加強醫(yī)療設備檔案管理提高設備的使用效益

劉偉

青島大學醫(yī)學院附屬醫(yī)院 國有資產(chǎn)管理科，山東 青島 266003

設備檔案的管理與使用是相輔相成的。建檔的目的是利用,而利用的好壞,決定了設備的運行質(zhì)量管理水平。隨著醫(yī)學科學技術(shù)的迅速發(fā)展,大批高、精、尖醫(yī)療設備越來越多地進入醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu),如何建立規(guī)范的設備檔案,加強儀器設備的使用管理, 提高設備使用效益,已經(jīng)成為醫(yī)院管理者迫切需要解決的課題。

1 醫(yī)療設備檔案的重要性

⑴ 醫(yī)院在購置大中型醫(yī)療設備時,設備檔案作為重要的第一手資料,可為領(lǐng)導和專家提供及時準確的全方位的數(shù)據(jù)信息。這些信息資料是設備引進的有力證據(jù),為醫(yī)院制定設備購置計劃、調(diào)整布局、宏觀調(diào)控做好預測服務,避免重復購置及高成本投入,低效率使用造成的醫(yī)療設備資源的浪費。

⑵ 建立醫(yī)療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件，是臨床醫(yī)生和維修工程師工作的有力助手。它能為設備的使用和維修、保養(yǎng)提供有關(guān)資料及準確的數(shù)據(jù)，為提高設備使用率起到重要的作用。

⑶ 追蹤醫(yī)療設備檔案中定期和不定期檢查設備的應用質(zhì)量、運行狀況和檢測維修情況，可以最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設備檔案在醫(yī)療服務中的積極作用，為醫(yī)院的發(fā)展建設提供服務。

2 加強醫(yī)療設備檔案管理的對策與建議

目前，部分醫(yī)院存在醫(yī)療設備管理人員專業(yè)素質(zhì)低、硬件條件差、管理手段落后等問題，影響了設備檔案的開發(fā)和利用。鑒于此，建議從以下幾個方面加大對設備檔案的管理力度。

2.1 提高思想認識

加強檔案知識宣傳，提高醫(yī)療技術(shù)人員對設備檔案知識的認識程度。通過對醫(yī)務人員宣傳檔案方面的知識，使醫(yī)療技術(shù)人員進一步了解設備檔案的范圍、類別以及為社會提供服務的途徑，在設備使用過程中，注重檔案資源潛在的知識價值和原始資料的積累與保存。

2.2 強化歸檔意識，建立健全設備檔案管理制度

2.2.1 制度化管理。制度建設是做好檔案工作的有力保障，建立并完善設備檔案的收集制度，以確保檔案的完整移交。建立并完善設備檔案的保管制度，不斷提高保管水平，使設備檔案處于最佳保管狀態(tài)，便于隨時開展有效的服務。建立并完善設備檔案的借閱與使用權(quán)限制度，嚴格控制設備檔案的查閱，嚴禁非技術(shù)人員未經(jīng)允許查閱設備檔案，加強設備檔案的安全性和保密性。

2.2.2 標準化管理。設備檔案管理正在納入醫(yī)療質(zhì)量目標管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的歸檔、輸入計算機，有一整套嚴格的管理程序，其內(nèi)容分類、編號及案卷目錄、卷內(nèi)目錄的書寫應符合檔案局對設備檔案要求的規(guī)定及標準，做到條理清楚、目標明確、保存完整，為今后的提供利用打下良好的基礎。

2.2.3 現(xiàn)代化管理。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)及網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展， 檔案部門需要不斷更新技術(shù)和設備才能滿足社會發(fā)展的需要， 同時檔案人員也必須不斷提高專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，逐步提高醫(yī)療設備檔案的管理水平。通過互聯(lián)網(wǎng)建立統(tǒng)一的醫(yī)療設備檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源整合和共享，便于醫(yī)療設備使用效益的分析，充分發(fā)揮檔案的潛在價值，為有效應對突發(fā)事件和緊急事件提供信息保障，為醫(yī)療工作提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務。

2.3 將設備檔案的管理納入醫(yī)療質(zhì)量目標管理

設備檔案應納入醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量目標管理，建立健全專兼職檔案人員目標管理體系。目前，我院設有檔案管理委員會，由主管領(lǐng)導和有關(guān)科室負責人組成，綜合檔案室下設設備檔案分室及兼職檔案人員，建立科學的、完整的檔案管理網(wǎng)絡。

在實際工作中，專職檔案人員定期對設備檔案工作進行督查指導、業(yè)務培訓；從購置儀器立項到儀器運營，不同階段有不同的收集內(nèi)容；明確分工、落實到人、發(fā)現(xiàn)問題及時糾正；要求相關(guān)人員積極配合檔案人員做好設備檔案材料的收集、整理、分類等工作；掌握儀器購置進展過程中所形成的原始記錄及隨機材料，避免材料的缺失。

3 充分利用設備檔案，提高設備的使用效益

儀器、設備的檔案管理不是那種收集保管資料的狹隘觀念,而是一項包涵著科學管理的活動。它是利用設備檔案,采用一系列特殊措施,使儀器設備達到技術(shù)指標,正常運行,獲取最高效益。

3.1 設備資源共享，發(fā)揮優(yōu)質(zhì)效能

設備經(jīng)濟效益指標是醫(yī)院對科室經(jīng)濟考核組成部分,根據(jù)統(tǒng)計情況及時地調(diào)整核算指標,調(diào)整管理工作的重心和方向。對使用率不高,多余的設備進行調(diào)整,使設備的分配趨于合理化,使醫(yī)院有限的資金合理運用。醫(yī)院各科室常用醫(yī)療設備配置，一直是一個不明確的問題。為了保障醫(yī)療安全的要求和科室成本核算要求，目前各科室配置一一齊全。但是也存在設備使用效率較低和設備經(jīng)濟較差的問題。如我院成立呼吸機管理中心，就較好地解決了全院呼吸機的使用效益和經(jīng)濟效益的問題。下一步我院準備繼續(xù)擴大呼吸機管理中心的運做范圍，把監(jiān)護儀、微量注射泵等急救設備歸納到其管理之下，減少設備購置，提高設備使用率。

以前我院手術(shù)科室特別是腹腔設備的管理也存在資源共享不充分的問題。外科各科室共有的胸腔鏡、腹腔鏡、關(guān)節(jié)鏡、宮腔鏡等內(nèi)窺鏡11套之多，全院平均腹腔手術(shù)每科不足10例，這樣醫(yī)療設備大半時間閑置。對此我院將此類設備的主機統(tǒng)一調(diào)配至手術(shù)室管理，收入按比例分成，把各外科科室能共用的醫(yī)療設備，像手術(shù)室中的無影燈一樣充分利用起來。

3.2 加強設備維護和質(zhì)控管理，減少維修費用支出

醫(yī)療設備狀態(tài)的好壞，直接影響了診斷和治療的效果，影響醫(yī)院的聲譽和經(jīng)濟收入，而設備檔案技術(shù)資料又是專業(yè)維修工作的重要保障。現(xiàn)代醫(yī)療設備以計算機為代表,具有高科技、高精密度和復雜性, 因此依據(jù)技術(shù)資料,專業(yè)人員才可以充分發(fā)揮才能, 解決眾多設備“疑難疾病”。這就要求我們設備檔案管理人員必須有強烈的職業(yè)精神，為臨床一線和為病人服務意識以及精通的業(yè)務知識，保證每臺設備資料及時完整歸檔，既確保醫(yī)療設備的安全、可靠運行，同時又降低醫(yī)院的維修支出。

醫(yī)療設備迅發(fā)展的同時,它的故障也越來越復雜,在具備先進檢修設備和工程技術(shù)力量的基礎上,設備技術(shù)資料的全面支持是必不可少的,醫(yī)療設備檔案有效地提供了這種支持。設備從安裝到報廢,根據(jù)檔案運行資料,及時地跟蹤其使用和維修情況,掌握機器運行動態(tài),考核機器運行質(zhì)量與使用期限,為設備和設備部件更新?lián)Q代提供質(zhì)量依據(jù)。

對于一些使用年限已到，性能變差，重、大部件費用支出過高即定為沒有使用價值的，可同時辦理正常報廢手續(xù)；對于一些設備已到使用年限，但是機器性能正常，使用效果良好，用相關(guān)質(zhì)量控制儀器測試參數(shù)正常，可以繼續(xù)使用，但需要加強對設備定期質(zhì)控測試看是否正常；設備已達使用年限，但通過更換配件或設備升級后，仍然具有一定的使用價值則需經(jīng)過財務成本核算、效益分析后確定能否正常使用。

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