關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化的思考

●歐陽宏（山西省圖書館，太原 030001）

公共圖書館檔案是在公共圖書館各種活動中自然形成的，是公共圖書館發(fā)展歷史的見證，是具有查考和利用價值的各種不同載體的文獻資料。公共圖書館檔案管理工作是公共圖書館建設(shè)的重要組成部分。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，對圖書館檔案數(shù)字化保存提出了新的更高的要求。

目前，我國公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)還相對滯后，筆者擬就當(dāng)前檔案數(shù)字化的一些問題，談點個人的思考與認(rèn)識。［1］

1 數(shù)字化檔案信息的特性

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，具有法律憑證作用，有著十分重要的歷史價值。數(shù)字化檔案信息的“原始性”與其真實性、完整性、有效性密切相關(guān)，如果不能保證它們是真實的、完整的、有效的，就不能證明它們是“原始的”，也就不能證明它們具備檔案的價值。因此，要保證數(shù)字化檔案信息的“原始記錄性”，首先要解決的是數(shù)字化檔案信息的真實性、完整性、有效性保障問題。

但是與傳統(tǒng)文件、紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案信息有許多新的特性。如：易傳輸性、復(fù)制時的高保真性，這都極大地方便了數(shù)字化檔案信息的利用和共享。同時，數(shù)字化檔案信息的另外一些特性也給檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。如：數(shù)字化檔案信息的易更改性帶來了其真實性問題；一份完整的電子文件可能由文本文件、圖形、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、音頻視頻文件、程序文件等多種格式的文件共同組成，由此帶來了其完整性問題；數(shù)字化檔案信息對軟、硬件環(huán)境的依賴性帶來了有效性問題。這些都是由數(shù)字化檔案信息本身的特性帶來的。

數(shù)字化檔案信息雖然載體形式與傳統(tǒng)檔案有所不同，但它們同樣是人類活動的真實記錄，同樣具有重要的歷史價值。檔案工作者必須承擔(dān)起數(shù)字化檔案信息管理的職責(zé)，在保證其真實性、完整性、有效性的基礎(chǔ)上，進行長期安全保存，并提供有效利用。［2］

2 數(shù)字化檔案保存的問題

數(shù)字存儲技術(shù)的出現(xiàn)及其在檔案信息保存工作的應(yīng)用，不但能緩解日趨嚴(yán)重的收藏空間不足的壓力，而且使長期困擾檔案工作人員的難題得以解決，對那些長期風(fēng)化的、瀕臨損毀的珍貴檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在一定程度上解決了檔案文化遺產(chǎn)保存的問題，而且轉(zhuǎn)換后的數(shù)字檔案信息可以對利用者開放，充分發(fā)揮它們的利用價值，從而解決了藏與用的矛盾。然而，如此也產(chǎn)生了新的問題：數(shù)字化檔案信息的長期保存的技術(shù)問題還沒有得到很好的解決，僅僅把檔案信息從老的載體轉(zhuǎn)移到新的載體或者從舊的系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到新的系統(tǒng)，存在著不安全問題。如：有可能感染病毒，存儲在磁性材料和光盤材料等介質(zhì)上，會不可避免地受到熱、潮濕、空氣污染或強磁場的干擾、老化，以及讀寫設(shè)備出現(xiàn)故障等，使檔案信息衰退或丟失。另外，如果閱讀檔案信息的設(shè)備過時，或是可讀信息的軟件系統(tǒng)過時被淘汰，那么，即使存儲的檔案信息載體保存的再好，數(shù)字檔案信息同樣無法讀出。因此，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中須縝密規(guī)劃，通盤考慮，科學(xué)保存，合理利用。筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗提出以下措施：

（1）在數(shù)字化檔案整個生命周期的初始階段，檔案信息利用頻率高，必須快速響應(yīng)，可采用磁盤、光盤等載體保存檔案信息，以滿足用戶快速利用的要求；經(jīng)過一段時間，其利用頻率有所降低，可采用光盤庫等存儲介質(zhì)保存，既可滿足較高的響應(yīng)速度，又具有成本低、便于尋檢的優(yōu)勢；進入長期保存階段后，利用頻率較低，響應(yīng)速度要求不高，但檔案信息的安全性和有效可讀性尤為重要，可采用縮微膠片進行存儲，發(fā)揮其穩(wěn)定、可靠、長期可讀性好的特點，以滿足檔案信息長期安全保存和有效可讀的目的。

（2）數(shù)字技術(shù)與模擬技術(shù)不僅可以在檔案管理工作中配合使用，還可以相互融合。比如：對檔案原件掃描后，存儲數(shù)字化信息的同時，可以輸出模擬信息到縮微膠片上，既可以快速利用又可以長期安全保存；也可將縮微膠片上的模擬信息數(shù)字化后提供利用。這樣，既避免了掃描、縮微拍攝的重復(fù)工作，也彌補了縮微膠片利用不方便的缺點。

（3）對于檔案利用者來講，數(shù)字檔案信息的真實可靠性是十分重要的，因此，確保數(shù)字檔案信息真實性是數(shù)字化檔案信息工作的中心任務(wù)之一。為確保數(shù)字檔案信息的真實性，就必須詳細(xì)記錄與描述、保存原始檔案文件的全部信息，如，正式檔案文件的結(jié)構(gòu)、格式、名稱、總登記號、分類號、檔案編號、時代、作者、數(shù)量、用途、來源、尺寸、重量、形狀、產(chǎn)生的日期、入藏日期、征集經(jīng)過、流傳經(jīng)歷、修復(fù)、裝裱、復(fù)制記錄、現(xiàn)狀記錄、照片拍照、使用的原始記錄等等，這些特征對于確保數(shù)字化檔案信息可靠性都很有幫助；然后，規(guī)范著錄這些最原始、最基本的信息，并在此基礎(chǔ)上建立便于檔案檢索的元數(shù)據(jù)。［3］

（4）數(shù)字化檔案信息長期安全保存的目的是為了提供有效利用。對數(shù)字信息來講，由于存在非直讀性、設(shè)備依賴性等特點，要提供有效利用，不僅要保證信息載體的安全，還要保證信息內(nèi)容是可讀、可利用的。因此，在數(shù)字化過程中應(yīng)強調(diào)其有效利用性。否則，如果僅僅保證了載體的安全，而不能提供有效利用，安全保存也是沒有意義的。

另外，要加強自動化機房以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性及可靠性保護，加強數(shù)字化檔案災(zāi)備措施，盡可能做到實時備份，如果條件許可，最好能采取異地災(zāi)備的方式。

（5）還要建立完善的數(shù)字化檔案信息管理機制，以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、機密性、可控性，保障數(shù)字化檔案健康運行。

3 加強圖書館檔案數(shù)字化工作人才培養(yǎng)問題

事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。要通過數(shù)字化檔案建設(shè)，培養(yǎng)一支既精通檔案管理，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊伍，推動檔案信息化建設(shè)。

實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首先要有現(xiàn)代化的人。檔案人才是知識管理型人才，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即計算機檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學(xué)、圖書館學(xué)的知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。加速培養(yǎng)和造就一批數(shù)字化信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才已成為檔案數(shù)字化工作的當(dāng)務(wù)之急。［4］

（1）加強對檔案工作者信息意識的培養(yǎng)，徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員充分調(diào)動和運用信息資源理論和信息技術(shù)手段，加強對檔案信息資源實施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。

（2）加強對檔案工作人員信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。

4 結(jié)語

我國圖書館檔案數(shù)字化工作需要多方面的支持，并不是單純的技術(shù)與設(shè)備的簡單組合，它同時牽動管理觀念、管理模式、工作體系、管理機制和規(guī)章制度等的改革。因此圖書館工作者，特別是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立信息時代的新觀念、新思路，推動圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)，將其納入整體圖書館現(xiàn)代化建設(shè)之中。

［1］ 鄧紹興，和榮寶.檔案管理學(xué)［M］．北京：中國人民大學(xué)出版社，1989.

［2］李玉英.圖書館檔案的開發(fā)利用［J］．圖書館，1999（6）：66－67.

［3］牛平萍.淺議公共圖書館的檔案建設(shè)［J］．圖書館界，1999（2）：49－50.

［4］馮子直.積極實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案工作向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)變［J］．檔案學(xué)研究，2002（3）：8－12.