高職院校低值易耗品管理探析

彭國南

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高職院校低值易耗品管理探析

彭國南

（漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 總務(wù)處，福建 漳州 363000）

隨著信息化辦公以及職業(yè)技術(shù)的發(fā)展，職業(yè)院校的辦公與教學(xué)的低值易耗品消耗較多，對這些易耗品的采購、保管與進出登記是提高使用效率，減少浪費的關(guān)鍵。但是，當(dāng)前很多高校在這些低值易耗品的管理上比較隨意，造成了學(xué)校財產(chǎn)的嚴(yán)重浪費。針對這種實際情況，結(jié)合各個高校在管理上的有效舉措，進行了深入思考。

高職院校；易耗品；后勤管理；

低值易耗品是指一次性使用即消耗或不能復(fù)原的物質(zhì)，如教學(xué)辦公的紙筆耗材，實驗活動中消耗的各種材料、燃料、試劑、面料、紗線等，以及容易破碎或消耗的物品如玻璃器皿、元件、零配件等。低值易耗品是高職院校辦公、實驗以及學(xué)生技能訓(xùn)練的物質(zhì)基礎(chǔ)，是高職院校資產(chǎn)的重要組成部分，應(yīng)加強實驗易耗品的科學(xué)化管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮其效益，減少學(xué)校財產(chǎn)的流失[1]。隨著市場體制的建立及辦學(xué)規(guī)模的逐步擴大，及時、準(zhǔn)確地從價值和實物形態(tài)上加強對易耗品的科學(xué)化管理，充分發(fā)揮其效益已成為高職院校管理工作的一個重要課題。

一、管理好低值易耗品的重要意義

對于高等職業(yè)院校來講，培養(yǎng)的是有較強職業(yè)能力、實踐能力的高等應(yīng)用性人才，實驗實訓(xùn)教學(xué)是培養(yǎng)學(xué)生實踐能力的重要環(huán)節(jié)。由于對辦公、實驗以及技能訓(xùn)練所需要的易耗品的數(shù)量和品種的需求量逐年增加，因此，易耗品管理對于職業(yè)院校顯得十分重要。

1.提高學(xué)校物資使用率

對于高職院校來講，低值易耗品的消耗量較大，主要原因是使用過程中存在著采購與需求不吻合、使用浪費嚴(yán)重、庫存保管不善等等問題，加強對低值易耗品的有效管理，可以提高易耗品的使用效率。從大的方面來講，還有利于減少資源的浪費，培養(yǎng)學(xué)生的良好習(xí)慣，落實科學(xué)發(fā)展觀，也是學(xué)校管理文化水平的反映。

2.有力地保障教學(xué)工作的正常開展

高職低值品數(shù)量大，品種多，型號雜，范圍廣，采購周期短，技術(shù)條件高，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)，對物資供應(yīng)的要求是時間急，計劃變化快。在教學(xué)中，低值易耗品使用頻繁、使用的人員多、損壞率極大、容易遺失，這樣就形成時常購置，而實驗中卻是有物不能用、想用沒有物的局面，嚴(yán)重地影響了實驗教學(xué)的進程[2]。所以，對這些物資的精細(xì)管理，可以使這些物品的使用、庫存情況一目了然，保證及時對物品進行補充，防止影響到教學(xué)工作的需要。

3.防止經(jīng)濟腐敗行為的發(fā)生

物品的采購環(huán)節(jié)是腐敗行為發(fā)生的高發(fā)地段，隨著現(xiàn)代化辦公方式以及高職實驗技能訓(xùn)練的加強，低值易耗品的消耗量越來越大，但管理較不規(guī)范。同時，低值易耗品不僅僅是教學(xué)所需要的，而且其中大部分物資使用頻繁。所以，低值易耗品的采購、登記、保管環(huán)節(jié)都存在著渾水摸魚、徇私舞弊、貪贓腐敗的可能，一些部門人員與供應(yīng)商相互勾結(jié)，侵害學(xué)校的利益，滋生腐敗行為。通過科學(xué)規(guī)范的手段對低值易耗品進行規(guī)范的制度化管理，進行規(guī)范、公開、公平、公正的采購制度，可以防止腐敗行為的發(fā)生，還校園一片凈土。

二、低值易耗品管理中存在的主要問題

從程序上講，學(xué)校易耗品管理屬于院系和后勤管理部門雙重領(lǐng)導(dǎo)。在材料管理上，任課教師與部門人員依據(jù)計劃填寫耗材名稱、數(shù)量等，匯總后交給后勤部門去購置、驗收保管、領(lǐng)取耗材。但是在細(xì)節(jié)管理上尚有許多具體問題值得探討，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.物資耗材管理意識不夠，隨意性大

低值品由于涉及面廣、品種繁多、單位價值小，許多單位往往重視不足、疏于管理。個別教師往往不能夠提前提出計劃，而是到用時才想到要購買實驗材料，這樣就造成了低值品采購的無計劃性，使低值品的采購和管理處于無序狀態(tài)，造成低值品管理困難[1]。加上在教學(xué)活動過程中，部分教師對學(xué)生要求低，學(xué)生的道德觀念不強，不愛護公共財產(chǎn)，隱瞞損壞情況，庫房的保管人員缺乏科學(xué)管理意識。老師與學(xué)生對于所缺物品隨用隨拿，使用完后隨處放置，沒有較好的規(guī)范管理制度，使得低值易耗品的管理尤為困難。

2.物資采購、登記管理不夠規(guī)范

長久以來，低值易耗品重采購、輕管理，很多物品游離于審計范疇外，管理中常出現(xiàn)以下漏洞：采購過程虛報價格、以次充好、以舊冒新，冒領(lǐng)變賣現(xiàn)象時有發(fā)生[3]。由于對耗材的使用去向可管可不管或者干脆不管，領(lǐng)用或維修單據(jù)可有可無，資產(chǎn)便在這種松懈的管理中悄悄流失；即使對耗材的領(lǐng)用和維修有單據(jù)的，單據(jù)內(nèi)容的真實性和必要性，設(shè)備維修的可行性，耗材的質(zhì)量，也缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，這種缺乏監(jiān)管的后果必然滋生腐敗。

3.缺少規(guī)范的管理監(jiān)督機制

目前大部分高校的耗材采購存在多頭管理現(xiàn)象，即由各耗材使用部門自行聯(lián)系供貨商，定期送貨，按供貨商報出的價格結(jié)算。有的單位實行集中采購，但因耗材市場管理的不規(guī)范和耗材品種、數(shù)量的復(fù)雜化，使集中采購也僅流于形式。如：后勤設(shè)備維修配件和耗材往往由后勤部門自行采購、保管和領(lǐng)用；實驗設(shè)備耗材及維修配件通常由設(shè)備管理處或?qū)嶒炛行淖孕胁少彙⒈９芎皖I(lǐng)用；各系部處室辦公耗材由各部門自行采購再到財務(wù)處報銷。對耗材使用的必要性和設(shè)備維修的可行性缺乏論證和監(jiān)管，有既當(dāng)運動員又當(dāng)裁判員之嫌，這種管理模式存在很大的弊端。[4]

4.缺乏專業(yè)化的管理人員

由于受到傳統(tǒng)習(xí)慣和思維的影響，絕大部分易耗品的管理都處于低級階段。其中工作技術(shù)含量低，工作環(huán)境繁雜、瑣碎、臟、亂、差，工作人員被視同于體力勞動崗位[5]。但是，隨著辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)的普及、數(shù)碼電子產(chǎn)品的廣泛應(yīng)用、倉庫管理軟件的使用，對倉管素質(zhì)的要求越來越高。要求能識別成千上萬種低值易耗品相應(yīng)的中英文名和各類技術(shù)參數(shù)；能填寫各類單據(jù)；能操作電腦使用管理軟件；能填報采購計劃；還要具備管理能力；與各部門間協(xié)調(diào)能力。當(dāng)前，很多高校的易耗品管理層次與人員都不符合要求。

三、加強低值易耗品管理對策

1.加強制度化管理

制度是保證規(guī)范管理的基礎(chǔ)。學(xué)院要加強制定對易耗品進行管理的嚴(yán)格制度，從物品的計劃、采購、入庫、登記、領(lǐng)取、歸還、報廢、維修、補充等環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格的、具有操作性的程序規(guī)定，保證每一個環(huán)節(jié)的合理性與規(guī)范性，防止漏洞的出現(xiàn)。制度的制定可以保證各部門在各自的職責(zé)范圍內(nèi)有章可循，出現(xiàn)問題有責(zé)任人、有處理依據(jù)。制度的落實要靠嚴(yán)格的登記制度作為保證，要建立完善的信息檔案制度，對易耗品的每一個環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格登記管理，包括名稱、價錢、廠家、型號、購買日期以及保管人等，并經(jīng)常查賬核對。

2.加強信息化管理

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，對低值設(shè)備進行網(wǎng)絡(luò)化管理是管理方法和技術(shù)手段的革新。管理系統(tǒng)實現(xiàn)可以對全校各單位低值耐用品的信息化管理，建立了低值耐用品數(shù)據(jù)庫。學(xué)校主管部門有一個終端用戶，各部門有不同的子用戶，通過用戶名密碼登錄，各部門隨時可以進行信息的查詢、登記等功能。這種管理方式不但實現(xiàn)了對低值耐用品信息化、規(guī)范化管理，而且杜絕了管理中的一些漏洞，信息化管理又在很大程度上提高了工作效率，減少了人力物力的浪費。

3.建立高水平的管理隊伍

在高職院校，實驗室及設(shè)備管理人員等在學(xué)校中一直處于附屬地位，人員不受重視。其實，隨著信息技術(shù)的發(fā)展、高校職業(yè)技能訓(xùn)練、課堂教學(xué)實驗的大力發(fā)展，高校相關(guān)的易耗品種類極為繁多，物品管理工作更為千頭萬緒，不僅會涉及到教學(xué)、管理、科學(xué)、研究、設(shè)備采購、儀器維修等很多方面，因此要具備多方面的綜合能力和寬廣的基本理論知識，并在一定理論基礎(chǔ)上通過培養(yǎng)和實踐訓(xùn)練形成應(yīng)用知識的能力。所以，當(dāng)前的物資管理人員的綜合素質(zhì)亟待提高，需要引進一些各個專業(yè)的相關(guān)畢業(yè)生人才，并從思想、管理等方面加強培訓(xùn)。

4.做好物品的采購工作

招標(biāo)采購是易耗品管理中最重要的一環(huán)，在招標(biāo)采購過程中有效的監(jiān)督是做好招標(biāo)采購工作的保證，可防范采購過程中的不正當(dāng)行為，增加采購工作的透明度；而在管理過程中有效的監(jiān)督則可防范資產(chǎn)的流失。有效的監(jiān)督一方面是指制度的監(jiān)督，要建立健全完善的招標(biāo)采購制度；另一方面是民主的監(jiān)督，建立學(xué)校招標(biāo)采購監(jiān)督機構(gòu)，全面負(fù)責(zé)監(jiān)督招標(biāo)采購工作。當(dāng)前，很多大宗的物資采購都受到了政府的有效監(jiān)督，但是現(xiàn)階段高校低值易耗品采購已具備了批量和規(guī)模的優(yōu)勢，但因低值易耗品零散的特殊性，除少部分相對集中的類別實行政府采購協(xié)議供貨外，未納入政府采購的由各高校參照政府采購程序進行招標(biāo)采購。所以，學(xué)院應(yīng)該嚴(yán)格組織招標(biāo)，實施陽光采購。

5.減少庫存，避免物資積壓

庫存積壓看起來物資還在，但是其本身就占用了一部分資金，而且一些易耗品具有一定的保值期，積壓就意味著損耗。所以，在低值易耗品管理過程中，要注意以下幾條經(jīng)驗以防止積壓問題：首先，采購人員經(jīng)常通過計算機了解庫存量，多與實驗人員溝通，了解需求情況。其次，通用物品按上報計劃的100~120%采購，專業(yè)性強或不常用的物品，要嚴(yán)格按計劃采購。再次，采購來的物品在辦理完入庫手續(xù)后，通知領(lǐng)用人盡快領(lǐng)取，庫存中有同類物品時，將新進物品替換庫存，以避免過期、失效或揮發(fā)性藥品的揮發(fā)。同時，出庫時管理人員通過微機查詢領(lǐng)用人上報的計劃，嚴(yán)格按上報計劃中的物品和數(shù)量出庫。[6]對于一些化學(xué)試劑和指示劑等因計劃不易控制而遺留下來的物品,，可能會造成一定程度的積壓，采用定期清庫并免費奉送給相關(guān)實驗室的辦法，避免物品的長期積壓和浪費,也能為實驗室解決一些實際問題。

6.加強教育培訓(xùn)，提高節(jié)能認(rèn)識

在低值易耗品的使用中，要加強對教師與學(xué)生的教育以及對于管理人員的培訓(xùn)工作，這是提高使用效率的關(guān)鍵。首先，要堅強對管理人員的教育培訓(xùn)，讓他們提高對制度的理解深度，熟練程序，建立嚴(yán)格按照制度執(zhí)行的意識；其次，要加強對教師的教育，讓他們學(xué)會如何配合管理部門科學(xué)地使用易耗品，如何避免浪費等；再次，要堅強對學(xué)生的教育，讓學(xué)生養(yǎng)成一個良好的物品使用習(xí)慣，這不僅有利于節(jié)約物資，也是對學(xué)生進行良好行為和道德認(rèn)識的渠道。

實踐證明，只要我們努力去挖掘低值易耗品采購供應(yīng)與管理過程好的管理方法和經(jīng)驗，就能不斷提高我們的服務(wù)質(zhì)量、工作效率和管理水平，就能把我們的工作做得更好。

[1]韓茹.如何加強高職院校實驗實訓(xùn)室材料和低值品管理[J].現(xiàn)代企業(yè)文化：理論版,2009(8):44-45.

[2]梁曉鋒，劉科財．高校低值易耗品管理的問題與對策[J].科技信息,2008(31):569.

[3]趙小虎，淺論高校低值易耗品的采購與管理[J].中國現(xiàn)代教育裝備,2009(15):13-15.

[4]胡靜濤.試議高校低值易耗品監(jiān)控體系[J].廣西工學(xué)院學(xué)報,2006增刊:174-175 .

[5]李昌婭.淺談加強高校教學(xué)儀器中低值易耗品的管理[J].桂林師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報,2003(3):40-41.

Study on Management of Consumables in Vocational Colleges

PENG Guo-nan

(General Office in Zhangzhou Institute of Technology ,Fujian ,363000,China)

With the development of office informationization and vocational schools, more and more consumables are used in the teaching and offices . The stock、storage and in-out registration of the consumables is key to improve efficiency and reduce waste. However, the optional management of these consumables in colleges and universities is causing a serious waste of school property. This paper makes in-depth thinking of it, aiming at the reality and combining the effective measures of various universities .

vocational; consumables;Logistics Management

2010－08－10

彭國南（1970－），男，福建泉州人，高級講師。

G718.5

A

1673-1417（2010）03-0127-03