淺談公文的解讀與修改處理問(wèn)題

衛(wèi) 世 平

公文處理是辦公室人員最基本的日常工作，通過(guò)一系列緊密銜接的程序，完成公文的擬制、處理和管理業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息的溝通，其根本目的在于推動(dòng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)管理和正確決策。而公文出臺(tái)必須符合上級(jí)組織的認(rèn)知指向，也要符合廣大人民群眾的認(rèn)知水準(zhǔn)。制作部門在撰擬文本過(guò)程中，首先要考慮公文是否合乎實(shí)際，不但制作前要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)研與考察，而且發(fā)布后也要進(jìn)行追蹤了解與信息反饋，使得公文解讀與貫徹執(zhí)行達(dá)到既定的目標(biāo)指向。一般說(shuō)來(lái)，撰擬公文講究通俗易懂，清晰定位，使得下級(jí)組織能夠準(zhǔn)確理解并且胸有成竹。撰擬文稿，還要注意信而有證，言必有中，使得公文更具有實(shí)效性與針對(duì)性。不能隨意走筆成章，生發(fā)渲染，進(jìn)而影響公文所產(chǎn)生的公信力。下面，筆者就公文的解讀易懂、完善文本、把握分寸等方面問(wèn)題淺談如下：

一、辭能達(dá)意，通俗易解

一份公文出臺(tái)面世，一定要考慮受眾者的解讀能力與認(rèn)知程度，尤其是普發(fā)性周知文件，要考慮其涉及群體的廣泛性。不能過(guò)于專業(yè)化或術(shù)語(yǔ)化，讓普通群眾難以理解。建國(guó)初期，財(cái)政部曾經(jīng)下發(fā)一些新稅制文件，讓人費(fèi)解。毛澤東主席聽到反映后，閱讀一番親自批示給有關(guān)部門，指出：“此事我看報(bào)始知，我看了亦不大懂，無(wú)怪向明（向明同志當(dāng)時(shí)任山東分局第二書記、山東省政府副主席）等人不大懂”。針對(duì)當(dāng)時(shí)引發(fā)的爭(zhēng)議，毛主席要求財(cái)政部門拿出積極對(duì)策，并要求匯報(bào)處理結(jié)果。還指出：“下達(dá)通知，匆卒發(fā)表，毫無(wú)準(zhǔn)備。此事似已在全國(guó)引起波動(dòng)，不但上海、北京兩處而已，究應(yīng)如何處理，請(qǐng)你們研究告我。”可見中央領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件表述的晦澀問(wèn)題很重視，要求及時(shí)更正，以免造成不必要的思想混亂。時(shí)隔十年，類似問(wèn)題仍有發(fā)生。據(jù)報(bào)載，在20世紀(jì)60年代初, 時(shí)任財(cái)政部副部長(zhǎng)的吳波同志在一個(gè)晚上被叫到總理辦公室，周恩來(lái)總理把一份文件遞給吳波同志，詢問(wèn)：“這份文件你看得懂嗎？”吳波同志不解，周總理繼續(xù)說(shuō)：“我們這個(gè)文件是要給廣大群眾看的，可報(bào)告里面用詞這么專業(yè)，老百姓能看得懂嗎？”吳波恍然大悟，難怪周總理凌晨?jī)牲c(diǎn)打電話叫他急忙趕來(lái)。后來(lái)財(cái)政部黨組對(duì)文件給予重新修改。

文件的通俗易懂，可以讓“覽者會(huì)以意”，便于理解與統(tǒng)攝。當(dāng)然也不能在文件闡釋中，各取所需，超常發(fā)揮。例如，建國(guó)初，中國(guó)公路運(yùn)輸工會(huì)主席安力夫同志講話時(shí)引用毛主席的話，提出“生產(chǎn)長(zhǎng)一寸，福利長(zhǎng)一分”的口號(hào)。毛主席認(rèn)為“福利長(zhǎng)一分”是別人加上去的。如果引證，乃是政治上不嚴(yán)肅的表現(xiàn)。批語(yǔ)道：“‘生產(chǎn)長(zhǎng)一寸，福利長(zhǎng)一分’這種說(shuō)法不甚確切，不要使工人們覺(jué)得今后好像只要生產(chǎn)，不要福利了，而要說(shuō)明這句話不如‘在增加生產(chǎn)的基礎(chǔ)上逐步地改善工人的生活’這樣說(shuō)較為確切些。”這就糾正了當(dāng)時(shí)引用不當(dāng)?shù)膯?wèn)題。由此看出，講述人或者公文傳達(dá)者不僅話語(yǔ)要通俗易懂，還要辭能達(dá)意，讓人完整理解原意，不能強(qiáng)作解人，造成認(rèn)知的曲解與困惑。

二、反復(fù)修改，完善文本

公文制作出來(lái)，并不是一勞永逸的事情，在層層轉(zhuǎn)發(fā)與執(zhí)行過(guò)程中，要考察實(shí)際效果，看看是否合乎實(shí)際，是否理解到位。如果不進(jìn)行審視或修正，往往會(huì)出現(xiàn)意外情況,甚至造成損失。

例如，過(guò)去農(nóng)村推行走合作化道路，提出“三級(jí)所有，隊(duì)為基礎(chǔ)”的核算分配辦法。有的地方把“隊(duì)”理解為“大隊(duì)”，有的解釋為“小隊(duì)”。那么如何理解與執(zhí)行呢？人們各執(zhí)一詞。毛主席的秘書田家英有一次到浙江下鄉(xiāng)調(diào)研，走訪嵊縣時(shí)，得知該地區(qū)出現(xiàn)了亂砍桑樹的風(fēng)波，原因是對(duì)文件解讀產(chǎn)生不同的理解與認(rèn)知。有的社員認(rèn)為，既然大隊(duì)為核算單位，那么小隊(duì)的財(cái)物將會(huì)統(tǒng)一歸屬大隊(duì)分配。各小隊(duì)的桑樹自然將會(huì)歸大隊(duì)所有，于是出現(xiàn)了“長(zhǎng)在各個(gè)生產(chǎn)隊(duì)的桑樹一夜功夫全被砍光了”的現(xiàn)象。社員們認(rèn)為“這些樹既然是你大隊(duì)的，長(zhǎng)在我們田地里，遮了一大片陰，影響糧食產(chǎn)量，當(dāng)然應(yīng)該砍掉”。結(jié)果給那個(gè)地區(qū)的蠶業(yè)生產(chǎn)造成很大損失。當(dāng)時(shí)田家英聽了很是痛心，他說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)指示下命令一定要慎重”。由于文件的模糊性，沒(méi)有考慮到基層的問(wèn)題復(fù)雜性，產(chǎn)生了歧義。這些樹原屬生產(chǎn)隊(duì)，但在理解上加了一個(gè)“大”字（歸大隊(duì)所有），一字之差，造成無(wú)可挽回的損失。事后田家英深有感觸說(shuō)：“在中央工作更要慎重，一定要預(yù)計(jì)后果，下達(dá)一個(gè)文件稍有不妥，就會(huì)造成損失、死人?！碧锛矣⒑髞?lái)建議中央對(duì)文件進(jìn)行補(bǔ)充解釋，避免繼續(xù)產(chǎn)生模糊認(rèn)識(shí)。再如，有的地方下發(fā)文件，要求推行群眾戒煙運(yùn)動(dòng)，后來(lái)湖南省委感到強(qiáng)硬推行不合實(shí)際，阻力較大，要求修改或廢止文件。中央聞知此事，及時(shí)給予指示：“將群眾性的戒煙運(yùn)動(dòng)推遲執(zhí)行。只要當(dāng)?shù)攸h委認(rèn)為有必要推遲進(jìn)行，均可提出請(qǐng)求，推遲進(jìn)行。此外，根據(jù)主觀主義設(shè)想根本不符合實(shí)際情況的任何上級(jí)的命令指示，必須加以廢止或修改者，地方黨政有權(quán)提出意見。遇見這種情況，地方黨政從實(shí)際出發(fā)提出意見，是正確的；不提意見，將不正確的命令指示，違反群眾意見，硬著頭皮往下推，則是不正確的。”這就要求趕緊廢止不切合實(shí)際的文件，以免產(chǎn)生對(duì)立情緒，把事情弄僵。

對(duì)文件加以修改，應(yīng)在不改變?cè)獾脑瓌t下，使之具有政策的穩(wěn)定性與靈活性，以便更好地適應(yīng)形勢(shì)。例如，在改革開放初期，允許農(nóng)民進(jìn)城務(wù)工，當(dāng)時(shí)中央出臺(tái)有關(guān)農(nóng)業(yè)的一號(hào)文件，提出“允許農(nóng)民自帶口糧”進(jìn)鎮(zhèn)干活?？墒窃囆幸欢螘r(shí)間卻遇見了新的問(wèn)題，農(nóng)民短期干活完，還得返鄉(xiāng)去拿糧食，因?yàn)樵诔鞘袥](méi)有糧票，無(wú)法取糧。這樣就給農(nóng)民工造成很大的被動(dòng)，生活極不方便。當(dāng)時(shí)起草文件的杜潤(rùn)生與吳象以及姬業(yè)成同志再三思考，既要改動(dòng)字句，又要避免爭(zhēng)議，后來(lái)琢磨出一個(gè)字：把“自帶口糧”改為“自理口糧”，“帶 ”字換成了“理”字，這一字之改，可謂畫龍點(diǎn)睛。使得文意豐富起來(lái)，概念寬泛起來(lái)，“理”的解釋可以多樣化：“可帶，可買，可借，就多了法子，活了路子”。這樣的修訂與完善，破解了難題，更具有可行性?？梢娪猛滓粋€(gè)字熬夜一幫執(zhí)筆人，在集體討論中，撰筆人要嘔心瀝血去琢磨語(yǔ)意，求得妥帖。古人曾云：“吟安一個(gè)字，捻斷數(shù)莖須?！闭谜f(shuō)明了推敲語(yǔ)句的難處。

三、撰稿吃準(zhǔn)，注意分寸

文件的制作，要考慮事情的復(fù)雜性，不能言過(guò)其實(shí)，定論過(guò)早，以免造成工作上被動(dòng)。報(bào)紙媒體配合文件搞宣傳工作，也要注意分寸，不能言過(guò)其實(shí)，言語(yǔ)浮夸。針對(duì)一些不冷靜的輿論，毛主席在審閱宣傳部報(bào)批的文件，對(duì)《中央關(guān)于目前報(bào)刊宣傳工作的幾項(xiàng)通知》代擬稿著意指出：“在宣傳中要繼續(xù)保持謙虛的態(tài)度，不要隨便宣傳超過(guò)國(guó)際水平，在宣傳科技成就時(shí)不得貶抑兄弟國(guó)家”。這就要求，宣傳中既要“注意科學(xué)分析，力戒浮夸”，但也要注意“鼓足干勁”，把握好宣傳度數(shù)，以免輕慮淺謀，失之偏頗。

老一輩革命領(lǐng)袖歷來(lái)重視公文制作的嚴(yán)謹(jǐn)性，不但要求用語(yǔ)講究準(zhǔn)確，而且要求標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也要合符規(guī)范，甚至彌補(bǔ)文稿中的錯(cuò)漏。中央辦公廳原主任楊尚昆同志曾起草了一份信函，由于在標(biāo)點(diǎn)符號(hào)上不太規(guī)范，還受到毛主席的批評(píng)指正。毛主席寫給劉少奇等領(lǐng)導(dǎo)人的信中提到：“尚昆寫的信，自己就沒(méi)有遵照中央那個(gè)指示(注解：《關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示》)，有許多缺點(diǎn)，我已做了修改，請(qǐng)注意?！庇纱丝梢娭醒腩I(lǐng)導(dǎo)人審閱文稿，一絲不茍，并且親自修改，匡其不逮。

另外，毛主席對(duì)于別人的審核文稿的意見也很重視，凡是有利于改進(jìn)工作的，他會(huì)給予支持，凡是不利于工作的，他會(huì)謹(jǐn)慎言論。例如，在1953年中央準(zhǔn)備召開一個(gè)會(huì)議，工會(huì)有些文件處于審定階段，毛主席的秘書胡喬木同志當(dāng)時(shí)審閱了工會(huì)的四個(gè)文件，其中認(rèn)為一份工會(huì)報(bào)告缺點(diǎn)太多，需要重新修改。胡喬木提出意見：“工會(huì)報(bào)告有一個(gè)重要的缺點(diǎn)，就是對(duì)目前工作中的具體問(wèn)題說(shuō)得不多，只是一般的綱領(lǐng)性的說(shuō)明，對(duì)工作中有哪些要推廣的好的經(jīng)驗(yàn)，有哪些需要批評(píng)的錯(cuò)誤的傾向，有哪些需加以澄清的爭(zhēng)論，或者說(shuō)得過(guò)于簡(jiǎn)單抽象，或者簡(jiǎn)直沒(méi)有說(shuō)，因此減少了應(yīng)有的力量?！泵飨瘜忛喓蠓浅Ｙ澩鷨棠镜囊庖?，給當(dāng)時(shí)的組織部長(zhǎng)批語(yǔ)說(shuō)：“我同意胡喬木同志所做的修改，請(qǐng)你和工會(huì)負(fù)責(zé)同志再加斟酌。喬木在這封信上所指的缺點(diǎn)，我也有此感覺(jué)?，F(xiàn)在距開會(huì)尚有一段時(shí)間，是否可加以補(bǔ)充，亦請(qǐng)你們考慮酌定?！边@就指出了工會(huì)報(bào)告的文稿沒(méi)有吃準(zhǔn)下情，也沒(méi)有摸準(zhǔn)上情，有空洞感覺(jué)，要求去粗取精，去偽存真，給予修改，理在其中。再者，遇見爭(zhēng)議性問(wèn)題，沒(méi)有弄清，不宜領(lǐng)導(dǎo)人出面表態(tài)，也會(huì)婉拒各種請(qǐng)求。例如，復(fù)旦大學(xué)歷史教授周谷城，出版了一部專著《形式邏輯與辯證法問(wèn)題》，想要中央領(lǐng)導(dǎo)人寫序，毛主席接到兩次來(lái)信請(qǐng)求，就回復(fù)道：“谷城兄：兩次熱情的信，都已收到，甚謝！大著出版，可資快讀。我對(duì)邏輯無(wú)多研究，不敢有所論列；問(wèn)題還在爭(zhēng)論中，由我插入一手，似乎也不適宜。作序的事，不擬應(yīng)命，可獲諒解否？敬復(fù)。順頌教安！毛澤東?！笨梢钥闯?，當(dāng)時(shí)的領(lǐng)導(dǎo)人出語(yǔ)非常謹(jǐn)慎。由于學(xué)術(shù)探究，爭(zhēng)議在所難免，當(dāng)時(shí)馬特和周谷城爭(zhēng)論形式邏輯問(wèn)題，屬于學(xué)術(shù)圈內(nèi)的事，如果政要人登高一呼，極易留下貽人口實(shí)的話語(yǔ)。一般說(shuō)來(lái)，在沒(méi)有吃準(zhǔn)的情況下或爭(zhēng)議不休的狀況下，領(lǐng)導(dǎo)人不做表態(tài)，把握分寸，本身就是一種領(lǐng)導(dǎo)智慧的高超表現(xiàn)。

總之，要讓公文通俗易懂，就要朝著有利于掌握與認(rèn)知的方向努力，防止理解偏差；完善文本，就要根據(jù)社會(huì)實(shí)踐矛盾進(jìn)行修訂，情隨境變，因時(shí)施宜，防止陷入思維峽谷；把握分寸，就要根據(jù)現(xiàn)實(shí)環(huán)境與表述妥否進(jìn)行字句斟酌，不能貿(mào)然行文，更不能肆意渲染，防止舉措失當(dāng)，工作被動(dòng)。這是公文處理的依循常理。