淺談工程竣工檔案的價(jià)值與作用

胡 煉

(四川電力設(shè)計(jì)咨詢有限責(zé)任公司，四川 成都 610016)

隨著工程建設(shè)管理和工程總承包業(yè)務(wù)的深入開展，國(guó)家和行業(yè)已認(rèn)識(shí)到工程竣工檔案的價(jià)值與作用，對(duì)工程檔案的規(guī)范程度也在逐漸完善。作為檔案管理人員,應(yīng)進(jìn)一步解放思想、實(shí)事求是、改革創(chuàng)新，把握檔案管理技術(shù)的發(fā)展規(guī)律，使工程檔案管理水平躍上新臺(tái)階。

“三分看實(shí)體、七分看檔案”、“安全一票否決制、質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制”，各單位已充分認(rèn)識(shí)到工程實(shí)體建設(shè)的重要性，但對(duì)工程竣工檔案的作用仍認(rèn)識(shí)不足，責(zé)任不清，檔案管理實(shí)行過(guò)程控制的力度不夠，工程檔案的質(zhì)量仍令人擔(dān)憂。為此，我們認(rèn)真分析本公司工程竣工檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，找對(duì)策，改進(jìn)工作思路和方法，使公司工程竣工檔案得以順利移交，并在同行業(yè)中樹立良好的口碑。

1 分析檔案管理現(xiàn)狀，找出存在的主要問(wèn)題

⑴ 重視工程實(shí)體建設(shè)，對(duì)竣工檔案及檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案工作的人力、物力投入不夠，工程檔案電子化進(jìn)程較慢，工程檔案管理工作未全面納入公司工作的議事日程。

⑵ 項(xiàng)目經(jīng)理及設(shè)總是工程檔案歸檔的第一責(zé)任人，其領(lǐng)導(dǎo)作用未能充分顯現(xiàn)，《項(xiàng)目竣工檔案管理實(shí)施細(xì)則》及《設(shè)計(jì)計(jì)劃大綱》亦未全面發(fā)揮其指導(dǎo)作用，后補(bǔ)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

⑶ 檔案管理應(yīng)貫徹工程建設(shè)的始終，文件的收集是關(guān)鍵

竣工檔案應(yīng)真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際。后補(bǔ)檔案現(xiàn)象是一大隱患。需進(jìn)一步重視工程前期文件、質(zhì)量監(jiān)督檢查文件、隱蔽工程記錄、竣工驗(yàn)收文件、設(shè)計(jì)變更文件、重要合同協(xié)議等重要文件的及時(shí)形成和收集。

⑷ 文件流轉(zhuǎn)不暢通，要求加曬圖紙和復(fù)制文件的情況時(shí)有發(fā)生

由于工程建設(shè)參建單位及設(shè)計(jì)專業(yè)較多，文件圖紙及互提資料在內(nèi)內(nèi)、內(nèi)外間流轉(zhuǎn)通道欠通暢。有時(shí)會(huì)出現(xiàn)不知圖紙和文件到了哪個(gè)地方的情況，任一環(huán)節(jié)稍一疏忽，運(yùn)轉(zhuǎn)至中途可能會(huì)停滯不前，竣工檔案的完整性也會(huì)大打折扣。

⑸ 檔案工作思路需要轉(zhuǎn)變，人員素質(zhì)需進(jìn)一步提高

在信息時(shí)代，檔案機(jī)構(gòu)的社會(huì)角色發(fā)生了重大變化，其功能由傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體管理為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息為中心、從能存取信息轉(zhuǎn)變到能選擇信息的全方位管理模式?！昂?jiǎn)化整理、深化檢索”是當(dāng)今檔案工作工作重點(diǎn)，要在文件的收集和文件的真實(shí)性、可靠性、完整性兩方面多下功夫。

2 改進(jìn)措施

⑴ 建立健全工程檔案管理體制及檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，確?？⒐n案管理工作分工明確、責(zé)任到人 。

進(jìn)一步建立完善公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，工程竣工檔案實(shí)行公司級(jí)、項(xiàng)目級(jí)矩陣式綜合管理。對(duì)于工程總承包及項(xiàng)目管理、發(fā)輸變電工程勘察設(shè)計(jì)配備專職的檔案管理人員，一對(duì)多地催歸，項(xiàng)目經(jīng)理及設(shè)計(jì)總工程師(以下簡(jiǎn)稱設(shè)總)、各專責(zé)工程師及專業(yè)主設(shè)人是項(xiàng)目級(jí)檔案責(zé)任人。

⑵ 進(jìn)一步完善檔案管理制度，規(guī)范公司的檔案工作行為。

公司制定了《電力工程科技文件材料立卷歸檔及管理規(guī)定》及《文件控制程序》，明確項(xiàng)目經(jīng)理及工程設(shè)總、專責(zé)工程師及專業(yè)主設(shè)人、卷冊(cè)負(fù)責(zé)人、各專業(yè)主任工程師、檔案人員的檔案管理職責(zé)，分工明確，并確定了各階段紙介質(zhì)成品檔案及電子檔案、工程原始檔案的立卷歸檔內(nèi)容和范圍。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行歸檔獎(jiǎng)罰制度，檔案人員每半年對(duì)成品紙質(zhì)文件、電子文件、原始文件的歸檔情況進(jìn)行清理，對(duì)于逾期未歸檔者及時(shí)發(fā)放催歸通知，勒令在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔齊全，否則處以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰。由于制度完善、職責(zé)清晰、獎(jiǎng)罰分明，公司工程成品檔案、原始檔案、電子檔案的歸檔率達(dá)98%以上，成品優(yōu)良率100%。

⑶ 精心策劃，檔案計(jì)劃與工程策劃同步進(jìn)行，竣工文件的進(jìn)度及質(zhì)量始終處于受控狀態(tài)。

《工程總承包及項(xiàng)目管理實(shí)施計(jì)劃》及《設(shè)計(jì)計(jì)劃大綱》是項(xiàng)目策劃的依據(jù)性文件，同時(shí)明確工程成品、原始文件材料、電子文件的歸檔內(nèi)容、歸檔要求及責(zé)任人。在建設(shè)全過(guò)程中，檔案人員根據(jù)策劃的要求，分階段、有計(jì)劃、有目的地進(jìn)行檢查落實(shí)，監(jiān)督和指導(dǎo)設(shè)計(jì)文件的形成、收集和歸檔。

⑷ 充分發(fā)揮檔案人員的監(jiān)督指導(dǎo)作用，嚴(yán)把歸檔文件審核關(guān)，主動(dòng)樹立以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)的服務(wù)理念 。

工程告一段落后，檔案人員主動(dòng)聯(lián)系工程項(xiàng)目經(jīng)理(設(shè)總)、各專責(zé)工程師及專業(yè)主設(shè)人，實(shí)行主動(dòng)催歸，在接收歸檔時(shí)，對(duì)文件的標(biāo)識(shí)、簽署等不齊全、不完整、不正確的及時(shí)加以修改，特別重視工程前期依據(jù)性文件、各階段審查批復(fù)、隱蔽工程驗(yàn)收文件、質(zhì)量監(jiān)督檢查文件、各專業(yè)計(jì)算書、勘測(cè)原始記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、竣工驗(yàn)收文件等重要文件的收集，檢查其執(zhí)行情況是否閉合，不能留下遺留問(wèn)題。

以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)是我們始終不渝的服務(wù)理念。在檔案的整編方面，特別是移交運(yùn)行單位的文件，如竣工圖等，檔案人員主動(dòng)與運(yùn)行單位檔案人員聯(lián)系，取得該工程的目錄號(hào)，遵照《供電企業(yè)檔案分類表(6～9大類)》的分類規(guī)則進(jìn)行分類編號(hào)，案卷分類合理，保管期限劃分正確，運(yùn)行單位收到竣工文件后，可立即上架保存，確保了工程竣工檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。在四川省電力公司系統(tǒng)內(nèi)，我們獨(dú)樹一幟，深受好評(píng)。

⑸ 電子檔案。

由于業(yè)主、上級(jí)主管部門及合同要求須提供前期文件及竣工圖等電子文件，檔案人員首先對(duì)照檢查電子文件與紙介質(zhì)文件是否齊全完整、內(nèi)容是否保持一致、能否正確輸出等，確認(rèn)正確后將圖紙制作為*.PDF文件，刻錄為只讀光盤。并將文件目錄、非通用性形文件和軟硬件支持性文件一并刻入，以確保電子檔案能被計(jì)算機(jī)正確識(shí)別、運(yùn)行。

⑹ 加大檔案管理人力、物力及財(cái)力的投入，提高檔案資源的信息化建設(shè)速度。

檔案資源信息化相對(duì)于檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理而言，具有檔案信息系統(tǒng)化、定量化、信息化、智力化等諸多優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮其千方百計(jì)地保護(hù)好各類檔案實(shí)體、最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命以及迅速準(zhǔn)確地檢索和利用二方面的作用。

但信息資源的開發(fā)利用，離不開設(shè)備、軟硬件、專責(zé)人員等的投入，前期數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也是非常之緩慢，利用效果不能馬上顯現(xiàn)。各單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的先進(jìn)性和事半功倍利用效果，充分利用各單位信息管理平臺(tái)，檔案資源按工作流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，信息資源自動(dòng)歸檔，各終端有權(quán)限地在線檢索和利用，實(shí)現(xiàn)檔案工作迅速快捷為生產(chǎn)服務(wù)的最終目的。

3 結(jié)語(yǔ)

工程竣工檔案是鑒定項(xiàng)目質(zhì)量的重要憑證，是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建的重要依據(jù)。國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法的實(shí)施，竣工檔案在工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程等各項(xiàng)活動(dòng)中權(quán)重越來(lái)越大，其重要性不言而喻。各單位應(yīng)將檔案管理工作納入工程設(shè)計(jì)及項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，協(xié)調(diào)配合、共同努力，方能確?？⒐n案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。