高校設備采購合同管理方案研究

劉彥強 孟燕妮 張皓楠 王益民

天津中醫(yī)藥大學 天津 300193

高校設備采購合同管理方案研究

劉彥強 孟燕妮 張皓楠 王益民

天津中醫(yī)藥大學 天津 300193

設備采購合同的管理工作已成為各高校設備采購部門的基本任務之一，同時也是上級部門檢查、考評高校設備管理工作的內(nèi)容之一。本文通過對以制度為中心的管理方案、以目標為中心的管理方案和以手段為中心的管理方案的比較分析，提出了以綜合效率為中心的管理方案，剖析了組成綜合效率的三個關鍵要素，并總結出了相應的對策和實施流程。

高校；設備；合同管理

高校設備采購是高校設備需求計劃的直接反映，是學校教學、科研等工作正常開展的基礎保證，一般遵循“前期準備工作→選擇采購方式→談判→簽訂設備采購合同→執(zhí)行合同→驗收付款”的流程。高校設備采購的經(jīng)費來源一般有政府財政直接撥款、學校自籌資金和科研項目經(jīng)費3條途徑。進入21世紀以來，國家對高校的投資經(jīng)費不斷增加，同時各高校為了加快創(chuàng)新平臺建設，吸引海內(nèi)外人才，提高科研效益，大量購買國內(nèi)外先進設備，致使設備采購與管理在高校中的地位不斷上升，直接關系著設備購置的效率和質(zhì)量。

設備采購合同作為設備采購與管理的重要組成部分，是高校與供應商經(jīng)過談判協(xié)商一致同意而簽訂的具有法律效力的設備供需關系協(xié)議，雙方都應該遵守和履行，并且是雙方聯(lián)系的共同語言基礎。加強高校設備采購合同管理，有利于保證設備采購計劃順利完成，滿足學校硬件需求；有利于保持設備采購各個環(huán)節(jié)相互銜接，防止出現(xiàn)脫節(jié)；有利于控制設備采購各個環(huán)節(jié)內(nèi)部目標，使其符合要求。為了有效地管理設備采購合同，為高校的設備采購與管理工作提供基礎支持，本文提出了以綜合效率為中心的管理方案。

一、三種常見管理方案的比較分析

1.以制度為中心的管理方案

合同管理的制度建設是高校采購與管理工作的重要方面之一，是合同管理工作的依據(jù)。高校一向重視設備采購與管理工作，把設備采購合同管理當作一項極其重要的工作，然而與合同管理相關的制度并不完善。規(guī)范管理是管理科學化的必然要求。因此，健全設備采購合同管理相關制度，規(guī)范合同管理工作，是使合同管理走向科學化的必然要求。此種方案一般包括3個基本步驟：首先是轉(zhuǎn)變觀念，充分認識到合同管理的重要性，把合同管理放在比較重要或優(yōu)先的位置上；其次是制定與合同管理相關的管理制度和體系(包括授權委托制度、合同章使用制度及檔案管理制度等)，明確合同管理的內(nèi)容、步驟和職責；最后是派專人負責合同管理，對實際管理過程中出現(xiàn)的漏洞或問題，及時匯報和糾正，形成良好的循環(huán)體系。然而，此種方案只是針對可以預料到的情況，缺乏靈活性，效率不高。

2.以目標為中心的管理方案

目標管理最早由美國管理專家彼得?德魯克提出，強調(diào)以目標為導向，以人為中心，以成果為標準，是一種自上而下的保證目標實現(xiàn)的管理方式，廣泛流行于企業(yè)界。把目標管理理論引入設備采購合同管理中，一方面革新了舊的合同管理辦法，另一方面保證了高校設備采購合同管理目標的實現(xiàn)。其基本步驟包括：(1)制定恰當?shù)暮暧^管理目標(即整體目標)，并根據(jù)目標管理理論，把目標進行層層分解，分成一個個具體、詳細的小目標；(2)把小目標合理地分配到每個工作人員身上，給予工作人員工作動力和努力方向；(3)每個工作人員根據(jù)部門分配到個人的目標，結合自身特點，制定一套適合自己的管理方案。把合同管理與目標管理結合起來有利于快速實現(xiàn)目標，經(jīng)常用于應對上級檢查和快速完成任務，其不足之處是往往忽視邊際成本和人的惰性，極易造成資源的浪費，臨時加班現(xiàn)象比較突出。

3.以手段為中心的管理方案

手段又稱方法，即可供選擇技巧或途徑，現(xiàn)代化的手段是走向成功的保證，一般包括有形手段和無形手段。合同管理的有形手段有計劃管理、專人管理和信息化管理等。合同管理的無形手段包括溝通教育和獎懲等。計劃管理是部門定期制定實施計劃，以計劃為支撐，逐個計劃的完成；專人管理指把合同管理任務完全賦予某一工作人員，使其全面管理設備采購合同；信息化管理強調(diào)發(fā)展以計算機為主的智能化工具，開發(fā)或引進信息化管理系統(tǒng)，提高工作效率和優(yōu)化信息資源，實現(xiàn)信息的再加工和利用，為決策提供信息；溝通教育手段比較重視與部門工作人員的溝通和指導，找出合同管理人員的不足，使其不斷改正，建立合同管理意識。手段的多樣化決定了此種管理辦法難度較大，對部門領導辨別、認知和應用能力要求較高，同時管理手段過少或過多都會影響設備采購合同管理的整體效率和質(zhì)量，不利于資源整體優(yōu)化。

二、以綜合效率為中心的管理方案

鑒于以上3種管理方案存在的一些不足，我們提出了以綜合效率為中心的管理方案。綜合效率以實現(xiàn)事物的綜合效應為目標，通過多種定量或定性指標來衡量，側重于整體效果。長期以來，綜合效率指標被廣泛應用于設備生產(chǎn)管理方面，一般由可用指數(shù)、表現(xiàn)指數(shù)和質(zhì)量指數(shù)3個關鍵要素組成。此方案重視高校設備采購合同管理的綜合效應，強調(diào)建立關于合同管理可持續(xù)的循環(huán)的管理體系，充分發(fā)揮部門和職員的潛力，盡可能做到投入產(chǎn)出比率恰當，部門內(nèi)部氣氛融洽。把綜合效率引入合同管理工作中，一方面加深了工作的縱向分析，提升了合同管理內(nèi)容的深度，另一方面重視工作的橫向聯(lián)系，改變了多方面失衡的局面，有利于高校設備采購合同管理整體水平的提高。

高校設備采購合同管理的綜合效率也由可用指數(shù)、表現(xiàn)指數(shù)和質(zhì)量指數(shù)3個關鍵要素組成。在全面生產(chǎn)管理方面，可用指數(shù)表示操作時間占計劃工作時間的比率，應用到合同管理方面，指的是職員的實際工作時間占原計劃工作時間的比率，用來評價由于工作時間的縮短而帶來的損失。實際工作時間的影響因素主要是一些意外事件，如個人私有事件，包括上班時間上網(wǎng)娛樂，一些臨時會議等。因此，為了增加實際工作時間，就必須盡可能地減少意外事件的發(fā)生，保證工作時間的連續(xù)。表現(xiàn)指數(shù)在設備管理中指的是單位時間內(nèi)產(chǎn)品的產(chǎn)量，引用到合同管理中，可由4個定量指標和1個定性指標表示。其中定量指標分別為：一段時間內(nèi)設備采購總額占年均設備采購總額的比率；一段時間內(nèi)簽約合同數(shù)量占年均簽約合同總量的比率；一段時間內(nèi)合同的建檔數(shù)量占年均合同檔案總量的比率；一段時間內(nèi)合同的結賬額度占年均結款總額的比率。定性指標為職員的工作意愿及努力程度。質(zhì)量指數(shù)一般為生產(chǎn)產(chǎn)品的合格率，移植到合同管理上面，包含4個主要方面：合同檔案的完整情況，特別是一些大型儀器設備；合同的管理方式，主要是合同管理制度的完善程度；信息化電子化管理程度，特別是計算機的應用范圍；合同內(nèi)容的嚴謹性，由于近些年來絕大多數(shù)設備實施政府集中采購，合同文本一般由地方政府制定，文本內(nèi)容基本趨于完善。

通過以上對影響高校設備采購合同管理3個關鍵因素的分析，提出以下幾項對策：深刻理解工作內(nèi)容，提高工作自覺性；改善工作環(huán)境，增強職員工作興趣；強化管理人員素質(zhì)，提高工作質(zhì)量和效率；貫徹階段評估，明確以后工作任務；實施專人管理，強化職員業(yè)務素質(zhì)；完善管理制度，規(guī)范合同管理流程；引入管理系統(tǒng)，推進合同信息化管理；減少自主采購，提倡政府集中采購等。組織實施以綜合效率為中心的管理方案的基本流程：通過對上述3個關鍵因素的調(diào)查研究，深刻認識組織的現(xiàn)狀和潛力，找出組織存在的薄弱環(huán)節(jié)進而配備相應的人力和物力資源，確立工作目標并制定相應的管理辦法及相關措施使工作人員以單位給予的任務和目標為基礎，依據(jù)自身的理解和工作方式制定出適合自身特點和興趣的工作辦法，交由部門領導審批。堅持不懈的實施計劃，不斷改進工作方式，對已制定的任務和目標完成情況不斷反饋信息并將其歸納，找出最差的指數(shù)，對其影響因素進行改善，重新調(diào)整工作管理辦法和目標。

三、結束語

設備采購合同是保證設備采購的質(zhì)量、進度和售后服務等符合用戶要求的基礎性文件，是高校維護自身利益的有效方法。設備采購合同管理是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的管理，涉及效益、風險和技術等多個方面，是全方位的管理。因此，良好的合同管理方案對全面提升高校儀器設備采購和管理水平，完善檔案管理，具有十分重要的意義。

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Study on contract management scheme of equipment procurement in college

Liu Yanqiang, Meng Yanni, Zhang Haonan, Wang Yimin
Tianjin university of traditional Chinese medicine, Tianjin, 300193, China

Contract management of equipment procurement has become the basic task for equipment procurement department in college, and also the main content of examination and evaluation for superior departments. Through the comparison and analysis of the system-centered management scheme, the target-centered management scheme and the means-centered management scheme, the management scheme, to comprehensive efficiency as center, was put forward, which analyzed the three key elements of comprehensive efficiency and summed up corresponding countermeasures and implementation process.

college; equipment; contract management

2010-05-06

劉彥強，碩士，助理實驗師。