衛(wèi)生防疫檔案建設(shè)的研究綜述

薛麗宏

山東省萊陽市疾病預(yù)防控制中心（265200）

1 檔案在衛(wèi)生防疫工作中的重要作用

檔案可以為工作人員的科研工作提供極大的便利條件，節(jié)約大量的人力和物力資源；檔案可以提高職工利用檔案的意識和能力，防疫工作者不僅可以通過查詢檔案提高自身的意識，也可以通過逐漸的積累提高檔案利用的效益；檔案利用經(jīng)濟(jì)和社會效益明顯，煙臺市衛(wèi)生防疫站統(tǒng)計報導(dǎo)，2000至2004年，由于檔案的利用，共節(jié)約人力800多人次，節(jié)約財力60余萬元，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益上百萬元[1]。

2 衛(wèi)生防疫檔案建設(shè)中所面臨的挑戰(zhàn)

衛(wèi)生防疫職責(zé)已經(jīng)由原來的承擔(dān)主要的傳染病預(yù)防控制拓展到現(xiàn)在的預(yù)防傳染病、慢性非傳染病、職業(yè)病和對突發(fā)疫情的調(diào)查處理，由于職責(zé)的拓展，勢必導(dǎo)致檔案收集范圍的擴(kuò)大[2]。由于防疫工作的任務(wù)的拓展，檔案所發(fā)揮職能的大小勢必影響到防疫工作的進(jìn)展，這就要求我們建立一個強(qiáng)大的檔案庫來支持防疫工作的順利進(jìn)行。

3 解決措施

要想做好衛(wèi)生防疫檔案建設(shè)工作，就必須從多方面、多渠道同時進(jìn)行，多管齊下，才能做好新時代的衛(wèi)生防疫工作。

3.1 加強(qiáng)防疫檔案的法制建設(shè)

3.1.1 檔案法制建設(shè)的必要性

檔案法的建立，既可以規(guī)范管理者的行為，又可以為管理者依法管理檔案營造了良好的氛圍；檔案是不可再生資源，因此加強(qiáng)檔案的法制建設(shè)對檔案的安全、保存和使用創(chuàng)造了有利的條件。

3.1.2 檔案法制建設(shè)的思路和對策

為了全面提高全社會公民的檔案法制意識，加強(qiáng)檔案的法制建設(shè)，確保依法治檔，應(yīng)該從幾個方面探索：加強(qiáng)檔案法宣傳的力度廣度和深度；加強(qiáng)檔案法制隊伍的建設(shè)；不斷探索依法治檔的新途徑[3]。

3.2 提高防疫檔案的業(yè)務(wù)研究

高度重視，切實把檔案工作放在重要位置；科學(xué)投入，不斷改善檔案工作條件，合理規(guī)劃，優(yōu)化庫房，配置一系列檔案設(shè)施；強(qiáng)化管理，全面提升檔案工作者的水平；注重開發(fā)，著力增強(qiáng)檔案工作服務(wù)能力，及時進(jìn)行工作整理，建立檢索系統(tǒng)并且挖掘檔案資源[4]。

（4）提升臨床帶教教師綜合素質(zhì)。要求帶教教師參加學(xué)校組織的有關(guān)教學(xué)的網(wǎng)絡(luò)課程培訓(xùn)，鼓勵年輕帶教教師參加教師資格培訓(xùn)，加大對帶教教師理論培訓(xùn)和考核力度，以提升臨床帶教教師綜合素質(zhì)。

3.3 加速防疫檔案的信息化建設(shè)

3.3.1 檔案信息化規(guī)章制度的改善

改善檔案的信息化規(guī)章制度，可以加速檔案的信息化建設(shè)。制度的建立至關(guān)重要，首選科學(xué)的進(jìn)行規(guī)劃和指導(dǎo)，然后循序漸進(jìn)的發(fā)現(xiàn)和改善制度上的缺陷和不足，借鑒成果的案例經(jīng)驗并且吸取失敗案例的教訓(xùn)。

3.3.2 檔案人才隊伍的建設(shè)以及管理人員意識的提高

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案建設(shè)的好壞與成敗，增加管理人員的數(shù)量和提高管理人才的意識對檔案建設(shè)起到至關(guān)的作用?？梢云刚垖I(yè)的人員定期對這些人進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能，并且重視管理人才意識的提高。

3.3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳工作

不僅要對檔案管理者進(jìn)行信息化宣傳，同時也要重視對檔案使用者以及普通人的宣傳工作，提高全面對檔案信息化建設(shè)的意識、認(rèn)可和支持。

3.3.4 硬件設(shè)備的改善為檔案信息化的建立創(chuàng)造物質(zhì)條件

建立一個強(qiáng)大的信息庫，將所有的檔案信息輸入計算機(jī)，建立一個強(qiáng)大的以硬盤為載體的數(shù)據(jù)庫，并且將之聯(lián)網(wǎng)，同時建立一個檢索系統(tǒng)，最終達(dá)到只要檢索關(guān)鍵詞條就可以立即從計算機(jī)系統(tǒng)上調(diào)集數(shù)據(jù)，達(dá)到信息的瞬間采集和使用。

3.4 加強(qiáng)對防疫檔案安全的保護(hù)

3.4.1 發(fā)生嚴(yán)重的自然災(zāi)難情況下的檔案保護(hù)

確保在發(fā)生地震等自然災(zāi)害的時候能迅速組織對檔案的搶救工作。提前做好規(guī)劃和人員的任務(wù)分配。強(qiáng)化責(zé)任，強(qiáng)化措施，細(xì)化任務(wù)分工。在災(zāi)害發(fā)生的時候，保證人員安全的情況下能夠最快的對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，保證檔案的安全。

3.4.2 電子檔案的安全保護(hù)措施

載體質(zhì)量的保證和載體安全的保護(hù)；電子檔案物理歸檔的保護(hù)；檔案庫中的電子檔案的保護(hù)；以硬拷貝與電子拷貝雙重方式管理和保護(hù)電子檔案；文件在生成、運轉(zhuǎn)直到成為檔案的過程中，紙質(zhì)文件與電子文件共存，互為補(bǔ)充[5]。

3.4.3 加強(qiáng)檔案設(shè)備的檢修力度、維護(hù)和對檔案的存放環(huán)境的監(jiān)管

要強(qiáng)化責(zé)任制，細(xì)化分工，平時對存放和傳輸檔案的設(shè)備進(jìn)行定期的檢修和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題能夠及時進(jìn)行更正，做到絕不忽視一個小問題，堅決消除存在的每一個小的隱患；同時對存放這些設(shè)備的環(huán)境進(jìn)行監(jiān)督，例如空氣的濕度，有無發(fā)霉、發(fā)潮等現(xiàn)象，使檔案能夠妥善安全的被存放以便于日后的使用。

3.4.4 檔案版權(quán)的保護(hù)以及保密性的落實

利用水印等科技對檔案的版權(quán)進(jìn)行保護(hù)，并且加強(qiáng)物理檔案盒電子檔案保密性的管理，尤其針對電子檔案容易流失的特點，著重對計算機(jī)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行管理。

4 結(jié) 語

相信通過加強(qiáng)衛(wèi)生防疫檔案的建設(shè)工作，以及我們所有工作人員在這方面的不懈努力，我國的衛(wèi)生防疫工作一定會越來越走向正規(guī)，衛(wèi)生防疫工作會發(fā)揮出越來越大的作用，為世界衛(wèi)生防疫工作貢獻(xiàn)出一份力量。

[1]侯月英,祝靜,邵長平.淺談檔案在衛(wèi)生防疫工作中的作用[J].中國醫(yī)學(xué)科學(xué)和生·監(jiān)督管理,2006,3(8):59.

[2]王剛.新形勢下衛(wèi)生防疫檔案工作的挑戰(zhàn)與對策[J].中國醫(yī)藥指南,2009,7(20):157.

[3]盧慧軍.試論新形勢下的檔案法制建設(shè)[J].蘭臺世界,2008,51(21):56.

[4]王洪濤,趙鴻博.強(qiáng)化檔案管理,提升服務(wù)水平[J].蘭臺風(fēng)景線,2009(12):55.

[5]王萍,王強(qiáng),王志才.電子檔案安全保護(hù)措施的局限性及對策分析[J].檔案學(xué)研究,2007(5):57.