政府采購檔案管理之探討

□費曉玲

政府采購也稱公共采購，是指各級政府及其所屬機構(gòu)為了開展日常政務(wù)活動或為公眾提供公共服務(wù)的需要，在財政部門和其他有關(guān)政府部門和社會公眾的監(jiān)督下,以法定的方式、方法和程序，采購貨物、工程或服務(wù)的行為。政府采購作為一項巨大的系統(tǒng)工程，全方位、多層面、真實記錄和反映其活動的全過程，形成完整、科學(xué)的檔案資料，對于政府采購來說具有深遠的歷史意義和現(xiàn)實意義。完整的政府采購檔案既能為處理各種事項提供了重要的證據(jù)，又是確保政府采購健康發(fā)展的基礎(chǔ)，更是提高政府采購工作的前提；完善政府采購檔案管理也是有利于政府采購監(jiān)督的一項重要工作，因此，在政府采購中加強檔案建設(shè)與管理是各級政府采購部門必須重視的工作。本文試就這一問題談?wù)勛约旱恼J識。

一、認真學(xué)習(xí)，努力提高對政府采購檔案的認識

政府采購雖然在我國實行只有幾年的時間，可這一制度最早形成于18世紀的西方自由資本主義國家，已經(jīng)有200多年的歷史。其主要特點就是對政府采購行為進行法制化的管理。政府采購不僅是指具體的采購過程，而且是采購政策、采購程序、采購過程及采購管理的總稱，是一種對公共采購管理的制度。因為公平、公正、公開的原則，使得政府采購又有著反腐倡廉的性質(zhì)。政府采購制度作為源頭遏制腐敗的陽光工程，受到了社會各界和廣大人民群眾的關(guān)心和支持。因此政府采購被比喻為“陽光下的交易”。由此可以說明政府采購公平、公正、公開的特性，這也是政府采購的核心原則。

政府采購的運行過程中，檔案工作是一項基礎(chǔ)工作。政府采購檔案作為全面反映政府采購操作過程的原始記錄，是采購行為合法性的證據(jù)材料，不可缺失。完整妥善地保存政府采購工作這些文件記載，可以為政府采購的統(tǒng)計分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、提高政府采購人員素質(zhì)、處理政府采購糾紛等項工作提供客觀真實的依據(jù)。因而加強檔案管理需要我們提高認識，充分看清這項工作在政府采購運行機制中的重要地位。采購檔案質(zhì)量的高低從側(cè)面反映了政府采購工作成效的高低。做好政府采購檔案資料的歸集、整理，實現(xiàn)政府采購檔案管理標準化、規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，是檔案管理工作人員義不容辭的責(zé)任。各級工作人員都必須加強對政府采購檔案管理工作服務(wù)性、科學(xué)性、政治性的認識，樹立政府采購檔案建設(shè)與管理工作重要性的觀念。

二、認真做好各項基礎(chǔ)工作，加強采購檔案的管理

政府采購工作在我國是一件新生事物，如何加強對政府采購檔案的管理，是新形勢下面臨的新課題，是亟待解決的問題。政府采購活動的資料是政府采購檔案的重要資源，經(jīng)高起點、高質(zhì)量歸集整理形成內(nèi)容完整、準確、真實的政府采購案卷是政府采購成果的歷史延續(xù)和見證。政府采購行為與政府采購檔案管理應(yīng)同行，高標準、高質(zhì)量地留下珍貴的政府采購歷史記錄。

做好采購檔案的管理工作的前提必須做好收集、整理、分類、立卷、歸檔、保存等各項基礎(chǔ)工作。

1.檔案資料的收集是做好檔案工作的前提

豐富的檔案資源是做好檔案工作的前提。沒有豐富的檔案資源，就談不上檔案的整理和分類，更談不上檔案的利用,這一點是勿庸置疑的。為此，必須拓展檔案收集渠道，擴大收集范圍，廣辟檔案信息之源，豐富檔案信息之寶藏，并根據(jù)《政府采購法》、《檔案法》的有關(guān)要求，高標準、高起點、高質(zhì)量地確定檔案的收集范圍。

江蘇省徐州市政府采購中心自一九九八年十二月成立以來，已經(jīng)走過了近十二年的時間。采購中心成立初期，所有的采購檔案一直在經(jīng)辦人手中，經(jīng)辦人對自已所辦理的采購項目心中比較清楚，查閱調(diào)用也較為方便。隨著工作量的不斷增大，形成的采購檔案也愈來愈多，采購檔案的管理也隨之不斷的加大起來。采購檔案存放在經(jīng)辦人手中，還屬于比較低檔的管理辦法，很難適應(yīng)發(fā)展的需要。市財政局、采購中心的領(lǐng)導(dǎo)非常重視采購檔案管理工作，及時調(diào)整工作方法，加強基礎(chǔ)工作建設(shè)，安排專人負責(zé)檔案的管理工作，并對收集的政府采購檔案，按其形成的特點和規(guī)律進行條理化的分類、排列、編目，使政府采購檔案系統(tǒng)化，由分散到集中、有序，消除了各種可能損壞檔案的不利因素，最大限度的延長檔案載體的壽命，維護其系統(tǒng)性和完整性，保證了政府采購檔案的齊全、真實、完整；更便于政府采購檔案的管理和利用，并能夠全面、歷史地反映政府采購活動的全貌。

2.檔案整理是做好檔案工作的基礎(chǔ)

檔案的整理、編目在于了解熟悉檔案的內(nèi)容，強化檔案的有序性和規(guī)律性。檔案所載信息，有一些是零散的、不成系統(tǒng)的，要使這成為對人們有利用價值的檔案信息，就必須進行整理和加工，就要對檔案內(nèi)容進行分析、研究、綜合，選擇具有一定價值的文件、資料、圖表、數(shù)字等材料，編輯加工成為能夠說明某一主題的索引、匯編、簡介、專題資料等，儲存于各種載體中，通過各種渠道予以輸出，為利用者服務(wù)。

徐州市政府采購中心成立的最初幾年中，一直是按照采購方式即公開招標、邀請招標、詢價、談判等方式對采購檔案進行整理、歸檔、立卷的。當(dāng)某一采購項目因客觀原因而改變采購方式時，所形成的采購檔案就自然被分開了，這樣就給查找利用帶來諸多的不便。自二零零三年《政府采購法》實施后，根據(jù)《政府采購法》的有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，客觀、完整地保存整個采購活動所有記錄的要求，我們及時調(diào)整了以往的歸檔立卷方法，將以往按采購方式分類的裝訂方法調(diào)整為按采購項目進行收集、整理、裝訂，切實保證采購文件的完整性、安全性和保密性。自采購登記開始，到整個采購活動結(jié)束，包括驗收、結(jié)算，所有的采購資料形成一套完整的采購檔案。不僅保證了采購文件的客觀性與完整性，而且為查閱調(diào)用檔案資料提供了極大的方便，同時也大大的提高了工作效率。

經(jīng)過幾年的積累與沉淀，徐州市政府采購中心的檔案已初具規(guī)模，形成了門類齊全資料完整的檔案庫。涵蓋了貨物、工程、服務(wù)三大類，包括汽車、電梯、消防、計算機、中央空調(diào)等72個類別的8000多家供應(yīng)商庫；同時形成了中央空調(diào)、電梯、消防、電信傳輸?shù)?2個專業(yè)門類460多人的評標專家?guī)?；以及近幾年來所形成的萬余卷的采購項目檔案庫。

3.利用是檔案工作的最終目的

完善政府采購檔案建設(shè)與管理工作，必須根據(jù)形勢的發(fā)展與時俱進，不斷提高政府采購檔案管理的水平和效能。隨著時代的進步，創(chuàng)新政府采購檔案管理需要強化的制度觀念和信息觀念，實現(xiàn)政府采購檔案建設(shè)與管理的制度規(guī)范化和信息化。

首先，建立健全政府采購檔案管理責(zé)任制度，實現(xiàn)依法管理。加強制度建設(shè)是根本前提和重要保證。從國家檔案管理的法律和政策看“，依法建檔”是規(guī)范檔案管理工作的重要原則，制度管“檔”是規(guī)范管理的核心問題。在這方面，國家都有明確的法

徐州市政府采購中心十分重視政府采購檔案的開發(fā)利用工作，把開發(fā)利用工作擺在首位，視為生命線。在實際工作中切實做好了政府采購檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮了檔案的歷史憑證作用，并用以指導(dǎo)日常的實際工作。因為利用是檔案工作的基本職責(zé)之一,是檔案工作的核心，是檔案管理的價值所在。利用是在安全保密的前提下，堅持主動服務(wù)、開放服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的思想，充分發(fā)揮職能作用，為利用者提供方便，做到積極、熱情，高質(zhì)量地做好服務(wù)工作。搞好檔案利用是檔案管理人員的份內(nèi)職責(zé)，是體現(xiàn)檔案管理效益的重要標志。開發(fā)利用工作做得越好，才能更多地發(fā)揮采購檔案潛藏的經(jīng)濟效益和社會效益，充分體現(xiàn)采購檔案和采購檔案工作的價值；也只有這樣，政府采購檔案和政府采購檔案工作才能倍加受到重視，才能有自身的生存和發(fā)展條件，才能擴大自身在政府采購工作中的活動舞臺。可以說，政府采購檔案的開發(fā)利用工作，集中體現(xiàn)著政府采購檔案工作的生命力和競爭力。這就是中國廣大檔案工作者常說的，檔案工作重在管理，貴在利用。利用是檔案工作的生命，是檔案工作的最終目的。只有通過檔案利用，檔案自身的價值才能得到社會的認可，檔案工作才能發(fā)揮其應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。否則，價值再高、再珍貴的檔案也都是沒有生命力的。檔案利用工作既是宣傳檔案工作的窗口，也是檔案價值體現(xiàn)的重要方式。因此，必須把檔案利用工作擺在重要的戰(zhàn)略地位來認真加以對待。

三、積極創(chuàng)新，做好檔案管理的制度化和信息化

律規(guī)定。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《政府采購法》中有關(guān)檔案管理的要求，我們在實際工作中制定了一套完整的檔案管理制度，具體有：《檔案人員崗位制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案調(diào)閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》等。按照法律法規(guī)的要求，規(guī)范工作程序，嚴格執(zhí)行國家歸檔、管理、利用等方面的政策，保證了檔案工作順暢，也促進了檔案工作水平的提高。

其次，加強檔案信息管理，實現(xiàn)政府采購檔案建設(shè)與管理的信息化。檔案信息管理作為知識資源的作用，側(cè)重于將知識從來源、生產(chǎn)、存儲、整理到流動、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對推動經(jīng)濟發(fā)展和促進科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)適檔案管理行為，逐步建立起與知識經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的知識型檔案管理體系是檔案管理工作發(fā)展的迫切要求。徐州市政府采購中心重視信息管理工作，充分利用現(xiàn)有的信息管理和辦公自動化系統(tǒng)，開發(fā)檔案信息資源，把檔案的潛力通過檔案信息的輸出充分發(fā)揮出來，基本實現(xiàn)了方便快捷的自動化辦公。知識就是力量，知識在于積累，積累依靠檔案。這就是社會、知識和檔案的聯(lián)系。

我們相信，只要不斷提高采購檔案管理水平，認真做好各項基礎(chǔ)工作，牢固樹立服務(wù)政府采購的思想理念，改變檔案工作“養(yǎng)在深閨無人識”的局面，使檔案工作真正成為“各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和必不可少的重要環(huán)節(jié)”，我們的檔案工作就一定能夠做好，必定能促進政府采購的發(fā)展。