淺談如何提高中醫(yī)檔案管理水平

佘 霞

(河北省中醫(yī)院辦公室,河北 石家莊 050011)

中醫(yī)檔案館是收集和傳播最新醫(yī)學(xué)信息的中心,是科研人員和醫(yī)學(xué)信息之間的橋梁。隨著中醫(yī)信息化建設(shè)的加快,中醫(yī)檔案館在中醫(yī)醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此,要適應(yīng)日益增快的信息化時代發(fā)展的要求,更好地發(fā)揮其服務(wù)職能,迫切需要提高中醫(yī)檔案管理水平。提高中醫(yī)檔案管理水平需做好以下幾點。

1 檔案管理人員素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)、日新月異的發(fā)展,檔案館已進(jìn)入一個全新的網(wǎng)絡(luò)時代,面對飛速發(fā)展與創(chuàng)新的信息觀念和信息技術(shù)的沖擊,檔案館要適應(yīng)新的變化、新的發(fā)展,更好地為教學(xué)、科研服務(wù),最大限度的滿足讀者要求,就必須有一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。

由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的特殊性,中醫(yī)更關(guān)注的是醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展和人民群眾的生命健康,常常忽略中醫(yī)檔案館的發(fā)展和檔案館人員隊伍建設(shè)。從人員素質(zhì)來看,中醫(yī)檔案館員往往是從臨床工作中的中年護(hù)士轉(zhuǎn)崗而來,缺乏檔案資料管理知識、網(wǎng)絡(luò)知識,并且信息意識落后,對數(shù)字化檔案館管理較為陌生。從職稱管理來看,中醫(yī)檔案館員游離于系統(tǒng)邊緣,培訓(xùn)、晉升困難。種種原因,造成中醫(yī)檔案管理隊伍人才匱乏,素質(zhì)偏低,直接影響了讀者的閱讀效果和檔案館信息的收集、傳播。

中醫(yī)檔案管理人員應(yīng)具備以下素質(zhì):①檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想作風(fēng)和高尚的職業(yè)道德;②應(yīng)具備較高的文化素質(zhì)和合理的知識結(jié)構(gòu);③應(yīng)具備較強(qiáng)的信息意識和科研素養(yǎng)。

2 檔案管理知識化與服務(wù)創(chuàng)新

為了能更好地滿足需求,中醫(yī)檔案館必須通過管理知識化來改變重藏輕用、信息手段落后以及資源配置不合理等問題。知識管理不僅僅是信息與數(shù)據(jù)的管理,也不僅是指信息技術(shù),而是識別有用的、相關(guān)的知識,去組織、吸收、綜合知識,促進(jìn)創(chuàng)造性地使用知識,從而提高組織應(yīng)變能力,即以知識為核心、創(chuàng)新為動力的管理,是一種全新的管理理念[1]。而要做好管理知識化必須做到以下幾點:①加強(qiáng)中醫(yī)檔案館的組織管理和信息化投入,采用科學(xué)管理,人性化管理。②建立科學(xué)合理的檔案館內(nèi)部管理體制。加強(qiáng)規(guī)范化、制度化、人文化的管理。③管理人員要具備良好的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識、檔案情報知識、計算機(jī)技術(shù)和較高的外語水平。

服務(wù)是檔案館一切工作的出發(fā)點和歸宿,是現(xiàn)代檔案館實現(xiàn)其價值的總體現(xiàn),隨著信息社會與現(xiàn)代檔案館的不斷發(fā)展,服務(wù)的方式、手段都在發(fā)生著日新月異的變化。對此,中醫(yī)檔案館應(yīng)如何抓好服務(wù)工作,保證能以最短的時間、最快的速度、最佳的方式和最小的代價從檔案館獲取自己需要的知識和信息,其關(guān)鍵在于做好檔案館的服務(wù)創(chuàng)新[2]。實現(xiàn)檔案館的服務(wù)創(chuàng)新必須做到以下幾點:①轉(zhuǎn)變觀念,樹立全新服務(wù)理念。②強(qiáng)化服務(wù)意識,“以人為本”。③完善檔案館服務(wù),提高服務(wù)效能。④檔案館實行“信息服務(wù)多元化”。此外,中醫(yī)檔案館要配合中醫(yī)的文化建設(shè),開展文獻(xiàn)信息的借閱查詢、文化展示、專題報告、學(xué)術(shù)研討、培訓(xùn)輔導(dǎo)、文化娛樂休閑等多種積極向上、健康有益的文化和教育服務(wù)活動[3]從而使中醫(yī)檔案館信息服務(wù)能最大限度地為中醫(yī)服務(wù),構(gòu)建滿足中醫(yī)發(fā)展需求的服務(wù)模式。

3 提高檔案館建設(shè)的重視程度

提高檔案館建設(shè)的重視程度領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。檔案館以為醫(yī)療教學(xué)科提供信息、為領(lǐng)導(dǎo)提供情報為己任。但是在當(dāng)前醫(yī)療市場日益激烈的競爭情況下,不少檔案館處于停滯不前狀態(tài),業(yè)務(wù)和建設(shè)沒有得到進(jìn)一步發(fā)展[4,5]。究其原因,主要是領(lǐng)導(dǎo)對檔案館的建設(shè)不夠重視。由于一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案館的投資沒有直接的經(jīng)濟(jì)效益,回報率低,致使檔案館在人員配備、設(shè)備購置、經(jīng)費(fèi)投入等無法達(dá)到最基本的要求,工作難以開展。因此,要想發(fā)揮檔案館的作用,領(lǐng)導(dǎo)重視是前提。離開了這一點,中醫(yī)檔案館的作用將是無本之木,無源之水。

4 中醫(yī)檔案館做到傳統(tǒng)與數(shù)字并存

傳統(tǒng)的檔案館以手工操作為主。它通過中醫(yī)檔案館工作人員,為院內(nèi)醫(yī)務(wù)工作者提供文獻(xiàn)信息整序、文獻(xiàn)信息傳遞、進(jìn)行專業(yè)教育服務(wù)。當(dāng)今中醫(yī)檔案館應(yīng)當(dāng)成為數(shù)字檔案信息開發(fā)、利用和培訓(xùn)的中心[6],要建立紙質(zhì)文獻(xiàn)資源與數(shù)字化信息資源共存,并對它們進(jìn)行有機(jī)整合、管理與利用的復(fù)合式檔案館,同時應(yīng)配備多功能的醫(yī)學(xué)信息檢索系統(tǒng),組建電子閱覽室。數(shù)字醫(yī)學(xué)檔案信息的獲取及傳遞已經(jīng)超越了傳統(tǒng)檔案館模式,幾乎不受時間和空間限制,可準(zhǔn)確、快速地獲取醫(yī)學(xué)新信息、新進(jìn)展。

但網(wǎng)上信息資源分散、組織松散、數(shù)據(jù)類型多、隨機(jī)變化大,給醫(yī)護(hù)人員查找和利用信息帶來困難。電子閱覽室還需對網(wǎng)上信息資源不斷進(jìn)行組織管理和深層開發(fā),不斷對網(wǎng)上信息進(jìn)行篩選和評價。針對中醫(yī)專業(yè)性較強(qiáng)的特點,刻意集中某些主題的節(jié)點,以滿足中醫(yī)個性化需求。

總之,只有更新觀念,加快信息化建設(shè),拓寬服務(wù)意識領(lǐng)域,提供針對性服務(wù),深化服務(wù)內(nèi)容,才能使中醫(yī)檔案管理工作邁上新臺階,檔案館才能在科技興院中有更大的作為,以適應(yīng)時代對我們的挑戰(zhàn)和要求。

[1] 趙秀華.檔案館知識管理及對策淺談[J].職業(yè)圈,2007(3):67-74.

[2] 馮澤倫,楊才勇,鄭礫.對現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案館服務(wù)創(chuàng)新的幾點思考[J].西南軍醫(yī),2006,8(4):100.

[3] 鐘冰,王茜.探析中醫(yī)檔案館服務(wù)新模式[J].中華現(xiàn)代中醫(yī)管理雜志,2006,4(1):54-55.

[4] 陳小忠.陳麗和.廣東省檔案館現(xiàn)狀分析與發(fā)展對策[J].現(xiàn)代中醫(yī),2004,4(1):67-70.

[5] 趙海波.cmcc在我院檔案館中的應(yīng)用[J].中華醫(yī)學(xué)檔案情報雜志,2004,13(2):59-60.

[6] 唐維新.創(chuàng)建基本現(xiàn)代化中醫(yī)應(yīng)該重視的幾個問題[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2002,13(4):1-3.