信息時(shí)代醫(yī)院人事檔案的服務(wù)和利用

馬宏凌

(廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院人力資源部 廣西南寧 530021)

人事檔案的作用在于為人事工作服務(wù),它除了是個(gè)人增加工資、晉升職稱的重要依據(jù)外,還是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、活動(dòng)、表現(xiàn)和德、才、績(jī)、能綜合素質(zhì)的直接記載。傳統(tǒng)以手工處理為主的紙質(zhì)檔案管理模式愈來(lái)愈暴露出工作效率低下,無(wú)法滿足動(dòng)態(tài)管理的需要,已經(jīng)不能很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建立信息平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化,可大大提高檔案的服務(wù)、利用的效率和質(zhì)量。

(1)傳統(tǒng)方法建立的人事檔案是原始的真實(shí)記錄,具有憑證性質(zhì)和參考性質(zhì),而計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息和數(shù)據(jù)處理功能,建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作,也是檔案實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提。我院是一所以醫(yī)療為中心,兼有科研、教學(xué)和預(yù)防為一體的大型綜合性省級(jí)三級(jí)甲等醫(yī)院,是廣西的醫(yī)療中心。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和計(jì)算機(jī)室通力合作下,人事檔案室完成了將全院職工個(gè)人紙質(zhì)檔案非機(jī)密的信息內(nèi)容,輸入數(shù)據(jù)庫(kù),并進(jìn)行了圖像電子掃描到個(gè)人基本信息欄內(nèi)。以人力資源部為主導(dǎo),以完善檔案信息化設(shè)施和健全安全體系為保障,著力加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案室信息資源建設(shè),構(gòu)建一個(gè)人事管理信息平臺(tái),配備專門的人事管理服務(wù)器。安裝人事管理客戶端軟件,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和重要的職能部門,通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以進(jìn)行檔案資料的遠(yuǎn)程查詢,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理資源共享。采用一種管理模式,實(shí)現(xiàn)一體化管理,按醫(yī)院主管部門實(shí)行權(quán)限分級(jí),除了人事檔案室,其他部門須經(jīng)人力資源部授權(quán)才能查看已授權(quán)的信息,未經(jīng)授權(quán)的信息無(wú)權(quán)操作顯示檔案?jìng)€(gè)人基本信息。在堅(jiān)持紙質(zhì)檔案管理基本原則的基礎(chǔ)上,根據(jù)電子文檔管理的實(shí)際,積極探索檔案工作信息化管理的有效辦法。由人事檔案管理員,完成了自建院以來(lái)全院各級(jí)各類人員信息的輸入數(shù)據(jù)庫(kù),并根據(jù)變化隨時(shí)更新,使電子化檔案逐漸成為醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員重要信息資源,滿足醫(yī)院臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面需要。

(2)變坐等查閱為主動(dòng)提供信息,讓人事檔案在充當(dāng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)參謀上發(fā)揮作用,為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)用人、決策服務(wù)。在醫(yī)院發(fā)展中,是否擁有一支高素質(zhì)的干部人才隊(duì)伍,是醫(yī)院面臨的首要問(wèn)題,這就需要人事部門對(duì)有關(guān)人員的年齡狀況、學(xué)識(shí)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)、政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和主要工作經(jīng)歷等,有一個(gè)合乎實(shí)際的了解和掌握。要達(dá)到此目的就必要借助于人事檔案信息。自2003年以來(lái),隨著我院人事制度改革、崗位競(jìng)聘,選拔了一大批既有高學(xué)歷和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力,政治素質(zhì)和組織領(lǐng)導(dǎo)才能的年輕干部,成為各科室的負(fù)責(zé)人,主要骨干力量。在這些干部的任用過(guò)程中,人事檔案信息通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)和優(yōu)質(zhì)服務(wù),迅速、有效的提供真實(shí)、可靠、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),大大提高檔案利用的效率和質(zhì)量,為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)全面地考察和正確的使用人才提供了重要的依據(jù)。完成了醫(yī)院重要人才、重點(diǎn)人才個(gè)人信息的匯總,為醫(yī)院落實(shí)人才優(yōu)先發(fā)展、人才引進(jìn)培養(yǎng)、發(fā)揮人才作用、建設(shè)人才小高地等工作提供重要參考依據(jù)。通過(guò)信息化建設(shè)把檔案服務(wù)主動(dòng)送到了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)辦公桌前,極大地提高了工作效率。

(3)檔案管理的目的就是最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源,使檔案發(fā)揮社會(huì)效益?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步要依靠人才的優(yōu)勢(shì),醫(yī)院是以醫(yī)療為主體,專業(yè)技術(shù)人員職稱高、學(xué)歷高。但目前醫(yī)院人才隊(duì)伍人事檔案中反映專業(yè)技術(shù)干部綜合能力、素質(zhì)的績(jī)效考核材料較少?？己梭w系的科學(xué)性和完善性欠缺,考核過(guò)程存在著只重結(jié)果不重過(guò)程、只重量不重質(zhì)等問(wèn)題,尚未完全發(fā)揮出預(yù)期的激勵(lì)作用。專業(yè)技術(shù)干部績(jī)效情況,目前只能從高級(jí)職稱評(píng)聘材料中反映一個(gè)人的某一階段的業(yè)績(jī)成果,不能全方位反映干部個(gè)人量化考核動(dòng)態(tài)工作表現(xiàn)信息的內(nèi)容,績(jī)效考核形成的材料并沒(méi)有得到有效的整理和歸檔,更沒(méi)有得到有效的開(kāi)發(fā)和利用。因此,醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員工作實(shí)際、科研成果、論文論著發(fā)表、業(yè)績(jī)考核、職稱晉升、人才素質(zhì)測(cè)評(píng)、成果獎(jiǎng)勵(lì)、留學(xué)回國(guó)人員、專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍的人才培訓(xùn)、優(yōu)秀專家等方面的紙制及電子數(shù)據(jù)應(yīng)需要得到及時(shí)的補(bǔ)充、整理和歸檔。專業(yè)技術(shù)人才的檔案信息材料,涉及面廣,是多個(gè)學(xué)科、多門類、多層次,建立與各主管部門經(jīng)常性聯(lián)絡(luò),及時(shí)上門收取,豐富人事檔案的內(nèi)容,更好地為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的政策實(shí)施、專項(xiàng)活動(dòng)、落實(shí)待遇等提供了堅(jiān)實(shí)地基礎(chǔ)。

(4)醫(yī)院人事檔案管理的主要任務(wù)是積極、及時(shí)地開(kāi)發(fā)和利用人事檔案信息資源,不斷創(chuàng)新人事檔案服務(wù)機(jī)制。人事檔案不僅僅是干部提拔的輔助工作,而應(yīng)成為全社會(huì)合理使用的資源服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展和全民檔案意識(shí)的普遍提高,人們要求檔案部門提供的服務(wù)內(nèi)容已不僅僅局限在政治范疇,而是延伸到了社會(huì)生活的各個(gè)方面,為適應(yīng)此要求,檔案室提供的內(nèi)容更加廣泛。人事檔案經(jīng)常地被查詢、翻閱和復(fù)印,對(duì)檔案原件人為的觸摸污損和在靜電復(fù)印過(guò)程中光照帶來(lái)的危害及機(jī)械損傷,使得原件壽命大大減少,不利于保護(hù)原始檔案。而通過(guò)人事信息數(shù)據(jù)庫(kù),可以幫助職工查找所需信息,在核查工齡、解決工資、福利、保險(xiǎn)及財(cái)產(chǎn)繼承等方面發(fā)揮了檔案憑證的重要作用。

(5)整合信息資源,主動(dòng)提供適用人事檔案信息,為高校畢業(yè)生雙選服務(wù)。為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展,根據(jù)醫(yī)院用人科室的需求,提前將求職高校畢業(yè)生個(gè)人基本情況、個(gè)人簡(jiǎn)歷、在校學(xué)習(xí)成績(jī)、專業(yè)特長(zhǎng)、論文發(fā)表、獲獎(jiǎng)情況、興趣愛(ài)好、黨團(tuán)情況、甚至身高體重、參加的競(jìng)賽、當(dāng)選的學(xué)生干部、參與的社會(huì)實(shí)踐、家庭情況、體檢表等材料匯集成冊(cè),信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)存儲(chǔ),以最快的時(shí)間傳遞給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和用人科室,便于調(diào)閱、查詢。同時(shí)將我院醫(yī)院規(guī)模、技術(shù)力量、發(fā)展情況等信息,通過(guò)院外網(wǎng)發(fā)布,供高校畢業(yè)生參閱。醫(yī)院根據(jù)畢業(yè)生面試、技能考核等結(jié)果,進(jìn)行綜合分析做好推測(cè)學(xué)生的綜合素質(zhì)和具有的潛能,為醫(yī)院和用人科室正確選用畢業(yè)生提供了滿意的服務(wù)。

信息時(shí)代只有加強(qiáng)計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)在醫(yī)院人事檔案領(lǐng)域里的服務(wù)和應(yīng)用,挖掘檔案潛力,才能充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。