完善軟件文檔管理的前端控制——對(duì)軟件文檔一體化管理的思考

□趙山山 張來(lái)武

在軟件開(kāi)發(fā)中，軟件文件（文檔）常常用來(lái)表示對(duì)活動(dòng)、需求、過(guò)程或結(jié)果進(jìn)行描述、定義、規(guī)定、報(bào)告或論證的任何書面或圖示的信息，是軟件產(chǎn)品的一部分。伴隨著軟件的開(kāi)發(fā)與生產(chǎn)，大量的軟件文件產(chǎn)生，這些文件中有保存價(jià)值的文件最終將轉(zhuǎn)為軟件檔案被存儲(chǔ)、保管、開(kāi)發(fā)利用。由于軟件開(kāi)發(fā)的特性，軟件文檔運(yùn)作過(guò)程中主要以電子文件狀態(tài)出現(xiàn)。因此在軟件檔案的管理中，建立在“大文件”基礎(chǔ)上的文檔一體化的管理理念和加強(qiáng)軟件檔案的前端控制的文檔一體化管理模式被很多軟件企業(yè)廣泛認(rèn)同。

隨著軟件生產(chǎn)的日益復(fù)雜，規(guī)模也越來(lái)越大，為了提高軟件產(chǎn)品的質(zhì)量，在軟件工程化中人們的注意力開(kāi)始集中在軟件生產(chǎn)過(guò)程上。為此，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織特別為軟件工業(yè)制定了ISO9000－3標(biāo)準(zhǔn)，美國(guó)卡內(nèi)基·梅隆大學(xué)的軟件工程研究所提出的CMM（用于軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程和軟件開(kāi)發(fā)能力的改進(jìn)與評(píng)估的模型）也在一些軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)得到重視和應(yīng)用。在這些軟件工程化管理方法中，都強(qiáng)調(diào)了軟件管理和工程文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)調(diào)基于軟件生存周期加強(qiáng)對(duì)軟件文件的生成過(guò)程的嚴(yán)格控制，以建立規(guī)范的文檔，保證軟件開(kāi)發(fā)的質(zhì)量。其中文件控制工作主要包括：預(yù)先建立組織級(jí)的軟件文件管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)并在具體軟件項(xiàng)目啟動(dòng)前進(jìn)行文件管理的事先策劃，以規(guī)范軟件開(kāi)發(fā)中的文件的生成和處理過(guò)程，建立并控制基于文件生成過(guò)程的文件審批流程，保證軟件文件的質(zhì)量；加強(qiáng)文件版本控制和變更控制，通過(guò)對(duì)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的各類軟件文件的不同版本進(jìn)行標(biāo)識(shí)和跟蹤，保證項(xiàng)目文件的可追溯性及有效性，并通過(guò)變更申請(qǐng)、變更評(píng)審、變更批準(zhǔn)、變更實(shí)施等文件變更控制手段，解決軟件文件出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)私自更改的狀況，提高軟件技術(shù)狀態(tài)更改的有效性和嚴(yán)肅性，等等。這些對(duì)軟件文件生成過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，雖最初目的是為了通過(guò)過(guò)程控制，提高軟件文件質(zhì)量，保證其現(xiàn)行效用的高效發(fā)揮，從而提高軟件項(xiàng)目管理水平。但從軟件文檔一體化管理（全程管理）的角度來(lái)看，這也可看作是軟件檔案前端控制的一種表現(xiàn)。因?yàn)楝F(xiàn)代電子檔案管理的前端控制思想就是主張?jiān)陔娮游募沙醪扇⌒袆?dòng)，以保證其歸檔質(zhì)量，將傳統(tǒng)理論上對(duì)檔案實(shí)體保管對(duì)象的關(guān)注，轉(zhuǎn)變成對(duì)文件形成過(guò)程的關(guān)注，重視文件內(nèi)容、文件形成者及其過(guò)程的有機(jī)聯(lián)系。從這點(diǎn)來(lái)看，軟件工程化中對(duì)軟件文件的生成過(guò)程的嚴(yán)格控制要求與現(xiàn)代檔案管理的前端控制思想有一定的契合。不可否認(rèn)，軟件工程化中加強(qiáng)軟件文件生成過(guò)程控制的做法，將在相當(dāng)大的程度上影響著檔案后續(xù)管理的水平，也將會(huì)有助于軟件文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。但畢竟二者在出發(fā)點(diǎn)上、控制要求上還是有所區(qū)別的，軟件企業(yè)在軟件檔案管理中有必要在認(rèn)清二者異同的基礎(chǔ)上，抓住契機(jī)，使兩者相輔相成，相互促進(jìn)，發(fā)揮出檔案前端控制的沖擊力，達(dá)到文檔一體化管理的真正目的。

在對(duì)一些軟件企業(yè)軟件文檔管理工作進(jìn)行了解的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為，要想將軟件工程化中軟件文件控制工作與現(xiàn)代檔案管理的前端控制思想有效結(jié)合，推動(dòng)軟件文檔的一體化管理，有必要加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的工作。

一、在組織級(jí)軟件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定和具體軟件項(xiàng)目策劃中強(qiáng)調(diào)軟件檔案管理的要求

目前軟件工程化管理水平達(dá)到較高水準(zhǔn)的軟件企業(yè)，為了對(duì)本組織內(nèi)的軟件項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)范性管理，組織都會(huì)預(yù)先建立起一套完整的軟件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（一般由軟件管理標(biāo)準(zhǔn)和軟件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組成），并針對(duì)具體軟件項(xiàng)目的特點(diǎn)和研制進(jìn)度要求在項(xiàng)目初對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行事先的策劃。這些預(yù)先制定的規(guī)范及項(xiàng)目開(kāi)始前的策劃都包括了軟件文件的管理規(guī)范與要求。如軟件管理標(biāo)準(zhǔn)會(huì)明確規(guī)定項(xiàng)目在使用各種軟件生存周期時(shí)軟件技術(shù)文檔的剪裁依據(jù)和剪裁指南，同時(shí)給出軟件評(píng)審和軟件配置管理方面的管理要求。軟件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中軟件文件標(biāo)準(zhǔn)則盡可能給出軟件研制過(guò)程中所能產(chǎn)生的軟件各類文件的最大合集，如軟件任務(wù)書、軟件需求規(guī)格說(shuō)明書、軟件概要設(shè)計(jì)文檔、軟件詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔等等。同時(shí)，給出各類軟件文件的編寫規(guī)范和編寫實(shí)施指南，有助于軟件技術(shù)人員進(jìn)行軟件文件的編寫工作。而具體項(xiàng)目策劃工作則會(huì)根據(jù)軟件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和選擇的軟件生存周期模型，對(duì)該項(xiàng)目中應(yīng)產(chǎn)生文件種類、數(shù)量、內(nèi)容等進(jìn)行早期策劃，規(guī)范指導(dǎo)具體項(xiàng)目中將產(chǎn)生文件的編寫與處理。應(yīng)該說(shuō)這些規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及前期的策劃，在文件形成初即從內(nèi)容與形式、處理程序等方面規(guī)定軟件開(kāi)發(fā)中產(chǎn)生什么文件，怎樣產(chǎn)生，如何規(guī)范。這種文件產(chǎn)生前的規(guī)范要求將會(huì)保證后期軟件項(xiàng)目中產(chǎn)生文件的規(guī)范一致，提高文件質(zhì)量，這也意味著將有效保障歸檔的軟件檔案的質(zhì)量。從這點(diǎn)上來(lái)看是符合檔案管理中前端控制的思想的。“前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)融合，把需要和可能在文件生成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)?！雹僖虼?，檔案管理的前端控制表現(xiàn)之一，就是在文件形成初即對(duì)文件的生成制定一些規(guī)范或具體的管理要求，以指導(dǎo)并規(guī)范文件的生成過(guò)程，從而保證后期歸檔文件的質(zhì)量符合檔案管理要求。

但我們應(yīng)該意識(shí)到，在軟件工程化中有關(guān)文件控制的規(guī)范制定與前期策劃工作主要是從軟件開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)管理的需求出發(fā)的，主要側(cè)重于從軟件文件的種類、內(nèi)容與形式、生成環(huán)節(jié)等方面保證軟件工程中文件的規(guī)范一致，提高文件的質(zhì)量，使其能有效發(fā)揮各類軟件文件的現(xiàn)行作用，推動(dòng)軟件開(kāi)發(fā)工作。因此，它與檔案管理前端控制思想中對(duì)文件質(zhì)量控制的要求是有一定的區(qū)別的，不能充分體現(xiàn)軟件檔案前端控制的目的。所以，要想在提高軟件項(xiàng)目管理水平的同時(shí)，充分發(fā)揮前端控制對(duì)檔案管理的作用，更好地推動(dòng)軟件文檔一體化工作，就應(yīng)該在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定和具體軟件項(xiàng)目策劃中不僅考慮軟件開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)管理的需求，同時(shí)要從后期軟件檔案管理的需求出發(fā)進(jìn)行考慮。如，后期檔案管理對(duì)歸檔電子文件的質(zhì)量要求除了從內(nèi)容的完整規(guī)范性來(lái)保證它的信息參考價(jià)值外，還強(qiáng)調(diào)從內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息幾方面來(lái)保證它的憑證價(jià)值。因此在文件生成前，要對(duì)文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的著錄等作出規(guī)范要求，而不僅僅是文件內(nèi)容與形式的規(guī)范要求。也就是說(shuō)軟件檔案管理的前端控制應(yīng)側(cè)重于圍繞如何保障后期檔案的真實(shí)完整性、安全性與長(zhǎng)期有效性的要求進(jìn)行規(guī)范制定與預(yù)先策劃工作。因此，制定《軟件研制過(guò)程中的文檔管理規(guī)范》、《軟件定型后的文檔管理規(guī)范》、《軟件技術(shù)文件編制要求》、《軟件技術(shù)文件編制指南》等軟件規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)時(shí)以及針對(duì)具體軟件項(xiàng)目策劃時(shí)，應(yīng)考慮將后期軟件檔案管理要求考慮編寫進(jìn)去或作為策劃內(nèi)容。如，預(yù)先確定歸檔范圍（歸檔內(nèi)容和歸檔版本）、保存價(jià)值、采集時(shí)間和采集方式、元數(shù)據(jù)的著錄、要求歸檔文件預(yù)先加上標(biāo)識(shí)、建立電子文件登記制度以全面記錄電子文件的文件特征等等。這樣才能充分發(fā)揮規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定及前期策劃工作在軟件檔案前端控制中的作用與優(yōu)勢(shì)，從而全方位規(guī)范指導(dǎo)文件生成過(guò)程，不僅保證現(xiàn)行文件的質(zhì)量，還可以保障歸檔文件的真實(shí)完整與安全有效。同時(shí)也避免文件、檔案控制管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及要求的前后不統(tǒng)一，不銜接，導(dǎo)致前后工作的斷層，前者控制成果不能為后者充分利用。

二、注意軟件開(kāi)發(fā)中文件生成過(guò)程控制工具與軟件檔案管理工具的有效協(xié)調(diào)與銜接

軟件工程化一大要素是工具，即為工程方法提供自動(dòng)或半自動(dòng)的開(kāi)發(fā)環(huán)境。因此軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中常運(yùn)用很多開(kāi)發(fā)管理工具，包括具有文件生成過(guò)程控制功能的工具。如，協(xié)助項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的建模工具；具有軟件文件審批流程控制功能的辦公自動(dòng)化管理工具；協(xié)助文件管理人員進(jìn)行文檔版本控制與變更控制的軟件配置管理工具（如Rational ClearCase、Synergy、HanSky）等。這些工具生成、存儲(chǔ)、控制軟件項(xiàng)目中不同階段產(chǎn)生的軟件文件，具有不同的控制管理功能，保證文件制作的質(zhì)量、文件的可追溯性及有效性，避免軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程的混亂。而對(duì)于軟件檔案管理，采用一個(gè)高效的電子文件保存系統(tǒng)，保證軟件檔案以電子方式有效保存、利用、檢索與處置也是企業(yè)的最佳選擇。應(yīng)該說(shuō)，從某些方面來(lái)看，軟件開(kāi)發(fā)中文件控制工具的一些功能與電子文件保存系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)對(duì)文件整個(gè)生命過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控和記錄等要求是有一致性的。如，軟件文件的版本控制工具是要對(duì)文件生成中不同的版本進(jìn)行標(biāo)識(shí)和跟蹤，以確保軟件技術(shù)狀態(tài)的一致性，避免軟件文件的丟失、修改的丟失和相互覆蓋，保證在需要時(shí)可以追溯到以前的版本，追蹤到在軟件開(kāi)發(fā)的什么階段、該階段的哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了什么問(wèn)題，該環(huán)節(jié)的技術(shù)復(fù)審負(fù)責(zé)人是誰(shuí)。而變更控制工具通過(guò)變更申請(qǐng)、變更評(píng)審、變更批準(zhǔn)、變更實(shí)施等程序控制，解決軟件文件出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)私自更改的狀況，提高了軟件技術(shù)狀態(tài)更改的有效性和嚴(yán)肅性。而電子文件保存系統(tǒng)為了避免電子文件生成中的易失易變性，保證歸檔文件的真實(shí)完整等，也強(qiáng)調(diào)對(duì)電子文件生成過(guò)程中每一環(huán)節(jié)（如修改變更）進(jìn)行監(jiān)控，并留存相應(yīng)記錄，以嚴(yán)密追蹤電子文件的現(xiàn)時(shí)狀況及來(lái)龍去脈，從而確保電子文件歸檔后的真實(shí)與完整。因此，二者具有一定的共通之處，所以企業(yè)在選用或開(kāi)發(fā)相應(yīng)的管理工具時(shí)應(yīng)考慮相互功能的協(xié)調(diào)，注意彼此的銜接，避免重復(fù)與斷層。

但當(dāng)前有些軟件企業(yè)存在的問(wèn)題是，分別開(kāi)發(fā)或選用不同的軟件文件生成控制工具與軟件檔案管理工具。軟件文件生成控制工具設(shè)計(jì)初主要出發(fā)點(diǎn)是為了工程業(yè)務(wù)管理的需要，因而在功能設(shè)計(jì)中經(jīng)常只考慮實(shí)現(xiàn)軟件業(yè)務(wù)管理需要的文件控制要求，而有意無(wú)意會(huì)忽略檔案管理業(yè)務(wù)中文件全程控制的要求。加上這些管理工具往往來(lái)自不同的開(kāi)發(fā)公司，因此，工具之間常存在功能重復(fù)，控制記錄的做法相異，彼此信息數(shù)據(jù)不能有效共享的問(wèn)題，從而造成不同工具系統(tǒng)間不能有效銜接，前一階段的工作成果不能為后一階段有效利用，造成一種浪費(fèi)，無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理目的。因?yàn)槲臋n一體化管理的要求，或檔案前端控制最大的優(yōu)勢(shì)就是在于減少文件與檔案管理各環(huán)節(jié)的重復(fù)，提高管理效率和質(zhì)量。

所以，從有效實(shí)現(xiàn)軟件文檔一體化管理需求出發(fā)，也為了節(jié)省資源，避免浪費(fèi)，企業(yè)有必要考慮軟件開(kāi)發(fā)中各種實(shí)現(xiàn)文件控制功能的工具之間以及和檔案管理工具間實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接的問(wèn)題。可以考慮結(jié)合自己公司業(yè)務(wù)和文件檔案管理的特點(diǎn)和狀況對(duì)工具進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)和重新定制，實(shí)現(xiàn)各種工具間的相互銜接和照應(yīng)，以及適當(dāng)歸并和簡(jiǎn)化，避免功能重復(fù)?；驈奈臋n一體化的全程管理需求和軟件項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)需求出發(fā)開(kāi)發(fā)集軟件項(xiàng)目管理與文件控制管理和檔案存儲(chǔ)管理為一體的電子信息系統(tǒng)，在滿足各種軟件開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)管理的要求的同時(shí)，有效地連接檔案管理的前端控制和后續(xù)管理，防止兩者之間斷層的出現(xiàn)，最大限度地優(yōu)化資源，發(fā)揮出前端控制應(yīng)有的作用。

三、加強(qiáng)檔案部門對(duì)軟件工程化中文件控制工作的參與

文檔一體化管理與以往檔案工作不同之處在于：檔案部門將從希望與文件形成機(jī)構(gòu)合作的“懇求”機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)變成一個(gè)監(jiān)督形成者及維護(hù)檔案文件活動(dòng)的審計(jì)機(jī)構(gòu)。也就是要有效實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，檔案工作者需要更多地參與、指導(dǎo)、監(jiān)督文件的形成階段，同時(shí)也需要得到文件形成者的更多的幫助與支持。但是在目前一些軟件企業(yè)中，由于軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程的專業(yè)性，檔案部門還未能全面參與到軟件工程化中的文件控制工作。文件過(guò)程控制工作的開(kāi)展多以質(zhì)量部門、軟件開(kāi)發(fā)相關(guān)技術(shù)部門為主負(fù)責(zé)推動(dòng)完成。一般情況下，文件控制規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定由質(zhì)量部門的人員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目初期文件控制工作的策劃由項(xiàng)目責(zé)任人負(fù)責(zé)，軟件電子文件版本和變更等控制工作一般由項(xiàng)目級(jí)的軟件配置管理人員負(fù)責(zé)管理，配置管理人員往往由熟悉軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程的軟件技術(shù)人員兼任。而檔案部門主要還是處于接收軟件檔案，進(jìn)行后期管理工作。由于，檔案部門不參與軟件文檔控制規(guī)范的制定，不參與前期軟件文件控制工具的設(shè)計(jì)和選擇，不參與前期文件控制工作的監(jiān)管，而參與文件相關(guān)控制工作的人又不了解文檔一體化管理的要求，也不明白檔案前端控制思想內(nèi)涵與重要性，也就使得檔案管理前端控制思想無(wú)法真正在軟件文件控制工作中得以貫徹。軟件工程化中的文件控制工作也就無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)檔案管理中的前端控制的要求，更無(wú)法有效推動(dòng)軟件文檔一體化的實(shí)現(xiàn)。因此，企業(yè)應(yīng)從人員配備、制度保證等多方面支持檔案部門參與軟件工程化中文件的控制工作，強(qiáng)化它對(duì)文檔管理的監(jiān)督與監(jiān)查功能，從而使軟件工程中的文件控制工作真正發(fā)揮出檔案前端控制的沖擊力，達(dá)到文檔一體化管理的真正目的。當(dāng)然檔案部門要想發(fā)揮這一作用，一方面要加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)軟件開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)的熟悉與了解，另一方面應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參與文控工作的非檔案人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。

①特里·庫(kù)克：《1898年荷蘭手冊(cè)出版以來(lái)檔案理論與實(shí)踐的相互影響》，《第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)報(bào)告集》，北京：中國(guó)檔案出版社，1997年