新時(shí)期檔案管理工作探討

李 慧

(鄭州市職業(yè)病防治所,河南鄭州 450053)

新時(shí)期檔案管理工作探討

李 慧

(鄭州市職業(yè)病防治所,河南鄭州 450053)

檔案管理工作;規(guī)范化;現(xiàn)代化;法制化;專(zhuān)業(yè)化

在以知識(shí)信息為特征的時(shí)代,檔案管理原有的模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息的需求。只有不斷地解放思想,更新觀念,抓住機(jī)遇,開(kāi)拓進(jìn)取,以開(kāi)放的視角,積極尋求檔案工作的生長(zhǎng)點(diǎn),在較高層面上籌劃、建設(shè)檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、法制化、專(zhuān)業(yè)化。

1 檔案管理工作應(yīng)規(guī)范化

1.1 建立完善的檔案管理制度 在實(shí)際工作中,檔案種類(lèi)繁多,形式各異,有日常文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案,要實(shí)行規(guī)范的管理,就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為原則,制定和建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn),明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求,及時(shí)修訂和完善各種檔案的整理細(xì)則、保管期限等,嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù),制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度,完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。為了保證檔案工作的各項(xiàng)要求落到實(shí)處,鄭州市職業(yè)病防治所在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上修訂完善了各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度,將檔案工作列入該所的發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃,納入到全所責(zé)任制考核內(nèi)容,并與獎(jiǎng)懲制度掛鉤,完善了內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制。各類(lèi)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理,采取先由各科兼職檔案人員依照制度要求對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集整理,進(jìn)行預(yù)立卷,然后由綜合檔案室管理人員檢查且符合標(biāo)準(zhǔn)后裝訂歸檔的方法。由于各項(xiàng)檔案管理制度的建立、完善和認(rèn)真落實(shí),確保了該單位的檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2 實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理 公文制發(fā)應(yīng)規(guī)范化,嚴(yán)格履行制發(fā)公文簽發(fā)手續(xù)。保證公文用紙質(zhì)量,規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。排版形式為橫寫(xiě)橫排,左側(cè)裝訂。使用文種合理,擬制格式要規(guī)范,公文標(biāo)題準(zhǔn)確,公文字跡牢固清晰,行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字,利用日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。準(zhǔn)確完整的檔案需要全所職工的檔案意識(shí)來(lái)獲取,專(zhuān)職檔案人員經(jīng)常下科室指導(dǎo)幫助建立內(nèi)容完整、質(zhì)量過(guò)硬的檔案,從文件的撰寫(xiě)、打印、蓋章、留存等環(huán)節(jié)進(jìn)行具體指導(dǎo),消滅了三色筆起草、修改和簽發(fā)文件的現(xiàn)象。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。嚴(yán)把檔案收集關(guān),做好文書(shū)處理工作,提高案卷質(zhì)量。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時(shí),又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。對(duì)全所有價(jià)值的文件資料要進(jìn)行跟蹤控制,收集,定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì),對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制,使全所所有檔案達(dá)到歸檔的標(biāo)準(zhǔn)的要求。同時(shí)規(guī)范立卷方法,提高案卷裝訂質(zhì)量,要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi),保持同一問(wèn)題的完整性,并能反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈。

硬件建設(shè)達(dá)標(biāo)化。在抓好軟件建設(shè)的同時(shí),尤其要注重硬件設(shè)施的達(dá)標(biāo),嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求配置設(shè)施,為提高檔案管理水平創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。存放檔案必須有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,并設(shè)有專(zhuān)柜便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境,庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng),整潔衛(wèi)生,防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防光,以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。同時(shí)充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用,將所有門(mén)類(lèi)檔案逐頁(yè)掃描進(jìn)行微機(jī)錄入等,實(shí)現(xiàn)資料的數(shù)字化、信息化管理。

2 檔案管理工作應(yīng)科學(xué)化

隨著改革的深入發(fā)展,文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題,諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多,種類(lèi)也更多樣化,給保管和提供利用帶來(lái)困難[1]。再者檔案的管理工作重復(fù)勞動(dòng)多,管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等,只有實(shí)現(xiàn)文檔管理科學(xué)化、現(xiàn)代化,才能有效地加以解決。而信息技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用,為新時(shí)期檔案管理工作提供了發(fā)展契機(jī)和工具。

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣,勞動(dòng)強(qiáng)度大。在人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi),雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解不同,對(duì)同一個(gè)文件的分類(lèi)不盡相同,就不可避免地產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)確的,影響案卷的質(zhì)量。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn),能及時(shí)、大量地分類(lèi)檢索檔案信息,提高了工作效率。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位[2]。

檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類(lèi)和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革。使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理,逐步過(guò)渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來(lái)。調(diào)整檔案管理模式,利用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)施檔案管理是時(shí)代發(fā)展的需要。只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢(shì),開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

3 檔案管理工作應(yīng)法制化

依法治國(guó),依法行政是新時(shí)期建設(shè)和諧社會(huì)的重要舉措,堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路[3]。牢固樹(shù)立檔案保密意識(shí),嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的檔案保密政策,嚴(yán)防泄密。并要建立法制監(jiān)督隊(duì)伍,強(qiáng)化監(jiān)督職能和力度,真正做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違反必究,實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化、程序化。作者單位在各級(jí)例會(huì)上多次組織關(guān)于檔案法的學(xué)習(xí)和講座,提高廣大職工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),不僅讓同志們認(rèn)識(shí)到檔案工作無(wú)處不在,也讓同志們知道檔案工作人人有責(zé)。同時(shí)還有效地強(qiáng)化了檔案管理意識(shí),明確崗位職責(zé),健全了檔案管理制度和程序。為我所今后檔案事業(yè)的發(fā)展打下了良好的基礎(chǔ)。

4 檔案管理人員知識(shí)的多元化

檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員不但要做好檔案的收集、整理,更應(yīng)做好檔案的編目、檢索、編研工作,編制較適用的檢索工具,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作,隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件,以代替檔案原件提供利用。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式,工作方式的變革給檔案管理人員帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、信息技術(shù)為手段,檔案信息資源日趨數(shù)字化,信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化,檔案載體的日益更新和信息技術(shù)的飛速發(fā)展都對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求。這些集中體現(xiàn)在對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)方面的要求更多也更加嚴(yán)格。在現(xiàn)代化檔案管理工作中,檔案管理人員應(yīng)具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力,進(jìn)行網(wǎng)上收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作[4]。因此要求新時(shí)期檔案管理人員的知識(shí)要多元化,要提高認(rèn)識(shí)、改變觀念,積極進(jìn)取,培養(yǎng)良好的思想政治素質(zhì),具備扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),掌握現(xiàn)代化管理技能,才能跟上時(shí)代的步伐,使自己成為專(zhuān)業(yè)化、綜合型文檔管理人才。

科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新時(shí)期的需要,開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。展望未來(lái),機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存,機(jī)遇大于挑戰(zhàn)。只要搶抓機(jī)遇,充分發(fā)揮我國(guó)特有的管理優(yōu)勢(shì),堅(jiān)持走中國(guó)特色社會(huì)主義檔案管理道路,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化,才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

[1]李 敏 .文件迅速增長(zhǎng)對(duì)檔案工作的影響[J].檔案管理,2007,24(6):78.

[2]徐建平 .檔案信息電子化問(wèn)題研究[J].山東檔案,2008,27(5):37-38.

[3]陳忠海,程訓(xùn)方,劉東斌,等 .檔案法立法思想與立法原則研究[J].檔案管理,2008,25(2):32.

[4]鞠傳信 .淺談檔案工作人員的基本素質(zhì)[J].山東檔案,2007,26(6):46.

[責(zé)任編校:張亞光]

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1008-9276(2010)06-0751-03

2010-06-02

李 慧 (1964-),女,河南省安陽(yáng)市人,大專(zhuān),助理館員,從事檔案管理工作。