)的技術進步與經(jīng)營管理水平的提高，是一個值得深入研究的課題。

3 對卷煙企業(yè)科技投入管理模式發(fā)展方向的判斷

參考安寧等的論述[5]，結(jié)合作者在科研管理方面多年的經(jīng)驗，我們認為卷煙企業(yè)科技投入管理將會朝著多項目管理綜合化、經(jīng)費管理精細化、項目與經(jīng)費管理同步化、經(jīng)費管理信息化的方向發(fā)展。

多項目管理綜合化 由相對穩(wěn)定撥款和競爭性項目經(jīng)費構成的雙重資助模式正逐步成為各國政府資助科研機構或高校開展科研活動的主要模式[6]。由于項目來源的多渠道性，如果沿用過去的模式，只關注于單獨的某一個項目的經(jīng)費管理，很難管理好項目。新的形勢下，必須要綜合考慮來源不同、性質(zhì)不同、研究內(nèi)容不同的各類項目，使之形成良好的技術創(chuàng)新環(huán)境，促進技術進步。

經(jīng)費管理精細化 如何消除浪費，使有限的資金得到合理的使用，真正推動企業(yè)技術創(chuàng)新與進步，將是科技投入管理的重要課題。消除浪費的最好辦法是對科技投入實施精益管理，以求達到“零浪費”的終極目標。所以經(jīng)費管理的精細化與集約化是項目經(jīng)費管理的發(fā)展趨勢之一。

項目與經(jīng)費管理同步化 科研經(jīng)費是知識生產(chǎn)、科技創(chuàng)新的基本條件和重要保障，是科研活動賴以進行的物質(zhì)基礎之一。探索有效的科研經(jīng)費管理模式，使科研項目管理與科研經(jīng)費管理有機結(jié)合,是一件非常重要的事情[7]。項目一經(jīng)立項，項目經(jīng)費管理的相關工作應同步展開。項目管理與經(jīng)費管理人員應主動配合，互換信息，以便進行項目和經(jīng)費的跟蹤管理，并充分發(fā)揮經(jīng)費管理對項目管理的有效作用。

經(jīng)費管理信息化 經(jīng)費管理的大部分工作都可以通過信息化的方式進行，在企業(yè)項目管理的層面，完全可以在企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)中開發(fā)出項目經(jīng)費管理模塊，實現(xiàn)對科技投入項目預算、使用控制、結(jié)項后評價等諸方面的管理。

4 卷煙企業(yè)科技投入管理的三維網(wǎng)絡結(jié)構核算模式的建立

4.1 簡 述

4.1.1 產(chǎn)生背景 現(xiàn)行高校科研經(jīng)費管理主要有3種模式，即基于企業(yè)財務管理理念的管理模式、基于協(xié)調(diào)視角的管理模式、分級管理模式[8-9]，而由于卷煙企業(yè)科技投入管理具有復雜性，在傳統(tǒng)的科技投入管理模式下，粗放管理產(chǎn)生了很多問題。因此，很有必要結(jié)合企業(yè)自身實際情況及對卷煙企業(yè)科技投入管理發(fā)展方向的判斷，進行科技經(jīng)費管理模式的創(chuàng)新。

YZ公司的財務會計工作通過SAP系統(tǒng)中的財務會計/管理會計（FI/CO）兩個模塊實現(xiàn)。YZ集團按照企業(yè)科技投入管理的實際情況，在外部專家的支持下，在實際工作中不斷進行了修正和完善，主要包括對于技術開發(fā)費的核算，將以部門為基礎的核算方式改變?yōu)橐浴绊椖?科目-（部門）成本中心”的三維核算方式。對技術開發(fā)項目的編碼方式、內(nèi)部訂單的形式、部分原始單據(jù)也進行了改進。對企業(yè)科研用儀器設備實現(xiàn)單獨管理。通過大量細致的工作，YZ集團逐步建立了卷煙企業(yè)科技投入管理的“三維網(wǎng)絡結(jié)構核算模式”。

4.1.2 基本思路與實現(xiàn)條件 集團采用的SAP R/3系統(tǒng)具有很好的財務管理功能，對技術開發(fā)費的核算管理從功能范圍（包括技術開發(fā)類、管理類、經(jīng)營類、制造類、財務費用類）、成本中心（技術中心）和內(nèi)部定單管理（項目管理）進行三維立體的核算，實現(xiàn)對科研開發(fā)項目經(jīng)費的全面規(guī)范的管理。YZ集團三維網(wǎng)絡結(jié)構核算模式示意圖如圖1所示。

圖1 YZ集團三維網(wǎng)絡結(jié)構核算模式圖Fig.1 Three-dimensional network structure diagram of YZ group accounting model

在該三維核算控制模式下，發(fā)生在技術中心范圍之外的任何科研開發(fā)活動所發(fā)生的費用，都將按科目體系定位到科研費用。技術中心下屬的所有部門、研究所站均作為研發(fā)系統(tǒng)的成本中心（如技術中心產(chǎn)品部、信息部），其發(fā)生的所有部門費用，按規(guī)定定位到研發(fā)費用。公司范圍內(nèi)確定立項的研發(fā)項目，采用項目訂單管理，項目訂單下費用定位到研發(fā)費用。

4.1.3 應用效益 三維網(wǎng)絡結(jié)構核算體系的建立，不僅為公司任何科研開發(fā)項目或全部開發(fā)項目提供了一個項目輔助帳、成本中心輔助帳管理模式，而且公司可根據(jù)需要，實施對技術開發(fā)經(jīng)費的三維、二維分析、控制和調(diào)整。從而使企業(yè)信息系統(tǒng)更好的服務于企業(yè)科研管理實踐，為企業(yè)技術進步做出了重要貢獻。

4.2 SAP系統(tǒng)中三維核算模式的建立步驟

在SAP系統(tǒng)中建立三維核算模式，需要經(jīng)歷如下步驟，即設置會計科目、定義技術開發(fā)費可能發(fā)生的成本中心、建立科研開發(fā)項目結(jié)構及清單。

4.2.1 設置會計科目 有分級科目控制的，可以在系統(tǒng)中設置四級會計科目。如，三級科目“科研人工費”從屬于一級科目“管理費用”和二級科目“技術開發(fā)費”，而在其下又包含工資、福利費、獎金、津貼、政策補貼、項目提成、住房公積金、養(yǎng)老保險、開發(fā)非定額人工費等四級科目。

除技術中心之外，公司從事科研技術開發(fā)活動所消耗的資源或所發(fā)生的費用還包括：生產(chǎn)部門為技術中心進行新產(chǎn)品或樣品的試驗活動而在生產(chǎn)現(xiàn)場所發(fā)生的原料費、輔料費、相關的水電費（較難分離）、人工費和設備折舊費（較難分離）等。另外，市場營銷部門、集團公司辦公室等也可能發(fā)生相應的研究開發(fā)費用。這些費用均可按技術開發(fā)費二級科目進入科研經(jīng)費。

4.2.2 定義技術開發(fā)費可能發(fā)生的成本中心 按照公司部門費用管理模式，可以定義集團公司為一級成本中心，技術中心為二級成本中心，技術中心下屬各部門（綜合部、基礎研究部、信息部、技術監(jiān)督部等）、研究所、技術站等為科研體系的三級成本中心，其部門費用均可按規(guī)定進入研發(fā)費用。

4.2.3 通過內(nèi)部訂單的管理功能建立科研開發(fā)項目結(jié)構及清單 公司對科研開發(fā)項目的管理可以借助內(nèi)部訂單的管理來實現(xiàn)。把每一個開發(fā)項目看作是一個內(nèi)部訂單進行管理。通過內(nèi)部訂單管理功能，實現(xiàn)對科研開發(fā)項目的結(jié)構與清單定義（表1）。

表1 科研開發(fā)項目結(jié)構表Table 1 Chart of scientific research and development projects

如果 SAP系統(tǒng)的內(nèi)部訂單管理不能夠?qū)崿F(xiàn)對科研開發(fā)項目的分類管理，則可以直接按開發(fā)項目的名稱作為一個內(nèi)部訂單進行管理。

注意在對項目名稱進行數(shù)字編碼時（內(nèi)部訂單編碼），可借助數(shù)字年份來實現(xiàn)對科研開發(fā)項目的立項時間進行識別。利用SAP系統(tǒng)的控制功能實現(xiàn)對技術開發(fā)經(jīng)費支出和科研開發(fā)項目的管理，為了全面提高管理水平，要求對科研開發(fā)活動，盡量以開發(fā)項目的形式進行管理和體現(xiàn)。例如：委托某煙草研究所對XXX基地煙葉原料進行綜合評價與監(jiān)管活動，可用一個開發(fā)項目的形式進行管理和體現(xiàn)，并通過一個內(nèi)部訂單形式來實現(xiàn)。

5 對三維模式與科技投入管理實踐對接的思考

模式往往具有一定的理論探討性質(zhì)，具有一定的理論高度，那么這些模式對于企業(yè)發(fā)展究竟有多少作用？理論層面的模式如何才能與千變?nèi)f化的科技投入管理實踐進行對接？這些都是擺在企業(yè)科技投入管理人員面前的重要課題，需要深入研究，認真思考，全面總結(jié)。

由于YZ集團科技投入管理信息化模式位于企業(yè)信息化系統(tǒng)的ERP層次，在模式運行的過程中需要注意下面的問題。

（1）資源計劃、成本估算與預算、成本控制、經(jīng)費使用評價等各部分的輸入數(shù)據(jù)應做到一致、及時、準確，這樣才能及時準確地判斷項目進展情況，實現(xiàn)科技投入管理的預期目標。

（2）注意科技投入管理歷史資料的積累和分析。對于性質(zhì)類似的項目，以前項目中科技投入管理經(jīng)驗和措施都可以進行借鑒，特別是在資源估算和項目經(jīng)費估算方面，各類經(jīng)費的比例關系，設備單價等都具有重要的參考意義。

（3）模式運行的過程中，牽涉到的部門包含財務部門、技術創(chuàng)新中心、項目管理委員會等部門，這些部門之間應加強協(xié)調(diào)和溝通，及時將所掌握的項目經(jīng)費管理相關信息進行通報，確保各部門信息的一致性和完備性。

（4）應加強多個項目之間的綜合協(xié)調(diào)，必須要綜合考慮來源不同、性質(zhì)不同、研究內(nèi)容不同的各類項目，使之形成良好的技術創(chuàng)新環(huán)境，促進技術進步。

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