數(shù)字化醫(yī)院大后勤管理初探

曹輝

上海市中醫(yī)醫(yī)院設(shè)備處，上海，200071

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷深化改革與信息技術(shù)的迅速發(fā)展，以及衛(wèi)生部主持的國家金衛(wèi)工程的實施，使我國醫(yī)院管理信息化的進(jìn)程大大加快，醫(yī)療行業(yè)的信息化建設(shè)近年來取得了較大的進(jìn)展。醫(yī)療部門辦公網(wǎng)絡(luò)化、自動化，實現(xiàn)全面信息共享已是大勢所趨。越來越多的醫(yī)院認(rèn)識到，只有通過加強(qiáng)各部門的數(shù)字化建設(shè)，逐步建立數(shù)字信息化醫(yī)院基礎(chǔ)，才能支持醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，從而提高醫(yī)院綜合效益和運(yùn)行效率。

在對上海7家醫(yī)院（包括5家三級醫(yī)院及2家二級醫(yī)院）和史泰博等公司進(jìn)行了設(shè)備、后勤管理、物資物流管理模式、軟件應(yīng)用等的調(diào)研，聽取相關(guān)專家的意見后，我們提出了整合醫(yī)院大后勤（包含設(shè)備、后勤等管理部門、供應(yīng)室、維修組等二級庫房）進(jìn)行管理，開發(fā)基于醫(yī)院大后勤整合管理的“醫(yī)院物資物流管理系統(tǒng)”，初步探索數(shù)字化大后勤管理。

1 開發(fā)背景

① 大部分醫(yī)院目前缺乏科學(xué)有效、統(tǒng)一的后勤管理軟件，各部門、各軟件之間數(shù)據(jù)不能共享，操作繁瑣，統(tǒng)計缺乏全面性、準(zhǔn)確性，無法為管理與決策者提供相應(yīng)的分析和決策，沒有形成統(tǒng)一的醫(yī)院大后勤管理系統(tǒng)。

② 各級庫房抱怨人少事多：醫(yī)院庫房“零庫存”管理模式雖探索實施多年，但受醫(yī)院物資管理的時效性、多樣性等因素影響，各級庫房物資存放未降反升；庫房間流轉(zhuǎn)繁瑣，各級管理人員的工作量也相應(yīng)上升。

③ 醫(yī)院醫(yī)療信息化進(jìn)程迅速，后勤管理模式滯后于醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展，不能為臨床提供有效、及時的服務(wù)。

④ 不能對醫(yī)院內(nèi)部申請、采購進(jìn)行規(guī)范的分級管理。醫(yī)院內(nèi)部流程雖然健全，但具體實施起來卻存在現(xiàn)實誤差。

⑤ 各物資資產(chǎn)管理部門無法向管理層提供準(zhǔn)確及時的大后勤收入/成本數(shù)據(jù)：目前醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療業(yè)務(wù)已給醫(yī)療管理部門提供了及時、準(zhǔn)確的信息，特別是醫(yī)聯(lián)系統(tǒng)的實施，為管理層加強(qiáng)醫(yī)療業(yè)務(wù)開展提供了前所未有的醫(yī)療數(shù)據(jù)信息。醫(yī)療信息集成是整個醫(yī)院針對信息化建設(shè)的一個高級目標(biāo)，完整的信息集成方案將會提高整個醫(yī)院的信息流轉(zhuǎn)以及信息利用的層次。準(zhǔn)確及時的提供大后勤業(yè)務(wù)信息化流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)無疑將更加完善醫(yī)院整體數(shù)字化建設(shè)，并為進(jìn)一步開發(fā)醫(yī)院成本核算系統(tǒng)提供基本條件。

⑥ 探討醫(yī)院大后勤物資物流化管理可能。以B/S架構(gòu)可實現(xiàn)臨床業(yè)務(wù)部門與后勤服務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)交互，并實現(xiàn)流程透明性和可監(jiān)督性，數(shù)據(jù)的信息化采集，為醫(yī)院—供應(yīng)商、醫(yī)院—醫(yī)院等的區(qū)域化醫(yī)院物資流轉(zhuǎn)提供可能性。

2 前期準(zhǔn)備

當(dāng)前醫(yī)療資產(chǎn)管理正朝著全程化和流通化管理方向發(fā)展。它包括了對使用部門的購置申請、科室預(yù)算管理、設(shè)備的采購管理、設(shè)備合同檔案管理、設(shè)備安裝驗收、計量檢測和維修保養(yǎng)，以及設(shè)備使用耗材、醫(yī)院衛(wèi)生材料等信息的交互管理等。

① 確定項目實施目標(biāo)，建立醫(yī)療資產(chǎn)生命周期全過程的質(zhì)量保證體系，及以提高醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量為核心的新的醫(yī)療資產(chǎn)管理模式。

② 確定項目實施范圍，全面實現(xiàn)醫(yī)院設(shè)備處，總務(wù)處、供應(yīng)室等后勤物資流轉(zhuǎn)管理部門以大后勤管理模式的信息化管理，達(dá)到醫(yī)院資產(chǎn)的全面信息流通，降低管理成本。

③ 確定項目涉及內(nèi)容（見圖1），制定醫(yī)院資產(chǎn)管理與數(shù)據(jù)分析的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為醫(yī)院管理者、決策者提供強(qiáng)大的分析與決策功能。以便捷的方式，低廉的成本提供強(qiáng)大、靈活的多系統(tǒng)接口模式整合醫(yī)院相關(guān)管理軟件，整合醫(yī)院相關(guān)信息，滿足各部門提出的各種數(shù)據(jù)上報要求，確保上報數(shù)據(jù)的正確性、及時性與完整性。豐富多彩的業(yè)務(wù)模型分析方法，為醫(yī)院的各個業(yè)務(wù)科室部門提供分析數(shù)據(jù)，為各級領(lǐng)導(dǎo)層提供有效且正確的決策依據(jù)。

④ 確定規(guī)范醫(yī)院設(shè)備、后勤、供應(yīng)等管理流程，如利用WEB頁面進(jìn)行設(shè)備物資網(wǎng)上申請、采購審批等一體化管理流程, 以B/S架構(gòu)實現(xiàn)臨床業(yè)務(wù)部門與醫(yī)院各管理部門之間的業(yè)務(wù)交互，并實現(xiàn)流程透明性和可監(jiān)督性（見圖2）。

圖1 物資管理項目涉及內(nèi)容Fig.1 The contents of material management project

圖2 醫(yī)院物資管理流程Fig.2 The flow chart of hospital materials management

3 項目實施

建設(shè)醫(yī)院大后勤管理模式的資產(chǎn)物流管理體系，創(chuàng)建醫(yī)療資產(chǎn)生命周期全過程的質(zhì)量保證體系，及以提高醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量為核心的新的醫(yī)療資產(chǎn)管理模式，制定醫(yī)院資產(chǎn)管理與數(shù)據(jù)分析的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。還要考慮從醫(yī)院醫(yī)療資產(chǎn)的生命周期的管理入手，努力發(fā)揮醫(yī)療資產(chǎn)的功能和利用率，減少資源浪費(fèi)，降低醫(yī)療資產(chǎn)的維護(hù)成本。這些環(huán)節(jié)都急需采用信息技術(shù)加以全方位、精確性的全程管理。在具體實施中我們解決的主要問題有以下幾個方面：

① 醫(yī)療資產(chǎn)全程管理中編碼、物資命名規(guī)則與流程的規(guī)范制定。如針對以往臨床抱怨各種申請審批信息透明度低，流程不明確等行政管理滯后問題所設(shè)計的網(wǎng)上申請模塊，從一個方面促進(jìn)了醫(yī)院行政管理 的服務(wù)功能提升。

② 實施包括醫(yī)療、非醫(yī)療物資、設(shè)備、衛(wèi)生材料、易耗品等在內(nèi)的大后勤全面信息化管理。如網(wǎng)上物資請領(lǐng)功能的開發(fā)，即從科室使用方便入手，針對醫(yī)院各級庫房（一級庫：如設(shè)備、總務(wù)；二級庫：如供應(yīng)室）的庫存網(wǎng)上公開設(shè)計，科室通過認(rèn)證登陸后可從各庫房選擇領(lǐng)用物資。同時，該系統(tǒng)還支持根據(jù)庫存數(shù)量為“0”物資，自動生成采購單進(jìn)入后續(xù)流程處理，增強(qiáng)了庫房管理的科學(xué)性。

③ 匯總各系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，采集相應(yīng)管理數(shù)據(jù)、信息。針對科室請領(lǐng)物資開發(fā)了自動查詢，建立網(wǎng)上無紙化科室分戶賬等功能。這些功能的實現(xiàn)，方便了科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行科室成本統(tǒng)計，為醫(yī)院全面實施預(yù)算前置管理提供可能（見圖3）。

圖3 WEB頁面部門請領(lǐng)查詢功能示圖Fig.3 The web inquiry function diagram of application department

④ 實施基于信息平臺技術(shù)的大型醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)的效益預(yù)測和實際使用統(tǒng)計評估。為了使物資物流管理不僅限于常規(guī)功能，我們還創(chuàng)新性的從醫(yī)院整體醫(yī)療管理出發(fā)，結(jié)合上級部門對大型醫(yī)療設(shè)備的使用效益管理要求，在我院率先實行了與醫(yī)院HIS/LIS等鏈接的設(shè)備、物資效益統(tǒng)計平臺功能。

⑤ 建立區(qū)域性的數(shù)據(jù)倉庫，整合醫(yī)院多個分院的數(shù)據(jù)，使決策分析的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確與精準(zhǔn)。

⑥ 實施醫(yī)療資產(chǎn)的維修保養(yǎng)等質(zhì)量管理的資產(chǎn)管理方案。

⑦ 制訂基于醫(yī)院醫(yī)療資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)匯報規(guī)則及分析內(nèi)容等。

4 取得成果

由上海申康發(fā)展中心牽頭，以資產(chǎn)管理為課題進(jìn)行開發(fā)的醫(yī)院物資管理系統(tǒng)，目前上線實施基本完成，并通過了專家組的認(rèn)可。將醫(yī)院原先以簡單的資產(chǎn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐源蠛笄谡w模式，實現(xiàn)了資源整合和資源共享的目標(biāo)，取得了如下成果：

① 優(yōu)化流程，提高效率

將數(shù)據(jù)充分利用，使工作人員節(jié)省大量的錄入與核對工作。同時，可以在醫(yī)院整體信息化建設(shè)中促進(jìn)流程改進(jìn)與規(guī)范管理，對醫(yī)院今后的發(fā)展提供更為規(guī)范的管理參照。

② 實時反應(yīng)，加強(qiáng)監(jiān)督

可以使過程管理變成可行，各種數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r反映，可以加強(qiáng)監(jiān)督管理。

③ 系統(tǒng)分析，數(shù)據(jù)精確

為了確保系統(tǒng)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性、完整性，要求在數(shù)據(jù)源采集和審核控制方面能夠做到實時監(jiān)控，審核確認(rèn)每個操作環(huán)節(jié)，并將過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)變化情況都一一記錄，做到數(shù)據(jù)源可追溯性，最終確保分析結(jié)果真實可信。

④ 量化績效，引導(dǎo)決策

通過對醫(yī)院信息實時、有效的管理，可以實現(xiàn)對醫(yī)院預(yù)算決策提供真實、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，指導(dǎo)預(yù)算的合理制訂。為上級部門提供資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)，方便上級部門在加大醫(yī)療投入的同時，合理考慮資源的地區(qū)配置，真正使“投入有所值，投入有所用”。

通過組織試點，運(yùn)用規(guī)范統(tǒng)一的流程設(shè)置，力爭與同行業(yè)協(xié)作。探討開展醫(yī)院物資質(zhì)量控制，全程宏觀、微觀的管理模式，為研究區(qū)域化醫(yī)療物資信息共享，整合利用創(chuàng)新途徑，完善行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，發(fā)揮醫(yī)聯(lián)優(yōu)勢，全面提高行業(yè)管理水平，促進(jìn)醫(yī)療物資對臨床診療的質(zhì)量保證，使醫(yī)療物資為醫(yī)藥衛(wèi)生健康事業(yè)的發(fā)展提供應(yīng)有的保障。

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