中小學(xué)校長時間管理的藝術(shù)性

林文瑞 楊立國

時間是一種獨(dú)特的資源,它沒有彈性,無法再生;時間也沒有替代品,就是在金錢萬能的社會里,金錢也無法購買時間;時間無法儲存,一旦失去,永不復(fù)還。因此,時間還是一種稀缺資源。時間對任何人,無論城里的校長,還是農(nóng)村的校長,都是公平的。

許多校長都抱怨時間不夠用,每天都有許多事要等著處理,不管校長有多忙,都要克服“只見忙碌、不見效果”。要學(xué)會忙,善于忙,讓忙碌成為一件令人愉快的事,讓忙碌更有成效。

一、要有明確的目標(biāo),想在前頭

校長的時間管理,都與學(xué)校的發(fā)展和管理、提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)學(xué)生的素質(zhì)的目標(biāo)緊密相連。明確目標(biāo)非常重要,如果校長沒有制定目標(biāo),那工作就沒有了方向。

校長每天、每周、每個月都會有許多事,但要分清事情的輕重緩急,這就必須要有明確的目標(biāo)作為參考。日常的事務(wù)可以分為四大類:第一類是重要又緊急的事務(wù),第二類是重要但不緊急的事,第三類是不重要但緊急的事,第四類是不重要也不緊急的事。通常人們都把時間花在第三、四類事上,常?；ㄙM(fèi)了不少時間,收效甚少,卻沒有把重要的、有價(jià)值的事做好。而且第一類事往往是第二類事被拖延和沒有及時完成的結(jié)果?！拔从昃I繆”,如果不盡快采取措施,盡快處理第二類事,那么第一類事就會越積越多,你就會發(fā)現(xiàn)自己像一個消防隊(duì)員一樣永遠(yuǎn)被動地跟在緊急事件后面,被迫去應(yīng)付和處理事情,直到你筋疲力盡。第一類事情時刻影響你,對你起支配作用,第二類事情是受你支配。第一類事情多,會耗去你大量的時間和精力;而重視第二類事情,第一類事情就會越來越少,只要你未雨綢繆,抓住機(jī)遇,很多事情就在自己把握中前進(jìn),第三、四類事情只要稍留意一下即可。

每位校長應(yīng)該根據(jù)國家教育方針和學(xué)校自身情況制定好學(xué)校目標(biāo),辦出自己學(xué)校的特色,以此目標(biāo)來指導(dǎo)自己工作。對做重要的事要有信心。校長應(yīng)能把時間和精力集中在他們認(rèn)為重要的事情上。堅(jiān)持一次只做一件重要的事,必須清楚工作中的關(guān)鍵因素,以形成自己思維中的重要概念,在全面而深入地考慮了這些因素之后,做出決策。不要因?yàn)橐稽c(diǎn)小事而影響了心情,失去了抓住問題關(guān)鍵和做重要事情的可能性。一次只做一件大事,避免同時做幾件事,避免分心,排除各種干擾因素。堅(jiān)持一鼓作氣,不中斷,直至完成任務(wù)。百分百完成任務(wù),你的大腦中會分泌出一種內(nèi)啡呔的物質(zhì),讓你想到“贏者”的感覺,而未完成任務(wù),則會帶來心理的不安和壓力。

有時偶爾也要把雜事當(dāng)作重點(diǎn),當(dāng)你按計(jì)劃把絕大部分時間花在重要事情上時,一些瑣碎的事不可避免地堆積起來,如果忽視它或假裝看不見并非上策,最好的辦法是對這些七零八落的事情發(fā)動一場臨時的閃電戰(zhàn),將其處理掉,消除了這些障礙,你又能全身心處理重要問題而不分心。

校長要對自己學(xué)校的優(yōu)劣勢作出正確判斷,將大部分時間和精力放在加強(qiáng)本校的優(yōu)勢上,以便使本校的優(yōu)勢更明顯,根據(jù)本校優(yōu)勢制定的目標(biāo)才是最可能實(shí)現(xiàn)的,而對學(xué)校的劣勢部分只要花一點(diǎn)時間管理,不至于成為成功的絆腳石即可,這樣的忙碌才是最有效的。

二、制定周密的計(jì)劃

任何時間管理的實(shí)際進(jìn)程都需要制定周密的計(jì)劃,計(jì)劃必須以書面的形式給出,必須經(jīng)常檢查,經(jīng)常更新。

制定計(jì)劃,以改進(jìn)你的工作,它為你提供了做什么、委派什么、耽擱或忽略了什么,以及處理事情的順序。一個好的計(jì)劃應(yīng)能用最少的時間 完成最重要的事,以最佳的方式去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。計(jì)劃是一面鏡子,它能折射出你努力工作的形象。計(jì)劃應(yīng)該圍繞你的工作目標(biāo)而制定,計(jì)劃還要盡可能符合你的興趣和特長,不至于使你感到乏味,要容易發(fā)揮出你的潛力,使你容易成功;計(jì)劃要具體,計(jì)劃應(yīng)清楚而完整地列出你近來的工作重點(diǎn),并標(biāo)明那些已經(jīng)做了、做的程度如何;那些還沒有做,要盡快動手。制定的計(jì)劃要能現(xiàn)實(shí),制定太遙遠(yuǎn)的計(jì)劃意義并不大。

最簡單的做法是將要做的事一一詳細(xì)列出,包括每日計(jì)劃、每周計(jì)劃、定期要處理的事情(每月或每半個學(xué)期、每個學(xué)期)。

萬事開頭難,如果一件事情一開始就有些棘手,不要喪失信心,可以修改計(jì)劃,慢慢適應(yīng),一定會成功。更新、監(jiān)控計(jì)劃是一件有趣的事,計(jì)劃每天都略有差異,并受你管理工作實(shí)踐所影響,通常每天花幾分鐘時間制定。如果校長覺得很忙,沒有空閑,但制定計(jì)劃每天只要5分鐘時間,但因?yàn)橛辛擞?jì)劃,按部就班地進(jìn)行,能使工作井井有條,大大地節(jié)約了時間,避免把時間花在無組織、無計(jì)劃的混亂上。

有時,校長在工作中,有一部分時間會被突如其來的事情所占用,而且這事情也很重要,只是事先不知道,使原先的計(jì)劃不能有效地進(jìn)行甚至完全不能執(zhí)行,這并不說明計(jì)劃沒有用,恰恰相反越是在工作中遇到偶然情況,越要詳細(xì)制定計(jì)劃,因?yàn)橛辛伺R時事情要做,用來計(jì)劃內(nèi)的工作時間更少了。所以只有充分地計(jì)算這較少的時間,才能最大限度地發(fā)揮工作效率,使工作順利完成。

三、通過協(xié)作使時間升值

校長的管理雖主要是一種個人行為,但校長與干部、教師需要互動,校長與各方多互動多溝通,有助于校長了解學(xué)校的各方面情況,有針對性地改進(jìn)自己的管理,提高管理水平,這遠(yuǎn)比校長個人在那邊苦苦思索要有效的多。

與此同時,管理活動也需要校長與各方互相學(xué)習(xí),取長補(bǔ)短,向別的干部學(xué)習(xí)新的教育和管理理念,管理方法,有時要比自己單獨(dú)摸索快的多。實(shí)現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)目標(biāo),提高學(xué)生素質(zhì),需要全校師生員工團(tuán)結(jié)協(xié)作。在目標(biāo)一致的各種力量影響下,學(xué)校的進(jìn)步會更大些,更快些。

校長要正確認(rèn)識合作增效的價(jià)值,合作是社會生產(chǎn)力發(fā)展的客觀要求,由于科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn),各行業(yè)以及各門科學(xué)的分工越來越細(xì),而每個人的知識能力相對浩瀚的知識海洋及紛繁復(fù)雜的世界而言,又是十分有限的。一個人要有成就,要有進(jìn)步,就需要與他人合作。合作也是現(xiàn)代人自身發(fā)展的需求,校長和大家交流信息,相互協(xié)作,你有一個思想,我有一個思想,彼此交流,產(chǎn)生出新思想,而發(fā)揮出超出原先很多倍的效力。校長和大家交談,有助于校長擺脫原有思想的束縛,進(jìn)入一個更自由的思想天地,在一些條件下,會有質(zhì)的變化。同樣的事情,與不同的人交談,結(jié)果大相徑庭,這就要求校長要提高自己的管理水平、專業(yè)水平和思維能力。

有良好人際關(guān)系的人通過合作,相互支持,相互幫助,可以高效完成許多重要的事情,校長可以利用自己良好的、豐富的同事間和家長資源為學(xué)校管理等創(chuàng)造便利的條件,輕松辦成事情,還可節(jié)約大量的時間。而這當(dāng)中真誠的贊美能改善人際關(guān)系,促進(jìn)人際關(guān)系的和諧。

合作要懂得與人分享,一個不懂得與人分享的合作者,不可能取得真正的進(jìn)步。校長要實(shí)現(xiàn)自己的理想,必須要找志同道合的朋友,不要把自己估計(jì)過高,而要考慮與合作的人共同努力來實(shí)現(xiàn)目標(biāo),這遠(yuǎn)比自己個人努力要容易的多,快的多。

四、克服拖延的毛病

莎士比亞有句名言:“放棄時間的人,時間也放棄了他?！庇腥苏f:“拖延是機(jī)會的殺手”,拖延使校長的工作進(jìn)度落后,無法及時完成任務(wù)。

不拖延,心中就會有一種“緊迫感”,“緊迫感”是一種心理的內(nèi)在驅(qū)力,驅(qū)使校長行為,盡快完成任務(wù),“緊迫感”不是來自外部壓力,而是出自內(nèi)心的自我要求,從改變思想上著手,培養(yǎng)自己采取目標(biāo)導(dǎo)向、成果導(dǎo)向以及行動導(dǎo)向的思維模式。校長把自己的理想與遠(yuǎn)景變成清晰的目標(biāo),為目標(biāo)設(shè)定具體的成果標(biāo)準(zhǔn)以及明確的完成時限,接著規(guī)劃出完整的行動計(jì)劃,按計(jì)劃著手行動,并且每天以最大的努力及最快的速度完成每天的任務(wù),養(yǎng)成這種習(xí)慣,就培養(yǎng)起“緊迫感”不拖延的做法,校長制訂好計(jì)劃,然后讓自己在規(guī)定時間里完成不同的任務(wù),這樣有助于校長掌握工作進(jìn)度,避免拖延。有個計(jì)劃表,知道自己在做什么,也會強(qiáng)化自己趕快把事情做好,沒有制定時間表的人,可能一整天都在迷迷糊糊中度過,每個工作都被拖延了。

校長可以想象一下當(dāng)你把麻煩的事做完后,那種感覺有多好,以正面積極的想法,想象工作成果。

設(shè)計(jì)誘因,對自己承諾,如果及時做完工作的話,可以得到一個特別的獎勵。

當(dāng)你找出自己拖延做事情,浪費(fèi)時間的壞習(xí)慣寫在紙上,用命令式的語氣寫下自己應(yīng)該根除這些毛病。

“馬上做”體現(xiàn)了校長的魄力和精神以及勇往直前的勇氣和韌勁,即使失敗了,也會因努力而不感覺遺憾,下決心努力去做,成功的希望就大增。

為了不拖延時間,就需要高效率工作,將工作分類,將相似的工作集中處理;創(chuàng)造和利用“整塊”時間;盡量不要把時間浪費(fèi)在等待中,養(yǎng)成一次把事情作對、作到位的習(xí)慣。

五、控制干擾,學(xué)會說“不”

校長在學(xué)校,在家里經(jīng)常會遇到干擾,校長不能擺脫干擾,但可以努力控制它們對自己工作的干擾。在處理干擾之前,校長要考慮到其影響。如你正在思考問題,有人要找你,雖然只持續(xù)15分鐘,但你要回到被打斷的思路上要花些時間,要達(dá)到以前的思想頂峰狀態(tài)還要再花些時間,校長要記住這潛在的時間花費(fèi),否則就大大低估了干擾所造成的浪費(fèi)。有些干擾是有用的,如對方提供一些新信息給你,但有些干擾是純粹浪費(fèi)時間,校長可從如下方面控制干擾。

1. 拒絕他們。對方?jīng)]什么事,或者沒有你的幫助也能解決,這時拒絕他們很容易。但如果對方是上一級領(lǐng)導(dǎo),則不能簡單拒絕,但你可以在工作關(guān)系中形成對對方時間的相互尊重,以求諒解, 達(dá)到間接拒絕的效果。

2. 推遲他們。你可以說“我現(xiàn)在沒空,換個時間。”這樣一來,一些“真的沒什么事”的干擾,就自然而然地消失了。

3. 減少他們。這時你可以同意停下手頭的事與對方交談問題,但要限制時間,如“我可以給你10分鐘。”這樣對方說話就會有所考慮,長話短說,這樣做時,一定要遵守約定,雙方感到尊重和滿足。

4. 阻止他們。校長可以事先阻止別人的干擾,以保證一些時間不受外界干擾,如在辦公桌前放一塊告示牌:“我正在趕任務(wù),請稍后找我。”或者自己到閱覽室等安靜的地方看文件、想問題,以獲得片刻的平靜。

這樣做,該找你的人事后還是會找你,但可以減少掉許多不必要的干擾,提高效率。有些事挺吸引人,但該拒絕還得要拒絕,隨便地答應(yīng)別人,會使自己原先的很重要的事情偏離軌道。

六、不要讓情緒左右你的時間

校長要快樂工作,先處理心情,再處理事情,可以找人談心,唱唱歌,轉(zhuǎn)移注意力,暫時不考慮事情,給不良情緒找個借口,自我暗示等方法減少心理壓力,擺脫不良情緒的影響,不要受別人不良情緒的影響,不要在情緒不好時決策。

在工作中,為了完成學(xué)校的任務(wù),難事、不喜歡的事也都必須要做,只要是重要的事就必須要完成它。而重要的事往往是難事,不是很容易就能完成的。

把難事推到后面做使時間浪費(fèi)了,主要表現(xiàn)為把決策給推遲了,其次,由于決策推遲了,實(shí)施也就推遲了。

只要這件事很重要,對學(xué)校的發(fā)展,對教師的業(yè)務(wù)提高,對學(xué)生的進(jìn)步有較大關(guān)聯(lián),校長就不能夠因?yàn)槭虑殡y度大而推遲完成它,因?yàn)橐患y事往往冷卻一段時間后仍未好轉(zhuǎn),那就不得不接受更殘酷的現(xiàn)實(shí)。有時開始時只是一個小難事,如果不正確對待就會不斷產(chǎn)生新問題。如有的校長開始時對個別教師不重視班級管理沒有及時提醒,事情發(fā)展到 形成習(xí)慣后再去糾正往往就事倍功半。

不要拖延難事及不喜歡的事,只要事情很重要,在處理難事前, 認(rèn)真對待,仔細(xì)思考,一旦做出決定或能夠采取決定,就趕緊去做,不要拖延。

克服這種情緒的唯一途徑是自律。只有自己能戰(zhàn)勝自己,而且做的時候要小心謹(jǐn)慎,以免一些小事被漏掉,因?yàn)槁┑粢恍┬∈聲鸶蟮穆闊?。有時上級布置一個任務(wù),校長覺得很煩,認(rèn)為這事無關(guān)緊要,“忘了”,事后匆忙再去補(bǔ),就更浪費(fèi)時間。

校長也要小心你喜歡做的任務(wù),有的校長由于太喜歡某項(xiàng)工作而浪費(fèi)了不少時間。事實(shí)上,由于興趣而使事情做過了頭,使完成的質(zhì)量超過了需要的標(biāo)準(zhǔn),并為此投入了大量的時間和精力。這就造成了浪費(fèi)。如現(xiàn)在有些校長使用多媒體做報(bào)告,畫面做得非常精細(xì),雖然畫面效果很好,但也使校長投入了太多的精力,使校長用于學(xué)習(xí)、提高自我的時間減少了。

(作者:林文瑞,福建教育學(xué)院校長研修部心理學(xué)教研室主任、教授;楊立國,福建教育學(xué)院繼續(xù)教育處處長、 副教授)

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