做好會計檔案 促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

翁海榮

核算材料有其嚴(yán)密性和科學(xué)性。單為帳、帳為表的依據(jù);表為帳、帳為單的概括。單帳之間聯(lián)為一體,互相有其嚴(yán)密的制約關(guān)系,一環(huán)扣諢環(huán),缺一不可。會計檔案蹌內(nèi)容主要是以貨幣數(shù)碼反映出來。它吻通過“數(shù)字語言岜反映玳況,說明釷題的。會計檔案形成圳財會部門,又服鋮于本騸業(yè)各項(xiàng)ぷ,同時又能便筅審計工作。所以搞好會計檔案ぷ,必須充分考慮財會專業(yè)和有關(guān)方隨的需要。這就要根據(jù)會計醯備的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)管理。筆者從事會計工作20余抨,粗淺談一些認(rèn)識悻供大家探討。

一幄目前企業(yè)會計檔凹管理的霄狀

1.收蚧全?！稒n案法》和《會器ā返墓岢故凳┿使會計降案工作貸有改觀氍許鱘企業(yè)單位建立了綜合檔鷥室,會計檔案是綜合醯鷥室咒中之一?！稌嫹ū康谑鍡l繪定:會計憑證⑤黍盡⒈ū硨推淥會計資料,應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定建立檔案,葑善常管幔對于會嘉憑證、帳簿、報表,各酯位基本上做到了收集齊全、忿類造冊、排列有序〕將對于卿它會計魘料,如警費(fèi)申請報告、財嶧铞分析幄會計餞作蚱交清冊、上級審計等部門坌關(guān)的文件資料則忽略管理。主要原因是《會計檔案管理辦法》規(guī)定,預(yù)算、計劃、制度等文件材料按文書檔案管理辦法管理。但有的企業(yè)單位對各職能部門歸檔范圍不明確,這樣在實(shí)際中形成了兩不管。文書管理部門接到這類文件資料轉(zhuǎn)交財務(wù)部門,而財務(wù)部門則認(rèn)為這是文檔書案、資料,不同于經(jīng)費(fèi)報表,因此忽視收集和管理。領(lǐng)導(dǎo)查問和開展其它工作要利用時,互相推諉。有些同志認(rèn)為會計工作專業(yè)性強(qiáng),責(zé)任大,工作特殊,會計檔案應(yīng)誰經(jīng)手誰保管;有的認(rèn)為會計檔案有憑證和法律作用,被視為禁區(qū),別人不能介入。更嚴(yán)重的是,有的企業(yè)單位為了小集體的個人利益,違反財經(jīng)紀(jì)律,立帳外帳(第二套帳目),嚴(yán)加控制,長期私存,人調(diào)帳目帶走。以上種種現(xiàn)象,造成會計檔案資料殘缺不全,給內(nèi)審工作帶來非常大的不便。

2.整理不規(guī)范。財政部和檔案管理機(jī)關(guān)明確規(guī)定:各單位每年形成的會計資料,由財務(wù)會計部門按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。整理時應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、齊全完整。而不少企業(yè)單位的會計檔案由財務(wù)部門管理,收集不齊全,整理不標(biāo)準(zhǔn),編號不科學(xué)。對帳頁帳簿的處理,有的拆除空白頁,有的保留,各行其是,很不統(tǒng)一。不利于管理與利用,更談不上檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。更有甚者,一些企業(yè)單位連整理都不整理,年終有的用紙箱裝,也有的用一根繩子捆起來,用麻袋一裝了事,扔到黑屋里,長期關(guān)禁閉,這種情況在中小企業(yè)就更多了。

3.制度不健全?！稌嫏n案管理辦法》第四條規(guī)定:當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后,原則上應(yīng)當(dāng)由財務(wù)會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)歸檔的會計檔案,全部移交檔案部門,不得自行封包保存,檔案部門必須按期點(diǎn)收,不得推諉拒絕?！掇k法》對會計檔案的鑒定、銷毀、借閱、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都做了明確規(guī)定。但從實(shí)際情況看,不少企業(yè)單位沒有根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自己的實(shí)際情況,建立和健全會計檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度。有些部門雖然制定了,但也沒有嚴(yán)格執(zhí)行,照章辦事。會計檔案到期不移交;會計憑證東丟西塞,有的甚至出現(xiàn)丟失會計憑證等問題。

4.財會人員違反財會制度,缺乏職業(yè)道德。企業(yè)會計檔案因具有憑證和法律作用,因此,會計信息必須符合國家法律、法規(guī)和規(guī)章,會計核算、經(jīng)濟(jì)記錄必須真實(shí)、客觀。如果會計信息失真,核算不實(shí),就失去了會計檔案真憑實(shí)據(jù)作用,影響國家宏觀決策的準(zhǔn)確性。就目前有的部門和企業(yè)單位的實(shí)際情況看,一些企業(yè)會計人員,不堅(jiān)持正確的會計工作原則和制度,導(dǎo)致財務(wù)管理混亂。還有的缺乏職業(yè)道德,采取一系列不合法手段,偽造、篡改、變換記錄憑證、開假發(fā)票、建假帳,以介紹服務(wù)為名買空賣空,套取現(xiàn)金。設(shè)立小金庫,加大開支,虛列成本,想方設(shè)法偷稅、漏稅。這就造成國家稅收不能足額入庫,不僅破壞了正常的經(jīng)濟(jì)秩序,而且歪曲了我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的真實(shí)歷史面貌。

以上會計檔案管理問題的存在,給內(nèi)審工作帶來許多麻煩,做好會計檔案、收集和歸檔工作,是對內(nèi)審工作的支持,也是貫徹執(zhí)行《審計法》的具體表現(xiàn),從目前來看,不少經(jīng)濟(jì)犯罪分子是鉆會計檔案管理不全的空子,而對內(nèi)審工作人員到企業(yè)單位審計,有的企業(yè)單位、領(lǐng)導(dǎo)不受歡迎。所以,筆者認(rèn)為,會計人員不但要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和《會計法》,而且也要很好地貫徹執(zhí)行《審計法》和其他法律,為國家,為企業(yè)單位,為人民的利益依法辦事。

二、如何做好會計檔案的管理

1.收集齊全,做到集中統(tǒng)一管理。會計部門要從便于工作出發(fā),凡涉及會計業(yè)務(wù)工作的會計檔案資料,都應(yīng)收集齊全,妥善保管。主要包括會計憑證、會計帳簿和會計報表等其他檔案資料。與檔案人員互相配合,共同協(xié)商,集中統(tǒng)一保管。收集時,除每年按歸檔制度辦理外,還注意向歷任會計(包括調(diào)出去的會計)人員進(jìn)行收集。檔案部門接收后,專柜存放,并要排列有序,方便利用。在一些財會檔案數(shù)量較多的主管財會部門,應(yīng)設(shè)專兼職人保管,并開展電算化管理。

2.科學(xué)整理。年終在辦理決算以后,將收集起來的會計檔案,要按科學(xué)的方法進(jìn)行分類立卷、編目。會計檔案工作的基本要求是:首先按照會計檔案工作的要求收集齊全,如:報表、憑證、帳冊、其它等檔案。對憑證、帳簿、報表等抄寫卷內(nèi)目錄,貼好憑單,按規(guī)定寫好年份、冊號、憑單號、卷宗號等。然后按照年度——形成分類(報表、憑證、帳冊、其它)——抄寫會計檔案案卷目錄,保管期限,一年編一個流水號,最后抄寫會計檔案移交清冊。按規(guī)定財務(wù)部門只能保存上年一年會計檔案,其余一律移交綜合檔案室保管。

在分類排列中,還可以采取三段式的編號法,即第一個號是年度代號,中間號是類別代號,最后是案卷號。無論采取哪種方法,同一個單位要采用同一種分類方法進(jìn)行立卷歸檔。在整理會計檔案工作中要與當(dāng)?shù)貦n案部門取得聯(lián)系,以便指導(dǎo)。

3.建立健全各項(xiàng)規(guī)章、制度。各企業(yè)單位都應(yīng)制定會計檔案的收集、保管、鑒定、借閱、利用制度,使每個會計人員做到有章可循。檔案部門要經(jīng)常監(jiān)督、檢查、定期鑒定。對財務(wù)工作人員來說,要了解本企業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)開支情況,有沒有違反財經(jīng)紀(jì)律行為,有沒有立帳外帳(第二套帳目),應(yīng)該所有的帳目都要收齊歸檔。

4.加強(qiáng)職業(yè)道德教育,提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。財會工作法規(guī)性、政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng),財會人員又處于商品經(jīng)濟(jì)的前沿陣地,直接面臨著腐蝕和反腐蝕的考驗(yàn)。為維護(hù)國家經(jīng)濟(jì)歷史的真實(shí)面貌。財會人員都應(yīng)具有良好的職業(yè)道德,履行職責(zé),堅(jiān)持原則,遵紀(jì)守法,模范地執(zhí)行會計檔案工作制度,做到廉政、勤政。每一個財會人員都要加強(qiáng)自身修養(yǎng),各級領(lǐng)導(dǎo)也要經(jīng)常不斷地進(jìn)行思想、理想、責(zé)任、紀(jì)律、道德等方面的教育,與崗位職責(zé)考核和獎懲制度掛鉤,提高業(yè)務(wù)人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德,為發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)作出貢獻(xiàn)。

(作者單位:浙江省象山縣公路管理段養(yǎng)護(hù)中心)