淺談國際管道工程施工英文采購合同起草

王 鴻 王 巖 中國石油天然氣管道局第二工程分公司 江蘇徐州 221008

淺談國際管道工程施工英文采購合同起草

王 鴻 王 巖 中國石油天然氣管道局第二工程分公司 江蘇徐州 221008

采購管理對國際管道工程項目承包商、分包商的成本控制起著至關(guān)重要的作用。以中油管道二公司承建的阿布扎比原油管道工程項目部采購合同管理為例，闡述主訂單+采購?fù)ㄓ脳l件和簡易訂單英文采購合同起草技巧，為后續(xù)國際項目采購管理提供有益的借鑒。

國際管道工程 英文采購合同 起草技巧

1 引言

中國石油天然氣管道局第二工程分公司2008-2010年承擔(dān)了阿布扎比原油管道工程（簡稱ADCOP）301km管道工程的建設(shè)施工，采購管理作為本工程重點管理環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到管道局、本公司及分包商在中東建筑市場的經(jīng)營發(fā)展。采購管理的關(guān)鍵和第一步是通過采購合同的管理來規(guī)避、減輕甚至轉(zhuǎn)移風(fēng)險，其關(guān)鍵控制點即采購合同的起草。與ADCOP相關(guān)的采購法律文件以英文為主導(dǎo)語言，以阿布扎比法律為準(zhǔn)據(jù)法，目的是通過合同執(zhí)行來取得更加合理條件的貨物和服務(wù)，以保障項目的順利實施和最佳經(jīng)濟(jì)效益和市場份額。

2 國際工程英文采購合同起草原則

采購合同屬于法律性公文，在遵守工程所在國的法律制度和慣例的前提下，還要嚴(yán)格執(zhí)行項目管理中的合同審核會簽制度。特別是 相對于國內(nèi)工程使用的中文合同，英文合同的起草對中方人員來說不那么得心應(yīng)手,其中的每一個字，每一個詞，每一句話都意味著潛在的風(fēng)險和可能發(fā)生的訴訟的輸贏。所以在起草合同時，應(yīng)小心謹(jǐn)慎和深思熟慮，要做到：

（1）起草英文條款時，及時轉(zhuǎn)換中英文思維、提高英語語言的駕馭能力以準(zhǔn)確表達(dá)條款的含義；

（2）英文合同廣泛涉及法律、施工技術(shù)、材料、財務(wù)、貨運/貨代等方面的專業(yè)知識和專業(yè)英文詞匯，各條款間邏輯關(guān)系及用詞遣句需仔細(xì)斟酌、細(xì)細(xì)思量。

3 英文采購合同起草要點

通常情況下，每個供應(yīng)商都有以往的合同或固定的合同可以提供。當(dāng)進(jìn)入一個新的市場，不了解當(dāng)?shù)氐馁Q(mào)易習(xí)慣時，可以要求供應(yīng)商起草合同。ADCOP項目之初，項目部曾采用過供方的合同版本，也曾經(jīng)將國內(nèi)的中文合同范本譯成英文使用。但是，作為一家正規(guī)、專業(yè)的大型國際工程承包商，對外進(jìn)行采購活動時，通常都有自己的格式合同或合同范本，簽訂的采購合同以合同范本為基礎(chǔ)，根據(jù)雙方談判結(jié)果對部分條款進(jìn)行變動，但總體結(jié)構(gòu)和原則通常沒有大的變化。因此，本工程項目材料組與EPC采辦部、合同部經(jīng)過多次采購活動后，共同起草、確定了采購合同范本及其要點。

3.1 “主訂單（PUR CHASE OR DE R）+采購?fù)ㄓ脳l件（G E NE R AL CONDITIONS OF PUCHASE）”合同要點

阿布扎比項目采購合同主要采用該種合同形式，并且規(guī)定主訂單優(yōu)于采購?fù)ㄓ脳l件，即當(dāng)采購?fù)ㄓ脳l件中的條款與主訂單中的條款不一致時，按主訂單中的該項規(guī)定執(zhí)行。（本文下面的內(nèi)容中提到“訂單”和“合同”時，是指同一個概念。）

3.1.1 主訂單

主訂單為表格式，包括封面、目錄和條款三部分，將每一條款的標(biāo)題居中提亮（highlighted），條理清晰，同時避免大段陳述之累贅。

目錄（List of Content）是第1項,內(nèi)容比較簡單，除各條款題目外，還列明了訂單包括哪些附件，如技術(shù)文件等。主訂單的主體部分即條款部分，包括了買賣雙方關(guān)注的重點條款，并按一定的邏輯順序組織。條款標(biāo)題力求概括每個段落的內(nèi)容，主要有如下各項：第2項，供應(yīng)范圍(Scope of Supply)；第3項，定價(Pricing)（標(biāo)的物、標(biāo)的物規(guī)格型號、數(shù)量、金額、價格條件等）；第4項，貨款支付(Terms of Payment)；第5項，履約保函(Performance Bond)；第 6項，裝運條件(Shipping Terms)；第 7項，到貨時間 (Delivery Schedule；第8項，采購?fù)ㄓ脳l件(General Conditions of Purchase Order)；第 9項，通訊聯(lián)系(Communications)；第 10項，原產(chǎn)地(Original)；第 11項，版權(quán)(Copyright)；第12項，回執(zhí)(Acknowledgement)。

在起草訂單的實際操作中，根據(jù)每次采購的具體情況，編寫上述第2至12項內(nèi)容，不涉及的項目直接寫“無（N/A）”。其中第2、3、4、7條款是每個合同的必備必要項，是合同雙方最關(guān)注的，不但要表述詳細(xì)、清楚，還要注意措詞，稍有不慎，就有可能帶來損失。如：

Ten percent (10%)①of the total PO value shall be effected by CPECC as Advance Payment to the Vendor by② the Oct.15th,2009.……………… CPECC shall pay to the Vendor US＄200,000 (SAY TWO HUNDRED THOUSAND US DOLLARS ONLY)③within seven(7)days after receipting shipping advice④of one(1)original and three(3)copies.（中文：CPECC應(yīng)于10月15日前將合同金額的10%作為預(yù)付款支付給賣方?！瑿PECC在收到裝運通知（原件一份，復(fù)印件三份）后七日內(nèi)，向賣方支付20萬美元。）

在上述內(nèi)容中有四個需要注意之處：

①寫數(shù)字時應(yīng)文字和阿拉伯?dāng)?shù)字并用，以減少一些不經(jīng)意的錯誤；

②此處用by表示10月15日前，并含10月15日；如果將by改為before，則表示不含10月15日；

某擬建橋梁總長約1520m，橫跨既有高速公路，處在2km曲線段上，和既有高速公路成45°的夾角。根據(jù)實際情況，設(shè)計采用組合梁的形式直接跨越既有高速公路。組合梁的長度與高度分別為82m、9m，相鄰節(jié)段之間的距離為10m，中心距為6.7m，采用不設(shè)豎桿的結(jié)構(gòu)形式，整體呈三角形，上、下弦桿分別采用鋼筋混凝土與預(yù)應(yīng)力鋼筋混凝土；上、下弦桿的截面形式分別為矩形與槽型。道床板采用40～45cm厚鋼筋砼板，梁頂、底部寬度分別為9.4m、7.8m，梁端板總厚為90～95cm，梁體立面如圖1所示?，F(xiàn)圍繞本工程實際情況，對其組合梁施工關(guān)鍵技術(shù)做如下深入分析。

③必須注意區(qū)分和正確使用各種不同的貨幣名稱符號。“＄”既可以代表美元，又可以代表其他某些國家的貨幣。當(dāng)采用數(shù)字書寫金額時，數(shù)字必須緊靠貨幣符號，金額的小寫之后，在括號內(nèi)采用大寫文字重復(fù)該金額；括號內(nèi)金額前加“SAY”表示“大寫”，后面加“ONLY”意思是“整”；

④“shipping advice”即“裝運通知”，是出口商（賣主）發(fā)給進(jìn)口商（買主）的。如果寫成“shipping instructions”則表示“裝運須知”，是進(jìn)口商（買主）發(fā)給出口商（賣主）的。

另外，如果擬采購的物資設(shè)備有相關(guān)的技術(shù)規(guī)范/圖紙、技術(shù)協(xié)議等，應(yīng)將其列入合同附件，并在訂單封面中闡明其執(zhí)行的優(yōu)先順序，通常是位于訂單之后、采購?fù)ㄓ脳l件之前。供應(yīng)商提供的程序文件及參數(shù)說明等按同樣的原則寫入訂單。

主訂單中的條款可以根據(jù)需要增加，如在重要的采購合同中加入“買方和賣方責(zé)任”。同時，由于每個采購合同的標(biāo)的物的技術(shù)要求的高低不等、合同金額的懸殊較大、合同風(fēng)險的大小不一等等原因，不同訂單中各項條款的內(nèi)容也有繁有簡。

3.1.2 采購?fù)ㄓ脳l件

一般情況下合同的一些條款內(nèi)容是基本適用于大多數(shù)采購合同的，如果每次起草合同都對這一類條款進(jìn)行重復(fù)性編輯，不但不利于提高效率，也使所有合同顯得厚重而不易突出重點。因此，可將這一類條款寫進(jìn)采購?fù)ㄓ脳l件中，避免重復(fù)性勞動，將主要精力集中到主要合同條款上。

《采購?fù)ㄓ脳l件》有十三個大標(biāo)題，涉及的主要條款有：定價（Prices）、證書(Certificates)、到貨(Delivery Dates,Delays)、質(zhì)量/質(zhì)保期(Quality/Warranty)、付款(Payment)、損害賠償(Indemnities)、不可抗力(Force Majeure)、適用法律及仲裁(Applicable Law and Arbitration)等。這些條款是一些原則性的規(guī)定，不涉及詳細(xì)的價格和交付時間。如果供方對某些條款提出異議，經(jīng)過談判協(xié)商，在保障我方合理權(quán)益的情況下，可以做適當(dāng)改動。

3.2 簡易訂單格式

當(dāng)項目采購的貨物金額小、數(shù)量少、技術(shù)要求不高，可根據(jù)項目管理規(guī)定省略審批的程序，簡化訂單內(nèi)容，采用簡易的訂單格式，即在訂單中只寫明主要條款（標(biāo)的物要求、價格、付款條件、到貨時間等）即可。甚至可以直接以傳真回復(fù)、接受對方的報盤條件，即可構(gòu)成合同生效條件，隨即執(zhí)行。

4 合同起草技巧及注意事項

起草英文合同與起草中文合同時的大部分注意事項都是相同的，比如合同要件完整、雙方責(zé)任明晰、定義描述準(zhǔn)確、每頁要有小簽、用藍(lán)色而不是黑色墨水簽署等等。通過本工程采購英文起草及合同管理實踐，英文起草技巧如下：

（1）起草合同時，可以提前準(zhǔn)備類似的范本作為原始資料，利用其中某些典型的條款和措詞；

（2）利用便箋簿及時記錄需要添加的條款、措詞和問題，以便及時更正和補充合同條款；

（3）寫短句，盡量不寫長句，用主動語態(tài)而不用被動語態(tài)。因為短句更容易讓人理解，而主動語態(tài)的句子更簡短，措詞更精煉，表達(dá)更明白；

（4）不依賴語法規(guī)則，寫合同要遵循的基本原則——簡潔、明確。因為合同對方或有權(quán)力解釋此合同的法官所學(xué)的語法規(guī)則可能和中國人學(xué)的不一樣；

（5）不要創(chuàng)造詞語，前后用詞要一致，保持用詞一致性比避免重復(fù)更加重要。使用普通的詞語表達(dá)普通的意思，為普通人寫合同。在一份合同中，如果用“貨物（Goods）”來指整個合同的標(biāo)的物，就不要時而稱它們?yōu)椤柏浳铮℅oods）”，時而又改稱它們?yōu)椤爱a(chǎn)品（Products）”；

（6）與供應(yīng)商保持溝通，確保起草的文件與雙方的意愿相符，避免歧義與潛在的理解差異；

（7）邀請合同中涉及的技術(shù)質(zhì)量、HSE、財務(wù)、合同等專業(yè)部門人員審核合同條款，以保證專業(yè)要求描述到位全面；

（8）檢查合同的起草情況、段落序號和上下文的注解時，可以采用文字編輯軟件中的拼寫和語法檢查功能來完成，但一定不要完全依賴它們，有時軟件會把“土工膜（geomembrane）”改成“紀(jì)念品（remembrance）”；

（9）合同中的一方只能有一個別稱，且不要使用那些容易被顛倒或打印錯誤的別稱。就是盡量不要用“出租人(lessor)”和“承租人(lessee)”，“保證人(grantor)”和“被保證人(grantee)”，“許可人(licensor)”和“被許可人(licensee)”，等等。

這些合同起草注意事項和技巧不僅僅針對采購合同，還適用于各種合同或協(xié)議，如設(shè)備租賃合同、勞動合同、不動產(chǎn)合同等。

5 結(jié)束語

在阿布扎比原油管道工程采辦管理過程中，中油管道二公司與當(dāng)?shù)毓┴浬毯炗喼饔唵?采購?fù)ㄓ脳l件和簡易訂單英文采購合同共計93份，涉及焊接材料合同、清管產(chǎn)品合同、車輛設(shè)備合同等，合同金額約2000萬美元。但由于嚴(yán)格履行合同起草、審核、簽訂等專業(yè)化管理，未導(dǎo)致一起因合同簽訂引發(fā)的經(jīng)濟(jì)糾紛事件，在保障該原油管道工程物資供應(yīng)的同時，極大地保障中方經(jīng)濟(jì)利益，避免不必要的索賠或損失。我們通過這項工程在積累了中東地區(qū)大型工程采辦管理經(jīng)驗的同時，也在海外樹立了中國管道工程公司良好的社會形象，為后續(xù)工程的開拓創(chuàng)造了條件。

1James.Martin,FIFTY TIPS FOR WRITING THE 21ST CENTURY CONTRACT THAT STAYS OUT OF COURT《合同寫作50招》,譯者：胡清平。

2Project Management Institute,Inc.,A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE（PMBOK GUIDE），F(xiàn)ourth Edition.

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1672-9323（2010）04-0073-03

2010-04-22）