圖書編目數據質量審核制度和信息反饋制度之探究

晉中學院圖書館〔山西省晉中市 030600〕 劉 欣

圖書編目數據建設是圖書館現代化建設的核心,圖書編目數據質量的優(yōu)劣將直接影響到讀者對文獻信息的利用與網絡交流及資源共享。一條優(yōu)秀的書目記錄,必須能夠準確無誤地反映所編文獻的個體特征,為讀者提供必要的、準確的檢索點,為讀者最快獲得所需信息資料提供可能的途徑。因此,書目著錄要做到標準化和規(guī)范化。多年來,圖書編目數據質量控制一直是圖書館工作研究的一個熱點課題,因為圖書編目數據質量的優(yōu)劣不僅直接影響到讀者的檢索利用與網絡交流,還是一個圖書館編目水平和管理水平的綜合反映。

編目工作就是對文獻自身特征及存在狀況的揭示,其直接結果就是書目數據。圖書館自從引入了計算機,使得現今的編目工作既有對傳統(tǒng)編目工作的揚棄,也有在傳統(tǒng)編目工作基礎上的創(chuàng)新。在這樣一個揚棄與創(chuàng)新的過程中,為了加強書目數據庫的建設,每個館都會精心選派思想素質和業(yè)務素質較高的工作人員來承擔編目工作。盡管如此,據國外統(tǒng)計,檢索文獻信息時,誤檢率和漏檢率的60%都是編目人員的差錯造成的。正因為文獻信息編目工作的復雜性和隨機性,所以圖書館需要采取一些相應的措施,來強化工作人員的責任意識與協(xié)作意識,以使圖書編目數據質量得到全面優(yōu)化。筆者通過多年的工作實踐和探索認為,建立圖書編目數據質量審核制度和圖書編目數據質量信息反饋制度,不失為提高圖書編目數據質量的一項重要舉措。在全面的書目數據質量管理中,每個館都在強調提高編目工作人員的素質問題,這對提高編目工作人員的工作效率和業(yè)務能力雖然起到了積極作用,但那還僅限于被動的經驗管理模式?？梢赃@樣說,如果只強調提高編目工作人員的素質和責任意識,那還屬于單方面的質量要求,缺乏必要的制度約束,要高質量地完成圖書編目工作,仍然是很難做到的。一項制度的建立,需要有其制定的必要。下面就對圖書館建立圖書編目數據質量審核制度和圖書編目數據質量信息反饋制度進行一下分析。

一、圖書編目數據質量審核制度

圖書編目數據質量審核制度是圖書館通過審校環(huán)節(jié)對圖書編目數據質量實施控制的一種管理制度。主要表現在:編目工作人員對著錄數據的自校、互校和總校以及修正等多方面的管理。要做好圖書編目數據的質量控制,建立一項嚴格的圖書編目數據質量審核制度很有必要,這是因為:

(一)每位編目人員都很難保證每條數據準確無誤,毫無漏錯

在實踐中,讀者利用機讀目錄檢索文獻時,常常會遇到一些不盡如人意的情況,造成檢索失敗。這種情況雖然與讀者缺乏利用機讀目錄檢索的經驗和技巧有關,但究其根本原因,還是在于機讀目錄數據的質量不過關。一名圖書編目人員,無論他的工作態(tài)度如何嚴謹,編目經驗怎樣豐富,計算機操作技術多么嫻熟,都難以做到每條數據準確無誤,毫無漏錯。在這種情況下,校對是保證書目數據質量的重要手段。除了自校、互校以外,還很有必要選派專門人員對圖書編目數據進行總審核和把關,也就是設立總校驗崗,由專門的校驗員,對圖書編目數據進行總校驗、總把關,以保證圖書編目數據的科學性和正確性。對圖書編目信息不完善、不準確,甚至不正確的問題,交給問題責任人改正或由總校驗員自己及時進行修改,將編目數據隱患消除在書目數據的形成過程中,盡可能在編目數據傳到中央庫之前,做到準確無誤。這樣的審核是圖書編目數據質量控制不可缺少的環(huán)節(jié)。尤其是總校驗崗的設置,必須由圖書館的圖書編目數據質量審核制度加以明確規(guī)定,由審核制度加以約束完成。因為自校和互校實現起來比較容易,一般責任心強的圖書編目人員每完成一條記錄,總會再瀏覽一遍,自覺或不自覺地就實現了自校;互校是因為前一道工序的錯誤會影響到后一道工序的進行,也比較容易實現。例如,如果著錄數據有錯誤,就會使貼條碼或書標的工序無法進行,打印賬單或典藏工作也無法完善。

(二)讀者第一,是每個圖書館永恒的信條

在圖書、期刊、報紙的出版中,每一種優(yōu)秀圖書、報刊的出版,都是從編輯到出版每一個環(huán)節(jié)科學管理的結果,校對管理是其中不可或缺的環(huán)節(jié)。圖書、報刊出版行業(yè),為了對用戶負責,為了出版高質量的圖書、報刊,把校對管理作為出版行業(yè)管理的一項重要工作,才使圖書、報刊的質量有所保證。圖書館的圖書編目工作,可以效仿圖書、報刊出版行業(yè),借鑒出版社的質量管理經驗,從讀者的利益出發(fā),有必要在圖書編目工作中設立總校驗崗,以此來保證機讀目錄數據庫的質量,使讀者在利用機讀目錄檢索文獻時,提高檢索效率,讓機讀目錄真正發(fā)揮其快速、準確、便捷的作用。

(三)一個圖書館的工作水平可以體現在對圖書編目數據的建設上

在知識經濟時代,隨著用戶需求的不斷增長,圖書館開始實施聯(lián)合編目與資源共享,每個圖書館的書目數據都是透明的。這時,一個圖書館書目數據質量如何,將會直接影響到該館的形象。甚至可以說,圖書編目數據質量是一個圖書館圖書編目水平和管理水平綜合能力的反映。因此,一個圖書館的工作水平可以體現在對書目數據的建設上。這時,實施圖書編目數據質量審核制度就成了對圖書編目數據質量管理的必要手段。要想切實提高書目數據的質量,審校環(huán)節(jié)必不可少。嚴格的審核制度不僅是書目數據質量控制的重要環(huán)節(jié),也是圖書編目數據質量控制的表現形式。

二、圖書編目數據質量信息反饋制度

圖書編目數據質量信息反饋制度是圖書館利用反饋信息對正在流通的圖書編目數據質量進行的有組織、有目的控制的一項管理制度。主要表現在:讀者發(fā)現圖書編目數據質量問題、有關工作人員負責收集整理、反饋數據質量問題以及編目人員針對反饋信息修正編目數據等多方面的管理。圖書編目數據質量信息反饋制度是圖書館全面管理圖書編目數據質量的關鍵所在,要做好圖書編目數據質量全面控制,建立嚴格的圖書編目數據質量信息反饋制度是極其必要的。這是因為:

(一)書目數據質量的評價標準,需要通過讀者的查詢和圖書館的各項服務工作來檢驗

圖書館的編目人員只有加強與流通部門工作人員和讀者的聯(lián)系與溝通,才可能對流通借閱中發(fā)現的書目數據質量問題進行修正。建立圖書編目數據質量信息反饋制度,規(guī)定編目部門與其他部門的協(xié)作關系以及質量信息傳遞的具體要求。相對來說,這項制度的建立有一定的難度,因為具體操作起來,涉及到的人員比較多。這項工作雖然主要應該由編目部門的總校驗員來完成,但不僅需要流通部門工作人員的配合,還需要讀者的參與。其主要的工作程序是:由流通部的工作人員把讀者在利用機讀目錄檢索文獻時發(fā)現的書目數據質量問題收集起來,并加以歸納和整理,然后把有質量問題的書目數據信息及時反饋給編目部門,而后由總校驗員對反饋信息進行審驗、修改,并同時從中吸取經驗。這一系列的工作,如果沒有一項完備的圖書編目數據質量信息反饋制度加以約束,流通部的工作人員很有可能對讀者反映的問題視而不見,確實存在的書目數據質量問題就難以得到及時處理和修正。長此以往,書目數據庫存在的質量問題就會越來越多,更不利于讀者檢索和利用。如果圖書館實行了圖書編目數據質量信息反饋制度,有了制度的制約,就使得有關工作人員能夠有組織、有目的地收集、分析、整理圖書編目數據質量問題信息。有關的工作人員就把收集和整理圖書編目數據質量問題信息當成一項必須完成的工作任務,就切實有了責任意識和積極性、主動性,圖書編目數據質量問題才能得到有效處理,才能達到全面提高書目數據庫質量的目的。

(二)新的工作任務會影響編目人員處理正在流通的書目數據質量問題的主動性

圖書館的每位工作人員都會不斷承擔新的工作任務,對以前完成的工作是否有差錯因忙于新的工作任務而或多或少會不太關注。例如,在圖書館圖書編目回溯建庫階段,由于缺乏經驗及其他原因難免存在編目數據不盡如人意的情況;還有,不少圖書館在評估時為了追求達標,都程度不同地存在著只重數量而輕質量的狀況。以我院為例,前幾年由于受升本和評估的影響,我館要在規(guī)定的有限時間內完成幾十萬冊圖書的加工。在這樣的緊迫形勢下,圖書館沒有更好的辦法,只能采取突擊行為,除了館內一些懂編目業(yè)務的工作人員外,其他工作人員也都上陣,還抽調了一大批勤工儉學學生來參與圖書編目工作。這樣一來,不可避免地造成了只追求數量,忽視質量的狀況。在這種特殊情況下完成的書目數據,其大量差錯不僅會給讀者檢索帶來極大地不便,還會對圖書館的形象造成極壞地影響,因此急需修正與維護。可是,如果沒有硬性的制度約束,工作人員都忙于其他新的工作任務,很難做到積極主動地去完成圖書編目數據的修正與維護工作。有鑒于此,唯有靠健全的圖書編目數據質量信息反饋制度,來調動有關工作人員修正已有書目數據錯誤的責任意識和積極性,才會主動收集讀者的反饋信息,做到有的放矢。不然,大家又有了新的工作任務,這其中錯誤的數據是不容易被主動發(fā)現和修正的。

三、結束語

通過以上對兩項制度的分析,不難發(fā)現,這兩項制度都是以優(yōu)化圖書編目數據質量為目的的。圖書編目數據質量審核制度是為了將圖書編目數據質量的隱患消除在書目數據的形成過程中,圖書編目數據質量信息反饋制度是為了處理正在流通的書目數據質量問題。兩項制度對達到全面提高圖書編目數據質量,都起著舉足輕重的作用?？梢?圖書館很需要建立一套完備的圖書編目數據質量審核制度和圖書編目數據質量信息反饋制度,以此來強化工作人員的責任意識與協(xié)作意識,來調動工作人員共同追求圖書編目數據質量的主動性與積極性,來保證為讀者提供高質量的文獻信息檢索數據。

總的來看,圖書館圖書編目數據的質量控制,是一項長期、細致、復雜的工作,不僅需要做到制度化,還應該做到經?；?并且需要各部門的協(xié)作和配合。但是,有一點不容置疑,就是如果只提出質量要求,而缺乏必要的制度約束,要高質量地完成圖書編目工作,是很難做到的。

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