現(xiàn)代備件管理（三）

藍文謹

（中國設(shè)備管理協(xié)會，北京 100824）

三、備件儲備的原則及實施辦法

1.傳統(tǒng)的儲存方式及儲備定額

傳統(tǒng)的設(shè)備備件儲存方式與原則的指導(dǎo)思想是如何能確保備件的及時供應(yīng)，隨時保證維修的需要以保證生產(chǎn)的正常進行，經(jīng)濟概念不多。而備件的儲備任務(wù)全部由本企業(yè)自己負責完成，這在計劃經(jīng)濟下是必然的，因為在這一時期供應(yīng)是由政府按計劃指標分配的，沒有其他的渠道。這種情況下在經(jīng)濟上給備件儲備一個總的核定資金的數(shù)額，在管理上一般按經(jīng)驗用年平均消耗量來儲備，更進一步則試圖采用平均定額的儲存法。因此總的來看，保證生產(chǎn)需要這一原則是對的，但應(yīng)采取科學的、經(jīng)濟的方法來達到這一目的，以避免占用儲備資金過多。所以應(yīng)考慮以下幾個主要問題。（1）如何用科學的管理方法更經(jīng)濟地達到這一目標。（2）如何充分利用可以利用的外部力量或是社會力量來完成備件的及時儲備和供應(yīng)任務(wù)。（3）通過以上兩點的考慮和科學運用，在保證了生產(chǎn)需要的基礎(chǔ)上又可以大量降低庫存資金，以取得明顯的經(jīng)濟效益。

由于這些原因，企業(yè)的備件庫存資金通過采用更科學的處理方法降低現(xiàn)有規(guī)模的30%（各企業(yè)情況不同，這里泛指一般的情況）是可行的。

傳統(tǒng)的儲存方式是在計劃經(jīng)濟下形成的，這與整個設(shè)備管理的方式是一致的。備件庫存的儲備量是逐年形成的。處理這些儲備的原則是粗放式的。最根本的考慮了以下幾點。一是下一個年度需要各種備件的多少，與現(xiàn)有庫存進行比較，不足數(shù)提出訂貨。二是預(yù)計訂貨周期比較長（超過年度或有些本年度可能訂不到的備件）需估計需求量后提出訂貨。三是庫存中積壓嚴重的要向外調(diào)劑。這幾點的基本根據(jù)是，企業(yè)基層生產(chǎn)單位上報的備件需要量；企業(yè)年消耗備件的經(jīng)驗值或前3年平均備件消耗值，較科學的是企業(yè)的備件儲備定額；企業(yè)下一年度大修理或停產(chǎn)檢修所需的備件清單；設(shè)備檢修部門提供的遠期的大型備件或毛坯的需要量估計；備件管理多年訂貨經(jīng)驗的分析。

以上這些方法都是在年度的基礎(chǔ)上進行的，需要有一個年度的總計劃和總安排。但具體到每一項卻應(yīng)是適時的安排。

備件的儲備定額是在傳統(tǒng)管理中、在計劃經(jīng)濟的體制下比較科學的方法。根據(jù)若干年的（如前3年）的每種備件的消耗數(shù)量，再根據(jù)消耗的具體情況加以分析，并參照本企業(yè)及同類企業(yè)的情況，以及各種備件訂貨難易等因素編制出來，作為衡量備件儲存的比較。按照定額的情況確定訂貨的數(shù)量。這就是儲備定額的來源，目的是有一個備件倉庫的基數(shù)，以便訂貨安排。不足之處在于這個定額是以年為基數(shù)的，各種備件并未考慮它的供應(yīng)周期，而主要是保持倉儲數(shù)量為基數(shù)的。這個定額原來的出發(fā)點是在計劃經(jīng)濟下年度訂貨的基礎(chǔ)上安排的，按定額儲備比按經(jīng)驗儲備有一定的優(yōu)點，但并不是很經(jīng)濟的，仍有較大的庫存。另外，定額的編制比較困難，有很多不確定因素。因此擁有完整的較理想的儲備定額的企業(yè)并不多。

2.現(xiàn)代的儲存方式及準備工作

現(xiàn)代的維修備件的儲存方式是以最低儲備量為原則的儲存方式，利用計算機進行管理。此管理方式要做以下幾方面的準備工作。

（1）把備件按日常維修用備件和非日常維修用備件分類管理。

（2）嚴格核定日常維修用備件目錄。（可以根據(jù)設(shè)備的運行和磨損情況適當增加目錄內(nèi)容）

（3）統(tǒng)計3年內(nèi)各種備件的消耗數(shù)量及單位時間的平均消耗數(shù)。此處的單位時間一般為月，消耗比較多的用日或周，消耗較少的可用季、年。

（4）對備件的供應(yīng)渠道加以區(qū)分，即國外訂貨（又可分為備件市場采購及原制造廠訂貨）、國內(nèi)定貨、國內(nèi)加工、市場采購、自行加工等。在確保質(zhì)量的前提下要確定每個備件的供應(yīng)周期，即從提出訂貨到入庫的時間。此處要采用平均而且有把握的時間，不采用個別情況的快速交貨時間。對當日可以入庫的備件可確認為無需周期的備件或寄存外庫的備件。對國外廠商在保稅區(qū)內(nèi)的庫存，隨時可供應(yīng)的亦可按此處理。

（5）對國內(nèi)生產(chǎn)廠或定點備件加工廠的大型備件及毛坯的供應(yīng)儲備情況的調(diào)查和協(xié)議。

（6）對社會化的備件供應(yīng)商及加工點的調(diào)查及資質(zhì)取證。此部分指兩方面，一方面是社會化的物流管理及供應(yīng)以及同行企業(yè)或供應(yīng)公司之間的相互協(xié)調(diào)的可能性及必要的協(xié)議；另一方面是對一些非定點供應(yīng)商、大企業(yè)中的二級加工或機修單位及其他可以并愿意承接備件生產(chǎn)或供應(yīng)的單位，需進行調(diào)查及資質(zhì)認證。

3.日常用維修備件的現(xiàn)代儲存方式

在上述準備工作的基礎(chǔ)上進行日常維修用備件的安排。目前國際上通用的現(xiàn)代化的備件儲備方式為最低儲備量法。這是一種比較科學、操作方便、效率及效益均很高的現(xiàn)代管理方式，在運用、操作上適用于各類企業(yè)，現(xiàn)介紹如下。

（1）按嚴格審查過的日常維修用備件列出備件目錄或清冊，對專用的，即工礦配件類的備件要按每種設(shè)備、部件、組件、零件來排列，通用備件以后再另行敘述。

（2）按最近3年的消耗量平均值列出每種備件按季、月、年的平均消耗量。同時按此折算出每件備件的平均消耗周期。有時備件的消耗規(guī)律不明顯，多和少在時間上不平衡，要調(diào)查研究，必要時采用加權(quán)的方法來解決。

（3）確定每種備件的供應(yīng)來源，即向國外設(shè)備制造廠訂貨、國外備件市場采購、國內(nèi)設(shè)備制造廠訂貨、國內(nèi)向備件制造廠訂貨、國內(nèi)備件市場采購、國內(nèi)加工廠加工、本企業(yè)自行加工等。每種備件都應(yīng)具備兩個或兩個以上的供應(yīng)單位。要根據(jù)價格、交貨期、質(zhì)量等綜合因素來確定這一項的供應(yīng)時間。這個供應(yīng)時間是確定整個備件管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)之一。對供應(yīng)商的信譽要有充分了解和記錄，即使其產(chǎn)品價格稍高，但質(zhì)量和交貨期均有保證、信譽好的，也應(yīng)排在供應(yīng)商的前列。

在一些不確定因素較多時，不可盲目追求更多的以“零”為形象的各種指標。

（4）據(jù)上述（2）、（3）兩項計算庫存需要量。

如某備件的平均消耗量為每月5個，（此種備件就屬于消耗量比較大的備件，以按月消耗量計算比較合適，如再按備件平均6天計算不很實際，對一些消耗量較少的如幾個月才消耗一件或兩三件的，則應(yīng)采用消耗時間的方法比較妥當。）供應(yīng)周期為3個月，則當庫存15個時提出訂貨，此時交貨期為3個月，則此3個月要消耗15個，即庫存全部消耗完時，新訂貨正好到貨。此時確定庫存為15個，然后加上統(tǒng)計平均誤差及提出訂貨及到貨時間的誤差等為庫存底數(shù)，這類備件可按一個月的量進行計算，即采用最低儲備量為15+5=20個，3個月的供應(yīng)期的消耗量加上一個月消耗量的備用量作為此項備件的最低儲備量，到達此點即提出訂貨。訂貨量應(yīng)不低于供應(yīng)周期的消耗量，可根據(jù)批量價格等因素來擬定，一般要做經(jīng)濟分析，即批量價格與零售價格的差價與庫存占用資金的利息之間的比較，及企業(yè)經(jīng)濟狀況等因素來確定訂貨批量。在訂貨不形成批發(fā)價格時，以最低需要量多次訂貨為宜，不宜一次多訂。

這樣可以計算出每種日常維修用備件的最低儲備量。在計算過程中最后增加的庫存底數(shù)是個變數(shù)，可根據(jù)企業(yè)的具體情況及使用和供應(yīng)的情況進行確定。目的是不把計算出的數(shù)字當做絕對值，而是留出各種不確定因素的誤差值并給出余地，以保證在最佳的情況下效率、效益最好。

當日可供應(yīng)的備件如果設(shè)定最低儲備量為零，則仍存在一定風險，因此采用最低庫存為1較為妥當。

（5）列出全部的日常維修備件的最低儲備量清單，然后按此進行工作，其中最基本的是確定了最低儲備量后，當庫存達到最低儲備量時即應(yīng)發(fā)出警告并及時訂貨。如果這二者不能緊密聯(lián)系起來，最低儲備量點也就不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，即最低儲備量法實現(xiàn)高效率和高效益的關(guān)健在于和及時而適時的訂貨系統(tǒng)相連接。

在人工管理系統(tǒng)中使用這一方法要突出“勤”字，在貨架、貨柜、賬目上均有醒目的最低儲備量的標志，要及時記賬、對賬、經(jīng)常查對庫存，尤其是流動量較大的備件。在人工管理系統(tǒng)中，由于沒有到達最低儲備量及時報警的系統(tǒng)，因此儲備底量要稍有富余。

要使用先進和成熟的計算機管理系統(tǒng)，在維修工作中過去使用的CMMS 系統(tǒng)和當前的EAM 系統(tǒng)是比較專業(yè)和有效的。此處強調(diào)了出入庫的手續(xù)隨時通過計算機進行，這樣，出入庫的情況全部及時地反映在計算機上。在這個情況下要設(shè)置最低儲備量點的報警點。

4.非日常維修備件的現(xiàn)代儲存方式

非日常用維修備件不具有固定的清單目錄，儲存的項目和數(shù)量隨時間及工作情況變化。以下是這些種類備件和管理方法的歸納、分類。

如前所述，非日常維修用備件包括：（1）不經(jīng)常損壞件。（2）全面檢修或大修前檢查出需更換的備件。（3）事故件。（4）采用組件（總成、分總成）更換的維修方式存儲的組件。（5）其他的設(shè)備技術(shù)改造用件等。

要對每一類非日常維修用備件做出有關(guān)的安排：

第一，（1）和（2）兩類儲存件可以合并統(tǒng)一安排。因為（1）類主要是一些加工周期比較長，臨時發(fā)現(xiàn)不能及時訂貨或加工，而又經(jīng)常在全面檢修和大修時更換的，因此，可以歸在一起統(tǒng)一管理。這類備件是按清單項目管理。即當修前提出需準備更換的備件清單后，對清單中日常維修用備件如需一次性增加儲備量時，可一次性安排；對非日常維修用備件，應(yīng)單獨列表，列出修理工程編號、修理日期、負責單位，按工程、時間、單位對號入庫解決。在工程開工前準備好，工程完后清理。對工程完工多余的，另項處理，不與日常用備件相混。對（1）類中訂貨或加工周期較長的，且目前尚不能用其他方式供應(yīng)的，應(yīng)慎重預(yù)測其需要量和時間，以便訂貨。

第二，事故件（毛坯、鑄造件等）。由于事故的發(fā)生很難預(yù)測，如能由制造廠及時供應(yīng)是上策，國際上通行的辦法是訂貨時即與制造廠協(xié)商此類零件在發(fā)生意外時的處理和供應(yīng)方案。由于這類零件的種類繁多，采用的方法也多，除上述的由制造廠及時供應(yīng)外，尚可以采用合作集中儲備、維修單位儲備、企業(yè)少量自行儲備等幾種方式。

第三，采用組件（總成、分總成）更換維修方式所需存儲的組件。這是一種現(xiàn)代化的維修方式，隨著現(xiàn)代設(shè)備管理和維修方式的推廣應(yīng)用，這種維修方式在國內(nèi)已開始應(yīng)用。此方式可以把緊急搶修用組件更換的方法變成為正常維修，大大縮短了停機時間，其效果是非常顯著的。所需更換的組件應(yīng)由維修部門提出，最好在設(shè)備訂貨時一起訂貨，作為設(shè)備本身的一項備品由維修部門管理，可列入設(shè)備本身的附件清單之內(nèi)。如系事后由備件部門訂貨，數(shù)量一定要準確，一次到貨，一次領(lǐng)出，仍由維修部門周轉(zhuǎn)使用，修好后亦不退庫。備件庫存原則上不儲備這類組件。如有特殊情況，批量訂來供幾個部門使用，也可以修復(fù)后入庫保存，但不重復(fù)計算備件費用，修理費用列入修理費項目內(nèi)。

第四，其他設(shè)備改造用的零件，原則上不屬于備件范圍，如因供應(yīng)渠道和類別相似需作為備件供應(yīng)時，應(yīng)列出清單及費用來源，按清單供應(yīng)，不作為庫存，單獨列計劃項目，任務(wù)完成全部出庫。一些企業(yè)的備件庫中這些零件長年積壓無法處理，應(yīng)明確其不屬于備件，系委托代管性質(zhì)，按清單領(lǐng)出，費用不列入備件費用而直接列入改造費用。（未完待續(xù)）