《國家級公益林管理系統(tǒng)（縣級版）》小班數(shù)據(jù)快速錄入方法探析

王智慧，張士朋

（1.豐寧縣千松壩林場，河北 豐寧 068350；2.豐寧滿族自治縣林業(yè)局，河北 豐寧 068350）

《國家級公益林管理系統(tǒng)（縣級版）》小班數(shù)據(jù)快速錄入方法探析

王智慧1，張士朋2

（1.豐寧縣千松壩林場，河北 豐寧 068350；2.豐寧滿族自治縣林業(yè)局，河北 豐寧 068350）

該文以office辦公軟件中的excel和access為基礎(chǔ)，深入研究國家級公益林管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件，了解其數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和代碼組成，將小班數(shù)據(jù)在excel中處理成數(shù)據(jù)庫文件需要的數(shù)據(jù)，然后將其導(dǎo)入access，實(shí)現(xiàn)小班數(shù)據(jù)的批量錄入，大大提高了工作效率和錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

公益林；管理系統(tǒng)；小班數(shù)據(jù)；快速錄入；方法探析

為了規(guī)范國家公益林管理，國家林業(yè)局組織相關(guān)單位開發(fā)了《國家級公益林管理系統(tǒng)（縣級版）》軟件。針對該軟件的應(yīng)用，不少單位都覺得小班數(shù)據(jù)的錄入方法簡單但工作量大，而且不能保證錄入的數(shù)據(jù)與小班數(shù)據(jù)的一致性。針對這個(gè)問題，開展了對數(shù)據(jù)庫文件的研究。

1 國家級公益林管理系統(tǒng)（縣級版）

1.1 數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫類型為Access數(shù)據(jù)庫，文件擴(kuò)展名為.mdb，可以使用Microsoft Office Access應(yīng)用程序打開。數(shù)據(jù)庫文件名為gyl2009.mdb，位于安裝目錄的data目錄下。

1.2 數(shù)據(jù)表文件

如果已安裝Microsoft Office Access應(yīng)用程序，那么雙擊gyl2009.mdb數(shù)據(jù)庫文件，該數(shù)據(jù)庫即可打開，立即顯示該數(shù)據(jù)庫中的所有表。其中GYLXBMX表為公益林小班明細(xì)表，STQW表為生態(tài)區(qū)位代碼表，TS_CODEDICTIONARY表為代碼字典，TS_DATADICTIONARY表為數(shù)據(jù)字典，TS_DISTRICT表為縣以下單位數(shù)據(jù)代碼表，TS_DISTRICT_CHINA表為縣以上中國行政區(qū)劃代碼表。

2 數(shù)據(jù)表文件導(dǎo)出

運(yùn)行Microsoft Office Access應(yīng)用程序，打開gyl2009.mdb數(shù)據(jù)庫文件，選擇表，執(zhí)行“文件”菜單下“導(dǎo)出…”命令，彈出“將表導(dǎo)出為…”對話框，在“文件名”標(biāo)簽右側(cè)的文本框中輸入文件名，在“保存類型”標(biāo)簽右側(cè)的列表框中選擇“Microsoft excel 97-2003（*.xls）”列表項(xiàng)，按“全部導(dǎo)出”按鈕即可將表轉(zhuǎn)化為Excel表。

3 數(shù)據(jù)處理

3.1 運(yùn)用Excel應(yīng)用程序?qū)π“鄶?shù)據(jù)進(jìn)行代碼替換

根據(jù)國家級公益林明細(xì)表所列的各項(xiàng)，補(bǔ)充修正必填數(shù)據(jù)，核實(shí)小班明細(xì)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。移動列：首先應(yīng)選擇列，按“剪切”按鈕，然后選擇合適的列，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇“插入已剪切單元格”菜單項(xiàng)，該列就移動到選擇的列前。將各列按國家級公益林明細(xì)表的順序作調(diào)整，沒有數(shù)據(jù)的字段保持空值，且該列不能刪除。

3.1.1 鄉(xiāng)村代碼替換 首先編制鄉(xiāng)村單位代碼表，字段包括鄉(xiāng)名，鄉(xiāng)代碼，村名，村代碼，最好是使用從公益林小班表制作的數(shù)據(jù)透視表中的鄉(xiāng)村列表的鄉(xiāng)名和村名，這樣能保證數(shù)據(jù)的一致性。其次村名最好沒有重名，如果有重名先改村名（可以在其后加A或B，在公益林小班表和單位代碼表中都要修改。），待代碼轉(zhuǎn)換完成后再將單位代碼表中的村名改回來。

將鄉(xiāng)村單位代碼表復(fù)制到公益林小班明細(xì)表工作薄內(nèi)的其他工作表中，使用vlookup（）函數(shù)可以將鄉(xiāng)村名稱為匹配列，在臨時(shí)列中引用鄉(xiāng)村代碼列后，將臨時(shí)列中的值復(fù)制，選擇性粘貼數(shù)值到鄉(xiāng)村列中即可完成。

3.1.2 其他數(shù)據(jù)項(xiàng)代碼的替換 先選擇列，再使用查找替換命令即可將字符替換成代碼。或使用自動篩選命令，按條件選擇數(shù)據(jù)后，先更改第1行數(shù)據(jù)，然后使用填充柄進(jìn)行填充。

3.2 規(guī)范單位數(shù)據(jù)更新

根據(jù)系統(tǒng)要求，數(shù)值型字段平均樹高以“米”為單位，平均胸徑以“厘米”為單位，郁閉度和植被蓋度以兩位小數(shù)顯示，小班面積以“畝”為單位，每畝蓄積以“立方米”為單位。坡度單位為“度”，海拔單位為“米”，區(qū)位描述單位為“平方公里”。

根據(jù)規(guī)范的單位和現(xiàn)使用單位的換算關(guān)系，在臨時(shí)列中插入函數(shù)，按換算關(guān)系編輯公式，使臨時(shí)列中的數(shù)值為規(guī)范單位后的數(shù)值，并用復(fù)制填充柄填充整列數(shù)據(jù)，填充后將自動進(jìn)行計(jì)算，將臨時(shí)列中的數(shù)值復(fù)制，選擇性粘貼數(shù)值到原數(shù)據(jù)列即可完成更新。

在臨時(shí)列中插入公式，使用right（）函數(shù)對林班號進(jìn)行分類，一類的最后一位是字母，另一類的最后一位是數(shù)字。根據(jù)第1臨時(shí)列篩選結(jié)果，在第2個(gè)臨時(shí)列中插入公式，分別編輯公式len（）-1和len（）函數(shù)求算林班號數(shù)字的位數(shù)，接下來按第2個(gè)臨時(shí)列值的不同，在第3個(gè)臨時(shí)列中使用concatenate（）函數(shù)在林班號前補(bǔ)上“0”，使林班號的數(shù)字位數(shù)為3位。最后將第3列中的文本選擇性粘貼數(shù)值到原數(shù)據(jù)列即可完成更新。

3.3 小班記錄的重復(fù)性檢查

首先建立一個(gè)主鍵字段，一般取名為id，使用concatenate（）函數(shù)將村代碼、林班號和小班號合并成一個(gè)字符串填充到id字段的單元格中，使用填充柄填充整列，然后按id列排序，在數(shù)據(jù)列之后的臨時(shí)列中插入exact（）函數(shù)，比較上下記錄id值是否完全相同，如果顯示為true，說明有重復(fù)記錄，如果顯示為false，則說明沒有重復(fù)記錄。

3.4 操作注意事項(xiàng)

在代碼替換之前，應(yīng)保留公益林小班數(shù)據(jù)的副本，避免因誤操作而造成不必要的麻煩。在代碼替換時(shí)，必須本著細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保操作方法正確。

在更新數(shù)值型數(shù)據(jù)時(shí)，必須準(zhǔn)確判斷數(shù)值的前后單位及其換算關(guān)系，掌握正確的更新方法。

文本型數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)在輸入時(shí)必須在數(shù)值前加“’”，顯示在單元格的左上角有一綠色小三角，表示為以文本方式存儲的數(shù)字。

將臨時(shí)列刪除。

3.5 單位數(shù)據(jù)格式化

打開安裝目錄data目錄下的“單位數(shù)據(jù)文件（有代碼）”工作薄，打開鄉(xiāng)村單位代碼表，將鄉(xiāng)代碼列刪除后，選擇數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)復(fù)制到單位數(shù)據(jù)文件（有代碼）工作薄的ts_district工作表中，保存工作表后退出excel應(yīng)用程序。

4 數(shù)據(jù)表文件的導(dǎo)入

4.1 公益林小班明細(xì)表的導(dǎo)入

公益林小班明細(xì)表在導(dǎo)入之前應(yīng)進(jìn)行檢查，保證沒有重復(fù)記錄，表的字段順序和導(dǎo)出時(shí)的順序一致，以文本方式存儲的數(shù)字格式正確，臨時(shí)列已經(jīng)刪除，保存公益林小班明細(xì)表后關(guān)閉表。

運(yùn)行Microsoft Office Access應(yīng)用程序，打開data目錄下的數(shù)據(jù)庫文件gyl2009.mdb，執(zhí)行“文件”菜單下的“獲取外部數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)“導(dǎo)入”級聯(lián)菜單，彈出導(dǎo)入對話框，選擇Microsoft excel（*.xls）文件類型和文件名為公益林小班明細(xì)表的工作薄，單擊“導(dǎo)入”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А?對話框，保持默認(rèn)項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕，選中“第一行包含列標(biāo)題”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕，選擇數(shù)據(jù)“保存在現(xiàn)有表中”選項(xiàng)，在其右側(cè)下拉列表框中選擇“GYLXBMX”列表項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中，保持默認(rèn)項(xiàng)，單擊“完成”按鈕。注意在導(dǎo)入新數(shù)據(jù)之前應(yīng)先將原數(shù)據(jù)刪除，否則可能導(dǎo)致無法導(dǎo)入。如果想瀏覽一下數(shù)據(jù)，可以選擇GYLXBMX表，單擊窗口頂部的“打開”按鈕即可。操作完后關(guān)閉數(shù)據(jù)庫。

4.2 單位數(shù)據(jù)的導(dǎo)入

運(yùn)行國家級公益林管理系統(tǒng)（縣級版），登錄后，打開程序界面。單擊“系統(tǒng)維護(hù)”菜單，彈出“系統(tǒng)維護(hù)”對話框，單擊“單位管理”選項(xiàng)卡中的“單位數(shù)據(jù)導(dǎo)入”按鈕，在彈出的“打開”對話框中選擇“單位數(shù)據(jù)文件（有代碼）”工作薄，按“打開”按鈕后，鄉(xiāng)村數(shù)據(jù)即可在單位管理窗口中顯示出來，如果需要編輯區(qū)位名稱，則單擊“區(qū)位名稱管理”選項(xiàng)卡，即可按相關(guān)按鈕添加或修改區(qū)位名稱。單擊“關(guān)閉窗口”按鈕，關(guān)閉“系統(tǒng)維護(hù)”對話框，單擊“退出”按鈕，退出國家級公益林管理系統(tǒng)（縣級版）。

5 數(shù)據(jù)驗(yàn)證

運(yùn)行國家級公益林管理系統(tǒng)（縣級版），登錄后，打開程序界面。單擊“數(shù)據(jù)錄入”按鈕，選擇錄入縣、鄉(xiāng)、村單位名稱，單擊“小班數(shù)據(jù)”按鈕，進(jìn)入小班數(shù)據(jù)錄入界面。單擊右側(cè)林班小班索引列表欄中的列表項(xiàng)，即可在主窗口中顯示該小班數(shù)據(jù)。按“數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”按鈕，彈出公益林統(tǒng)計(jì)報(bào)表窗口，選擇“報(bào)表名稱”列表項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，查看統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

6 總結(jié)及拓展

在使用系統(tǒng)之前，不要盲目錄入數(shù)據(jù)，要弄清系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)庫類型，研究數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，結(jié)合系統(tǒng)使用說明書進(jìn)行探索。由于大家比較容易操作excel應(yīng)用程序，如果系統(tǒng)沒有提供批量錄入的功能，那么將原數(shù)據(jù)類型先導(dǎo)出為excel表的形式，使用excel程序把數(shù)據(jù)處理完成確保準(zhǔn)確無誤后再導(dǎo)入原數(shù)據(jù)庫，可以大大提高工作效率和錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。系統(tǒng)其他數(shù)據(jù)如果需要錄入的數(shù)據(jù)量大，也可以使用上述方法，可達(dá)到事半功倍的效果。

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1002-3356（2010）04-0047-02

2010-05-28