談公共圖書館年鑒的收藏與利用——以廣西壯族自治區(qū)圖書館為例

廣西壯族自治區(qū)圖書館采編中心

〔廣西壯族自治區(qū)南寧市 530022〕 梁 儉* 尹 睫**

所謂年鑒,是指逐年發(fā)行、概述一年內(nèi)事物發(fā)展和記錄最新事實以及匯集統(tǒng)計資料的工具書。它集知識、信息、數(shù)據(jù)、資料等于一身,其豐富的內(nèi)容和形象化資料(插圖)可以全面反映各個地區(qū)、各個領(lǐng)域的發(fā)展與變化。年鑒主要包括綜合性年鑒、行業(yè)性年鑒、?？菩阅觇b、地方性年鑒與統(tǒng)計性年鑒等。公共圖書館的服務(wù)對象主要是廣大社會讀者,讀者的信息需求就是圖書館的收藏重點。因此,如何廣泛、系統(tǒng)、完整地收藏年鑒,如何利用好年鑒為讀者提供全方位的文獻信息服務(wù)是公共圖書館所必須認真思考的一個問題。廣西壯族自治區(qū)圖書館作為本地區(qū)最大的省級公共圖書館,在多年的藏書建設(shè)中比較注重對中文年鑒的采選與收藏工作,并在地方性年鑒的收藏上達到了一定規(guī)模。在收藏紙質(zhì)年鑒資源的同時,還加強了電子年鑒的收藏,使年鑒的形式與內(nèi)容更趨豐富和完整。本文擬通過對該館年鑒收藏與利用情況的調(diào)查分析,了解讀者需求,提高讀者對年鑒的利用率。

一、廣西壯族自治區(qū)圖書館年鑒收藏情況

廣西壯族自治區(qū)圖書館收藏有全國各地各種中文年鑒218種、2400多冊(不含復(fù)本)。其中:由我國編譯的世界年鑒11種、全國各省市縣綜合性與?？菩阅觇b133種、各種統(tǒng)計性年鑒22種、國內(nèi)其他地方性年鑒及港澳特區(qū)與我國臺灣省年鑒14種、本地區(qū)地方性年鑒38種。其館藏年鑒分類情況為:哲學、宗教類入藏2種、29冊,缺藏3冊,完整率為90%;社會科學總論類入藏11種、165冊,缺藏16冊,完整率為88%;政治、法律、軍事類入藏12種、172冊,缺藏16冊,完整率為91%;經(jīng)濟類入藏88種、1022冊,缺藏216冊,完整率為79%;文化、科學、教育、體育類入藏16種、210冊,缺藏53冊,完整率為75%;語言、文學、藝術(shù)類入藏9種、95冊,缺藏36冊,完整率為62%;歷史、地理類入藏4種、61冊,缺藏16冊,完整率為74%;自然科學類入藏6種、66冊,缺藏26冊,完整率為61%;醫(yī)學、衛(wèi)生類入藏11種、125冊,缺藏39冊,完整率為69%;農(nóng)學、工業(yè)技術(shù)類入藏7種、43冊,缺藏18冊,完整率為58%;綜合性圖書類(包含除廣西外的全國其他省、自治區(qū)、直轄市的地方性年鑒)入藏14種、206冊,缺藏115冊,完整率為45%;廣西地方性年鑒類收藏38種、210冊,缺藏24冊,完整率為89%。上述分類統(tǒng)計合計:入藏種類共218種、2404冊,共缺藏582冊,完整率為76%。

二、年鑒收藏與利用中存在的問題

(一)年鑒采訪

從前文館藏年鑒分類統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出,廣西壯族自治區(qū)圖書館對于年鑒采訪環(huán)節(jié)存在著入藏年鑒文獻不均衡、漏訂、重訂等情況。年鑒是具有工具書性質(zhì),但又有別于期刊的一種連續(xù)性出版物。有些年鑒既有書號(ISBN)又有刊號(ISSN)。在以往的采訪過程中,期刊采訪人員與中文圖書采訪人員疏于溝通,各自通過“書”與“刊”的途徑予以征訂,造成了重訂或漏訂。例如:(1)《中國統(tǒng)計年鑒(2000)》重復(fù)訂購了5本;(2)《中國圖書年鑒》1993年、2002年、2004年漏訂。館內(nèi)收藏的國內(nèi)各省、自治區(qū)、直轄市的地方性年鑒(包括港澳特區(qū)和臺灣省年鑒)中,缺藏達115冊,且沒有一種收藏完整。此外,中文年鑒具有很強的地域性,分布在全國各個地區(qū)。近年來,各省、自治區(qū)、直轄市與地、縣級行政單位以及有關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的政府機構(gòu)也出版了許多關(guān)于本地區(qū)的年鑒,記載了該地區(qū)發(fā)生的大事、要事等。許多地區(qū)的年鑒為非正式出版物,沒有中國標準書號,也沒有通過出版社出版。這種情況,使得年鑒采訪人員無法及時準確地了解一些地方年鑒的出版動態(tài),給圖書館的年鑒采訪工作帶來了極大困難。

(二)年鑒編目

年鑒是一種提供事實數(shù)據(jù)和信息的權(quán)威性工具書,是內(nèi)容逐年更新的連續(xù)性出版物,但因其有ISBN號,且通過圖書發(fā)行渠道發(fā)行,所以一直參照中文圖書格式著錄書目數(shù)據(jù)。在年鑒編目工作中,經(jīng)常遇到的問題主要有:一是題名變更。題名變化是年鑒出版較常見的現(xiàn)象,如更名、分開、合并和?？?在年鑒編目工作中,如果未能如實反映出版情況,必然會對收藏與使用造成不利的影響[1]。例如,《中國商業(yè)年鑒》,1988年創(chuàng)刊,1994年改名為《中國國內(nèi)貿(mào)易年鑒》,2004年以后又恢復(fù)原名,如不仔細查對內(nèi)容,很容易造成題名的錯錄。二是同書異號。年鑒具有連續(xù)出版的性質(zhì),同書同號是讀者準確查找年鑒的保證,編目人員在著錄時如不重視查重及核對年鑒信息內(nèi)容,極易導致同書異號現(xiàn)象發(fā)生。例如,《中國物價及城鎮(zhèn)居民家庭收支調(diào)查統(tǒng)計資料》,從2001年起更名為《中國物價統(tǒng)計年鑒》,該年鑒由“統(tǒng)計資料”改稱“統(tǒng)計年鑒”,容易錯分。具體著錄中,因文獻主體內(nèi)容未改變,進行主題復(fù)分時可保留原有分類號,然后以互見號說明年鑒性質(zhì),統(tǒng)一索書號,保持年鑒著錄的一致性。

(三)數(shù)字資源

由于紙質(zhì)年鑒價格較高,有限的購書經(jīng)費很難收藏到多地域、多行業(yè)、多專業(yè),且連續(xù)完整的年鑒,需要用電子年鑒來彌補收錄不完整的現(xiàn)狀。目前,廣西壯族自治區(qū)圖書館引進的全文年鑒數(shù)據(jù)庫有:《中國年鑒網(wǎng)絡(luò)出版總庫》、《中國年鑒資源全文數(shù)據(jù)庫》等,其中,以《中國年鑒網(wǎng)絡(luò)出版總庫》的利用率較高?！吨袊觇b網(wǎng)絡(luò)出版總庫》在全國已經(jīng)出版的2000多種國家年鑒、地方綜合性和專業(yè)性年鑒中,已入編各種年鑒1590種,所收錄的年鑒冊數(shù)和文獻條目數(shù)的完整率為99%,目前全國仍在繼續(xù)出版發(fā)行的1170種年鑒中,已經(jīng)有90%在《中國年鑒網(wǎng)絡(luò)出版總庫》中完整回溯連續(xù)出版,并遴選回溯收錄了476種已經(jīng)?？哪觇b[2]。從2007年引進年鑒數(shù)據(jù)庫后,進入該館網(wǎng)站查閱全文年鑒的讀者較多,點擊量逐年提高,利用情況良好。但是,電子年鑒由于收集、整理周期較長,瀏覽全文電子年鑒需要等待較長的時間,對于需要查找最新統(tǒng)計信息的讀者來說,紙質(zhì)年鑒目前仍然是最快的檢索途徑。

(四)利用現(xiàn)狀

在調(diào)查中發(fā)現(xiàn),廣西壯族自治區(qū)圖書館的年鑒分多個地方入藏。2001年以前的年鑒大部分收藏于樣本庫,2001年以后的年鑒收藏于參考咨詢室,本地區(qū)的地方性年鑒收藏于地方文獻室。因此,讀者需要查閱年鑒資料時,往往不知去哪個借閱口查找,或讀者需要查找跨年限較長的年鑒時,需往返于多個借閱口,往往要耗費大量時間,有時還是找不到。這種情況,既浪費了讀者寶貴的時間,又影響了讀者的查閱情緒,從而對年鑒利用失去耐心和信心,影響了年鑒的使用。此外,從統(tǒng)計數(shù)據(jù)看出,該館入藏的年鑒品種不夠齊全,現(xiàn)有的218種年鑒中,大部分為政治、經(jīng)濟類年鑒,而且90%的年鑒收藏不夠完整。例如,《中國區(qū)域經(jīng)濟統(tǒng)計年鑒》,1994年創(chuàng)刊,而該館竟缺藏1994年～1999年、2001年～2004年,共10卷之多;《中國電器工業(yè)年鑒》,1998年創(chuàng)刊,而該館竟缺藏1998年～2004年,共7卷。特別是最能體現(xiàn)年鑒作用的統(tǒng)計類年鑒,缺藏率最高,導致查閱相關(guān)對比材料與數(shù)據(jù)的讀者,往往無法找到自己所需的資料。年鑒不完整現(xiàn)象嚴重影響了讀者的查閱需要,這也是該館綜合性年鑒、行業(yè)性年鑒與?？菩阅觇b利用率不高的原因之一。近幾年,隨著館領(lǐng)導對年鑒工作的重視,年鑒的補缺工作也得以順利開展,使得部分年鑒做到收藏連續(xù)與完整。同時,廣西壯族自治區(qū)圖書館還收藏有較豐富的本自治區(qū)地方性年鑒,擁有地方綜合年鑒11種、60冊,地方統(tǒng)計年鑒9種、72冊,?？菩阅觇b18種、78冊。其中,以具有本地明顯特征的《廣西年鑒》、《中國——東盟年鑒》、《南寧年鑒》、《南寧統(tǒng)計年鑒》、《桂林市年鑒》等年鑒的入藏最為齊全,完整率達到了100%;本自治區(qū)其他許多地區(qū)年鑒的入藏完整率也在80%以上,如《梧州年鑒》、《柳州經(jīng)濟統(tǒng)計年鑒》等,在一定程度上滿足了讀者查閱本自治區(qū)年鑒的需求。

三、加強年鑒收藏與利用的一些建議

(一)找準定位,明確藏書體系,加強編目管理

公共圖書館不同于專業(yè)圖書館,要依據(jù)自身特點,協(xié)調(diào)好年鑒收藏與一般文獻收藏的關(guān)系,明確年鑒在館藏中的重要性。為使年鑒的收藏質(zhì)量得到有效提高,應(yīng)制定與完善相應(yīng)的采訪制度和工作規(guī)范,明確采訪工作流程,加強采訪人員與閱覽室的溝通交流,收集讀者信息,建立征訂目錄及訂購檔案,多渠道、多途徑采集優(yōu)質(zhì)年鑒,并及時跟進及定期檢查年鑒到館情況。在充分了解讀者需求的情況下,有針對性地入藏一些重點學科的年鑒文獻,如把讀者經(jīng)常查閱的《中國統(tǒng)計年鑒》、《中國經(jīng)濟年鑒》、《中國文化年鑒》、《中國標準化年鑒》等實用性、綜合性較強的年鑒納入重點收藏范圍,保持其文獻的完整性與連續(xù)性。此外,應(yīng)有計劃、有目的地精選權(quán)威性、實用性、資料性較強的新出版的年鑒,在完善原有年鑒特色的基礎(chǔ)上,不斷補充新、精、專的年鑒,豐富年鑒的館藏。同時,在完善采訪體系的前提下,應(yīng)加強編目工作的管理。要解決編目工作中常常出現(xiàn)的不規(guī)范問題。首先,要統(tǒng)一編目人員對連續(xù)性出版物的認識,年鑒出版發(fā)行無論是用ISBN號、ISSN號還是CN號,都需要在MARC中詳細著錄反映出來;其次,對于補缺回來或更名的年鑒,要仔細查重,規(guī)范標引,讓一些在內(nèi)容和時間上一致的年鑒能統(tǒng)一歸類,集中入藏;第三,對隨書附光盤的年鑒要做好標注說明,明確光盤的入藏地址。

(二)加強合作,為年鑒征訂創(chuàng)造有利條件

近年來,本自治區(qū)許多市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)陸續(xù)出版了一些本地區(qū)具有年鑒性質(zhì)的文獻。該類型年鑒能客觀地反映本地區(qū)的區(qū)域特色、功能作用、自然生態(tài)、經(jīng)濟特點等特征,最能反映出本地區(qū)發(fā)展現(xiàn)狀。要加強對此類型年鑒的收藏力度,采訪人員可打破傳統(tǒng)采集方式,積極與本地區(qū)各市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館及相關(guān)單位建立密切合作關(guān)系。要盡力掌握年鑒最新出版發(fā)行動態(tài),及時派專人對出版年鑒的單位或個人進行聯(lián)系與走訪,力求做到本地區(qū)出版發(fā)行的年鑒不漏訂與漏買,盡量做好新年鑒的征集與采訪工作。在做好對新出版年鑒征訂的同時,要及時對館里漏訂、重訂的年鑒進行補充與調(diào)整,確定所需補充和調(diào)整年鑒的種類和數(shù)量;對讀者使用率較低或已經(jīng)?？?或復(fù)本過多的年鑒要進行調(diào)整,以提高年鑒的利用率。

(三)綜合開發(fā)利用特色年鑒

地方性年鑒是各級領(lǐng)導、科研人員和其他人員查找資料數(shù)據(jù)、完善決策、研究本地情況必不可少的工具書,同時也為外商和社會各界人士了解本地區(qū)提供重要依據(jù),具有很高的實用價值。隨著“中國—東盟博覽會”永久在廣西壯族自治區(qū)南寧市召開,年鑒信息的需求量將會日益增大,年鑒的重要作用也將會日益突顯。在此環(huán)境下,廣西壯族自治區(qū)圖書館不應(yīng)滿足于原有的地方性年鑒資源建設(shè)現(xiàn)狀,應(yīng)注意結(jié)合自身的服務(wù)特點和本地區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展熱點的需要,有針對性地建立年鑒書目數(shù)據(jù)庫或進行年鑒的專題信息開發(fā),注意開展對特定讀者的服務(wù),實行典藏、借閱、咨詢、檢索、復(fù)印一體化的開放式特色管理,為讀者利用年鑒提供最大的方便。

(四)提高讀者獲取年鑒信息資源的能力

應(yīng)注意采取多種形式,如宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)課程,或利用該館的“八桂講壇”品牌講座,宣傳年鑒知識,讓讀者真正了解年鑒的特殊價值,并向廣大讀者介紹有關(guān)年鑒文獻檢索與利用的方法、手段以及各種數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容與特點等,努力提高讀者利用年鑒的技能和對年鑒的興趣與信心[3]。同時,應(yīng)有重點地介紹本地區(qū)的地方性年鑒。對重點年鑒,如對本地區(qū)最新統(tǒng)計年鑒收錄內(nèi)容進行必要的詳細介紹,以吸引讀者關(guān)注地方經(jīng)濟,利用地方年鑒。此外,可借鑒電子期刊的做法,建立館藏年鑒檢索目錄,并把目錄信息和各種隨書光盤的電子版年鑒信息集中起來,將其按類歸入各檢索口,并鏈接到館內(nèi)主頁上讓讀者及時了解年鑒到館情況及入藏地址,方便讀者檢索與利用,最大限度地提升隨書光盤的利用率。

(五)建立與電子年鑒網(wǎng)絡(luò)的鏈接

今天,社會已步入快速發(fā)展的時代,年鑒出版已不限于單一的紙質(zhì)品種,而是朝著經(jīng)濟、方便的電子年鑒方向發(fā)展。目前,我國出版的電子年鑒具有B/S體系結(jié)構(gòu),具有同質(zhì)性、可擴展性、可移植性和兼容性等特點。并且,在全文檢索、目錄檢索等方面保留了原版瀏覽的功能[4]。由于網(wǎng)絡(luò)年鑒信息資源豐富多彩,能滿足讀者多變的、個性化檢索需求,可抽出一定的人力,針對日益更新的各種類型年鑒網(wǎng)站的年鑒信息進行收集、整理。例如,可將“中國年鑒網(wǎng)”、“科技年鑒網(wǎng)”、“中國統(tǒng)計年鑒網(wǎng)”等網(wǎng)站與該館網(wǎng)站鏈接,為讀者搭建一個方便檢索年鑒、了解年鑒動態(tài)信息的平臺。

綜上所述,公共圖書館作為信息行業(yè)的重要部門,應(yīng)充分利用自身的有利條件,發(fā)揮其文獻信息資源的優(yōu)勢,為地方的經(jīng)濟與社會發(fā)展提供全面的、多方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這樣,才能使公共圖書館傳播知識與信息的職能得到充分發(fā)揮,也可促進地方經(jīng)濟與社會的快速發(fā)展。

[1]翟迅.談年鑒的收藏管理與利用[J].圖書館界,2003,(3):42～45.

[2]李志明.我國兩大年鑒全文數(shù)據(jù)庫比較研究[J].圖書館學研究,2009,(1):66～69.

[3]王紅.年鑒信息資源的開發(fā)與利用[J].圖書館工作與研究,2000,(3):45～48.

[4]平保興.圖書館年鑒收藏中存在的問題及其對策研究[J].貴圖學刊,2008,(1):17～18.