試論增設(shè)“學生類”檔案之意義——寫在《高等學校檔案管理辦法》頒布實施兩周年之際

□白 麗

2008年8月20日，教育部發(fā)布第27號令，頒發(fā)了由教育部與國家檔案局聯(lián)合制定的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并于2008年9月1日起開始施行?！掇k法》是新時期指導(dǎo)高校檔案工作科學發(fā)展的法規(guī)性文獻，對于深化高校檔案管理工作，提高檔案工作服務(wù)高等教育與社會經(jīng)濟發(fā)展的能力和水平，具有重要的意義。同時，《辦法》的頒布也標志著我國高校檔案工作進入了一個新的發(fā)展時期①?！掇k法》出臺后，全國各大主流媒體紛紛發(fā)表消息評論，將《辦法》中增設(shè)“學生類”檔案，稱為中國高校檔案工作的“破冰之舉”。在《辦法》頒布實施兩周年之際，本文試對其形成的原因和現(xiàn)實意義進行一些分析。

一、增設(shè)“學生類”檔案的原因

根據(jù)高等學校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，原國家教育委員會頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》把文件材料的歸檔范圍分為黨政管理類、教學類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等九個一級類目。而《辦法》在文件材料的歸檔屬類中增設(shè)了“學生類”，并明確學生類檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這是我國第一次將學生類檔案作為高校檔案的基本類別，概括到檔案管理辦法，納入到統(tǒng)一規(guī)范的高校檔案體系之中，從而使高校檔案的歸檔范圍從原來的九大類擴充為十一大類，究其原因：

（一）由學生檔案的屬性決定的

我國的人事檔案主要由干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構(gòu)成。在高校中，學生檔案是學生人事檔案的前身，具有很強的流動性，它是一個學生在校學習期間的政治思想、學習成績和社會實踐等各方面綜合情況的記錄和反映，隨著學生畢業(yè)離校，學生檔案也要隨之轉(zhuǎn)遞出去。學生檔案雖不是永久或長期地保存在學生就讀高校的檔案機構(gòu)，卻是學生人事檔案形成和完善的重要開端，是學校檔案的重要館藏資源。

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度改革的不斷深入，“單位自主用人，個人自主擇業(yè)”新的用人機制出臺后，人才流動日益頻繁，流動范圍不斷擴大，越來越多的“單位人”變成了“社會人”。一個具有開放性、動態(tài)性、多樣性特征的社會主義人才市場體系已經(jīng)形成，這對檔案工作尤其是人事檔案管理工作產(chǎn)生了較大影響。在高校中，反映在學生檔案方面是“丟檔”、“棄檔”、“死檔”等現(xiàn)象的不斷增加。據(jù)中國人才交流協(xié)會的估測，在實現(xiàn)工作流動的人才中，約20%的人未攜帶其個人檔案，其中大部分是大中專畢業(yè)生，他們在異地就業(yè)時，出現(xiàn)本人與其個人檔案在一定時間范圍內(nèi)的分離現(xiàn)象，這導(dǎo)致全社會對高校學生檔案的查詢和利用需求不斷增多。

學生檔案的屬性決定了高校學生類檔案需要單獨設(shè)類歸檔，這也是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。熟悉我國高校檔案管理的同仁一定知道，我國高校教學檔案的單獨設(shè)類歸檔也是經(jīng)歷了一個發(fā)展階段的。在建國之初，高校教學檔案在一段時期內(nèi)不是被劃歸到科技檔案的管理范疇就是被劃歸到文書檔案的管理范疇。隨著高校檔案工作實踐的不斷發(fā)展，教學檔案的特殊性不斷突出，逐漸將教學檔案單獨設(shè)類，統(tǒng)一歸檔管理。高校學生類檔案如同教學檔案一樣，特殊性日益突顯，但都屬于高校檔案的范疇，因此兩者的發(fā)展路徑具有一定相通性。

（二）我國人事檔案制度改革的需要

人事檔案是社會實踐的產(chǎn)物，服務(wù)于社會各項工作，促進社會發(fā)展，同時又取決于整個社會的發(fā)展水平，人事檔案的發(fā)展最終離不開社會發(fā)展的影響。隨著社會發(fā)展和生產(chǎn)力水平的提高，我國從計劃經(jīng)濟時代走到了社會主義市場經(jīng)濟時代，市場經(jīng)濟發(fā)展的一個最基本要素，就是勞動力的自由流動。我黨在長期的革命斗爭和計劃經(jīng)濟建設(shè)中形成了“檔隨人走、人檔不分”的人事檔案終身制管理方式②，在建設(shè)社會主義市場經(jīng)濟的今天，這種傳統(tǒng)的人事檔案制度嚴重阻礙了勞動力的自由流動，不利于社會發(fā)展和經(jīng)濟體制改革的進行。隨著我國人事檔案制度的改革，“人檔分離、人事代理”等新型的管理方式已經(jīng)成為一種趨勢，這是人才柔性流動或管用分離上的進步。

在這種新型的人事檔案管理方式下，對高校學生檔案的管理也提出了更高的要求。學生檔案的嚴肅性和權(quán)威性決定了其工作的特殊性。在工作性質(zhì)上，學生檔案工作是具有機要性和保密性的；在工作要求上，學生檔案保管部門必須嚴格執(zhí)行學生檔案的整理、查閱、管理和轉(zhuǎn)遞工作；在工作方式上，學生檔案管理必須做到內(nèi)容真實、科學規(guī)范，確保其權(quán)威性和公信力，做到“檔如其人”。而以往在高校中，學生檔案是獨立于整個高校檔案管理系統(tǒng)之外，而不是作為高校檔案工作重要組成部分納入到整個高校的檔案管理系統(tǒng)之中，這樣的管理方式不僅不利于高校學生檔案管理接受上級檔案行政管理機構(gòu)的宏觀指導(dǎo)，使得高校的檔案管理工作難以實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化和標準化，而且難以實現(xiàn)與現(xiàn)代人事檔案管理制度的有效銜接。因此，高校增設(shè)“學生類”檔案是適應(yīng)我國人事檔案制度改革需要的舉措。

二、增設(shè)“學生類”檔案的意義

《辦法》中增設(shè)“學生類”檔案，突破了原來對高校檔案的界定范圍，使得“高校檔案”的內(nèi)涵和范圍更寬更廣了。

（一）彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念

高校檔案歸檔范圍中增設(shè)“學生類”檔案，有利于實現(xiàn)學生對其個人檔案的查詢和利用，突出體現(xiàn)了“以人為本”主題③。

長期以來，我國的人事檔案（包括學生檔案）一直處在一種極度封閉的狀態(tài)下。公民個人根本無權(quán)查看自己的人事檔案，也無權(quán)查看親友的人事檔案。在高校中，學生也沒有權(quán)利查看自己的學生檔案，對于自己檔案中的內(nèi)容處于一無所知的狀態(tài)，更不知道檔案對自己究竟有多大影響。青年作家湯國基以名譽侵權(quán)狀告母校益陽城市學院（原益陽師專）和寧鄉(xiāng)教育局一案，就是因為學生檔案的封閉而造成的不該發(fā)生的悲劇。檔案中的一句“考慮到該生長期患有頭昏失眠等疾病，多疑善嫉，經(jīng)常揚言報復(fù)殺人，有時有精神反?，F(xiàn)象……有嚴重的神經(jīng)官能癥，不宜擔任教學工作”的鑒定，使得湯國基自1983年畢業(yè)后在就業(yè)問題上屢屢碰壁。直到2003年6月，湯國基偶然得知自己20年來一直找不到工作的重要原因之一是檔案問題之后，向省教育廳有關(guān)負責人申訴，請求重新審查畢業(yè)鑒定，讓母校湖南城市學院、寧鄉(xiāng)縣教育局公開登報賠禮道歉，并賠償經(jīng)濟損失和精神損失。由于一直沒有得到回復(fù)，2004年4月15日，湯國基向法院起訴省教育廳行政不作為，對此長沙市芙蓉區(qū)人民法院做出一審判決：駁回原告訴訟請求。湯國基隨即向長沙市中級人民法院提起上訴。二審法院認為：湯國基于2003年10月17日向湖南省教育廳郵寄了《關(guān)于畢業(yè)檔案中“精神反?！钡葠阂庠u定導(dǎo)致湯國基20年人身權(quán)利和就業(yè)權(quán)利等遭受嚴重侵犯的申訴書》，并且要求教育廳解決四個方面的問題。由于湯國基要求教育廳處理的事項不屬于教育廳的法定職責，因此，湯國基起訴教育廳不履行法定職責沒有事實和法律依據(jù)。湯國基的上訴理由不能成立。湯國基表示，多年來他已經(jīng)為此訴訟投入大量的精力，雖然敗訴的結(jié)果并非在意料之外，但他將繼續(xù)呼吁人事檔案管理走向陽光化。在這個案例中，如果及時賦予湯先生對其個人檔案的知情權(quán)，這種司法訴訟恐怕就不會發(fā)生了。在現(xiàn)代社會中也許類似“湯國基事件”的還有很多，此類悲劇的原因固然也有很多，但人事檔案管理的封閉性卻首當其沖。假如個人了解自己檔案的內(nèi)容，湯國基的損失可能會小得多些。高校增設(shè)“學生類”檔案便是在現(xiàn)代社會中充分賦予學生“知情權(quán)”的必然舉措，彰顯了“以人為本”和重視民生的理念。

（二）有利于改善目前學生檔案管理的混亂局面

目前我國高校的人事檔案管理存在著歸口的不統(tǒng)一性，管理也具有多樣性。其中干部人事檔案管理存在三種情況，有的由學校組織部門管理，有的由學校人事部門管理，有的由檔案館管理；工人檔案由勞資部門管理；學生檔案內(nèi)容相對復(fù)雜，形式多樣，具有一定的特殊性，有的由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生學院管理，本科生檔案由學生處管理，有的是由學校檔案部門管理。長期以來，我國的高校人事檔案都實行強制性歸口管理，其不統(tǒng)一性是由高校自主設(shè)置部門管理職責權(quán)限造成的。

學生檔案管理的不統(tǒng)一性，造成了目前學生檔案管理的混亂局面，不利于對學生檔案管理的有效監(jiān)督。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一、從提供利用方面看，各部門都可以管理學生檔案的做法，導(dǎo)致了部門之間責任互相推諉，造成學生檔案質(zhì)量差、可信度低，降低了學生檔案信息的利用效率和利用質(zhì)量，不利于學生和社會各方面的查閱利用。

第二、從保管條件方面看，讓檔案館以外的部門管理學生檔案，很難保證必要的庫房設(shè)施和保護條件。他們大多將學生檔案存放于普通的辦公用房中，致使檔案丟失、損毀等情況時有發(fā)生，難以確保其完整、安全，更難以實現(xiàn)標準化、現(xiàn)代化管理。

第三、從工作人員方面看，學生檔案不僅需要專門的工作人員管理，更需要從事此項工作的人有一定的相關(guān)專業(yè)知識才能勝任。學校各院系及學生處的工作人員一般都是兼職檔案員，平時事務(wù)性工作比較多，很難有充足的時間和精力來專門管理學生檔案，更重要的是他們一般都不具備檔案專業(yè)知識，對檔案的認識也很模糊，即使想好好管理，也會常常感到力不從心。從這個角度來講，只有檔案部門具備專門的工作人員和相應(yīng)的保管條件。

《辦法》在文件材料的歸檔范圍中增設(shè)“學生類”檔案，并明確規(guī)定歸檔案館管理，充分體現(xiàn)了高校對學生類檔案的高度重視，有利于克服目前各高校中廣泛存在的學生檔案管理的混亂局面。

（三）有利于實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一

隨著我國高等教育改革的不斷發(fā)展，高校辦學規(guī)模的不斷壯大，學生數(shù)量的急劇增加，一些高校先后成立了檔案館，客觀上要求實現(xiàn)全校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一，這樣既便于管理，也方便利用。

《辦法》在文件材料的歸檔范圍中增設(shè)“學生類”檔案，并明確規(guī)定學生類檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等材料。這些材料既包含了學生個人檔案中的大部分內(nèi)容（除畢業(yè)生派遣證外），也包含教學檔案歸檔范圍中的部分內(nèi)容，即學生的“入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄”等，是比較完整的學生檔案材料，有利于完善高校館藏資源建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一。

注釋：

①段立琳：《促進高等學校檔案工作又好又快發(fā)展———訪教育部辦公廳檔案處處長藺海波博士》，《中國檔案報》總第1748期，2008年9月25日。

②陳兆祦：《應(yīng)當改革人事檔案的終身制》，《檔案學通訊》，2003第7期。

③牟陽春：《學習貫徹〈高等學校檔案管理辦法〉促進高等學校檔案工作科學發(fā)展》，《中國教育報》2008年9月26日，http://www.jyb.cn/cm/jycm/beijing/zgjyb/3b/t20080926_197473_1.htm，2008-12-18。

①鄭述飛、徐青青：《別拿人事檔案不當回兒事》，《中國檔案報》，2010年：2-18頁。

②王英瑋：《信息時代的人事檔案管理》，北京:中共黨史出版社，2004年:72頁。

③張曉：《對〈高等學校檔案管理辦法〉的質(zhì)疑》，《檔案學通訊》，2009年第2期:15-18頁。

④杜旭亮：《從‘棄檔’談人事檔案的管理》，《浙江檔案》，2003年第10期:9-10頁。