大數據分析方法在檔案管理中的應用試析

鄔佳龍

（銀川市口腔醫(yī)院，寧夏 銀川 750004）

網絡信息技術的快速發(fā)展給我國檔案管理行業(yè)帶來了新的機遇，而移動大數據應用時代的勝利到來為我國檔案管理信息化的快速轉型升級提供了良好的基礎條件?？陀^來說，大數據確實大大增強了企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)管理的工作科學性和工作時效性，但在行業(yè)發(fā)展新的過程中仍然存在一些突出問題，阻礙了檔案管理效率的提高。因此，如何有效改變當前大數據應用時代企業(yè)檔案管理的匱乏現狀這也是現階段亟待解決的重大問題。

1 大數據分析的含義

大數據應用作為現在it數據行業(yè)最廣泛流行的熱門詞匯，緊隨其后的自然是數據倉庫、數據安全、數據管理分析、數據挖掘等，大數據是極具商業(yè)價值的，它的廣泛使用逐漸發(fā)展成為無數業(yè)界業(yè)內人士紛紛追逐商業(yè)利潤的關注焦點。隨著全球大數據時代的正式到來，大數據分析應運而生。大數據分析技術可以分為兩個主要方面：系統(tǒng)大數據和系統(tǒng)分析。大數據和大數據分析是不相同的，沒有數據分析，任何一定數量的統(tǒng)計數據都只是一堆根本無用的it數據和庫存，并且存儲和維護成本很高。大數據分析的具體法則含義主要特點是：第一，大數據分析法則可以說是讓專業(yè)人們對各種數據分析有更好的直觀解讀，而這種具有重大預測推論意義的數據分析法則可以說是讓專業(yè)分析師根據一些可視化技術分析和數據分析的綜合結果可以做出一些新的預測或者推論。第二，大數據的分析和存儲以及數據的管理是數據分析層面的一些最佳實踐。通過特定的過程和工具分析數據可以確保預定義的、高質量的分析結果。第三，無論一個用戶還是一個數據處理分析應用領域的行業(yè)專家，還是一個普通用戶，可以看到作為一種數據分析應用工具的方式總是基于數據庫的可視化?？梢晜€性化服務可以直觀的客戶展示使用數據，讓服務客戶可以得到理想的服務效果。第四，大數據并不像前幾年那樣給很多人一種虛幻的感覺，而最重要的是對這些大數據進行深入分析，只有通過對于大數據的深入分析，才能對用戶產生最重要的價值。

2 檔案管理中大數據分析的技術

2.1 數據信息處理與存儲技術

在”大數據”信息環(huán)境下，由于相關數據分析的信息量大、內容復雜，這些相關信息在網絡中仍然有著密切的聯系，形成了新的信息結構。在這種新的情況下，信息處理必然的還會不斷存在一些新的問題和許多不足，為了大大提高用戶信息處理的實時質量和響應速度，在短短的時間內在這些海量的用戶信息中快速準確地搜索找到相關信息內容，準確性地分析關于用戶的網頁瀏覽量和信息，有必要通過數字信息處理技術的幾個關鍵環(huán)節(jié)，利用數字信息處理和數據存儲技術在用戶數據庫中進行存儲和處理分析關于用戶的其他相關信息數據以及信息和周圍的其他相關信息內容，以利于加快用戶數據的實時響應速度。

2.2 數據挖掘技術

數據挖掘分析技術主要是通過對各類信息內容中所需要包含的大量數據信息進行系統(tǒng)的數據挖掘和綜合分析，來幫助探索大量大型數據源在信息應用中的內在變化規(guī)律。在實踐中，數據挖掘處理技術主要通過進行數據采集準備、查詢和數據實現幾個主要過程手段來進行實現。數據挖掘分析技術的廣泛應用已經可以有效地大幅提高企業(yè)決策的處理效果和服務質量，一些大型企業(yè)在日常業(yè)務管理中通過對管理數據和業(yè)務信息的集中處理和實時整合，會及時發(fā)現這些企業(yè)處理數據過多信息量大，信息資源冗余大等問題嚴重。毫無疑問，這種情況的普遍存在企業(yè)數據采集處理技術的前期準備開發(fā)帶來了一些困難，因為目前企業(yè)內部信息處理數據庫的主要功能還不是很完善，即企業(yè)信息處理數據的采集注冊、檢索和分析統(tǒng)計。在大量商業(yè)信息或者數據中去尋找到想不到的商業(yè)風險遠比數據有價值。在這兩個方面，有必要對于大數據和電子信息技術進行系統(tǒng)的綜合分析和深入的分析挖掘，挖掘其內在發(fā)展規(guī)律和應用價值。

2.3 數據收集和傳播技術

從現代計算機的科學角度分析來看，在信息進行傳遞的整個過程中，無論哪種傳遞信息都必須是準確可變的，為了充分保證這種信息的準確真實性，就非常有必要在這種信息進行傳遞的整個過程中對這種信息傳遞進行系統(tǒng)的優(yōu)化處理。因此，在個人信息公開發(fā)布工作過程中，員工干部應該及時加強個人信息處理，加強信息管理，確保發(fā)布信息的有效性和傳遞性。然而，在應用信息數據傳遞的工作過程中，計算機應用信息處理技術一定是比較復雜的，它的實際工作處理過程也一定是相對復雜的，因為在應用信息數據收集和分析整理的工作過程中，計算機應用信息處理技術必須是高效的、方便的，需要通過應用數據采集和信息傳輸技術對應用數據信息進行合理的采集配置、處理和收集整理，以有利于保證應用信息的內在技術價值和應用功能。在企業(yè)信息安全管理中，計算機安全系統(tǒng)不是簡單地直接處理各種安全信息處理數據，而是深入討論不同安全信息處理技術之間的各種內在聯系，深入技術分析，綜合研究相關技術特點，加強安全信息管理，系統(tǒng)對各種安全信息數據進行分析驗證和收集分析，從而可以從根本上準確保證了各種安全信息的使用安全性。信息安全管理技術的廣泛應用也就可以直接達到這一切的效果。信息安全風險管理不僅僅可以有效提高用戶信息處理的安全質量，信息安全風險管理還可以有效保證用戶信息的安全準確性。

3 大數據分析在檔案管理中的作用

隨著信息技術應用的不斷發(fā)展以及我國經濟社會的不斷進步，大數據分析處理技術在企業(yè)檔案管理工作中的廣泛應用主要能夠起到以下幾個作用。首先，大數據分析是為了適應經濟社會進步發(fā)展，適應我國檔案管理在新時代的發(fā)展要求。大數據應用時代的正式到來，對各行各業(yè)都已經提出了更高的技術要求和嚴峻挑戰(zhàn)。我們對信息有更多的探索和需求，對我國檔案管理有更多樣化和個性化的需求。因此，將大數據分析處理技術廣泛應用于企業(yè)檔案管理中，更有利于對檔案信息進行科學分類，滿足人們對檔案信息資源采集、數據挖掘和服務改進的需求。其次，大數據分析技術的應用有利于及時解決檔案管理中存在的問題。大數據分析技術的應用可以解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的信息收集檢查、檔案實體數據庫增加、有價值信息收集時限等問題。

4 大數據分析方法在檔案管理中的應用

4.1 構建網絡檔案儲存平臺

在如何應用大規(guī)模數據檔案分析在信息檔案管理的發(fā)展過程中，有必要考慮建立一個非常大容量化的歸檔檔案存儲數據平臺，以便于確保它的歸檔存儲數據空間內總是具有足夠的可以篩選和存儲管理所有必需的檔案數據，這也就是實現大數據分析信息檔案管理計算技術的快速發(fā)展的一個先決條件。信息直接存儲在手機云端，通過網絡大數據應用信息采集篩選處理系統(tǒng)以應用數據的存儲形式直接進行信息篩選，剔除不必要的應用數據，留下重要的應用數據。數據文件可以定義是各種文字、圖片、音頻或者是視頻文件。云歸檔平臺的成功建設不僅有效彌補了傳統(tǒng)紙質歸檔文件類型少、數據資源利用率低的傳統(tǒng)缺點，而且有效實現了紙質文件的遠程實時調用。與目前全國多個終端文件系統(tǒng)無縫連接，可輕松實現終端文件的雙模式存儲，保證文件信息的數據完整性。

4.2 增加對檔案數據處理的投入

企業(yè)每年應該將公司檔案使用資金管理列入年度預算，特別是加強檔案的管理維護、利用和管理信息化體系建設。各有關部門要大力配備一批政治可靠、作風正派、責任心強的專業(yè)檔案管理專業(yè)人員，定期為你組織檔案專業(yè)知識技能培訓，豐富你的專業(yè)檔案技術服務能力。要按照國家標準要求建設一個標準化臥式檔案室，購置堅固的臥式檔案柜、恒溫柜和恒濕中央空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等配套設備，做好檔案通風、照明、防盜、防蛀等配套安全防護管理措施，不發(fā)生丟失、不發(fā)生損壞，無泄漏，保證所有檔案的安全正常使用。

4.3 增強數據分析，挖掘檔案價值。

信息隨著單位的發(fā)展和增長而擴大。面對大量的檔案信息資源，既要做到科學分類、有序呈現，又要保證信息以最快的速度呈現給需求者。大數據分析在檔案管理中應用的突出特點是對收集到的海量信息進行分析，挖掘其背后的價值。提高數據分析功能，提供多種形式的優(yōu)質服務，滿足需求者的個性化需求，是大數據分析應用的重要追求。因此，運用大數據分析必須加強云存儲信息的分類和管理，在科學分類和規(guī)范管理的基礎上，結合多個子檔案管理系統(tǒng)，在深度和廣度上。雙向擴大數據范圍，升級”軟硬”管理體系，充分保證檔案信息管理的”質”和”量”，真正實現檔案管理的健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

4.4 通過大數據分析提升服務質量

通過大數據分析統(tǒng)計數據管理資源的信息流向、流量和服務，計算機系統(tǒng)分析管理數字信息檔案的服務需求和主要服務供應能力，合理分配確定分析數字信息檔案的主要服務能力資源，實現服務資源共享。同時，對綜合利用客戶信息管理數據對應的客戶服務滿意度、資源綜合利用比例分配和發(fā)展趨勢分析進行深入跟蹤分析，通過客戶信息數據循環(huán)進行反饋，并進行優(yōu)化處理檔案數據的多種方式，實現客戶信息數據導航、讀者信息服務等綜合功能，真正有效實現一種面向客戶數據的信息服務管理模式?；谄髽I(yè)大數據庫的技術資源管理平臺整合轉型技術通過統(tǒng)一資源整合以及統(tǒng)一資源調度的方式應用，解決了不同專業(yè)領域的技術資源協(xié)同共享和本地專業(yè)技術資源與本地企業(yè)資源的協(xié)同整合利用問題。作為管理整體用戶綜合數據資源的重要一個組成環(huán)節(jié)部分，對來自用戶不同信息維度的數據信息內容綜合進行分析歸納綜合提煉，并基于這些不同維度綜合構建用戶數據綜合立方體，實現對用戶數據綜合資源的實時預測和綜合分析。這將有效用于提高自然資源綜合利用的工作效率和生產質量。

4.5 優(yōu)化檔案管理技術

檔案管理的質量和數量上也是不斷的經過優(yōu)化和不斷提升的。因此，這其中就會有一些電子檔案文件是非常需要及時刪除或重新替換的。在進行大數據優(yōu)化管理的重大前提下，文件的數據替換處理速度必然提升了幾個新的層次。為了有效保證當前檔案的保存有效性，及時性地剔除過時或根本沒有使用價值的當前檔案，就是通過優(yōu)化當前檔案層次替換處理技術，對當前檔案結構進行層次梳理，可以根據當前檔案的層次結構來劃分為以下幾個重要技術層次：初級檔案文件：一個定期進行更新的初級文件，該初級文件的有效保存時間相對較短，而且更不重要，所以我們可以直接通過使用新舊的文件將其重新覆蓋。中間位置文件：這些中間文件有些重要，但是它需要定期進行修改，需要定期重新讀取，因此用戶需要將它保存在用戶可以隨時隨地訪問的特定位置。高級加密文件：這些高級文件都具有一定的文件保密性，需要經過加密才能保存，并且還需要一定的用戶查看和編輯修改文件權限。這些電子文件不一定允許被任何修改、讀取或分發(fā)。在您的保密服務期限尚未結束之前，這些個人資料不得公開。用二次分類替換方法對一個檔案信息進行二次分類時的替換方法是優(yōu)化檔案替換的有效途徑。

4.6 優(yōu)化分類，提升檔案檢索能力

無論采用哪種方式來管理檔案信息，歸根到底都是為了更好地實現需求者對信息的智能化、多樣化和便捷的檢索查詢。在傳統(tǒng)的檔案管理中，信息量大，檢索方法復雜而緩慢。在浩瀚的信息海洋中尋找最有用的信息既費時又費力。因此，將大數據分析應用于檔案管理，可以實現分類存儲，優(yōu)化管理，提高需求者的信息檢索速度是檔案管理的追求。在豐富信息采集、優(yōu)化云存儲的基礎上，更好地分類和分層信息。進行存儲，盡可能考慮用戶的多樣化需求，提升軟件管理的科學水平，更全面的展示信息。管理者應優(yōu)化管理技術，提升可視化分析技術。除了單詞的顯示，他們還可以通過圖表的分類來顯示信息。如果信息比較復雜，還可以使用附加數據。這種分類管理模式擴大了數據檢索范圍的深度和廣度，在提高信息檢索水平的同時，有效地為需求者在信息檢索服務中保駕護航。

5 結語

在這個大數據分析時代不斷發(fā)展，經濟社會不斷進步的趨勢下，大數據分析的技術應用涉及范圍越來越廣泛。隨著大數據分析的日益成熟，將其廣泛應用于檔案管理的研究具有重要的前瞻戰(zhàn)略意義。只有牢牢學習并掌握大規(guī)模數據檔案管理的各項關鍵數據分析管理技術，才能有效保證企業(yè)檔案管理的業(yè)務質量和工作效率。大數據分析的廣泛應用必然會徹底改變傳統(tǒng)檔案管理的傳統(tǒng)工作思維模式，將大數據分析與現代檔案管理工作過程進一步緊密融合，促進檔案管理的不斷發(fā)展。