電子檔案管理——計算機技術在檔案管理中的應用

嚴 林

機械工業(yè)第六設計研究院（450007）

信息時代人們進行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主,由于其生成簡便、傳送迅速,必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息,對于其中具有保存和利用價值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生,使信息的存儲方式發(fā)生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫就成為必然,就是利用計算機系統(tǒng)和一些必要的輔助設備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡技術、多媒體技術最大限度地實現(xiàn)方便快捷的資源共享。

1 建立電子檔案庫

1.1 檔案庫的組成

1）用戶終端。電子檔案庫應具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡便、界面清晰的用戶終端。

2）通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎,只有在完備的通訊網(wǎng)絡環(huán)境中,才能實現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機服務，擴大使用范圍。

3）數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲存,由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn),通過聯(lián)機服務系統(tǒng)為用戶提供檢索服務。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)是關系到確保電子檔案庫正常運行的關鍵。

1.2 檔案庫的特點

1）管理對象數(shù)字化。檔案管理對象將轉(zhuǎn)向以機讀檔案—存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。

2）檔案信息媒體多樣化。檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。

3）檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。機讀文件和機讀檔案將大量出現(xiàn),使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫為主,檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進行。

4）工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。

5）檔案信息服務模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡在辦公室或家里的終端前,就可對遠程數(shù)據(jù)庫進行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務。

2 電子檔案管理基礎工作

2.1 抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設

計算機對檔案信息的處理技術最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術和光盤大容量存貯技術進入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術和電子存貯技術的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術手段和可能。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術和設備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護檔案信息的重要手段。今后一段時期,檔案工作的重要任務是利用現(xiàn)有技術和服務對檔案信息進行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2.2 加強電子檔案庫的研究和建設

電子檔案庫有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取,存儲和管理,檔案信息分發(fā)技術,信息安全和權益管理,支持和實現(xiàn)。這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。目前這些領域中已有許多成熟的技術,同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設,目的是實現(xiàn)信息資源互補和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

2.3 優(yōu)化專業(yè)結構,抓好隊伍建設

檔案工作的發(fā)展趨勢,對檔案工作人員的專業(yè)構成提出了新要求,即一方面需要大量信息處理人員,信息分析與研究人員,數(shù)據(jù)庫生成與維護人員,計算機軟、硬件人才,網(wǎng)絡環(huán)境創(chuàng)建與運行維護人員,信息服務人員等;另一方面,信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步,使檔案工作中新事物、新問題、新技術層出不窮,因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的要求愈加迫切。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平,更大程度上取決于他們的知識的補充和更新程度。必須改變保管型人員過多、結構單一的狀況,建立一支具有較高素質(zhì)、結構合理的檔案工作隊伍。

3 電子檔案管理面臨的主要問題與對策

要對電子文件檔案進行科學管理,必須分析其面臨的一些主要問題和解決對策。

1）電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞,保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大,一旦被刪改，復制或纂改內(nèi)容都很難被識別。

2）電子文件檔案信息安全問題日益突出，隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡化時代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù),現(xiàn)有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防,使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

3）電子文件檔案管理問題的對策。面對大量的電子文件,檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施:

①建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結構標準。對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，建立“保護體系”。

②檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設計，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

③對電子文件法律效力問題應加強立法,確保電子文件的法律效力，保證電子文件的關聯(lián)性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

[1]鄭時彪.信息技術的發(fā)展與我國的發(fā)展戰(zhàn)略[M].高科技的產(chǎn)業(yè)化,1998,4