干部培訓活動“項目”管理與建設

□朱詩柱

(國家稅務總局揚州稅務進修學院,江蘇揚州 225002)

干部培訓活動“項目”管理與建設

□朱詩柱

(國家稅務總局揚州稅務進修學院,江蘇揚州 225002)

在干部培訓中要引入項目管理的理念和方法,實行培訓精細化管理。牢固樹立“先有需求、后有項目”的需求導向意識,深入開展培訓需求調研。牢固樹立唯一性、獨特性、創(chuàng)新性的“項目”理念,積極研發(fā)、科學設計培訓項目計劃。牢固樹立整合管理、矩陣管理、柔性管理、風險管理、結果導向、團隊作戰(zhàn)的“項目管理”理念,以及相應的全局觀、民主觀、團隊觀、業(yè)績觀、知識觀和效率觀,精心實施培訓項目。

干部培訓;項目管理;項目建設

干部教育培訓工作是干部隊伍建設的先導性、基礎性、戰(zhàn)略性工程,也是黨和國家實現人才資源的深度開發(fā)、促進人才資源增值的重要途徑之一,事關黨和國家工作全局。教育培訓質量是干部教育培訓工作的生命,而干部院校 (包括黨校、行政學院、干部學院)采取何種管理理念和模式去管理、運籌干部教育培訓活動,是決定干部教育培訓質量的重要因素。2006年黨中央印發(fā)施行的《干部教育培訓工作條例 (試行)》明確規(guī)定:要“實行干部教育培訓項目管理制度”;2008年召開的全國干部教育培訓工作會議再次強調,“要引入項目管理的理念和方法,實行培訓精細化管理”。本文在分析干部院校傳統(tǒng)培訓管理模式的特點及主要問題的基礎上,從理論與實踐相結合的角度,探討培訓活動“項目”化管理與建設的本質涵義、基本理念和策略及其重大創(chuàng)新意義。

一、干部院校傳統(tǒng)培訓管理模式的特點及主要問題

長期以來,干部院校對培訓活動的管理,主要是依托既有的組織架構,沿用傳統(tǒng)的“縱向管理 +職能管理”的模式。這種既有的組織架構依然是傳統(tǒng)的“金字塔 +職能部門”或“層級制 +分隔管理”式的:以職能劃分設置機構——教務部門負責教學活動的日程安排和運行監(jiān)控,教研部門專司教研活動和授課,學員管理部門負責學員的思想政治工作和日常管理,后勤部門負責生活保障等;各個部門均對上級負責、對領導負責。依托這種既有的組織架構,導致其管理模式必然與傳統(tǒng)的企事業(yè)組織存在類似的特點:整體的組織被縱向的各管理層次和橫向的各職能部門分隔成一個個相對獨立的單位:上下級之間是直線式指示與報告或請示與答復的關系;各個職能部門分工明晰、各司其職——“四面都是墻”,難免存在管理學意義上的“沖突”,例如利益或目標上的不同訴求,甚至管理責任之間的相互推諉,橫向溝通與協作需要付出較多的人力和時間等管理成本。

在這種組織架構和管理模式下,干部院校雖然也完成了培訓活動的各個基本環(huán)節(jié),但是,如果用現代管理科學的理念和方法去分析、比對,會發(fā)現此種管理模式存在以下三個主要的問題:

一是對培訓活動的整體掌控不足,落實培訓意圖的權責主體不清晰。一個培訓項目的完成,涉及到多學科、多部門、多員工,因此,實現項目的目標需要各種資源的指向一致、協調配合。但傳統(tǒng)管理模式使得每個部門和員工為避免“越權”之嫌,只能對自己分管的工作負責,而難以對整個培訓項目的意圖、目標和要求做全面深入的理解和把握,難以做到彼此呼應、渾然一體;也沒有人被授權站在全局的高度,按照干部教育培訓的規(guī)律對培訓對象、需求、內容和方式等各個方面,培訓設計、實施、監(jiān)控和評估等各個環(huán)節(jié)做整體掌控和全面統(tǒng)籌,因而沒有人對培訓項目完成的好壞負全責。目前,仍有部分干部院校對承接的培訓班采取“拼盤式”制訂課程計劃、“分段式”實施課程教學、“分兵把口式”實施培訓管理的運作模式,即將一個培訓班的總課時數按比例分配給相關教研部 (室、組),教研部門按分配到的課時數填入本部教師能夠講授的課程 (少數課程可能是根據委培單位的要求新開發(fā)的課程),組裝成一個培訓課程計劃,然后由相關教研部教師分別負責授課任務,教務、學員管理、后勤等部門分別負責管理服務工作。在這樣一個運作管理模式里,培訓的內容基本上是“供給導向”而不是“需求導向”——“有什么、就教什么”;同一類別、但不同層級的各個培訓班的培訓方案基本上是雷同的——所謂“上下一般粗、左右一個樣”;相關部門及其員工對培訓活動的把握是“只見樹木、不見森林”——本應是一個完整的項目,卻被理解和分割成聯系不很緊密的一個個段落或模塊,培訓意圖難以貫徹到培訓運轉的各個環(huán)節(jié)。

二是對培訓活動管理的效率受限,進而制約培訓目標實現綜合優(yōu)化。縱向上的層級管理和橫向上的部門分隔,必然影響決策、執(zhí)行和培訓活動運轉的效率,制約院校對培訓需求信息的快速反應能力,影響院校對培訓工作引領和主導作用的發(fā)揮。例如,培訓委托單位的需求和意圖、培訓設計部門的設想和計劃,事關培訓活動的重要決策,要經過上下左右的多層傳遞和往返協調,遇到問題時還可能議而不決、甚至相互推諉。層級管理和部門分隔,在某種程度上也制約了教職工的主動性和創(chuàng)造性,進而影響干部院校整體培訓效能的發(fā)揮。

三是對培訓要素的累積性、提升性建設不足,容易產生“重復發(fā)明輪子”的現象。對干部教育培訓活動的管理雖然是一項黨性和政治性極強的工作,但它也是一門科學和藝術,也同樣存在著不以人的意志為轉移的、具有普遍指導意義的客觀規(guī)律,需要培訓管理工作者通過不斷的觀察、思考和學習、研究,去發(fā)現它、掌握它,以便更好地遵循它、利用它?，F代干部培訓發(fā)展迅速,特別需要運用現代成人培訓理論和現代管理科學去探索干部教育培訓的管理規(guī)律;需要培養(yǎng)造就一支高素質的專業(yè)化培訓管理者隊伍。但在傳統(tǒng)的管理模式下,培訓管理人員分兵把口、職責單一,只需做一些重復性、事務性的工作,難以得到更高層次的鍛煉提高機會,因而也就缺少鉆研和創(chuàng)新的壓力和動力。這既不利于培訓管理者隊伍的建設和發(fā)展,也不利于對培訓對象、需求、內容和方式等各要素的內涵進行持續(xù)研究,對培訓設計、實施、監(jiān)控和評估等各環(huán)節(jié)的管理技術進行持續(xù)改進。其結果必然是培訓管理水平難以得到提升,培訓活動存在低水平重復。

以上分析說明,干部院校確實需要遵循中央關于以改革創(chuàng)新精神推進干部教育培訓的要求,積極探索構建新的培訓管理體制和管理模式,形成符合干部教育培訓活動管理規(guī)律的新的運行機制,以不斷提高培訓管理水平和培訓質量。而項目管理“正是為了解決傳統(tǒng)組織管理形式的固有弊端而產生和發(fā)展起來的”[1]P6管理模式。目前國內部分干部院校和高校、民營培訓機構已經引入項目管理的理念和方法去管理培訓活動,取得了明顯的創(chuàng)新效益,但應當從理論與實踐的結合上很好地加以總結提高,以便推廣應用。

二、干部院校培訓活動“項目”化管理與建設的本質涵義

為避免事實上還存在的、在項目管理的名義下仍然施行一種經驗式的、零散性的、甚至是隨意性的計劃管理的名實不符現象,干部院校實施培訓項目管理與建設,首先必須正本清源,準確把握“項目”管理與建設的本質涵義和精髓。

一般意義上的“項目”,是指“為創(chuàng)造獨特的產品或服務而進行的臨時性事業(yè)”,[1]P28具有唯一性或稱獨特性、時限性或稱一次性、整體性或稱系統(tǒng)性、結果的不可逆性或稱風險性等特征。項目管理科學特別強調項目的獨特性和創(chuàng)新性。任何一項工作,如果更看重它與其它工作的相似性和重復性,它就是“作業(yè)”;如果更看重它的獨特性和創(chuàng)新性,它就是“項目”。[1]P30干部教育培訓活動具有獨特性、創(chuàng)新性、目的性和復雜性等特征,是典型的“項目”,適合按照“項目”進行管理?！芭嘤栱椖俊笨梢远x為:具有明確的培訓目標、培訓對象、培訓主題及明確的預算和時限要求的一次性培訓活動。對干部教育主管部門而言,實施各類培訓項目是完成培訓規(guī)劃、實現總體培訓目標的手段;對干部院校而言,一個培訓班就是一個培訓項目?？梢?培訓項目是實施培訓的載體,沒有項目就沒有培訓,沒有高水平的項目就沒有高水平的培訓;培訓項目的質量和水平是干部院校核心競爭力的綜合體現。

但是,并不是任何培訓活動都可以稱之為“項目”,只有按照現代項目管理科學的理念和方法去對培訓活動進行科學的組織管理,培訓活動才能“項目”化,即“先有項目管理、后有培訓項目”,否則不能叫“項目”。

干部教育培訓活動項目化管理的本質涵義是:通過一個專門的柔性組織,運用現代項目管理科學的理念、技術和方法,對培訓活動實施有效的計劃、組織、指導和控制,以實現培訓活動全過程的動態(tài)管理和培訓目標的綜合協調與優(yōu)化。[2]由此可見,培訓項目管理既涉及管理理念與管理模式的變革,又涉及組織結構、角色與職責的調整,本質上是管理理念創(chuàng)新、組織結構微調與管理模式變革三者有機結合和互相支持的管理體系。其中,管理理念創(chuàng)新是實施項目管理行為的先導;而組建“具有獨立地位的項目管理團隊”全權管理培訓活動,則是“項目管理機制的精髓”[2],是項目管理體系的核心。因此,干部院校實現培訓活動的“項目”化,首先必須按照學校的職能定位和專業(yè)化、前瞻性、實效性的原則,組建不同的項目團隊(小組),作為培訓活動的一線 (現場)管理機構,在項目組長的全權協調指揮下,全面負責項目管理與建設,即“先有項目團隊、后有項目管理”。

什么叫“項目建設”?在目前所能看到的有關項目管理的著作中,都沒有項目建設的概念?！芭嘤栱椖拷ㄔO”就是在掌握項目、項目管理理念和方法的基礎上,以不斷提高培訓項目的質量和效益為目標,對培訓項目各要素以及項目管理各環(huán)節(jié)本身進行的持續(xù)不斷的改進、提升行為。就是說,培訓項目建設,既包括對培訓需求、項目計劃、培訓課程、培訓方法、實施條件等項目實體要素的持續(xù)研究和建設,以不斷增進其科學性和針對性;也包括對貫穿于需求調研、策劃論證、實施監(jiān)控、總結評估等項目運轉各環(huán)節(jié)的各管理要素如管理理念和管理手段、技術與技能的持續(xù)研究和建設,以不斷提升其境界和水平。當然,在實際操作過程中,兩者是緊密結合、密不可分的。

需要說明的是,對干部院校而言,由于多數項目是要重復舉辦的,因此,培訓項目既有唯一性、獨特性的一面,但也有重復性、相似性的一面,同類、系列項目之間有共同的規(guī)律可循;單個項目的唯一性、獨特性和創(chuàng)新性,并不否認并恰恰證明對同類、系列項目各要素和項目管理各環(huán)節(jié)進行持續(xù)建設和改進的必要性;項目團隊的成員也可以是相對穩(wěn)定的,進而應該制訂中長期規(guī)劃和年度工作計劃。

三、干部院校實施培訓項目管理與建設的基本理念及策略

為建設適應需求、符合目標、針對性和實效性強的培訓項目,實現項目質量和效益的最大化,依據項目管理科學的理論,結合干部教育培訓工作實際,干部院校及培訓項目團隊應當樹立和運用下列培訓項目管理與建設的理念和策略:

(一)牢固樹立“先有需求、后有項目”的需求導向意識,深入開展培訓需求調研。項目的產生源于需求,項目的根本目的是滿足客戶的需求。鑒別和確認培訓項目的需求,是制定項目計劃的依據,是項目運轉的起點和項目管理流程的起始環(huán)節(jié),是提高培訓針對性、實效性的前提。因此,項目團隊首先必須是需求調研團隊。要牢固樹立需求調研意識,建立規(guī)范化的需求調研機制,綜合運用相關調研技術和方法,區(qū)分常規(guī)項目與創(chuàng)新項目,有針對性地開展調研工作,認真撰寫需求分析報告;在準確把握特定項目的組織需求、崗位需求和個性需求并正確處理三者辯證關系的基礎上,研究項目的可行性,確定培訓主題、設定培訓目標。既要精確分析、充分把握當前需求,更要科學預測、適當引領未來需求,使培訓富有前瞻性和導向性。

(二)牢固樹立唯一性、獨特性、創(chuàng)新性的“項目”理念,積極研發(fā)、科學設計培訓項目計劃。研發(fā)培訓項目,包括開發(fā)新項目和改造已辦項目,是項目團隊的基本功。項目研發(fā)、策劃、設計的標的,是依據培訓主題和培訓目標,為受訓者量身定制出科學的培訓項目計劃,主要包括分解培訓目標、設置培訓課程、選擇教學方式、選用培訓教材、選聘授課教師、確定評估標準、細化執(zhí)行步驟等。培訓項目計劃是在對整個項目的總體安排,是項目運作的操作控制或執(zhí)行管理文件,是項目實施執(zhí)行、質量控制與監(jiān)督的制度保證,也具有項目實施前的準備、指導和培訓功能。經驗證明,通過深入、扎實的需求調研、項目策劃和協調論證等環(huán)節(jié)的工作,制定一個為項目團隊全體成員都清楚明了的、目標與需求相一致、內容和形式相匹配、子目標與總目標相吻合、周密嚴謹的培訓計劃方案,是項目管理和培訓取得成效的關鍵。因此,健全培訓項目策劃工作機制,規(guī)范項目策劃管理,是培訓項目建設的核心環(huán)節(jié)。

(三)牢固樹立整合管理、矩陣管理、柔性管理、風險管理、結果導向、團隊作戰(zhàn)的“項目管理”理念,以及相應的全局觀、民主觀、團隊觀、業(yè)績觀、知識觀和效率觀,精心實施培訓項目。再好的項目計劃也必須通過有效的組織協調和推進實施才能變成現實。項目團隊要加強自身建設,增強培訓資源統(tǒng)籌整合能力;重視業(yè)務培訓和人才培養(yǎng),全面掌握現代項目管理理念和技術,并用項目管理的價值觀將團隊成員“擰成一股繩”。要負責任地遴選實施具體項目的項目組成員、特別是有針對性地選擇最適合的師資;深化課程需求調研,組織專兼職教師開展集體備課,堅持新開課試講準入制度,開發(fā)適應需求、符合目標的培訓課程;合理安排培訓日程,精心實施課程教學;深入開展培訓教學研究,積極探求干部教育培訓規(guī)律,不斷改進教學方法,熟練掌握研討式、案例式、體驗式、模擬式等創(chuàng)新教學方法的適用對象、教學目的、程序規(guī)范、技術要領,并建立相應的教學互動考評機制、效果跟蹤評析機制;根據項目和課程建設的需要,組織開展培訓教學所需的各類數據、資料、案例、軟件等教學資源建設;運用科學合理的制度規(guī)定,對項目實施進行全方位的監(jiān)控管理,特別是加強對項目風險的主動控制,做到未雨綢繆、防患未然,確保項目有序、高效運轉。

(四)牢固樹立持續(xù)改進、不斷創(chuàng)新的“項目建設”理念,對項目運行各環(huán)節(jié)和項目管理各要素進行持續(xù)優(yōu)化。要跟蹤管理項目運行全過程,建立快速反應機制,通過開展課程需求調研、跟班聽課、參加教學座談會、走訪學員等形式,了解、分析學員對項目項目各要素和項目運轉各環(huán)節(jié)的意見和建議,及時提出調整項目計劃、課程內容、授課方法及項目實施方案的建議;建立并嚴格執(zhí)行學員評教和項目評估制度,科學開展學員考核,客觀、全面地評估培訓的針對性、實效性程度,準確判斷項目的質量和效益;加強項目教學和項目建設工作總結,認真分析項目實施和管理的基本經驗、存在問題,提出改進工作建議。

四、干部院校實施培訓項目管理與建設預期的重大創(chuàng)新效益

可以預期的是:干部院校將培訓活動作為項目進行管理和建設,必將推動培訓理念、培訓內容、培訓方式和培訓格局的全面創(chuàng)新,為干部院校提升培訓質量和效益、提升辦學能力創(chuàng)造巨大的空間。

(一)通過項目團隊的整合管理,可以發(fā)揮系統(tǒng)管理的整體效應,確保培訓意圖貫徹始終、培訓目標落實到位。實行項目管理,從需求調研、方案設計、課程研發(fā)、資源配備,到項目實施、監(jiān)控評估、學員管理等各環(huán)節(jié),均由項目團隊全面負責、系統(tǒng)管理,就可以打破傳統(tǒng)的部門分工,將不同專業(yè)、不同部門的力量整合到一起,明確責任、整體統(tǒng)籌、協調運作,改變過去“拼盤式”制訂項目計劃、“分段式”實施課程教學、“分兵把口式”實施培訓管理的運作模式,使各種資源、各個環(huán)節(jié)均能圍繞總的培訓目標而指向一致、相互呼應、有機聯系、協調配合,進而使培訓意圖貫徹始終、培訓目標整體優(yōu)化。同時,通過持續(xù)建設,將培訓者從事項目管理工作的經驗積累起來,在意識上加以固化,在理論上加以提升,就可以使項目各要素的內涵得到提升、項目管理各環(huán)節(jié)的技術得到改進,避免出現“只有二次教訓、沒有二次經驗”以及“重復發(fā)明輪子”的現象,“打一仗、進一步”。由此,項目化管理將驅動新課程的開發(fā)引進,帶動專兼互補的師資隊伍建設,引領教學內容和形式的全面創(chuàng)新,從而推動辦學質量的全面提升。這是項目管理創(chuàng)新效益的最主要體現。

(二)通過項目團隊的矩陣式管理,可以發(fā)揮團隊作戰(zhàn)方式的優(yōu)勢,提高教學質量和管理效益。項目管理變單一縱向式管理為橫向式管理,這是一種是基于高度整合的團隊管理,一種參與式管理,一種基于民主、平等理念的協商管理。項目團隊的成立及其職責安排,實際上將實施培訓活動現場管理的責任主體,逐漸地從傳統(tǒng)的“金字塔 +職能部門”式的內設機構,轉變?yōu)橐皂椖繛楹诵牡木仃囀浇M織。項目團隊這種責權利相對獨立、具有柔性和綜合性的職能組織,有著較小的權力距離、以工作為核心的人際關系、高度的靈活性、快速反應、充分溝通、全局 (系統(tǒng))觀念等一系列符合現代項目管理要求的工作價值觀,是干部院?，F有管理體制中任何一個崗位或任何一個機構所不能替代的。團隊成員目標一致、分工明確、權責清晰,可以減少中間環(huán)節(jié),提高工作效率;可以在項目團隊之間形成競爭機制,產生壓力和動力;可以最大限度地調動成員的積極性、創(chuàng)造性和責任感,廣泛聚集資源要素,發(fā)揮各種資源的最大潛能,創(chuàng)造性地開展工作;可以保證成員之間全方位的溝通和對變化情況的快速反應。這種團隊作戰(zhàn)方法的效益,是傳統(tǒng)的“金字塔 +職能部門”式的組織管理所不可比擬的。

[1]汪小金.理想的實現:項目管理方法與理念[M].人民出版社,2003.

[2]李立匣,尹禮寧,王少軍.干部教育培訓項目管理的實踐與創(chuàng)新[J].繼續(xù)教育,2008(12).

[3]邵志光.項目管理模式下國企改革新思路[N].學習時報,2008-02-25.

The Program Management and Development for Cadre Tra in ing Activities

ZHU Shi-zhu
(Yangzhou Tax Institute of State Adm inistration of Taxation,Yangzhou,Jiangsu225002,China)

The idea and methodsof program management should be introduced into cadre training to realize lean management of training.The concept of demand orientation,“demand first,program following”,should be established fir mly and investigation of training requirement should be performed widely.The program ideas of exclusiveness,uniqueness and innovativeness should be built up firmly,and the training program should be planned scientifically.The program management ideas of integrated management,matrix management,soft management,risk management,result orientation and teak work as well as correct views on overall situation,democracy,team,performance,knowledge and efficiency should be built up fir mly to implement training programs elaborately.

cadre training;program management;program development

G726

A

1674-0599(2010)06-0114-05

(責任編輯:徐國棟)

2010-07-10

朱詩柱 (1965—),男,安徽舒城人,國家稅務總局揚州稅務進修學院副院長,教授,研究方向為社會主義經濟理論和干部教育培訓。