核與輻射安全法規(guī)標準制修訂過程電子文件管理方法

王文海，樊 赟，商照榮

(環(huán)境保護部核與輻射安全中心，北京 100082)

核與輻射安全法規(guī)標準制修訂過程電子文件管理方法

王文海，樊 赟，商照榮

(環(huán)境保護部核與輻射安全中心，北京 100082)

針對核與輻射安全法規(guī)標準審查委員會秘書組在法規(guī)標準審查工作中需要處理大量法規(guī)標準編制修訂的電子文件的情況，提出了一套系統(tǒng)的管理方法，包括電子文件命名方法，文件傳送、存儲和使用的程序以及審查會會議資料電子文件的管理。

法規(guī)標準;制修訂過程;電子文件;管理

1 前言

為適應(yīng)我國核電快速發(fā)展的需要，加強有關(guān)核與輻射安全法規(guī)和標準的編制和修訂工作，國家核安全局根據(jù)《民用核設(shè)施安全監(jiān)督管理條例》第二章第五條的規(guī)定，成立了“核與輻射安全法規(guī)標準審查委員會”。該委員會下設(shè)核安全、輻射安全、核安全設(shè)備和電磁輻射4個專業(yè)組，委員會秘書組設(shè)在環(huán)境保護部核與輻射安全中心法規(guī)室。秘書組配合核安全司綜合處對法規(guī)標準編制與修訂進行歸口管理，并承擔法規(guī)標準編制與修訂的日常工作。

法規(guī)標準編制與修訂的日常工作中需要處理大量的電子文件，一般情況下一個法規(guī)、標準項目各階段形成的需要最終存檔的文件數(shù)量約20個，加上有些文件需要反復(fù)多次修改才能符合要求，一個法規(guī)、標準項目編制過程中形成的電子文件總數(shù)多達30～40個，另外組織召開審查會過程中也會產(chǎn)生很多文件。目前正在制修定的和近幾年計劃制修訂的核與輻射安全法規(guī)、標準有一百多項，在制修訂過程中電子文件產(chǎn)生量將非常大，這些文件在項目編制過程中需要頻繁地使用。

現(xiàn)就探討如何科學地管理如此大量的核與輻射安全法規(guī)標準制修訂過程中產(chǎn)生的電子文件進行探討，以保證法規(guī)標準制修訂過程電子文件在項目編制、印刷、審查、報批乃至發(fā)布、出版過程中避免耗費大量時間反復(fù)地對電子文件進行整理、鑒別，方便多用戶共同使用(考慮使用人員發(fā)生變化)、存儲、備份，且不會發(fā)生文件丟失、被覆蓋、被錯用，不產(chǎn)生電子垃圾，同時為建立法規(guī)標準編制管理數(shù)據(jù)庫奠定基礎(chǔ)。

2 電子文件命名方法

根據(jù)電子文件的使用需求，結(jié)合我們實際使用中的經(jīng)驗，我們認為，電子文件名應(yīng)包含項目信息、文件所處的編制階段信息、文件的內(nèi)容信息、完成日期以及文件處理信息。命名公式為:“項目編號.項目全名#_階段名 ［羅馬數(shù)字序號］_文件內(nèi)容.日期_文件處理信息”。其中:

(1)“項目編號.項目全名”為項目編號及項目正式名稱;

(2)“#”:為項目類別，標準為B，導(dǎo)則為D，法規(guī)為F，技術(shù)文件為J，譯文為Y;

(3)“階段名”，根據(jù)法規(guī)標準審查程序，將法規(guī)標準審查活動劃分為8個階段，各階段名詳見表1。階段名中開頭用大寫英文字母是為了排定各資料夾及文件在windows操作系統(tǒng)中的排序。

表1 法規(guī)標準審查活動階段

(4)“［羅馬數(shù)字序號］”，只在“B征求意見稿 (審查前)”、“D送審稿”、“E報批稿 (審查前)”三個需要上會的階段使用。在該階段第1次上會前，就用“Ⅰ”，如果第一次上會審查未通過，第2次上會前就改成“Ⅱ”，如果第2次上會還審查還未通過，第3次上會前，就改成“Ⅲ”……依此類推;

(5)“文件內(nèi)容”指文件主要內(nèi)容描述;

(6)“日期”指文件完成日期;

(7)“文件處理信息”指對文件的審查意見、或經(jīng)反復(fù)幾次修改后用于上會、征求意見或報批等使用的標識等，必要時還要加上處理信息完成日期;

(8)“.”和“_”(點和下劃線)作為文件名的組成部分，用于分隔文件名的各個部分，為了清晰、美觀，不能忽略。

(9)典型文件的命名見表2。

用該方法對資料夾和文件命名，資料夾和文件將在計算機中按理想的順序排序，且不會重名，非常便于查找、整理和備份。

3 文件傳送、存儲和使用的程序

(1)首先建立一個資料夾，如圖1所示，命名為“法規(guī)標準編制過程文件”，在此資料夾下面，按照表1中的階段名建立8個子資料夾。

圖1 法規(guī)標準編制過程文件夾及其子文件夾

(2)當某項目啟動時，在“A啟動”資料夾下創(chuàng)建該項目的“項目資料夾”，如圖2所示，資料夾名稱為“項目編號.項目全名#”。

圖2 法規(guī)標準項目資料夾

(3)電子文件進行動態(tài)管理

某項法規(guī)或標準的所有電子文件都將集中存放于它的“項目資料夾”中，并將隨著項目編制的進展，與項目資料夾一起整體從“A啟動”資料夾依次轉(zhuǎn)移，直至法規(guī)標準發(fā)布時移到“H已發(fā)布”資料夾。

(4)圖3以送審稿階段為例詳細說明動態(tài)管理程序。

所有保存的文件存入“項目資料夾”時屬性均改為“只讀”或“存檔”，用于上會、公開征求意見、報批、待發(fā)布、發(fā)布的還需要有pdf格式電子件。

電子文件存檔要與紙質(zhì)文件同時存檔。

4 審查會會議資料管理

對于審查會會議資料電子文件，也需要用適當?shù)姆椒ú拍軌蚬芾砬宄?/p>

(1)首先建立一個資料夾，命名“審查會會議資料”(參見圖4)

表2 典型文件的命名

圖3 送審稿階段電子文件管理流程圖

(2)當籌備每次會議時，在“審查會會議資料”下新建一個本次會議的資料夾，會議資料夾命名為“審查會編號_會議地點_會議組編號”(參見圖4)其中:

“審查會編號”，為“審查會+年度+序號”;“會議地點”，為“城市名+會議場所名”;

“會議組編號”，有那些組的會議，就填其代號。會議分組見表3。

表3 核與輻射安全法規(guī)標準審查專家委員會會議分組

(3)在此次“會議資料件夾”下建兩個子資料夾:“審查會編號_會務(wù)文件”和“審查會編號_上會項目資料”，(參見圖4)其中:

“審查會編號_會務(wù)文件”內(nèi)收存會務(wù)資料文件，會務(wù)資料文件命名方法為:“審查會編號_文件全名.日期”(參見圖4)。

“審查會編號_上會項目資料”內(nèi)匯集上會項目的文件資料。該目錄匯集的所有資料都只能從動態(tài)管理資料夾中拷貝過來，以免造成文件錯失。會議中形成的會議紀要等文件依據(jù)文件電子文件名命名方法命名，并在會議完成后拷貝一份到“項目資料夾”中去。

(4)整理完會議中形成的文件后，該審查會會議資料就可以整體備份、存檔了。

5 結(jié)束語

對于電子文件管理的方法，每個人都有自己的習慣方式，在其他工作領(lǐng)域中同樣會遇到電子文件管理的問題。當文件量很大的情況下僅靠習慣很容易出問題，重要文件丟失、被誤覆蓋、被用錯將帶來嚴重后果。

按照本文提出的方法建立一套成文的管理規(guī)程，將能夠有效地管理好法規(guī)標準制修訂過程中產(chǎn)生的文件。該方法也同樣可以用于其他領(lǐng)域工作中的電子文件管理和資料管理。

圖4 典型的審查會會議資料

［1］中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢檢疫總局.GB/T 18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范.2002

［2］國家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法.2003

The Management of Electronic Documents Generated from Com pilation and Revision Processes of Nuc lear and Radiation Sa fety Regulations and Standards

WANG Wenhai，F(xiàn)AN Yun，SHANG Zhaorong
(Nuclear and Radiation Safety Center，MEP，Beijing 100082，China)

As the Secretary Group of Regulations and Standards Review Committee on nuclear and radiation safe needs to dealwith a large number of electronic documents in course of the regulation＆standard review meetings，the article gives a systematicalmethod including electronic document file naming and management as well as procedures of file transfer，storage and usage.

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