用信息化手段改進(jìn)企業(yè)集團(tuán)報(bào)表管理流程

◎中國(guó)航天工程咨詢(xún)中心 賈麗敏

報(bào)表數(shù)據(jù)是一個(gè)企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行管理決策的重要依據(jù)，對(duì)企業(yè)集團(tuán)科學(xué)決策起到重要的導(dǎo)向作用。為了管理決策等的需要，各單位每年都要報(bào)送各種各樣的報(bào)表，各級(jí)報(bào)表主管人員為此付出了大量的時(shí)間和精力，但往往是各級(jí)的報(bào)表數(shù)據(jù)匯總的結(jié)果差強(qiáng)人意。因此，如何提高報(bào)表上報(bào)的效率和數(shù)據(jù)的質(zhì)量成為各個(gè)企業(yè)集團(tuán)一直尋求解決的問(wèn)題。

現(xiàn)假設(shè)某企業(yè)集團(tuán)有3個(gè)子公司：A1、A2和A3，三者還分別下設(shè)公司，公司的最高級(jí)次為4級(jí)。企業(yè)集團(tuán)的結(jié)構(gòu)為“1374”結(jié)構(gòu)，即包含1個(gè)一級(jí)、3個(gè)二級(jí)、7個(gè)三級(jí)和4個(gè)四級(jí)單位，集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

一、報(bào)表管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)集團(tuán)的報(bào)表管理是分層逐級(jí)管理的，即報(bào)表是由各單位經(jīng)過(guò)逐級(jí)合并或匯總后上報(bào)的。為了規(guī)范各級(jí)報(bào)表主管人員的填報(bào)，集團(tuán)報(bào)表主管人員還規(guī)定了指標(biāo)填報(bào)口徑，并擬定了各指標(biāo)的相應(yīng)解釋。

1.現(xiàn)階段管理流程

報(bào)表的管理流程主要包括以下幾個(gè)步驟：

圖1 企業(yè)集團(tuán)A的組織結(jié)構(gòu)圖

首先是集團(tuán)報(bào)表主管人員將報(bào)表的表樣、指標(biāo)解釋及上報(bào)要求逐級(jí)下發(fā)到各級(jí)單位；其次是各級(jí)單位要逐步消化報(bào)表的指標(biāo)及填報(bào)要求，若對(duì)報(bào)表的結(jié)構(gòu)及指標(biāo)有疑問(wèn)，需逐級(jí)反饋到集團(tuán)，集團(tuán)根據(jù)疑問(wèn)作出合理的解釋?zhuān)僦鸺?jí)傳達(dá)到各單位；第三是各單位根據(jù)業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)各種運(yùn)算后填至報(bào)表中，逐級(jí)合并或匯總后上報(bào)至集團(tuán)；第四是集團(tuán)合并或匯總后，如果發(fā)現(xiàn)表樣或指標(biāo)解釋不完善，再退回到前兩個(gè)步驟；第五是匯總數(shù)據(jù)，生成報(bào)表。

報(bào)表的現(xiàn)階段管理流程見(jiàn)圖2。

2.現(xiàn)階段存在的問(wèn)題

由圖2可以看出，現(xiàn)階段報(bào)表管理主要存在以下主要問(wèn)題：

一是對(duì)于單位級(jí)次較長(zhǎng)的單位，完成報(bào)表的下發(fā)和上報(bào)需要經(jīng)過(guò)各個(gè)級(jí)次，投入很多的人力物力，每經(jīng)過(guò)一次修改，都需要逐級(jí)下發(fā)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；

二是每一級(jí)單位在填報(bào)報(bào)表時(shí)都要經(jīng)過(guò)查詢(xún)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和計(jì)算相關(guān)指標(biāo)的過(guò)程，不能完全杜絕在此過(guò)程中發(fā)生的錯(cuò)誤；

三是在報(bào)表的填報(bào)過(guò)程中，集團(tuán)給出的答復(fù)是非書(shū)面的，向下傳達(dá)時(shí)會(huì)出現(xiàn)信息逐級(jí)遞減的情況，而且將會(huì)給后續(xù)工作交接帶來(lái)困難；

四是單位級(jí)次長(zhǎng)，而報(bào)表又有及時(shí)性限制，造成每一級(jí)作表和審核的時(shí)間比較短；

五是在填報(bào)的過(guò)程中若未做到及時(shí)溝通，會(huì)影響數(shù)據(jù)的填報(bào)質(zhì)量。

由此可見(jiàn)，現(xiàn)階段各級(jí)報(bào)表管理人員的工作現(xiàn)狀是工作量大、成就感小。每次上級(jí)下發(fā)的報(bào)表都是時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高，在時(shí)間和質(zhì)量不能共同保證時(shí)，報(bào)表主管人員只能先確保按時(shí)上交，這其實(shí)已經(jīng)為報(bào)表質(zhì)量問(wèn)題埋下了隱患。這些問(wèn)題如果不能得到有效改善，就會(huì)出現(xiàn)各級(jí)報(bào)表管理人員相互指責(zé)、埋怨的現(xiàn)象。

圖2 現(xiàn)階段報(bào)表管理流程

二、改進(jìn)報(bào)表管理

1.改進(jìn)后的報(bào)表管理流程

為了解決上述報(bào)表管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們可以嘗試用信息化的手段來(lái)完成報(bào)表的填報(bào)和上報(bào)工作，把對(duì)報(bào)表的管理改為對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，管理方式由分層逐級(jí)改成集中的方式，并將報(bào)表管理需求由定期改為日常。

企業(yè)集團(tuán)要生成報(bào)表可采取以下方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：

首先，在集團(tuán)范圍內(nèi)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括日常業(yè)務(wù)的處理軟件、流程和其它標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)處理過(guò)程中生成的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)口徑一致；

其次，集團(tuán)報(bào)表管理人員根據(jù)報(bào)表需要做好報(bào)表模版和提取公式及計(jì)算公式并植入到軟件中，設(shè)置各級(jí)次報(bào)表主管人員的權(quán)限，以便能查看本單位及下級(jí)單位的報(bào)表；

第三，集團(tuán)所有單位的業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)要按照統(tǒng)一的軟件和處理流程及標(biāo)準(zhǔn)，將業(yè)務(wù)處理的數(shù)據(jù)（包含基礎(chǔ)數(shù)據(jù)）保存在集團(tuán)統(tǒng)一的服務(wù)器上，如圖3所示；

第四，各級(jí)報(bào)表主管人員根據(jù)系統(tǒng)中植入的報(bào)表，依據(jù)本單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)生成報(bào)表并仔細(xì)審核，如發(fā)現(xiàn)報(bào)表設(shè)計(jì)或公式錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)單位經(jīng)逐級(jí)匯報(bào)，最終由集團(tuán)的報(bào)表主管人員核實(shí)錯(cuò)誤并修改，直至各單位均測(cè)試通過(guò)；

第五，各級(jí)單位報(bào)表主管人員根據(jù)報(bào)表模版定期（每日、每月、每季或每年）審核報(bào)表，如發(fā)現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤，要進(jìn)一步與業(yè)務(wù)人員溝通，待數(shù)據(jù)核實(shí)后，向上級(jí)單位上報(bào)報(bào)表無(wú)誤的信息；

第六，集團(tuán)報(bào)表主管人員在各級(jí)報(bào)表主管人員均審核無(wú)誤后，提取各單位的報(bào)表數(shù)據(jù)，計(jì)算、合并或匯總后生成報(bào)表。改進(jìn)后的報(bào)表管理流程如圖4所示。

2.改進(jìn)流程的優(yōu)點(diǎn)

一是使用了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理軟件和處理流程及標(biāo)準(zhǔn)，且所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及報(bào)表模版均儲(chǔ)存在集中數(shù)據(jù)的服務(wù)器上，報(bào)表的布置和更改完全由集團(tuán)的報(bào)表管理人員控制，不需要再逐級(jí)下發(fā)，節(jié)約了人力；二是各級(jí)單位的報(bào)表管理人員不需要再根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)填報(bào)報(bào)表，只需用報(bào)表模版根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成報(bào)表并審核，其角色由作報(bào)表改為審報(bào)表，工作量大大減輕；三是由于各級(jí)報(bào)表主管人員的工作量減少，報(bào)表上報(bào)的效率和質(zhì)量得到進(jìn)一步保障。

3.使用改進(jìn)流程應(yīng)注意的問(wèn)題

第一，應(yīng)做好頂層設(shè)計(jì)，在標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，一定要兼顧各個(gè)單位不同的情況，不能游離于集團(tuán)各單位實(shí)際情況之外，堅(jiān)決避免一刀切。

第二，整個(gè)集團(tuán)都要統(tǒng)一處理軟件、流程和其它標(biāo)準(zhǔn)，要把各個(gè)級(jí)次、各個(gè)層次單位的管理水平都拉到同一高度。這就要求各單位尤其是管理水平在集團(tuán)中處于中下層的單位要有較強(qiáng)的適應(yīng)新形勢(shì)的能力，積極改變管理理念和管理方式。

第三，所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需及時(shí)集中到集團(tuán)的服務(wù)器上，就需要整個(gè)集團(tuán)要有互相聯(lián)通的網(wǎng)絡(luò)，在單位較多時(shí)，需要有性能較好的服務(wù)器。與此同時(shí)，要做好數(shù)據(jù)備份，以防出現(xiàn)意外情況。

第四，業(yè)務(wù)人員和報(bào)表主管人員都用統(tǒng)一的軟件，所以需要適當(dāng)提高業(yè)務(wù)人員和報(bào)表主管人員的計(jì)算機(jī)水平，必要時(shí)可以采取集中培訓(xùn)的方式。

報(bào)表管理是企業(yè)管理中不可或缺的組成部分，報(bào)表的質(zhì)量對(duì)企業(yè)的發(fā)展決策有著不可忽視的作用。隨著我國(guó)信息化水平的整體提高，各企業(yè)集團(tuán)應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，改進(jìn)報(bào)表的管理流程，積極采用信息化手段實(shí)現(xiàn)報(bào)表管理，將報(bào)表管理人員從繁重的勞動(dòng)中解脫出來(lái)。

圖4 改進(jìn)后的報(bào)表管理流程