論水利科技檔案管理工作向復(fù)合型信息化發(fā)展的趨勢(shì)

□張 志（河南省水利勘測(cè)設(shè)計(jì)研究有限公司）

□李 暉（河南省水利勘測(cè)有限公司）

隨著單位性質(zhì)由國(guó)有事業(yè)單位轉(zhuǎn)為私營(yíng)企業(yè)，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、組織形式、經(jīng)營(yíng)機(jī)制、管理制度都發(fā)生根本性變化，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)生存和發(fā)展的新變化，都對(duì)檔案工作提出了新要求，積極探索適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度檔案工作的新思路、新方法，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作更好地發(fā)展。因此，就企業(yè)檔案管理如何適應(yīng)新形勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行探討就顯得十分必要。

一、提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理要適應(yīng)企業(yè)對(duì)檔案工作創(chuàng)新的要求，關(guān)鍵是人。面對(duì)新形勢(shì)要有緊迫感、危機(jī)感。形勢(shì)在變化，工作在發(fā)展，人的思想認(rèn)識(shí)必須與時(shí)俱進(jìn)，必須具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)，以敏銳的頭腦和眼光，及時(shí)察覺(jué)和研究檔案工作遇到的新情況、新問(wèn)題，要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高政治素質(zhì)、思想道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，適時(shí)提出新的對(duì)策，大膽進(jìn)行新的探索和實(shí)踐。要堅(jiān)持檔案工作正確的政治方向，要有熱愛(ài)檔案事業(yè)、熱心服務(wù)、忠誠(chéng)獻(xiàn)身精神，尊重檔案、尊重歷史、保守機(jī)密的檔案工作職業(yè)道德，掌握檔案的專業(yè)理論知識(shí)，具備扎實(shí)的檔案管理基本技能，定期參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)技能，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，才能最大限度保證應(yīng)歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

二、完善檔案工作機(jī)制

如今，企業(yè)檔案的種類除科技、文書、聲像外，還配套了電子檔案；檔案的管理也由傳統(tǒng)的手工管理發(fā)展到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理；檔案利用由提供單純的紙介質(zhì)文件到提供網(wǎng)上查閱、電子光盤利用等。水利工程建設(shè)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)、要求嚴(yán)，在勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工中會(huì)創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù)，工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)決定了工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程檔案的成套性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性和現(xiàn)實(shí)性。詳細(xì)、全面地記載其過(guò)程，充分發(fā)揮技術(shù)人員對(duì)工程的設(shè)計(jì)和施工過(guò)程最了解的優(yōu)勢(shì)，保持溝通，使他們?cè)谒枷肷现匾暿种匈Y料完整性，做好日常的收集、整理、歸檔工作。收集工作是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，及時(shí)收集歸檔能保證其完整性，方便日后各方面調(diào)用。要求在檔案管理工作中，必須從工程項(xiàng)目立項(xiàng)起開始，采取行之有效的運(yùn)作機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的過(guò)程管理，確?？⒐n案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在制訂各項(xiàng)工作計(jì)劃、合同、協(xié)議時(shí)，同時(shí)提出對(duì)檔案工作的要求，做到檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性和有效利用。

因此，盡快建立并完善企業(yè)檔案工作機(jī)制，適時(shí)健全歸檔種類及檔案管理方法，并依據(jù)檔案的特點(diǎn)，建立多種檔案提供利用方式。結(jié)合企業(yè)改革與發(fā)展的實(shí)際，實(shí)現(xiàn)檔案工作內(nèi)容、管理方法、服務(wù)手段的不斷創(chuàng)新。

三、提高檔案服務(wù)層次

圍繞不同時(shí)期的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)層提供決策依據(jù)，結(jié)合設(shè)計(jì)要求，提供準(zhǔn)確、有效的信息服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)，變間接為直接，變單一為多元，總結(jié)成功做法的基礎(chǔ)上，不斷運(yùn)用新的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式提高檔案管理水平。

加大宣傳力度，提高全員檔案管理意識(shí)，使每個(gè)員工都了解、認(rèn)識(shí)與支持檔案工作，檔案管理人員在工作中，注意腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細(xì)心、耐心。盡量提供資料，注意用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來(lái)，再服務(wù)于工程建設(shè)中去，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，切實(shí)做好安全保密工作的同時(shí)，發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，努力提高檔案的管理水平。水利工程檔案資料不同于一般的歷史資料，管理好工程建設(shè)時(shí)期的檔案資料至關(guān)重要。要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，注重運(yùn)用、發(fā)揮好工程檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，在檔案的利用與服務(wù)中體現(xiàn)檔案價(jià)值，維護(hù)水利工程的安全運(yùn)行。

四、加快企業(yè)檔案信息化步伐

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,檔案管理工作正在經(jīng)歷以信息化建設(shè)為核心,提高檔案工作效率和檔案信息資源利用效果為目的的技術(shù)革命?，F(xiàn)代技術(shù)工作對(duì)檔案的需求加大，檔案管理信息化是檔案管理的必然趨勢(shì)。如何應(yīng)用計(jì)算信息智能工具和現(xiàn)代信息技術(shù),把收藏檔案信息開發(fā)出來(lái),實(shí)現(xiàn)檔案利用信息化,成為事關(guān)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。

近來(lái),企業(yè)通過(guò)推進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高了基礎(chǔ)工作水平并初步建成了以計(jì)算機(jī)檢索體系為核心技術(shù)的檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息運(yùn)用了多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案進(jìn)行加工整理，把紙質(zhì)文件經(jīng)掃描儀或電子文件形成數(shù)字化信息存入數(shù)據(jù)庫(kù)，加快檔案管理信息化進(jìn)程并提高利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理辦公自動(dòng)化，節(jié)約大量的人力、物力和財(cái)力,效率也提高了，為管理和技術(shù)人員提供更加方便快捷的服務(wù)。電子信息的特點(diǎn)使得檔案部門介入管理的時(shí)間比以往大大提前，檔案也由原來(lái)的滯后運(yùn)行變成同步管理，同企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)融為一體，并直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能否順利進(jìn)行。目前國(guó)內(nèi)水利行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，為了在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，必須運(yùn)用科學(xué)管理，發(fā)揮檔案作用，提高產(chǎn)品設(shè)計(jì)的質(zhì)量。

建立和完善電子檔案管理系統(tǒng)已成為企業(yè)的基本要求，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)志。現(xiàn)在，檔案部門已采用清華紫光檔案管理系統(tǒng)，對(duì)歸檔文件系統(tǒng)收集整理，進(jìn)行數(shù)字化文檔掛接，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入到查詢一體化流程。實(shí)現(xiàn)當(dāng)年產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)當(dāng)年數(shù)字化,各單位在歸檔紙質(zhì)檔案的同時(shí)也上交電子檔案歸檔,達(dá)到電子檔案和紙質(zhì)檔案同步歸檔。電子檔案涵蓋檔案管理、資料查詢、信息利用網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性。用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索檔案信息，可以從檔案號(hào)、題名、編制單位、時(shí)間、分類號(hào)、主題詞等角度對(duì)錄入的檔案條目進(jìn)行檢索，以速度快、質(zhì)量高、途徑多的顯示結(jié)果來(lái)滿足利用者的不同需求，為生產(chǎn)、管理提供檔案信息服務(wù)。電子檔案支持網(wǎng)上瀏覽、下載修改輸出等功能，提供再利用，形成循環(huán)往復(fù)、連續(xù)不斷的過(guò)程，從而提高勘測(cè)設(shè)計(jì)生產(chǎn)效率，而且方便實(shí)用。

未來(lái)社會(huì)人類信息交流將是以信息化帶動(dòng)產(chǎn)業(yè)化的高速信息發(fā)展趨勢(shì)。來(lái)自各方面的信息將通過(guò)高速信息網(wǎng)傳遞、交流、融合，所以加快企業(yè)檔案信息化全方位建設(shè)是當(dāng)務(wù)之急。單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要,注意學(xué)習(xí)多方面的專業(yè)知識(shí),建立復(fù)合型管理層次,以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要。開發(fā)檔案信息資源是適應(yīng)社會(huì)信息化進(jìn)程的需要,切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)方式，在網(wǎng)絡(luò)多樣化環(huán)境下，將不限時(shí)、跨地域、功能快速、設(shè)定權(quán)限分類的服務(wù)，提供給各級(jí)技術(shù)人員查詢，使許多繁雜的重復(fù)性勞動(dòng)得到簡(jiǎn)化，進(jìn)而建成檢索準(zhǔn)確和安全瀏覽、下載檔案資源的高性能網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案服務(wù)體系，全面增強(qiáng)企業(yè)自主創(chuàng)新能力,滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要。盡快地開發(fā)檔案信息,以便資源利用，達(dá)到檔案信息利用功能的最大化,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾，為此，檔案管理人員必須注重保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開放范圍，嚴(yán)格管理，注意防護(hù)黑客攻擊，注意防毒殺毒,切實(shí)做好電子文件的安全防護(hù)，以維護(hù)檔案的安全。解決檔案軟件的信息管理功能，增強(qiáng)軟件的互調(diào)性和通用性，使其通過(guò)電腦快捷地完成檔案信息編輯、查詢工作，提高檔案管理效率。加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺(tái)、檔案信息收集平臺(tái)、檔案信息存儲(chǔ)平臺(tái)、數(shù)字信息應(yīng)用平臺(tái)等建設(shè)，快速高效地實(shí)現(xiàn)信息的再利用，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。隨著企業(yè)電子辦公管理系統(tǒng)的發(fā)展，CAD圖紙歸檔的規(guī)范,將形成越來(lái)越多的電子文件，因而電子文件歸檔與電子檔案管理流程顯得更加重要。加強(qiáng)電子檔案的管理和利用已成為企業(yè)檔案工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式,并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展和檔案管理的需要,不斷充實(shí)、不斷完善，構(gòu)建各種檔案管理信息系統(tǒng)。建立企業(yè)檔案信息共享的安全保密機(jī)制，引進(jìn)和開發(fā)必要的數(shù)據(jù)庫(kù),以滿足企業(yè)勘測(cè)設(shè)計(jì)人員的研發(fā)工作需要。

企業(yè)檔案管理工作會(huì)隨著發(fā)展不斷出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案工作理論與實(shí)踐的不斷深化、不斷創(chuàng)新，建立起適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行的檔案現(xiàn)代化管理模式。檔案管理者也要勇于挖掘自身潛力，強(qiáng)化利于創(chuàng)造性思維發(fā)展的個(gè)性特征。檔案信息化建設(shè)帶來(lái)觀念更新、形象轉(zhuǎn)變,使檔案工作的內(nèi)容更加豐富,技術(shù)含量極大提高,檔案工作重心也轉(zhuǎn)移到與信息化相關(guān)的工作上。這些深刻變化,必將對(duì)今后檔案工作和企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。