對政府投資性建設工程項目檔案管理的思考

□王 萍

近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設步伐的加快，政府投資性建設工程呈快增長、大投入趨勢。由于政府投資性建設工程項目關注度高、影響大，關乎民生和全局，對于提升城市品位，提高人民群眾生活品質(zhì)，加強政府對國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的引導、推動和調(diào)控能力有著重要的意義。然而作為直接記錄政府投資性建設工程項目全過程的建設工程檔案往往被忽視，呈現(xiàn)重工程建設，輕檔案管理的現(xiàn)狀，給今后政府投資性建設工程項目的復建、擴建、改造等留下了隱患，應當引起高度重視。筆者結合工作實際，對政府投資性建設工程項目檔案管理工作進行了認真的調(diào)查研究和思考分析，提出一些加強管理的建議和對策。

一、我市政府投資性建設工程項目檔案管理現(xiàn)狀

2007年至2009年，我市城市建設根據(jù)“一年添新景，二年出形象，三年大變樣”的總體部署，圍繞打造具有鮮明水鄉(xiāng)特色城市的總體目標，加大政府投資性工程建設，道路橋梁、綠化景觀、防洪水利等公用設施以及安置房、解困房、廉租房“三房”建設速度加快，有力地改善了城市面貌，提升了城鄉(xiāng)形象，創(chuàng)優(yōu)了發(fā)展環(huán)境。據(jù)統(tǒng)計，期間市政府共投入城市建設資金約102億元，項目建設共計265項，其中2007年政府投入資金約12億元，2008年政府投入資金約36億元，呈逐年上升趨勢。而作為工程建設重要環(huán)節(jié)的檔案歸檔工作卻沒能引起重視。近幾年，各地政府相繼出臺了加強政府投資性工程項目建設的相關文件，如2005年北京市門頭溝區(qū)人民政府出臺了《北京市門頭溝區(qū)人民政府投資重大工程項目監(jiān)督管理投資工程項目招標投標管理規(guī)定》，2007、2008年貴州、四川等地也相繼出臺了《政府投資工程項目代建管理辦法》等，從招標、建設、監(jiān)督管理等方面加強管理的執(zhí)行規(guī)范比比皆是，相反卻很難找到加強政府投資建設工程項目檔案管理方面的規(guī)范性文件。據(jù)初步統(tǒng)計，目前我市政府投資性建設工程項目的歸檔數(shù)量只占全部工程項目的十分之一，有的大類甚至三年來未有一套資料。同時從檔案歸檔質(zhì)量上來看，文件、資料歸集不齊全、歸檔不及時，甚至出現(xiàn)遺漏、代簽、造假現(xiàn)象，政府投資性工程建設項目檔案管理存在較大的漏洞，亟待引起重視。

二、政府投資性建設工程項目檔案管理存在問題的原因分析

一是對檔案管理重視程度不夠。由于多數(shù)政府投資性工程建設項目承建單位抱著項目建設任務完成就行的想法，對工程資料收集、整理、保管等環(huán)節(jié)不予重視，甚至出現(xiàn)多數(shù)工程建完人散，檔案無人問津的局面。另有部分單位不按工程備案相關程序及時組織竣工驗收，致使工程交付使用多年卻沒有一套完整資料。

二是檔案管理機構不完善。檔案管理機構分散、隊伍參差不齊的現(xiàn)狀，嚴重影響了建設工程項目檔案的科學有效管理。不少部門檔案人員是兼職，對城建檔案業(yè)務知識不了解，管理無從下手；有的單位由于領導不重視、管理不到位，存在各自為政現(xiàn)象，加之缺乏行之有效的約束機制，檔案無人問津，久而久之造成文件不全、遺失、虛假等情況。

三是檔案管理責任不落實。當前沒有一套完整的針對各參建部門的檔案移交、管理的約束機制和規(guī)范要求，一些單位雖然設立了檔案管理部門，建立了相關檔案制度，但執(zhí)行不力，監(jiān)督考核沒有落實到位，檔案管理流于形式。

四是非重點政府投資性工程備受冷漠。2009年，我館對全市35家重點建設工程檔案進行專項驗收，并對部分非重點建設工程檔案管理開展調(diào)研，聽取了各建設單位關于工程檔案工作的情況匯報，發(fā)現(xiàn)在非重點工程檔案管理方面，尚存在不少問題。多數(shù)單位只重視工程建設進度，未把非重點工程檔案管理擺上議事日程，檔案人員對工程檔案業(yè)務不熟，檔案保管條件不理想。

三、加強政府投資性建設工程項目檔案管理的對策思考

一是盡快出臺規(guī)范性文件，為政府投資性建設工程項目檔案管理提供依據(jù)。應盡快出臺《政府投資建設工程項目檔案管理辦法》，更好地以法律規(guī)范約束各相關部門政府投資建設工程項目檔案管理行為。

二是成立專門機構，實現(xiàn)政府投資性建設工程項目檔案集中、統(tǒng)一管理。近年來，盡管有關城建檔案方面的法律法規(guī)陸續(xù)出臺，但是人們的法律意識仍舊淡薄，執(zhí)行力度不夠。各相關部門雖然多數(shù)建立了檔案管理體制機制，但各自為政，缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，影響了政府投資性建設工程項目檔案管理。為此，要及早成立專門的政府投資建設工程項目檔案管理機構，由財政、審計、監(jiān)察、建設、供電、電信等相關職能部門抽調(diào)人員組建考核組，對重大政府投資工程項目竣工檔案驗收進行把關，形成各職能部門齊抓共管的良好局面。

三是配齊人員，完善檔案管理網(wǎng)絡。各相關部門應高度重視政府投資建設項目檔案管理，建立檔案管理專職機構，配備專兼職檔案管理人員，完善工程檔案管理制度，落實工程檔案管理職責，接收政府投資工程項目檔案組統(tǒng)一管理。各相關部門專兼職檔案管理人員應定期對該部門政府投資工程的施工單位資料員進行管理，定期業(yè)務指導，形成由上而下的管理網(wǎng)絡。

四是加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)能力。政府投資工程項目檔案組應定期組織業(yè)務培訓、業(yè)務指導，加強溝通交流，從源頭上避免因檔案管理不善而造成工程資料遺失或不全，確保政府投資工程建設項目檔案真實準確、完整系統(tǒng)和有效利用。

五是落實責任，建立政府投資建設工程項目檔案考核機制。政府投資建設工程檔案管理要納入年初目標責任考核范圍，年底檔案管理考核要與各建設單位領導班子考核相結合，工程竣工驗收后三個月內(nèi)，工程未移交政府投資建設工程檔案或移交不合格的，要給予相關單位或責任人相應的處罰。