影響水利重點(diǎn)工程檔案質(zhì)量的因素及對(duì)策

□詹 娟（南陽市鴨河口水庫工程管理局）

水利重點(diǎn)工程檔案具有保管時(shí)間長(zhǎng)，發(fā)揮作用久遠(yuǎn)，利用效益顯著的特點(diǎn)。如果工程檔案管理質(zhì)量達(dá)不到要求，就會(huì)給日后的工程管理、維修、改建、擴(kuò)建帶來困難。作為水利工程管理單位，針對(duì)影響水利重點(diǎn)建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量的因素和對(duì)策談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、影響水利重點(diǎn)工程檔案質(zhì)量的因素

（一）參建單位多，檔案管理人員亂

目前，重點(diǎn)工程管理模式以“三角管理”和“工程托管模式”為主流。建設(shè)項(xiàng)目參與者較以前增多，其檔案來源也不再是出自一、二個(gè)施工隊(duì)，使原先較為集中的檔案來源變成松散的集合體，加之參建單位在管理上存在差異，另外某些單項(xiàng)工程因?yàn)閷訉愚D(zhuǎn)包，可能最后轉(zhuǎn)給素質(zhì)較差的施工隊(duì)。在工程施工期間，有的參建單位只顧工程進(jìn)度，不重視工程文件材料的管理工作，而是在工程項(xiàng)目竣工后抽人搞突擊；有些參建單位不配備專職或兼職的檔案資料管理人員；還有些參建單位檔案資料管理人員素質(zhì)差，他們對(duì)檔案工作的有關(guān)內(nèi)容知之甚少，因此，以他們?yōu)樨?zé)任者形成的檔案質(zhì)量自然就差。

（二）檔案人員無法實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的跟蹤管理

因?yàn)橹攸c(diǎn)工程規(guī)模大，項(xiàng)目多，所以，形成檔案數(shù)量就多。同時(shí)，由于一些建設(shè)單位對(duì)進(jìn)行重點(diǎn)工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)不足，認(rèn)識(shí)不到重點(diǎn)工程建設(shè)檔案跟蹤管理的必要性和重要性，沒有及時(shí)增加檔案人員，面對(duì)數(shù)量與日俱增的檔案材料，檔案人員只能滿足于日常整理保管和借閱利用工作，根本無法實(shí)現(xiàn)工程檔案的跟蹤管理，對(duì)整個(gè)工程檔案的前期控制等工作則沒有時(shí)間去做，影響了建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的整體質(zhì)量。

（三）程序變化多，管理難度大，信息反饋不及時(shí)

水利重點(diǎn)工程建設(shè)由于受汛期影響，往往要求建設(shè)速度快、工期短，具有“多邊”的特點(diǎn)，有的是邊設(shè)計(jì)、邊修改、邊施工，有的是邊生產(chǎn)、邊設(shè)計(jì)、邊施工，甚至有些是能先做就做，然后再補(bǔ)辦簽訂合同等其它手續(xù)，因此現(xiàn)場(chǎng)管理難度較大。另外檔案人員與施工建設(shè)和計(jì)劃部門之間缺乏正規(guī)的信息流通渠道，檔案人員不能及時(shí)了解工程進(jìn)度和現(xiàn)場(chǎng)施工文件材料形成積累情況，更談不上對(duì)工程建設(shè)檔案編制的得力監(jiān)督和超前控制管理。

（四）工程施工檔案修改不到位

工程建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，隨著各種因素的影響，施工過程中可能會(huì)出現(xiàn)不同的情況，工程技術(shù)材料勢(shì)必隨之做這樣或那樣的更改或補(bǔ)充。在工程施工過程中，設(shè)計(jì)變更、材料代用等設(shè)計(jì)修改文件沒有計(jì)劃性，多來自現(xiàn)場(chǎng)的臨時(shí)修改變動(dòng)，涉及的部門也較多，建設(shè)單位一方?jīng)]有明確有誰對(duì)更改過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，而且對(duì)更改者是否全部地、正確地將需要更改的科技文件都更改了，并且缺乏認(rèn)證和信息反饋，因此會(huì)出現(xiàn)一些紕漏。所有這些，都在一定程度上造成工程施工檔案修改不到位。

二、提高水利重點(diǎn)工程檔案質(zhì)量的對(duì)策

（一）建立責(zé)任保障體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

建立項(xiàng)目法人責(zé)任制，充分發(fā)揮建設(shè)單位的龍頭作用，由建設(shè)單位項(xiàng)目法人對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)，勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的法定代表人，按各自的職責(zé)對(duì)所承建項(xiàng)目的檔案分級(jí)負(fù)責(zé)。凡沒有按規(guī)定進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔以及檔案損毀、丟失的除追究直接責(zé)任人的責(zé)任外，還要追究相關(guān)單位法定代表人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。建設(shè)單位檔案部門除做好自身的項(xiàng)目檔案外，還要負(fù)責(zé)對(duì)參建單位項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督，從而在組織上得到有力保證。

（二）運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定控制建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量

工程檔案來自各參建單位，其編制和收集主要依靠負(fù)責(zé)施工的施工員和技術(shù)員，因此，要確保工程檔案的形成質(zhì)量，只依靠建設(shè)單位的項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人和檔案人員是不夠的，最根本的是參建單位要重視這項(xiàng)工作，才能使編制工程竣工檔案的工作有真實(shí)可靠的基礎(chǔ)。

（三）堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行

一般情況下，重點(diǎn)工程在完成主體工程和一期工程后，往往還要分期分批興建一系列配套工程和擴(kuò)建項(xiàng)目，這樣，已建成工程的檔案就成了今后興建工程的主要參考依據(jù)，因而我們必須從重點(diǎn)工程建設(shè)之日起就重視其檔案質(zhì)量。首先，充分發(fā)揮工程技術(shù)人員的現(xiàn)場(chǎng)檢查監(jiān)控作用，使科技檔案的內(nèi)容更符合客觀實(shí)際，使應(yīng)歸檔文件材料更完整準(zhǔn)確。其次，要求工程技術(shù)人員在檢查工程施工情況時(shí)要同時(shí)檢查檔案工作情況，尤其是設(shè)計(jì)修改、材料代用等文件是否與實(shí)際相符，標(biāo)注是否規(guī)范等。

（四）項(xiàng)目檔案質(zhì)量最終評(píng)定材料與科技文件材料同時(shí)歸檔

長(zhǎng)期以來，我們一直比較重視歸檔科技文件的完整準(zhǔn)確，而忽視對(duì)科技文件材料最終質(zhì)量鑒定材料的形成和歸檔保存，給日后的利用帶來不便。重點(diǎn)水利工程竣工檔案的匯審一般是由建設(shè)單位項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人和檔案人員共同參與進(jìn)行的，利用中間驗(yàn)收活動(dòng)進(jìn)行檢查指導(dǎo)，對(duì)于存在問題督促檔案形成者及時(shí)補(bǔ)救；對(duì)于不能補(bǔ)救的，則由建設(shè)單位和參建單位有關(guān)的技術(shù)人員、檔案人員共同形成文字上的最終說明，使日后的利用者能明確了解實(shí)情。由于最終評(píng)審工作涉及部門多，人員雜，因而有關(guān)部門應(yīng)對(duì)科技檔案最終質(zhì)量的評(píng)定工作有一個(gè)統(tǒng)一的組織和安排，對(duì)每一個(gè)工程項(xiàng)目各專業(yè)檔案的數(shù)量和質(zhì)量情況形成文字說明并一同歸檔保存。

（五）設(shè)立跟蹤管理人員檢查督促制度

檔案工作應(yīng)該改變過去那種傳統(tǒng)的“收管”方式，指定工程檔案現(xiàn)場(chǎng)跟蹤管理人員，加強(qiáng)工程檔案全過程的監(jiān)督與指導(dǎo)，一方面深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，多方面獲取工程項(xiàng)目建設(shè)信息，了解施工進(jìn)度和完成情況，實(shí)行縱向和橫向全方位的收集。另一方面，檢查每個(gè)工作階段形成的文件材料是否已歸檔保管；檢查歸檔文件材料是否完整準(zhǔn)確，系統(tǒng)全面；檢查歸檔文件材料的規(guī)格、編號(hào)、書寫、繪制、簽署等是否符合標(biāo)準(zhǔn)，從根本上提高工程檔案質(zhì)量。

（六）嚴(yán)把重點(diǎn)工程檔案的竣工驗(yàn)收關(guān)

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程的竣工驗(yàn)收，不僅是對(duì)工程實(shí)體的驗(yàn)收，也是對(duì)檔案的驗(yàn)收。由于重點(diǎn)項(xiàng)目工程規(guī)模大，業(yè)務(wù)范圍全，項(xiàng)目種類雜，產(chǎn)生檔案數(shù)量多，并且分散于各個(gè)參建單位，如果不統(tǒng)一對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，難以保證工程檔案準(zhǔn)確完整和系統(tǒng)齊全，不僅對(duì)整個(gè)工程質(zhì)量難以進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)，而且更不利于日后的維護(hù)和改造。只有做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一組織、統(tǒng)一技術(shù)審核，才能有把握做好這項(xiàng)工作。首先建設(shè)單位檔案部門對(duì)各工程項(xiàng)目的情況進(jìn)行摸底，以便核實(shí)各類應(yīng)歸檔的文件材料。其次，由建設(shè)單位項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人和檔案人員一起對(duì)工程項(xiàng)目按專業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)檢查，并明確提出解決問題的意見。三是由建設(shè)單位和施工單位的技術(shù)人員、檔案人員一起，對(duì)各工程項(xiàng)目的檔案的數(shù)量、質(zhì)量問題形成文字說明，使日后的利用者能盡量多地了解情況。只有做好竣工項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，才能確保整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。