淺談物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)

封淼令

[摘要]本文結(jié)合單位物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收管理工作實(shí)際，從審計(jì)工作定位、審計(jì)內(nèi)容、審計(jì)流程及風(fēng)險(xiǎn)防范等方面對(duì)物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)進(jìn)行探索，以期加強(qiáng)物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)，有效防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)單位經(jīng)濟(jì)利益。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu)? ? 驗(yàn)收? ? 審計(jì)? ? 創(chuàng)新

一、物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作定位

（一）合理定位物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)

物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收工作涉及采購(gòu)、資產(chǎn)管理、物資使用、財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門。對(duì)于物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收管理，有的單位由采購(gòu)部門牽頭，會(huì)同資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)、物資使用、審計(jì)等部門進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收;有的單位則由資產(chǎn)管理部門牽頭，會(huì)同采購(gòu)、財(cái)務(wù)、物資使用、審計(jì)等部門進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收。無(wú)論采用何種形式，審計(jì)部門始終作為物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收的監(jiān)督部門參與其中，履行審計(jì)監(jiān)督職能，而非物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收的“主業(yè)”和“主責(zé)”部門。

審計(jì)部門對(duì)物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收提出的建議和意見，是決定物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收是否最終通過的關(guān)鍵性意見。正確區(qū)分物資采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)物驗(yàn)收和審計(jì)驗(yàn)收，理清物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收工作中相關(guān)部門的職能，明確相關(guān)部門責(zé)任，才能更好地定位審計(jì)部門參與驗(yàn)收的工作位置、工作節(jié)點(diǎn)，落實(shí)審計(jì)部門的工作職責(zé)，做到審計(jì)履職不越界、審計(jì)監(jiān)督不松懈，切實(shí)有效地承擔(dān)審計(jì)監(jiān)督責(zé)任。物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收工作流程如圖1所示。

（二）明確物資采購(gòu)項(xiàng)目審計(jì)業(yè)務(wù)起點(diǎn)

單位在一個(gè)自然年內(nèi)所需采購(gòu)的物資品種、數(shù)量、次數(shù)可能非常多，特別是大型單位和生產(chǎn)型企業(yè)，存在小件、零星、小批量和大批量采購(gòu)。為提高采購(gòu)工作效率，有的單位根據(jù)物資采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額設(shè)置物資采購(gòu)權(quán)限，采取分權(quán)采購(gòu)的管理模式;有的單位對(duì)物資采購(gòu)采取集中統(tǒng)一的采購(gòu)管理模式。

物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)履行的是審計(jì)監(jiān)督職責(zé)。驗(yàn)收審計(jì)監(jiān)督應(yīng)堅(jiān)持“抓住關(guān)鍵、突出重點(diǎn)、嚴(yán)控疑點(diǎn)、把握難點(diǎn)”的工作原則，在單位內(nèi)部審計(jì)力量有限的情況下，不適宜也不必要對(duì)每項(xiàng)物資采購(gòu)項(xiàng)目都開展驗(yàn)收審計(jì)。例如，有的單位對(duì)預(yù)算外10，000元以下的零星采購(gòu)、小批量采購(gòu)、小件物資采購(gòu)，就無(wú)需開展驗(yàn)收審計(jì)工作。因此，各單位要結(jié)合自身實(shí)際，在物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)可控的范圍內(nèi)，合理定義開展物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)的業(yè)務(wù)邊界，即明確物資采購(gòu)項(xiàng)目審計(jì)的業(yè)務(wù)起點(diǎn)。

二、物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)內(nèi)容

（一）物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收管理

一般來(lái)說(shuō)，各單位都制定了物資采購(gòu)相關(guān)制度，規(guī)范物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收的內(nèi)容及相關(guān)工作要求。在組織開展物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收時(shí)，通常由牽頭驗(yàn)收部門會(huì)同參與驗(yàn)收部門，在實(shí)地驗(yàn)收時(shí)填寫“物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收登記表”。對(duì)涉及的機(jī)器、設(shè)備或儀器等技術(shù)性物資采購(gòu)項(xiàng)目，還要求進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)加工、測(cè)試、試驗(yàn)，并據(jù)以提供相關(guān)加工、測(cè)試、試驗(yàn)報(bào)告。

（二）物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)內(nèi)容

開展物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)，一方面要審查驗(yàn)收行為的正確性和驗(yàn)收程序的合理性，另一方面要對(duì)照采購(gòu)合同約定，對(duì)所采購(gòu)貨物的數(shù)量和價(jià)格進(jìn)行審查把關(guān)。物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)要重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：一是審查擬驗(yàn)收物資采購(gòu)項(xiàng)目的基本情況。例如，審查是否按規(guī)定的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)，供貨單位是否按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)等供貨要求進(jìn)行供貨。二是審查物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收工作的正確性。例如，是否按規(guī)定成立驗(yàn)收工作小組，驗(yàn)收工作小組成員是否按規(guī)定落實(shí)回避要求，小組成員構(gòu)成是否科學(xué)合理。三是審查物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收程序的合理性。例如，審查驗(yàn)收方案是否報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批，采購(gòu)涉及的機(jī)器、設(shè)備、儀器等是否進(jìn)行加工或測(cè)試，是否提供相關(guān)測(cè)試報(bào)告及初驗(yàn)報(bào)告單（或終驗(yàn)報(bào)告單）等。四是對(duì)照合同約定，對(duì)物資采購(gòu)項(xiàng)目做符合性審查。例如，審查供貨單位是否提供貨物清單，驗(yàn)收小組是否完整填寫物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收登記表并出具驗(yàn)收“合格”意見，物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收登記表中所列驗(yàn)收貨物的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與合同約定一致，實(shí)際價(jià)格是否與合同約定一致。

三、物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)流程

（一）物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)指令來(lái)源

開展物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作，既可能是來(lái)自上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策部署，也可能是常規(guī)管理工作的制度性要求。如果是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的部署，那么程序上要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的審批和簽字手續(xù);如果是常規(guī)管理工作的制度性安排，則驗(yàn)收審計(jì)工作按制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)指令發(fā)出情況如圖2所示。

（二）物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)業(yè)務(wù)流程

在明確驗(yàn)收審計(jì)職責(zé)、審計(jì)范圍及工作制度的前提下，物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

四、物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防范

（一）物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)

物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)可分為系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)和審計(jì)人員責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)兩大類。系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)主要指由于物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收制度、審計(jì)工作制度的缺失或不健全、不完善以及項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)技術(shù)、方法不適當(dāng)而造成的風(fēng)險(xiǎn)及審計(jì)偏差。例如，有的單位未建立物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收制度，在進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收時(shí)組織臨時(shí)性驗(yàn)收小組，或由領(lǐng)導(dǎo)指派人員參與實(shí)物驗(yàn)收工作，參與驗(yàn)收人員無(wú)具體的職責(zé)分工，驗(yàn)收小組成員出于從眾心理或責(zé)任心不強(qiáng)，敷衍履行項(xiàng)目驗(yàn)收工作，導(dǎo)致實(shí)物質(zhì)量鑒定流于形式。工作制度的缺失或不健全、不完善，造成物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作的開展缺乏制度依據(jù)，使審計(jì)工作處于被動(dòng)局面，隨時(shí)可能受到外界因素的干擾和影響，直接降低了物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)的工作質(zhì)量。而在審計(jì)人員工作經(jīng)驗(yàn)不足、審計(jì)技術(shù)有限的情況下，也客觀存在著驗(yàn)收審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)人員的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)主要指審計(jì)人員在實(shí)施項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作時(shí)，由于責(zé)任心不強(qiáng)、履行職責(zé)不到位而造成的風(fēng)險(xiǎn)，如工作馬虎、疏忽或人為放寬驗(yàn)收審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和要求等。

（二）物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的防范

科學(xué)合理地防范物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)主要做好以下幾點(diǎn)：一是建立和完善物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收制度、物資采購(gòu)項(xiàng)目審計(jì)工作制度，既把權(quán)力關(guān)進(jìn)“制度籠子”，又為物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收工作提供制度支撐，以制度管事，以流程管業(yè)務(wù)，做到依法依規(guī)管理;二是落實(shí)好項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收人員的驗(yàn)收工作責(zé)任承諾制，堅(jiān)決杜絕“濫竽充數(shù)”的實(shí)物驗(yàn)收人員，避免“物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收登記表”數(shù)據(jù)失真，確保項(xiàng)目實(shí)物驗(yàn)收工作質(zhì)量;三是建立審計(jì)人員工作責(zé)任制，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，強(qiáng)化審計(jì)紀(jì)律，防范項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作中的以權(quán)謀私行為;四是建立物資采購(gòu)項(xiàng)目特別是重大物資采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收審計(jì)工作責(zé)任追究機(jī)制，嚴(yán)防審計(jì)風(fēng)險(xiǎn);五是加強(qiáng)物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作研究，不斷適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，靈活應(yīng)對(duì)物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作的新變化;六是提高物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作信息化水平，加強(qiáng)審計(jì)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)物資采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作效率和質(zhì)量的不斷提高。

（作者單位：佛山職業(yè)技術(shù)學(xué)院，郵政編碼：528317，電子郵箱：nhfengmiaoling@163.com）