淺談高校中文期刊回溯建庫中的問題和對策

倪琪

（南京曉莊學院圖書館，江蘇 南京 211100）

期刊回溯建庫是相對新刊即到即編建庫而言，它是利用圖書館自動化管理系統(tǒng)把圖書館以前積累的期刊數(shù)字化，使其成為計算機可讀的、有組織的相關(guān)文獻信息的集合（即館藏數(shù)據(jù)庫），以供讀者用計算機進行檢索。我校是由三個院校合并而成的，主圖書館在方山校區(qū)。為實現(xiàn)期刊文獻管理的標準化、自動化和信息檢索查詢的高效快捷，2007年上半年起，我館利用匯文Libsys3.0操作系統(tǒng)，對原各校區(qū)歷年館藏期刊進行了回溯建庫。

1 回溯建庫前的準備工作

1.1 管理軟件系統(tǒng)的選擇

圖書館管理軟件系統(tǒng)功能如何，對回溯期刊數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量及建成后數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)存儲、檢索利用和日常維護都會產(chǎn)生很大影響。我館在2003年以前使用的是博菲特管理軟件系統(tǒng)，2003年開始使用江蘇匯文文獻信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys3.0操作系統(tǒng)，經(jīng)過逐步升級，2009年11月，系統(tǒng)升級至Libsys4.0操作系統(tǒng)。

1.2 數(shù)據(jù)源的選擇

由于必須保證期刊編目的完整性和準確性，我館選擇了以數(shù)據(jù)套錄為主和自建編目為輔的方法進行編目。套錄數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源質(zhì)量直接關(guān)系到數(shù)據(jù)庫的檢索效果，因此要選擇優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)源套錄。經(jīng)多方考察，我館主要套錄南大、南師大等省內(nèi)外高校的期刊MARC數(shù)據(jù)。

1.3 回溯建庫方案的確定

回溯建庫一般有三種方案：一是根據(jù)目錄卡片來建庫。方便、快捷但著錄信息不完整。二是核對刊卡建庫。能避免刊卡不符的現(xiàn)象，但核庫工作量大，著錄欠準確。三是根據(jù)文獻實體來建庫。著錄的結(jié)果準確，但工作量非常大。我館采用根據(jù)文獻實體建庫的方案，雖然任務(wù)艱巨，但著錄全面，質(zhì)量有保證，并能給每本刊貼上條形碼，利用匯文系統(tǒng)的功能添加館藏信息，實現(xiàn)對期刊流通、閱覽的管理。

2 回溯建庫流程

回溯建庫工作的程序先是查重，如果已有編目數(shù)據(jù)，則添加館藏信息；如沒有編目數(shù)據(jù)，則先套錄數(shù)據(jù)或新建數(shù)據(jù)后再添加館藏信息。將套中的數(shù)據(jù)下載后，結(jié)合本館館藏進行必要的修改補充，如題名、ISSN號等有變化的進行必要的附注，并給出索刊號和館藏年限，就成了本館的機讀目錄數(shù)據(jù)；對未套中的期刊按照著錄規(guī)則、主題標引規(guī)則、CNMARC格式標準自建。在添加館藏信息時，財產(chǎn)號中填我們賦予書的條碼號，其余如典藏地點、幣種和價格等按要求進行填寫和選擇，這時該刊回溯才算完畢。

3 建庫過程中遇到的問題

在OPAC查詢中，讀者最關(guān)心的不是刊的書目信息，而是本館是否收藏了他所需要的某種刊的某一期，即館藏信息。所以我們回溯的目的是既回溯書目，又要有館藏信息。由于期刊具有連續(xù)性、繼承性、動態(tài)性等特點，它在連續(xù)出版過程中，常常出現(xiàn)刊名、出版周期等變化，在運用計算機管理集成系統(tǒng)來開展期刊回溯工作時就有其復(fù)雜性和特殊性，部分數(shù)據(jù)中存在著著錄項目不全、分類錯誤等問題。以下是回溯期刊館藏信息過程中遇到的問題：

3.1 記到用的Marc記錄和自編的Marc記錄不完整

在連續(xù)出版物模塊進行期刊訂購的時候，需要填寫訂購期刊對應(yīng)的MARC數(shù)據(jù)，作為記到的依據(jù)。由于訂購工作是以征訂單上的信息為準的，而征訂單上一般只包括刊名、出版頻率、國內(nèi)統(tǒng)一刊號等信息，這樣的Marc記錄數(shù)據(jù)是不完整的。另外，自編Marc時，往往偏向于中文圖書的標準，有些字段被遺漏，有的字段著錄不太確切，形成不完整的Marc。

如《中州學刊》分別用索刊號C/339和題名檢索時，均檢索出不完整的Marc數(shù)據(jù)，屬自編Marc數(shù)據(jù)和記到Marc數(shù)據(jù)并存：自編Marc字段包含索刊號信息，用索刊號C/339檢索出不完整Marc；記到Marc字段包含題名信息，用題名也檢索出不完整的Marc。

3.2 著錄缺乏必要的規(guī)范

在著錄多個檢索點入口 （如200字段@a子字段）時缺乏必要的規(guī)范，檢索結(jié)果則不一致。如《國土資源的遙感》：用索刊號S/52檢索時，無Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索時，有完整的Marc數(shù)據(jù)，905 字段中的索刊號也是S/52。如果檢索點著錄規(guī)范，用S/52和題名檢索時，可以檢索出同一Marc數(shù)據(jù)。

3.3 分類標準不統(tǒng)一

因為分類法的非唯一性，所以各分館有可能采用相同的分類法，也可能不同，但即使選擇相同的分類法，版本也可能不一樣，且各分館的著錄標準、標引深度也可能不一致，而種次號更是各分館根據(jù)自己的館藏進行分配的，所以“同刊異號、異刊同號”的現(xiàn)象普遍存在。

例《星星詩刊》：用合刊索刊號I2/178檢索，無完整Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索，有完整Marc數(shù)據(jù)，但索刊號是I22/7，屬于同刊異號。

3.4 存在部分重復(fù)數(shù)據(jù)

合并前各分館采用不同的索刊號和排架方法，沒有及時修改、刪除一些重復(fù)或錯誤的數(shù)據(jù)；另外，在套錄、自建數(shù)據(jù)時，有時沒從多個檢索點入口查重，存在著重復(fù)數(shù)據(jù)的問題。

如《銀行家》：用索刊號F/187檢索，有完整的Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索，檢索出不同的Marc數(shù)據(jù)：606字段中顯示的是“英語”；905字段中的索刊號是H319/992，此數(shù)據(jù)是分類錯誤的重復(fù)數(shù)據(jù)，未及時刪除。

3.5館藏與Marc對應(yīng)出錯

由于本地書目數(shù)據(jù)庫、套錄庫、外部Marc等之間的關(guān)系較為復(fù)雜，在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中，經(jīng)常會發(fā)生將館藏記錄添加到別的Marc條目下的錯誤。如《清明》：用合刊索刊號I2/156檢索時，無Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索，則檢索出《清明》的圖書書目數(shù)據(jù)。又如《江蘇通訊》：用合刊索刊號D/1(1)和題名檢索，均檢索出《研究生入學考試政治理論課》Marc數(shù)據(jù)。

3.6 題名相同而版本不同的少套錄

題名相同而版本不同的情況很多，套錄和自建數(shù)據(jù)時，往往容易少套錄或少建數(shù)據(jù)。如《天津大學學報》（社科版）：用合刊索刊號C/314檢索，無Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索，檢索出《天津大學學報》（自科版）Marc數(shù)據(jù)，少了一條《天津大學學報》（社科版）Marc數(shù)據(jù)。

3.7 題名更改且版本不同的誤套錄

一些大學學報有多種版本，如哲社版、自然科學版等，師范?？圃盒：喜⒒蛏窈蟮膶W報變動較多，有師大學報和師專學報、簡稱題名和全稱題名的學報等，這些學報中有的有源目錄可套，有的無源目錄可套，易張冠李戴。如館藏的《陜西師大學報》：（1)用《陜西師大學報》索刊號C/44檢索，檢索出《陜西師范大學學報》（哲學社會科學版）；（2）用《陜西師大學報》題名檢索時，無Marc數(shù)據(jù)；（3）用《陜西師范大學學報》題名檢索，檢索出《陜西師范大學學報》（自然科學版）。

4 解決問題的對策

4.1 對館藏不完整Marc的處理

記到用的不完整的Marc雖然不對應(yīng)館藏，也不能將其刪除，因為這條記錄是在Libsys3.0（或升級后的Libsys4.0）連續(xù)出版物模塊的訂購中添加使用的，系統(tǒng)不允許刪除。因此，我們采取用新的Marc記錄覆蓋粘貼在記到用的Marc或不完整的自編Marc上面的方法，原來的數(shù)據(jù)得到了更新，且不影響原有記錄對應(yīng)的館藏。新的Marc記錄可以通過套錄和規(guī)范著錄兩種方式獲得。

4.2 規(guī)范著錄，提高錄入的準確率

規(guī)范著錄標準，要把錄入的準確性放在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的首位。編目人員要嚴格按照標準化、規(guī)范化輸入，特別是作為檢索點入口點的字段，如200字段@a子字段，不允許出現(xiàn)錯字(使用拼音輸人法容易誤輸入同音且形似的字)，注意不能有多余的空格和符號，標點符號和字母的大小寫輸入都要規(guī)范。

4.3 制定分類細則，統(tǒng)一索刊號

科學地分類是對期刊質(zhì)量進行控制的關(guān)鍵，分類表的選取、類目分級的設(shè)立都直接影響期刊的管理和服務(wù)。期刊分類必須遵循的基本原則是：a分類級別宜寬不宜細；b難以入類的期刊歸入上位類；c盡量避免使用總論復(fù)分表和組配方式等。根據(jù)目前我館期刊問題較多的情況，統(tǒng)一分類標準和標引深度，按規(guī)則將庫里原來幾個館的期刊數(shù)據(jù)進行合并、核實和修改，用分類號和期刊的種次號作為期刊的索刊號。

4.4 必須重視查重工作

查重質(zhì)量的高低直接影響到期刊數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。若忽視重復(fù)記錄，新建或重新下載一條完整的Marc記錄，那么有的刊就有了2條Marc記錄，這將造成數(shù)據(jù)的分散，須及時核實和處理重復(fù)記錄。查重時必須通過多種途徑(如題名、索刊號等)，利用所掌握的最新期刊信息進行查找，并注意Marc格式中4xx等字段的鏈接和3xx字段中的附注說明，避免一刊多條記錄或空記錄的發(fā)生。

4.5 減少館藏與Marc對應(yīng)出錯

加強回溯建庫人員的責任心，對其嚴格培訓，使之掌握匯文系統(tǒng)編目模塊與回溯相關(guān)的功能及使用方法，掌握機編規(guī)則、標準、格式和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術(shù)，對套錄不到的數(shù)據(jù)要能夠進行簡單編目，并明確各數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)系，以及Marc記錄與新增館藏之間的對應(yīng)關(guān)系。

4.6 認真核對題名相同版本不同的期刊

同一刊物由于存在各種版本，購買的數(shù)據(jù)往往同時幾條，在套錄Marc數(shù)據(jù)時，選那一條，要仔細查看以下字段：091字段、092字段及3xx等字段，注意200字段和905字段。如《內(nèi)蒙古師范大學學報》（自科版）：

200 1 @a內(nèi)蒙古師范大學學報ANEI MENG GU SHIDA XUE BAO@i自然科學版

905 @aNJNCLdN/215(中刊)

4.7 按標準Marc分別著錄版本不同的改名刊

對于題名更改且版本不同的刊，必須按標準Marc分別予以著錄，并在4xx字段中說明該刊的變化情況，不僅要著錄刊名變化前的期刊，還要對刊名變化后的期刊進行著錄。例如：

改刊前期刊的著錄：

200 1 @a武漢師范學院學報@AWu Han Shi Fan Xue Yuan Xue Bao@i哲學社會科學版@f武漢師范學院學報編輯部

440 1@12001@a湖北大學學報@i哲學社會科學版改刊后期刊的著錄：

200 1 @a湖北大學學報@AHu BeiDa Xue Xue Bao@d= JournalofHubeiUniversity@i哲學社會科學版@f湖北大學

430 1@12001@a武漢師范學院學報@i哲學社會科學版

對于改名期刊，還有一個索刊號如何編制的問題。筆者認為應(yīng)在保留原有索刊號的情況下，在刊次號上加以區(qū)分即可。

5 做好數(shù)據(jù)庫的維護工作

期刊數(shù)據(jù)庫與圖書書目數(shù)據(jù)庫主要的區(qū)別就是它具有動態(tài)性、連續(xù)性。期刊數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)經(jīng)常發(fā)生變化，如新刊的征訂、出版周期的變動、刊名的更改等，要保證期刊數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，須對期刊數(shù)據(jù)庫及時進行維護，做好更新、替換、刪除、修改、追加和整理等工作。

綜上所述，圖書館在實現(xiàn)自動化管理、回溯建立期刊書目數(shù)據(jù)庫的過程中，選擇優(yōu)質(zhì)的管理軟件和數(shù)據(jù)源是關(guān)鍵；日常的期刊管理工作是基礎(chǔ)；回溯過程中的質(zhì)量監(jiān)控和期刊數(shù)據(jù)庫的及時維護是保證。

［1］鄂麗君.我館中文期刊回溯建庫中的問題及解決方法［J］.河北科技圖苑，2005(3):43-44.

［2］王海蘭.從期刊回溯工作談期刊的管理--以北京大學圖書館期刊回溯工作為例［J］.圖書情報工作，2006(2):106-107.

［3］洪濤，秦建峰.期刊回溯建庫工作中常見問題及對策［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報學刊，2004(12):19-21.

［4］麥淑平.淺談我館利用SULCM ISIII進行期刊回溯建庫［J］.廣東藥學院學報，2005(1):86-87.

［5］童云娟，鄭萍.中文期刊回溯建庫的實踐與思考［J］.新世紀圖書館，2003(2):30－32.

［6］宋燕菊，倪紅華，周雪偉.我館中文期刊回溯建庫工作實踐［J］.圖書與情報，2008(5):65-66.