淺談高校圖書館與院系資料室一體化建設

楊芝華

（河北工業(yè)大學，天津 300401）

淺談高校圖書館與院系資料室一體化建設

楊芝華

（河北工業(yè)大學，天津 300401）

本文通過對高校圖書館與院系資料室關(guān)系的分析，闡述了新形勢下高校圖書館與院系資料室關(guān)系的若干問題，通過對目前狀況的分析，闡明高校圖書館與院系資料室一體化管理的必要性和可能性，提出了新模式下文獻信息資源的整合、機構(gòu)與人員的整合、服務方式的整合、現(xiàn)代化設施設備的一體化管理的新思路以及新模式的不足之處。

高校圖書館；院系資料室；資源；一體化建設

知識經(jīng)濟快速發(fā)展，技術(shù)創(chuàng)新機制日益加劇，全社會知識更新的要求更加強烈，處在知識更新前沿的高校，勢必引發(fā)出許多問題亟待解決，高校圖書館與資料室的關(guān)系問題就是一直困擾著人們的問題之一。高校圖書館和院系資料室的作用、功能和服務方式等正在發(fā)生深刻而巨大的變化。如何協(xié)調(diào)和處理高校圖書館和院系資料室之間的關(guān)系，積極尋求、探索和構(gòu)建高校圖書館管理系統(tǒng)，具有重大的理論意義和實踐意義，它將為推動文獻信息工作的全面創(chuàng)新提供十分有利的條件。

一、高校圖書館與院系資料室一體化建設的意義

2002年教育部頒布了《普通高等學校圖書館規(guī)程（修訂）》第一條明確了高等學校圖書館是學校信息化和社會信息化的重要基地。信息資源本身具有共享性，人們可以從不同渠道獲得信息資源。隨著高校的發(fā)展，高校圖書館與資料室不同程度上都有發(fā)展。如何高效地查找到教學和科研所需要的資源是高校師生的普遍要求，高校院系資料室在教學科研等方面發(fā)揮了很重要的作用，但目前隨著各種新興學科的不斷增加，學科間交叉滲透不斷加劇，使得許多資料室失去了原有的特色。無論是資源還是讀者，在具有互補的同時，又有極高的交叉性，信息資源利用的最優(yōu)化是二者發(fā)展的最終目的。高校圖書館雖說經(jīng)費相對充裕一些，但也不可能實現(xiàn)各種資源的兼收并蓄，而院系資料室各個方面都相對差一些，室藏資料專業(yè)性相對較強，館藏的普及性與室藏的專業(yè)性是學校圖書館與學院資料室的重要差異。高校圖書館與院系資料室完全沒有必要在館藏資源上進行重復建設，如何利用有限的資金獲取極大豐富的資源是構(gòu)建高水平大學的要求之一。因此說，二者的互補顯得尤為重要。如何發(fā)揮各自的優(yōu)勢，從信息資源、基礎(chǔ)設施、行政機構(gòu)、人員管理以及讀者等各個方面全面整合入手，通過優(yōu)勢互補與資源整合實現(xiàn)全方面、高層次的服務是高校發(fā)展與讀者利用的需求，是深入發(fā)展的必由之路。

高等學校圖書館與院系資料室建設一體化，將全校的圖書資料、信息資源、經(jīng)費、模式等方面重新設計，使圖書館與資料室的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，集中人力財力物力，進一步加強文獻信息資源建設和專業(yè)隊伍建設，使資源得到更加合理的利用。一體化建設的意義在于既能避免重復采購和收藏，造成的人力、財力、物力和空間的浪費，又能保障館藏質(zhì)量的收藏質(zhì)量，最大限度地提高文獻資料的利用率，最大限度地保持知識體系的完整性、系統(tǒng)性，使讀者獲取高質(zhì)量、可信賴的信息資源成為可能，就是提高讀者信息資源的利用的效率。

二、高校圖書館與院系資料室一體化建設的必要性和可能性

(一)高校圖書館與資料室一體化建設的必要性

1.當今高校師生的知識需求主要是由高校圖書館來滿足的，而高校的每個院（系）大多設有圖書資料室。高校圖書館與各個院系資料室長期以來各自為政，院系資料室文獻資料專業(yè)性強、內(nèi)容專深，但力量過于單薄，管理水平相對落后，利用率相對較低，強調(diào)的是對內(nèi)服務，讀者群體相對固定在本學院的教師、學生，信息資料來源渠道單一。不能滿足教學科研所需，可用資金相對緊張，室藏匱乏，但各個資料室之間重復訂購現(xiàn)象又是十分嚴重，以某高校為例，有時幾個學院同時訂購同一種期刊，而校圖書館還訂有電子期刊，這樣就造成了極大的資源、資金浪費。

2.師生資源共享的要求也需要進行一體化建設，高校師生的文獻需求已趨向于多學科化，大學擴招使得圖書館有時難以滿足特殊專業(yè)學生的需求，只能靠資料室來增長專業(yè)知識，而資料室僅供本院系師生利用，文獻資料有時會出現(xiàn)閑置狀態(tài)，影響了文獻信息資源的利用率。一家一戶獨立的辦館室模式已不能適應學校的發(fā)展，每個讀者都希望不受限制地隨時得到所需信息，一體化后這一問題能得到解決。

3.高校各種專業(yè)評估的要求又使得院系資料室為追求書刊數(shù)量達到一定的要求而盲目采購、重復采購，勢必造成嚴重的浪費；學校申報碩士點、博士點等硬性要求，使得資料室倉促采購，圖書館與資料室脫節(jié)互不掌握情況，采集的隨意性造成學校資金的極大浪費。

（二）高校圖書館與院系資料室一體化建設的可能性

目前高等教育邊緣學科、交叉學科越來越多，從資源、技術(shù)、資金各個方面考慮整合都具有可行性。資源方面，科技發(fā)展使得信息資源大為豐富，圖書館館藏文獻覆蓋面廣，種類齊全，自成體系，但從專業(yè)角度上看，體系不夠完善；資料室的融入會使圖書館具備較為完善的信息體系。

學生一專多能全方面發(fā)展的學習要求，使得學生要求成為其他院系資料室的讀者，而不靈活的管理機制使得資料室信息資料利用率低，不能滿足要求，因而一體化建設是滿足師生要求的重要途徑。

大部分資料室的管理上無論是整理還是檢索都仍處在原始的手工操作階段，不利于服務質(zhì)量和服務水平的提高。先進的管理技術(shù)使圖書館與院系資料室的一體化建設成為可能，先進的設備、網(wǎng)絡和高層次人才為一體化建設提供了強有力的技術(shù)保障。

通過對歷史上四種分數(shù)產(chǎn)生途徑的進一步分析，可以發(fā)現(xiàn)：“測量”途徑為整數(shù)系向有理數(shù)系的擴充邁出了堅實一步，因為測量的目的是為了找到一個整數(shù)對另一個整數(shù)的度量值，人們對于作為獨立的數(shù)的分數(shù)，已經(jīng)產(chǎn)生了迫切的需要.而“除法”途徑中以乘法逆元形式出現(xiàn)的分數(shù)，使得整數(shù)與分數(shù)共同形成的新數(shù)集能夠保持四則運算的封閉性，改變了人們對于“數(shù)”的舊認識-只有整數(shù)才是數(shù)，使人們形成了“數(shù)”的新認識-分數(shù)也是數(shù)，這也標志著有理數(shù)系的實際形成.

經(jīng)費困難是制約著院系資料室發(fā)展、提高服務質(zhì)量的瓶頸，資料室經(jīng)費比較緊張，與圖書館整合后圖書經(jīng)費可能相對充裕。以上各個因素都使高校圖書館與資料室的一體化建設成為可能。

（三）高校圖書館與院系資料室一體化建設的可行性分析

高校院系資料室始建于建國初期，全盤承襲了前蘇聯(lián)模式。目前我國高校資料室已達數(shù)萬個，有的院校逐漸削弱資料室的功能、職責及數(shù)量，而有的院校還在增設?，F(xiàn)有資料室也存在一定的缺陷，有些方面文獻資源短缺，本院系資料室不能滿足教學、科研需要，使得師生們不得不越來越多地借助其他院系的文獻資料或求助于網(wǎng)絡，因此，資料室原有的功能越來越弱化。有些高校院系資料室已名存實亡，形同虛設。通過對某高校幾個學院的學生讀者問卷調(diào)查，反饋信息得出結(jié)論，有百分之五十以上的學生對資料室不感興趣，認為資料室可有可無。只有百分之十的學生認為資料室很重要，但對現(xiàn)有室藏信息資源也不甚滿意，同時被調(diào)查的大多數(shù)學生認為在圖書館也不能很好地找到自己感興趣的專業(yè)性很強的圖書。由此看來，不很好地解決文獻資料的利用，即使建再多的圖書管理機構(gòu)也不可能滿足高校師生教學科研的需求。只有合理使用經(jīng)費，最大限度地實現(xiàn)文獻信息資源共享，才是高等教育發(fā)展和人才培養(yǎng)的根本需要。

三、一體化管理模式下的具體構(gòu)想

(一)關(guān)于一體化管理模式下信息資源的整合

文獻信息資源整合的著眼點要放在全體讀者的閱讀需求上，在加強現(xiàn)有文獻內(nèi)容充實豐富的基礎(chǔ)上向縱深發(fā)展，既要保障文獻信息的覆蓋率又要防止重復購置，同時加大網(wǎng)絡化服務。高校圖書館系統(tǒng)就是要建立文獻資源共建共享機構(gòu)加強溝通。信息資源的整合實際上就是對收集到的信息資源進行重新組合，深度加工，二次開發(fā)和綜合利用、創(chuàng)新知識的過程。整合實現(xiàn)一體化管理方式是為了利用，因此，在信息資源整合的過程中應遵守的基本原則是：科學性原則、系統(tǒng)性原則、客觀性原則、針對性原則以及發(fā)展性原則。信息資源的整合重點應放在學校大部分讀者的需求上，避免重復采集和收藏造成的浪費，充分提高信息資源的利用率。信息資源整合順利實現(xiàn)與否關(guān)系到整個模式是否成功。

（二）一體化管理模式下機構(gòu)與人員的整合

從管理學角度講，一個完整的管理體系應該包括四個方面，那就是規(guī)范、保障、協(xié)調(diào)和激勵。規(guī)范是開展業(yè)務的規(guī)范和標準；保障是生存和發(fā)展的必要條件，即保障師生的合法權(quán)利，同時完善圖書資料部門的政策；協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系；激勵是完善內(nèi)部的管理體制激發(fā)自身活力。結(jié)合起來就是說集中與分散相結(jié)合的機制：集中是指學校對整合后的圖書館實行一體化管理，保障規(guī)范圖書館發(fā)展；分散是指要激發(fā)活力，利用圖書館與各個院系之間的關(guān)系，實現(xiàn)圖書管理事業(yè)向新的整合的圖書館轉(zhuǎn)型，形成一個統(tǒng)一的文獻信息系統(tǒng)。

高校圖書館與院系資料室的人員整合包括工作人員的整合和讀者的整合。在文獻資源、基礎(chǔ)設施以及管理機構(gòu)整合之后，人員的整合就擺在了關(guān)鍵的地位，就是人才資源的合理配置使用問題。在高校圖書館與院系資料室整合的過程中，人才資源的合理配置是尤為重要的。應充分發(fā)揮各學科專業(yè)咨詢?nèi)瞬诺恼w優(yōu)勢，集合各種優(yōu)秀人才，構(gòu)建起面向全校、面向全體師生的龐大服務體系，變被動服務為主動服務。讀者資源的整合其核心就是打破院系資料室只面向本院系讀者的格局，全校的資源為全體師生共享。因此，在機構(gòu)上按照國家統(tǒng)一部署進行，整合后的圖書資料系統(tǒng)要具有整體化特征，同時工作人員還要有積極性、主動性和創(chuàng)造性。

（三）一體化管理模式下服務方式的整合

工作方式制約著圖書館與資料室的融合發(fā)展，對于高校圖書系統(tǒng)來說，服務是第一位的，為讀者服務是工作的宗旨，是提高人民素質(zhì)的服務性工作。如何在一定規(guī)模的讀者群體內(nèi)提高圖書利用率，如何抓住讀者興趣和關(guān)注點，是亟待解決的問題。擺正為讀者服務的位置，增強危機意識，既要為讀者提供高質(zhì)量的專業(yè)化的服務，又要提供全面的普及性的服務，發(fā)揮自身服務專長，拓展服務對象的領(lǐng)域和空間。學校圖書館以借閱為主，而院系資料室則以閱覽為主，整合后的新模式要求借閱做基礎(chǔ)，參考咨詢?yōu)橹行模l(fā)揮圖書館與資料室信息服務的優(yōu)勢和專長，融合生長，為全校的教學和科研服務；同時采取定向服務的方法，選擇特色專業(yè)、特色項目，有針對性地為用戶排憂解難，提供專門的文獻信息服務。

（四）一體化管理模式下設施及經(jīng)費的整合

設施的整合包括館舍、基礎(chǔ)設施、技術(shù)設備、各種用具等等?，F(xiàn)代化設施的配置是現(xiàn)代化圖書館的重要標志，網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館自動化系統(tǒng)硬件軟件數(shù)據(jù)庫缺一不可，可以完全改變院系資料室原始的手工的、傳統(tǒng)的方法管理使用圖書資料。合理配置設施資源，打造優(yōu)良的信息服務平臺，提高信息服務的效率與水平。

整合后的模式下實行經(jīng)費統(tǒng)一管理，也就是說學校圖書館與院系資料室的經(jīng)費集中使用。各個學院資料室與校圖書館整合，在資金的使用、人員的配備、設備的調(diào)配等各個方面都具備了很大的優(yōu)越空間。整合后新模式學校圖書委員會對學校圖書館具有指導作用，圖書館就工作運行中存在的問題及時與圖書委員會溝通，商討解決的措施。

總之，在現(xiàn)有的條件下，高校要集中財力、人力、物力，進一步加強圖書館的文獻資源建設和專業(yè)隊伍建設，使高校圖書館真正成為“學校的文獻信息中心”，為教學科研作好學術(shù)性服務。

筆者認為可以將圖書館與院系資料室重新整合，圖書館下設學科專業(yè)資料室或稱學科分館，即把相同或相近相關(guān)學科的各種文獻信息資源集中統(tǒng)一管理，形成專業(yè)格局，最大限度地提高文獻資料的利用率，最大限度地保持知識體系的完整性、系統(tǒng)性，提高廣大讀者對文獻信息資源利用的效率，學科專業(yè)資料室（或?qū)W科分館）藏書格局體現(xiàn)學科專業(yè)化，符合廣大讀者的閱讀心理和閱讀需求，使讀者不必再周游整個圖書館，不必左翻右找，不必東奔西跑，這是一種理想化的管理模式，這種做法可使讀者有的放矢，針對性很強地進入某一學科專業(yè)資料室或稱學科分館查詢某學科文獻資料，大大節(jié)省了讀者的時間和精力。既彌補了圖書館“全而不精”的不足，又改善了院系領(lǐng)導下資料室的“專而不足”的局面。設立學科專業(yè)資料室，將各院系資料融入圖書館，能將資料室的專與圖書館的廣相結(jié)合，使文獻收藏更加科學，大大提高館藏質(zhì)量，更好地滿足師生的需求，提高文獻利用率。使圖書館與學科專業(yè)資料室或?qū)W科分館實現(xiàn)一體化管理，實行統(tǒng)一的領(lǐng)導，統(tǒng)一的管理制度，它可以有效地實現(xiàn)從文獻信息資源、經(jīng)費、人員、設備等的合理配置，從而減少各種重復和浪費，而不是由學院領(lǐng)導，堅決避免將學科專業(yè)資料室或稱學科分館建造成資料室的性質(zhì)，圖書館與學科專業(yè)資料室或稱學科分館實行統(tǒng)一采購分類收藏的辦法，可以確保學科專業(yè)資料室或稱學科分館的文獻信息資料收藏的重點，以彌補過去資料室由于書刊的價格提高、經(jīng)費的不足等原因，資料室的書刊訂購量逐年遞減，而且整合后各種條件都有所提高，實行統(tǒng)一采買，也可保證貴重書刊的適當購入，從而滿足教學科研的需要，從而真正達到資源共享的目的。實行一體化管理后成立的學科專業(yè)資料室（或?qū)W科分館）使得圖書館整體工作統(tǒng)籌安排，人盡其才物盡其用，減少不必要的資金、設備、資源的浪費，減少重復勞動，提高工作效率，壯大了各種力量。

在科學飛速發(fā)展的今天，高校圖書館與資料室資源、讀者、服務的互補性決定了實行一體化管理的可行性。當代大學生在本專業(yè)基礎(chǔ)上綜合發(fā)展與各院系資料室服務的限制因素決定了實行一體化管理的必要性。實現(xiàn)高校圖書館與院系資料室的融合是圖書館工作深化改革與發(fā)展的需要，實現(xiàn)全方位的融合必須有各級領(lǐng)導的支持，加上圖書工作者的共同努力，才能實現(xiàn)。因此，從時代的發(fā)展及國內(nèi)外著名高校圖書館事業(yè)的發(fā)展與建設來看，二者從根本上的整合勢在必行。同時這種整合要有一個循序漸進的過程，在實踐中不斷完善，不斷改進，這是高校圖書館事業(yè)一條值得探索的新路。

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Discussion on Integration of University Library and Department Reference Room

YANG Zhi-hua
(Hebei University of Technology,Tianjin 300401,China)

This paper analyzes the relationship between university library and department reference room and states several problems in the new situation.It clarifies the necessity and the possibility of full integration of university library and department reference room through the analysis of current situation.It puts forward the new methods of the integration of information resources,the integration of institutions and personnel,the integration of service patterns and the integration of modern equipments in the new model and its deficiencies.

university library;department reference room;resources;integration

G258.6

A

1674-7356（2010）04-0088-05

2010-04-26

楊芝華（1965-），女，河北工業(yè)大學建筑與藝術(shù)設計學院，副研究館員。